Damit eine von deutschen Behörden ausgestellte öffentliche Urkunde in anderen Staaten anerkannt wird, muss seine Echtheit durch spezielle Verfahren beglaubigt werden: konsularische Legalisation oder Apostille.

Diese Forderung gilt nicht für Fälle, in denen deutsche Dokumente von anderen Staaten ohne Weiteres auf Grundlage von zwischenstaatlichen Verträgen anerkannt werden.

Eine Beglaubigung von deutschen öffentlichen Urkunden zur Vorlage in anderen Staaten kann nach folgenden Verfahren erfolgen:

  • Legalisation des Dokuments durch die diplomatische Vertretung des ausländischen Staates in Deutschland (konsularische Legalisation)
  • Anbringung einer Apostille auf das Dokument (Apostillierung)

Die Apostillierung wird für diejenigen Staaten angewendet, die das Haager Abkommen von 1961 unterzeichnet haben , welches das Verfahren der Anbringung der Apostille eingeführt hat. Auch Deutschland ist diesem Abkommen beigetreten. Für alle anderen Fälle muss man auf konsularische Legalisation zurückgreifen.

Nein, nicht immer.

Erstens muss die Echtheit der deutschen öffentlichen Urkunden nicht gesondert bestätigt werden, wenn sie in einem anderen Mitgliedsstaat der EU vorgelegt werden. Diese Regelung ist durch die EU-Direktive 2016/1191 festgelegt.

Die Abschaffung der Legalisation gilt für folgende Dokumente, die in den Mitgliedsstaaten der EU ausgestellt wurden:

  • Geburtsurkunden
  • Lebensbescheinigungen
  • Sterbeurkunden
  • Namensurkunden
  • Heiratsurkunden (einschließlich Ehefähigkeitszeugnisse und Familienstandsbescheinigungen)
  • Scheidungsurkunden, Dokumente über Auflösung der Ehe ohne Scheidung und über Nichtigkeit der Ehe
  • Lebenspartnerschaftsurkunden (einschließlich Dokumente über die Möglichkeit, diese Partnerschaft einzugehen und über den Status der eingetragenen Partnerschaft)
  • Abstammungsurkunden
  • Adoptionsurkunden
  • Meldebescheinigungen
  • Staatsangehörigkeit
  • Führungszeugnisse
  • Nachweise des aktiven bzw. passiven Wahlrechts bei Gemeindewahlen und Wahlen ins Europäische Parlament

Zweitens hat Deutschland mit einigen Staaten bilaterale Verträge geschlossen, die beliebige Formalitäten bei gegenseitiger Anerkennung der Echtheit von Urkunden (einschließlich Apostille) vollständig abschaffen. Die Liste der Urkunden, für die diese Regelung gilt, ist in den eigentlichen Verträgen festgelegt.

Zu den genannten Staaten zählen:

  • Belgien
  • Dänemark
  • Frankreich
  • Griechenland
  • Italien
  • Luxemburg
  • Österreich
  • Schweiz

Drittens ist Deutschland Vertragsstaat des Abkommens der Internationalen Kommission für das Zivilstandeswesen (CIEC). Daher sind deutsche Zivilstandesurkunden (Geburts-, Heirats- und Todesurkunden) und Ehefähigkeitszeugnisse in anderen Vertragsstaaten dieser Abkommen ohne gesonderte Beglaubigung gültig, soweit sie auf speziellen vielsprachigen Formularen ausgefertigt sind.

Neben Deutschland zählen folgende Staaten zu den Vertragsstaaten der CIEC-Abkommen von 1976 über Zivilstandesurkunden:

  • Belgien
  • Bosnien und Herzegowina
  • Bulgarien
  • Estland
  • Frankreich
  • Italien
  • Kap Verde
  • Kroatien
  • Litauen
  • Luxemburg
  • Mazedonien
  • Moldau
  • Montenegro
  • Niederlande
  • Österreich
  • Polen
  • Rumänien
  • Schweiz
  • Serbien
  • Slowenien
  • Spanien
  • Türkei

Zu den Vertragsstaaten der CIEC-Abkommen über Ausstellung von Ehefähigkeitszeugnissen zählen neben Deutschland:

  • Griechenland
  • Italien
  • Luxemburg
  • Moldau
  • Niederlande
  • Österreich
  • Portugal
  • Schweiz
  • Spanien
  • Türkei

Eine Apostille ist ein spezielles Zeichen (Stempel), das auf öffentliche Urkunden, die von Behörden eines Staates ausgestellt wurden, angebracht wird, damit sie in einem anderen Staat anerkannt werden.

