Apostille und konsularische Legalisation aus der Ukraine

Schmidt & Schmidt bietet Dienstleistungen zur Apostillierung und Legalisierung von Dokumenten an, die in der Ukraine ausgestellt wurden.

Der Begriff „Apostille“ wird üblicherweise für das vereinfachte Verfahren zur Bestätigung der Echtheit von Dokumenten verwendet, das durch das Haager Übereinkommen von 1961 eingeführt wurde. Für die Vertragsstaaten des Übereinkommens, einschließlich der Ukraine, stellt die Apostille eine einfache und kostengünstige Möglichkeit dar, die Anerkennung von Dokumenten im Ausland sicherzustellen.

Die Ukraine ist dem Haager Übereinkommen am 22. Dezember 2003 beigetreten. Auf Grundlage dieses Übereinkommens sind Dokumente, die von staatlichen Behörden eines Vertragsstaates ausgestellt wurden, in einem anderen Vertragsstaat ohne konsularische Legalisierung gültig, sofern sie mit einer Apostille versehen sind.

Die Apostille, auch „Haager Apostille“ genannt, ist ein Zertifikat, das die Herkunft eines öffentlichen Dokuments bestätigt (z. B. Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, Gerichtsurteil, Registerauszug oder notarielle Beglaubigung). Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem das Dokument versehen wurde.

Dokumente, die in der Ukraine ausgestellt und gemäß dem Haager Übereinkommen von 1961 mit einer Apostille versehen wurden, werden in allen Vertragsstaaten des Übereinkommens anerkannt und benötigen keine zusätzliche Form der Beglaubigung wie etwa eine konsularische Legalisierung. Heute sind mehr als 120 Staaten dem Übereinkommen beigetreten.

Die Apostille in der Ukraine ist ein rechteckiger Stempel von mindestens 9 × 9 cm in ukrainischer Sprache, der die obligatorische Überschrift „Apostille“ sowie einen Verweis auf das Haager Übereinkommen von 1961 in französischer Sprache („Convention de La Haye du 5 octobre 1961“) enthält.

Für Staaten, die nicht dem Haager Übereinkommen angehören, gilt für öffentliche Dokumente die konsularische Legalisierung. Dieses Verfahren ist im Vergleich zur Apostille aufwendiger, langwieriger und kostenintensiver.

Apostillierbare Dokumente in der Ukraine:

• Handelsregisterauszüge
• Urkunden des Personenstandes (Geburts-, Sterbe-, Heirats- und Scheidungsurkunden)
• Bildungsnachweise von staatlichen und staatlich anerkannten Institutionen: Schulzeugnisse, Hochschulabschlusszeugnisse, Fächer- und Notenübersichten, Immatrikulationsbescheinigungen, Zusätzliche Bescheinigungen von Schulen oder Hochschulen sowie auch Zertifikate
• Gerichtsentscheidungen
• Notariell beglaubigte Kopien von Dokumenten
• Notariell beglaubigte Übersetzungen
• Sonstige notarielle Dokumente (Vollmachten, Testamente, Erklärungen)
• Handelspapiere, welche von einem staatlichen Registrationsorgan beglaubigt wurden (Satzungen, Bescheinigungen über Eintragungen, Steuerregistrierungen usw.)

Seit dem 13. August 2014 können auch folgende Dokumente apostilliert werden:

• Personalausweis
• Arbeitsbuch
• Wehrpass
• Kraftfahrzeugbrief

Mit der Apostille können nur Originalunterlagen oder durch den Notar bescheinigte Kopien versehen werden, die von öffentlichen Einrichtungen ausgestellt worden sind.

Zuständige Behörden für die Erteilung der Apostille

• Ministerium für Bildung und Wissenschaft – zuständig für die Beglaubigung von Dokumenten, die von diesem Ministerium sowie von Bildungseinrichtungen und staatlichen Organisationen ausgestellt wurden, die Dienstleistungen im Bereich Bildung und Wissenschaft erbringen oder andere damit verbundene Tätigkeiten ausüben;
• Justizministerium – beglaubigt Dokumente, die von Justizorganen, Gerichten, staatlichen Archivbehörden, Strafvollzugs- und Bewährungsorganen sowie von Notaren in der Ukraine ausgestellt wurden;
• Innenministerium – erteilt die Apostille für Dokumente, die vom Ministerium selbst und seinen territorialen Abteilungen ausgestellt wurden, mit Ausnahme von Bildungsdokumenten;
• Staatlicher Migrationsdienst – erteilt die Apostille für Dokumente, die von diesem Dienst und seinen territorialen Abteilungen im Bereich Migration ausgestellt wurden;
• Staatlicher Steuerdienst – erteilt die Apostille für Dokumente, die von diesem Dienst und seinen regionalen Organen ausgestellt wurden;
• Außenministerium der Ukraine – zuständig für Dokumente, die vom Gesundheitsministerium der Ukraine sowie für alle anderen Dokumente ausgestellt wurden.

Apostille für Dokumente aus der Krim

Originaldokumente, die nach dem 11. August 2014 von den russischen Behörden auf der Krim ausgestellt wurden, können in Russland mit einer Apostille versehen werden. Personenstandsurkunden, die vor dem 11. August 2014 auf der Krim ausgestellt wurden, tragen ukrainische Vordrucke und Siegel und können daher in der Regel apostilliert werden. Für Personenstandsakte, die vor diesem Datum erfolgt sind, kann die Apostille auf einem neu ausgestellten Dokument angebracht werden, das von der zentralen Behörde für Personenstandsregister ausgestellt wird. Vor der Beantragung einer Apostille sollten Sie sich bei den zuständigen Behörden des Bestimmungslandes erkundigen, ob Apostillen für Dokumente aus der Krim akzeptiert werden und in welcher Form.