Die Apostille bestätigt die Gültigkeit der Unterschrift, den Status des Beamten, sowie die Gültigkeit des Siegels oder Stempels auf der öffentlichen Urkunde. Die Gültigkeit des Inhalts des Dokuments wird durch die Apostille nicht beglaubigt.

Die Apostillierung ist im Vergleich zur konsularischen Legalisation ein vereinfachtes Verfahren und gilt nur zwischen den Vertragsstaaten des Haager Abkommens von 1961. Auch Deutschland ist diesem Abkommen beigetreten.

Deutsche öffentliche Urkunden, die mit Apostille beglaubigt sind, werden in allen Vertragsstaaten des Haager Abkommens anerkannt und benötigen keine weiteren Formen der Beglaubigung. Umgekehrt werden Dokumente aus den Vertragsstaaten des Haager Abkommens (mit einigen Ausnahmen) in Deutschland anerkannt.

Eine konsularische Legalisation ist ein Verfahren, mit dessen Hilfe die Echtheit einer öffentlichen Urkunde (der Unterschrift, des Status, des Siegels des ausstellenden Beamten) für eine Anerkennung in einem anderen Staat beglaubigt wird. Diese Prozedur wird immer in demjenigen Staat, in dem der Dokument ausgestellt wurde, durchgeführt.

Verglichen mit der Apostillierung ist die konsularische Legalisation ein aufwendigeres und längeres Verfahren, da es eine Beglaubigung des Dokuments in Justizbehörden, im Auslandsministerium und danach im Konsulat des Bestimmungslandes beinhaltet.

Die konsularische Legalisation wird bei Beziehungen zwischen Deutschland und denjenigen Staaten, welche das Haager Abkommen von 1961 nicht unterzeichnet haben.

Gemeinsam für die Apostillierung und die konsularische Legalisation ist, dass sie die Echtheit einer öffentlichen Urkunde für eine Vorlage bei Behörden eines anderen Landes bestätigen. Dennoch haben sie zahlreiche Unterschiede.
Kriterium Apostille konsularische Legalisation
Geltungsbereich Zwischen Mitgliedsstaaten des Haager Abkommens von 1961 Zwischen allen anderen Staaten, soweit mindestens einer von denen das Haager Abkommen von 1961 nicht unterzeichnet hat
Aufwand des Verfahrens Gering (Man muss nur eine staatliche Behörde kontaktieren, die für die Apostillierung zuständig ist) Hoch (Eine Kontaktaufnahme mit mehreren Behörden ist notwendig)
Kontaktaufnahme mit dem konsulat nicht notwendig notwendig
Nutzung der legalisierten Urkunde Kann in jedem Mitgliedsstaat des Haager Abkommens von 1961 genutzt werden Kann nur in demjenigen Staat genutzt werden, dessen Konsulat sie legalisiert hat
Eine Apostille ist ein viereckiger Stempel, mindestens 9x9 cm groß, und beinhaltet unbedingt den Titel „Apostille“ und einen Verweis auf das Haager Abkommen von 1961 in französischer Sprache (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).

APOSTILLE
(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)

1. Land ....................................................
Diese öffentliche Urkunde
2. ist unterschrieben von(Name) ....................................
3. in seiner Eigenschaft als ....................................
4. sie ist versehen mit dem Stempel/Siegel (Name der Institution)
...........................................................
Bestätigt
5. in ............................ 6. am (Datum) .................
7. durch (Name der bestätigenden Behörde).........................
8. Unter Nr. ......................................................
9. Siegel / Stempel
10. Unterschrift ...............................

Der Text der Apostille muss folgende Angaben enthalten:

  • Überschrift «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)»
  • Name des ausstellenden Staates
  • Name der Person, die das mit der Apostille beglaubigte Dokument unterzeichnet hat
  • Amtsstellung der Person, die das mit der Apostille beglaubigte Dokument unterzeichnet hat
  • Bezeichnung der Behörde, die das Dokument ausgestellt hat
  • Bezeichnung der Behörde, welche die Apostille ausstellt
  • Stadt, in der die Apostille ausgestellt wird
  • Datum der Apostillierung
  • Nummer der Apostille
  • Siegel/Stempel der Behörde, welche die Apostille ausstellt
  • Unterschrift der Amtsperson, welche die Apostille ausstellt
Die Apostille hat keine Gültigkeitsfrist.

Zu beachten ist dennoch, dass die apostillierten Urkunden selbst eine Gültigkeitsfrist besitzen, weswegen Dokumente mit abgelaufener Gültigkeitsfrist im anderen Staat auch bei einer Beglaubigung mit der Apostille nicht akzeptiert werden. Man geht davon aus, dass seit der Ausstellung des zu apostillierenden Dokuments höchstens sechs Monate (in einigen Fälle drei Monate) verstreichen dürfen.

Die Echtheit der Apostille auf deutschen öffentlichen Urkunden kann überprüft werden, indem man
  • den Apostillenstempel mit entsprechenden Stempeln auf Dokumenten, deren Authentizität unzweifelhaft ist, vergleicht oder
  • mit der Behörde, welche die Apostille ausgestellt hat, Kontakt aufnimmt und eine Überprüfung anfragt

Die Apostillierung gilt nur zwischen Staaten, die das Haager Abkommen von 1961 unterzeichnet hatten. Dennoch ist es möglich, dass bestimmte Vertragsstaaten eine deutsche Apostille nicht anerkennen, falls sie bei der Unterzeichnung der Konvention eine entsprechende Klausel hinzugefügt haben. Dies muss man in Bezug auf jeden konkreten Staat klären.

Apostillen für deutsche Urkunden werden in Deutschland von deutschen Behörden ausgestellt. Sie können nicht im Bestimmungsland ausgestellt werden. Die zuständigen Behörden unterscheiden sich je nachdem, ob die Urkunde auf Bundes- oder auf Landesebene ausgestellt wurde.

Behörden, die zur Ausstellung einer Apostille in Deutschland befugt sind:

  • Für Urkunden, die von Bundesbehörden und Gerichten ausgestellt wurden – Bundesverwaltungsamt
  • Für Urkunden des Bundespatentgerichts oder des Deutschen Patentamts (DPMA) – Oberhaupt des DPMA
  • Für Urkunden, die von Landesbehörden ausgestellt werden sind die zuständigen Behörden je nach Bundesland unterschiedlich.

In der Regel werden Urkunden der Landkreise (mit Ausnahme der Justizbehörden) von Innenministerien der Länder, den Landkreisvorsitzenden oder von der Kreisverwaltung apostilliert.

Urkunden der Justizbehörden, der ordentlichen Gerichte und der Notare werden von Justizministerien der Länder oder von Landgerichtspräsidenten beglaubigt. Dokumente von anderen Gerichten können von Innenministerien, Exekutivbehördenvorsitzenden des Landes, von Landkreisvorsitzenden, Justizministerien, Landgerichtspräsidenten, Landes- oder Kreisvorsitzenden beglaubigt werden.

Apostilliert werden nichtkommerzielle behördliche Dokumente (öffentliche Urkunden), also Urkunden, die von Gerichten, Behörden oder Personen mit öffentlichen Befugnissen ausgestellt werden, nämlich:

  • Handelsregisterauszüge
  • Urkunden, die von einem Notar ausgestellt oder beglaubigt wurden
  • Urkunden, die von einem Gericht ausgestellt wurden: Urteile und Beschlüsse
  • Übersetzungen, die vom Gerichtsübersetzer angefertigt sind
  • Öffentliche Urkunden, die von Staatsbehörden ausgestellt sind
  • Sonstige öffentliche Urkunden

Nicht apostilliert werden Geschäftsverträge, Rechnungen sowie diplomatische, konsularische und Zolldokumente. Im Fall von Deutschland müssen diese Arten von Urkunden erst in Handels-, Industrie oder Handwerkskammern und danach im Konsulat des Bestimmungslandes beglaubigt werden.