Besonderheiten und Anforderungen für die Apostille in der Ukraine

• Personenstandsdokumente (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden), die vor 2016 ausgestellt wurden, unterliegen keiner Legalisierung. Es ist erforderlich, ein neues Dokument bei derselben Standesbehörde zu beantragen, die das Original ausgestellt hat. Nur das neue Dokument kann mit einer Apostille versehen werden. Wir helfen dabei, ein neues Dokument aus jeder Stadt der Ukraine zu erhalten.
• Die Apostille kann nur auf das Originaldokument gesetzt werden. Das Dokument muss sich in gutem Zustand befinden, mit lesbaren Stempeln und Unterschriften, ohne fremde Eintragungen oder Aufkleber.
• Laminierte Geburts-, Heirats-, Scheidungs- oder Sterbeurkunden können nicht apostilliert werden.
• Wenn die Apostille auf einer notariell beglaubigten Kopie angebracht wird, bestätigt sie nur die Übereinstimmung der Kopie mit dem Original, nicht das Original selbst. Das Original wird dadurch nicht automatisch apostilliert. Deutschland, Österreich und die meisten anderen Länder akzeptieren nur Originaldokumente. Bitte erkundigen Sie sich bei der zuständigen Behörde des Bestimmungslandes, ob eine apostillierte Kopie oder nur das Original akzeptiert wird.
• In manchen Fällen muss das Dokument frisch sein (nicht älter als 3–6 Monate), um eine Apostille zu erhalten.

Dokumente, die in den Volksrepubliken Donezk und Luhansk (DNR und LNR) ausgestellt wurden, unterliegen weder der Apostille noch der konsularischen Legalisierung, da diese Gebiete nur teilweise anerkannt sind. Eine Apostille oder Legalisierung solcher Dokumente ist nur möglich, nachdem sie durch von ukrainischen Staatsbehörden ausgestellte Dokumente ersetzt wurden.

Anforderungen an die Dokumente:

• Eine Apostille darf ausschließlich auf ein Originaldokument ausgestellt werden. Hierbei muss sich dieses in einem guten äußerlichen Zustand befinden, alle Stempel und Unterschriften müssen verständlich und lesbar sein. Des Weiteren darf es keine fremden Markierungen oder Aufschriften enthalten.
• Geburtsurkunden dürfen nicht laminiert sein. Falls Ihre Geburtsurkunde laminiert ist, kann die Apostille nur auf eine notariell beglaubigte Kopie ausgestellt werden. Die Apostille beglaubigt in diesem Fall nicht die Urkunde selbst, sondern nur die Kopie. Deutschland, Österreich und die skandinavischen Länder erkennen nur Originalurkunden an. Informieren Sie sich daher im Voraus, ob nur das Original oder auch die beglaubigte Kopie anerkannt wird.
• Urkunden, die vor 2003 ausgestellt wurden, können nicht mit der Apostille beglaubigt werden. In diesem Fall müssen Sie sich die betreffende Urkunde neu ausstellen lassen. Wir helfen Ihnen, eine neue Urkunde zu beschaffen.
• Wichtig! Die Ukraine erteilt für Urkunden, die nach dem 11.8.2014 auf der Krim ausgestellt wurden, derzeit keine ukrainischen Apostillen.

Einschränkung der Legalisierungspflichten

Nach Art. 13 des Übereinkommens über Rechtshilfe und Rechtsbeziehungen in Zivil-, Familien- und Strafsachen (auch bekannt als Minsker Übereinkommen), das in den Ländern, die es unterzeichnet haben, gilt, benötigen Dokumente der Vertragsstaaten keine Legalisierung.

Zu den Vertragsstaaten des Übereinkommens gehören: Aserbaidschan, Armenien, Weißrussland, Georgien, Kasachstan, Kirgisistan, Moldawien, Russland, Tadschikistan, Turkmenistan, Usbekistan und die Ukraine.
Die Ukraine ist seit 1995 Vertragsstaat des Minsker Übereinkommens. Für diese Staaten ist die Legalisierung von in der Ukraine ausgestellten Dokumenten durch Anbringung einer Apostille nicht erforderlich. Für die Verwendung ukrainischer Dokumente in den oben genannten Ländern ist jedoch eine notariell beglaubigte Übersetzung erforderlich.

Darüber hinaus hat die Ukraine bilaterale Abkommen über Rechtshilfe geschlossen, die die Notwendigkeit einer Apostille oder konsularischen Legalisierung mit den folgenden Ländern aufheben: Bulgarien, Vietnam, Georgien, Estland, Lettland, Litauen, Mongolei, Nordmazedonien, Polen, Rumänien, Serbien, Slowakei, Türkei, Ungarn, Tschechien und Estland.

Dokumente, die in der Volksrepublik Donezk (DNR) oder der Volksrepublik Luhansk (LNR) ausgestellt wurden, unterliegen weder der Apostille noch der konsularischen Legalisierung, da diese Staaten nur teilweise anerkannt sind. Eine Apostille oder Legalisierung solcher Dokumente ist nur möglich, nachdem sie durch von den zuständigen Behörden der Ukraine ausgestellte Dokumente ersetzt wurden.

Ein wichtiger Punkt ist, dass Bildungsdokumente, die in den von der Ukraine nicht kontrollierten Gebieten ausgestellt wurden, nicht apostilliert werden, da das ukrainische Bildungsministerium eine Anfrage an die Universität sendet, an der die Ausbildung stattfand. Entsprechend konnte im Juli 2022 keine Anfrage zur Apostillierung an Bildungseinrichtungen in den Gebieten Cherson, Donezk und Luhansk, in der Republik Krim sowie in Teilen der Oblast Saporischschja gesendet werden.

Apostille für ukrainische Bildungsdokumente