Außerdem existiert nach der internationalen Praxis eine Reihe von Dokumenten, die keiner Legalisation unterliegen, nämlich Dokumente, die mit einem Lichtbild versehen sind:

  • Pässe und Passersatze (einschließlich Personalausweise)
  • Gewerkschaftsbücher
  • Arbeitsbücher
  • Wehrpässe
  • Rentenausweise
  • Führerscheine
  • Zeugnisse
  • Nachweise der Glaubens- und Standeszugehörigkeit

Üblicherweise gilt, dass seit dem Ausstellungsdatum der zu apostillierenden Urkunde höchstens sechs (in einigen Fällen – drei) Monate verstreichen dürfen. Die Urkunde muss in sich in einem angemessenen Zustand befinden, die Siegel und Unterschriften darauf müssen leserlich sein.

Nein, deutsche diplomatische Vertretungen im Ausland zählen nicht zu Behörden, die zur Apostillierung von öffentlichen Urkunden, die in Deutschland ausgestellt sind, berechtigt sind. Man muss sich an zuständige Behörden im Inland wenden.

Nein, die Apostille wird im Ausstellungsland der Urkunde ausgestellt, also in Deutschland.

Nein, eine Übersetzung ist keine öffentliche Urkunde, die einer Legalisation unterliegt. Eine Ausnahme bilden Fälle, in denen ein Gerichtspräsident die Qualität der Übersetzung und die Authentizität der Unterschrift des Übersetzers bestätigt. Diese offizielle Bestätigung gilt als eine öffentliche Urkunde, die apostilliert oder im Konsulat legalisiert werden kann.

Eine Übersetzung, die von einem vereidigten Übersetzer angefertigt wurde, kann apostilliert werden.

Nein. Für kommerzielle Dokumente – Verträge, Rechnungen, Frachtbriefe, Begleit- und Dispositionspapiere werden keine Apostillen ausgestellt. Im Fall von Deutschland müssen diese Arten von Dokumenten erst in Handels-, Industrie oder Handwerkskammern und danach im Konsulat des Bestimmungslandes beglaubigt werden.

Vorerst wird eine vorläufige Beglaubigung der Bildungseinrichtung, die das Dokument ausgestellt hatte, benötigt.
Apostillierung von Bildungsurkunden und ihre Beglaubigung im Rahmen der konsularischen Legalisation werden von zuständigen Landesbehörden durchgeführt. Dazu zählen Landkreisvorsitzende, Behördenverwaltung, Innenministerien oder spezielle Behörden. Für jedes Bundesland muss die zuständige Behörde gesondert ermittelt werden.

Führungszeugnisse werden vom Bundesverwaltungsamt apostilliert.

Urkunden, die von einem deutschen Notar ausgestellt wurden, werden von den Landesjustizministerien oder vom Landesgerichtspräsidenten apostilliert. Im Einzelfall muss die zuständige Behörde für jedes Bundesland gesondert ermittelt werden.

Im Rahmen der konsularischen Legalisation wird eine vorläufige Beglaubigung vom Landesgerichtspräsidenten durchgeführt.

Apostillierung von deutschen Zivilstandesurkunden (Geburts-, Heirats- und Todesurkunden) und ihre Beglaubigung im Rahmen der konsularischen Legalisation wird von den zuständigen Landesbehörden durchgeführt. Dazu zählen Landkreisvorsitzende, Behördenverwaltungen, Innenministerien oder spezielle Behörden. Im Einzelfall muss die zuständige Behörde für jedes Bundesland gesondert ermittelt werden.

Der eigentliche Pass, Reisepass bzw. Personalausweise, die in Deutschland ausgestellt wurden, können nicht apostilliert werden. Apostilliert werden können notariell beglaubigte Kopien solcher Dokumente.

In der Regel kann eine Apostille nur für das Original eines in Deutschland ausgestellten Dokuments ausgestellt werden. Eine Kopie kann nur apostilliert werden, wenn sie beglaubigt ist.

In der Regel nimmt eine Beglaubigung durch Apostille drei bis zehn Arbeitstage in Anspruch.

Die Höhe der staatlichen Gebühren unterscheidet sich je nach Behörde, welche die Apostille ausstellt, Art des Dokuments und einigen weiteren Umständen. Diese Frage muss in der konkreten Behörde geklärt werden.

Hängt von der Behörde ab, die das Dokument mit der Apostille anfordert.

Die konsularische Legalisation erfolgt über die diplomatische Vertretung desjenigen Landes, wo die deutsche Urkunde vorgelegt werden soll. Davor muss ein solches Dokument von deutschen Behörden auf Landesebene beglaubigt werden.

Die zuständigen Behörden unterscheiden sich je nach Bundesland. Üblicherweise sind die Kompetenzen folgendermaßen verteilt:

  • Für Urkunden von Administrativbehörden (Geburtsurkunden, Meldebescheinigungen u. Ä.): Regierungspräsidenten, Landkreisvorsitzende bzw. Landesinnenministerien in Bundesländern ohne Landkreise
  • Für gerichtliche oder notarielle Urkunden: Präsidenten von Landes- oder Landkreisgerichten
  • Für Bildungsurkunden – die gleichen Behörden wie bei Dokumenten der Landkreise, allerdings haben einige Bundesländer spezielle Behörden dafür (Kultus- bzw. Wissenschaftsministerien in Baden-Württemberg, Brandenburg, Saarland)
  • Für kommerzielle Urkunden (Warenursprungszertifikate, Rechnungen usw.): Industrie-, Handels oder Handwerkskammern
  • Für Führungszeugnisse: Bundeszentralregister beim Bundesamt für Justiz in Bonn

Bei einigen Staaten fordern die Konsulate eine zusätzliche Endbeglaubigung von deutschen Urkunden. Diese wird vom Bundesverwaltungsamt nach der Beglaubigung durch o. g. Behörden durchgeführt.

Zu diesen Staaten zählen

  • Afghanistan
  • Bangladesch
  • China
  • Irak
  • Iran (mit Ausnahme von Hochschulzeugnissen)
  • Jordanien
  • Kambodscha
  • Katar
  • Libanon (nur für Bildungurkunden)
  • Mali
  • Mauretanien
  • Myanmar
  • Nepal
  • Rwanda
  • Saudi Arabien
  • Senegal
  • Somalia
  • Sudan
  • Syrien
  • Taiwan (nur für Justizurkunden)
  • Togo

Damit eine öffentliche Urkunde, die von Behörden eines ausländischen Staates ausgestellt wurde, in Deutschland anerkannt wird, muss ihre Echtheit mit Hilfe bestimmter Legalisationsverfahren (Apostille, konsularische Legalisation) bestätigt werden.

Diese Forderung gilt nicht, wenn Dokumente in Deutschland ohne zusätzliche Bestätigung auf Grund von internationalen Verträgen anerkannt werden.

Nein, nicht immer.

Ist ein Dokument in einem EU-Land ausgestellt, muss seine Echtheit nicht bestätigt werden. Diese Forderung ist von der EU-Direktive 2016/1191 festgelegt.

Die öffentlichen Urkunden müssen nicht legalisiert werden, wenn sie in einem EU-Land ausgestellt wurden und in erster Linie dazu dienen, einen oder mehrere der folgenden Sachverhalte zu belegen:

  • Geburt
  • die Tatsache, dass eine Person am Leben ist
  • Tod
  • Namen
  • Eheschließung, einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand
  • Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder Ungültigerklärung einer Ehe
  • eingetragene Partnerschaft, einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft
  • Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der eingetragenen Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft
  • Abstammung
  • Adoption
  • Wohnsitz und/oder Aufenthaltsort
  • Staatsangehörigkeit
  • Vorstrafenfreiheit, sofern öffentliche Urkunden darüber für einen Unionsbürger von den Behörden des Mitgliedstaats, dessen Staatsangehörigkeit dieser Bürger besitzt, ausgestellt werden

Außerdem wurde die Forderung nach Legalisation von öffentlichen Urkunden aus dem Ausland auf Grundlage von bilateralen Verträgen zwischen Deutschland und bestimmten Staaten abgeschafft. Eine Liste der Dokumente, für die diese Regelung gilt, findet sich in den eigentlichen Verträgen.

Zu diesen Staaten zählen:

  • Belgien
  • Dänemark
  • Frankreich
  • Griechenland
  • Italien
  • Luxemburg
  • Österreich
  • Schweiz

Drittens ist Deutschland Vertragsstaat der Abkommen der Internationalen Kommission für das Zivilstandeswesen (CIEC). Daher sind Zivilstandesurkunden (Geburts-, Heirats-, Todesurkunden) und Ehefähigkeitszeugnisse aus diesen Staaten in Deutschland ohne gesonderte Beglaubigung gültig, soweit sie auf speziellen vielsprachigen Formularen ausgefertigt sind.

Neben Deutschland zählen folgende Staaten zu den Vertragsstaaten der CIEC-Abkommen von 1976 über Zivilstandesurkunden:

  • Belgien
  • Bosnien und Herzegowina
  • Bulgarien
  • Estland
  • Frankreich
  • Italien
  • Kap Verde
  • Kroatien
  • Litauen
  • Luxemburg
  • Mazedonien
  • Moldau
  • Montenegro
  • Niederlande
  • Österreich
  • Polen
  • Rumänien
  • Schweiz
  • Serbien
  • Slowenien
  • Spanien
  • Türkei

Zu den Vertragsstaaten der CIEC-Abkommen über Ausstellung von Ehefähigkeitszeugnissen zählen neben Deutschland:

  • Griechenland
  • Italien
  • Luxemburg
  • Moldau
  • Niederlande
  • Österreich
  • Portugal
  • Schweiz
  • Spanien
  • Türkei

Eine Beglaubigung öffentlicher Urkunden für eine Vorlage bei deutschen Behörden kann auf eine der folgenden Weisen erfolgen:

  • Legalisation der Urkunde über eine deutsches diplomatische Vertretung im Ursprungsland der Urkunde (konsularische Legalisation)
  • Anbringung einer Apostille auf das Dokument (Apostillierung)

In Deutschland werden Apostillen aus folgenden Staaten anerkannt:

  • Albanien
  • Andorra
  • Antigua und Barbuda
  • Argentinien
  • Armenien
  • Australien
  • Bahamas
  • Bahrein
  • Barbados
  • Belize
  • Bolivien
  • Bosnien und Herzegowina
  • Botswana
  • Brasilien
  • Brunei
  • Chile
  • China (nur für Urkunden aus den Sonderverwaltungsgebieten Hong Kong und Macau)
  • Cookinseln
  • Costa Rica
  • Dominica
  • Ecuador
  • El Salvador
  • Fidschi
  • Georgien
  • Grenada
  • Großbritannien (einschließlich Anguilla, Bermudas, Kaimaninseln, Falklandinseln, Gibraltar, Guernsey, Isle of Man, Jersey, Britische Jungferninseln, Montserrat, St. Helena, Turks- and Caicosinseln)
  • Guatemala
  • Guyana
  • Honduras
  • Irland
  • Island
  • Israel
  • Japan
  • Kap Verde
  • Kasachstan
  • Kolumbien
  • Kroatien
  • Lesotho
  • Lettland
  • Liechtenstein
  • Litauen
  • Malawi
  • Malta
  • Marshallinseln
  • Mauretanien
  • Mexiko
  • Monaco
  • Montenegro
  • Namibia
  • Neuseeland (außer Tokelau)
  • Nicaragua
  • Niederlande (einschließlich Aruba, Curacao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius, Saba)
  • Niue
  • Nordmazedonien
  • Norwegen
  • Oman
  • Panama
  • Peru
  • Polen
  • Portugal
  • Rumänien
  • Russland
  • Samoa
  • San Marino
  • Sao Tome und Principe
  • Schweden
  • Serbien
  • Seychellen
  • Slowakei
  • Slowenien
  • Spanien
  • St. Kitts und Nevis
  • St. Lucia
  • St. Vincent und die Grenadinen
  • Südafrika
  • Südkorea
  • Suriname
  • Swasiland
  • Tonga
  • § Trinidad und Tobago
  • Tschechien
  • Türkei
  • Ukraine
  • Ungarn
  • Uruguay
  • USA
  • Vanuatu
  • Venezuela
  • Weißrussland
  • Zypern

Eine Legalisation durch eine deutsche diplomatische Vertretung im Ausland wird für den Nachweis der Echtheit von öffentlichen Urkunden verwendet, nämlich:

  • Urkunden, die von einem Notar ausgestellt oder beglaubigt wurden
  • Urkunden, die von einem Gericht ausgestellt wurden: Urteile und Beschlüsse
  • Übersetzungen, die vom Gerichtsübersetzer angefertigt sind
  • Öffentliche Urkunden, die von Staatsbehörden ausgestellt sind
  • Sonstige öffentliche Urkunden

Geschäftsverträge, Rechnungen sowie diplomatische, konsularische und Zolldokumente unterliegen keiner Legalisation.

Außerdem existiert nach der internationalen Praxis eine Reihe von Urkunden, die keiner Legalisation unterliegen, nämlich Originale und Kopien von Dokumenten, die mit einem Lichtbild versehen sind:

  • Pässe und Passersatze (einschließlich Personalausweise)
  • Gewerkschaftsbücher
  • Arbeitsbücher
  • Wehrpässe
  • Rentenausweise
  • Führerscheine
  • Zeugnisse
  • Nachweise der Glaubens- und Standeszugehörigkeit

Die Urkunde muss sich in einem angemessenen Zustand befinden, die Siegel und Unterschriften darauf müssen leserlich sein.

Für eine konsularische Legalisation müssen die Urkunden der diplomatischen Vertretung im Original vorgelegt werden. Kopien werden in der Regel nicht beglaubigt, es sei denn, die Kopie wurde von der gleichen Behörde beglaubigt, die das Original ausgestellt hatte.

Die konsularische Legalisation wird für Staaten angewandt, die das Haager Abkommen von 1961 nicht unterzeichnet haben (Link zum Dokument).

Außerdem wendet Deutschland auch für einige Vertragsstaaten die Konvention nicht an, das heißt, apostillierte Dokumente aus diesen Ländern werden nicht anerkannt und müssen durch eine konsularische Legalisation beglaubigt werden.

Zu diesen Staaten zählen:

  • Aserbaidschan
  • Burundi
  • Dominikanische Republik
  • Indien
  • Kirgisistan
  • Kosovo
  • Liberia
  • Marokko
  • Moldau
  • Mongolei
  • Paraguay
  • Philippinen
  • Tadschikistan
  • Tunesien
  • Usbekistan

In einigen Staaten wurde die Legalisation eingestellt.

Eine deutsche diplomatische Vertretung im entsprechenden Land kann die Legalisation einer Urkunde verweigern, falls Deutschland für dieses Land das Legalisationsverfahren eingestellt hat. Dies erfolgt auf Grund von vermehrten Vorlagen von unzuverlässigen Urkunden oder von Dokumenten, die von unbefugten Behörden ausgestellt wurden.

Zu diesen Ländern zählen:

  • Afghanistan
  • Äquatorialguinea
  • Aserbaidschan
  • Äthiopien
  • Bangladesch
  • Benin
  • Burundi
  • Demokratische Republik Kongo
  • Dominikanische Republik
  • Elfenbeinküste
  • Eritrea
  • Gabun
  • Gambia
  • Ghana
  • Guinea
  • Guinea-Bissau
  • Haiti
  • Indien
  • Irak
  • Kambodscha
  • Kamerun
  • Kenia
  • Kirgisistan
  • Kongo
  • Kosovo
  • Laos
  • Liberia
  • Libyen
  • Madagaskar
  • Mali
  • Marokko
  • Mongolei
  • Myanmar
  • Nepal
  • Niger
  • Nigeria
  • Pakistan
  • Philippinen
  • Sierra Leone
  • Somalia
  • Sri Lanka
  • Sudan
  • Südsudan
  • Syrien
  • Tadschikistan
  • Togo
  • Tschad
  • Tunesien
  • Turkmenistan
  • Uganda
  • Usbekistan
  • Zentralafrikanische Republik

Können ausländische öffentliche Urkunden auf Grund der Einstellung des Legalisationsverfahrens nicht legalisiert werden, können deutsche Behörden oder Gerichte, für die das Dokument bestimmt ist, bei der deutschen Botschaft oder beim Konsulat im entsprechenden Land eine Überprüfung der Echtheit des Dokuments anfragen.
In diesem Zusammenhang können für Inhaber solcher Dokumente zusätzliche Kosten entstehen, da die Überprüfungskosten von diesen erhoben werden.

In einigen Staaten ist eine solche Überprüfung zurzeit nicht möglich:

  • Afghanistan
  • Dschibuti
  • Eritrea
  • Irak
  • Liberia
  • Sierra Leone
  • Somalia
  • Südsudan
  • Turkmenistan

Eine konsularische Legalisation erfolgt immer in demjenigen Land, in dem das Dokument ausgestellt wurde und wird nur für öffentliche Urkunden angewendet.
Folgende Schritte sind für die konsularische Legalisation einer Urkunde für Deutschland notwendig:

  • Beglaubigung der Urkunde bei der zuständigen Behörde des Ursprungslandes
  • Legalisation des Dokuments im Außenministerium, falls gesetzlich erforderlich
  • Beglaubigung des Dokuments in der zuständigen deutschen diplomatischen Vertretung
  • In einigen Fällen kann eine Übersetzung der Urkunde vor seiner Vorlage bei der Botschaft erforderlich sein

Im Rahmen der konsularischen Legalisation werden in einigen Fällen Urkunden neben der Beglaubigung durch die zuständige Behörde auch vom Außenministerium beglaubigt.

Deutschland hat diese Forderung für folgende Länder eingeführt:

  • Afghanistan
  • Aserbaidschan
  • Bangladesch
  • Benin
  • Burundi
  • Demokratische Republik Kongo
  • Dominikanische Republik
  • Dschibuti
  • Elfenbeinküste
  • Eritrea
  • Gabon
  • Gambia
  • Ghana
  • Guinea
  • Guinea-Bissau
  • Haiti
  • Indien
  • Irak
  • Kambodscha
  • Kamerun
  • Kenia
  • Kirgisistan
  • Kongo
  • Kosovo
  • Laos
  • Liberia
  • Libyen
  • Madagaskar
  • Mali
  • Äquatorialguinea
  • Äthiopien

Nein, das ist nicht notwendig. Der Antrag auf Legalisation sowie die eigentliche Urkunde können per Post bzw. Kurier oder von einem Bevollmächtigten eingereicht werden. In beiden Fällen muss den Urkunden die Kopie eines Reisepasses oder eines anderen Dokuments, das die Person des Antragstellers ausweist, beiliegen.

Legalisationsgebühren schwanken. Kann eine Legalisation nicht erfolgen, beispielsweise, weil die Urkunde nicht authentisch ist, werden Gebühren in Höhe von 75 % der genannten Beträge erhoben.

Die Übersetzung eines Dokuments ist keine öffentliche Urkunde und unterliegt keiner Legalisation. Diplomatische Vertretungen im Ausland können nur die Unterschrift des Übersetzers beglaubigen. Die Richtigkeit der Übersetzung wird dabei nicht bestätigt.

Nein, Dokumente, die von diplomatischen Vertretungen ausgestellt wurden, unterliegen keiner Legalisation durch deutsche Auslandsvertretungen. Das deutsche Außenministerium kann die Echtheit solcher Dokumente ebenfalls nicht beglaubigen.

Deutschland ist Vertragsstaat des Europäisches Übereinkommen vom 7. Juni 1968 zur Befreiung der von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation. Daher werden Urkunden, die von Vertragsstaaten dieses Übereinkommens ausgestellt wurden, in Deutschland ohne zusätzliche Beglaubigung anerkannt.

Zu diesen Staaten zählen:

  • Belgien
  • Estland
  • Frankreich
  • Griechenland
  • Großbritannien
  • Irland
  • Italien
  • Liechtenstein
  • Luxemburg
  • Moldau
  • Niederlande
  • Norwegen
  • Österreich
  • Polen
  • Portugal
  • Rumänien
  • Schweden
  • Schweiz
  • Spanien
  • Tschechien
  • Türkei
  • Zypern

In unserem Video erzählen wir, was eine Apostille ist und wie und wo man sie beantragen kann.

Wenn Sie eine ausländische Urkunde durch eine Apostille legalisieren möchten, steht Ihnen Schmidt & Schmidt immer bei. Wir bieten Ihnen Apostillen aus mehr als 100 Staaten an.

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