Schmidt & Schmidt bietet Dienstleistungen zur Beschaffung von Dokumenten in Polen an.
Es kommt häufig vor, dass Personenstandsdokumente verloren gehen oder beschädigt werden oder aktuelle Kopien benötigt werden. In diesem Fall müssen Duplikate der Dokumente angefordert werden. Besonders für Personen, die Polen verlassen haben, kann dieses Verfahren schwierig sein. Unser Service ermöglicht es, Dokumente in Polen aus der Ferne zu beantragen, und wir bieten eine Kurierlieferung der Dokumente weltweit an.
Gültigkeit von Personenstandsdokumenten in Polen
In Polen ausgestellte Personenstandsdokumente sind in der Regel maximal 6 Monate gültig, danach müssen sie durch neue Dokumente mit aktuellen Daten ersetzt werden.
Wann Duplikate von Dokumenten in Polen erforderlich sind
Ein Duplikat einer Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Namensänderungsurkunde, Scheidungsurkunde, eines Führungszeugnisses oder einer Sterbeurkunde kann benötigt werden, um eine Eheschließung im Ausland zu registrieren, ein neugeborenes Kind anzumelden, die Staatsbürgerschaft zu beantragen, Erbschaften zu regeln, Daten für Rentenanträge zu überprüfen, Bankkonten zu eröffnen, eine Anstellung aufzunehmen oder andere bürokratische Vorgänge zu erledigen.
Welche Dokumente in Polen angefordert werden können:
- Geburtsurkunde
- Heiratsurkunde
- Namensänderungsurkunde
- Scheidungsurkunde
- Sterbeurkunde
- Führungszeugnis
- Bildungsdokumente
- Andere Dokumente
Am 1. März 2015 wurde in den Standesämtern ein neues elektronisches System eingeführt. Dieses System stellt sicher, dass jede nach diesem Datum ausgestellte Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde von jedem Standesamt aus zugänglich ist, nicht nur von dem, an dem sie ursprünglich ausgestellt wurde. Gleichzeitig wird daran gearbeitet, ältere Unterlagen zu digitalisieren und in das System aufzunehmen. Personenstandsdaten werden in den Standesämtern 100 Jahre lang aufbewahrt (Geburtsurkunden).
Arten von Dokumenten
Die polnische Gesetzgebung sieht die Ausstellung von drei Arten von Urkunden zu Geburt, Heirat und Tod vor:
- Vollständige und wahre Kopie (odpis zupełny)
- Abgekürzte Kopie (odpis skrócony)
- Internationale abgekürzte Kopie (mehrsprachige Version)
Geburtsurkunde
Eine Geburtsurkunde ist ein offizielles Dokument, das vom Standesbeamten oder einem handelnden Standesbeamten des zuständigen Personen- oder Konsularregisters ausgestellt wird. Sie bestätigt die Angaben zur Geburt einer Person, einschließlich Datum, Geschlecht und, falls zutreffend, Geburtszeit und familiäre Beziehungen.
Jedes in Polen geborene Kind, unabhängig von der Staatsangehörigkeit der Eltern, muss beim Standesamt (Urząd Stanu Cywilnego) registriert werden. Die Geburt muss dem Standesamt gemeldet werden, das für den Ort der Geburt des Kindes zuständig ist.
Geburtsurkunden werden in polnischer Sprache ausgestellt. Für die Verwendung im Ausland können sie von einem beeidigten Übersetzer übersetzt werden und je nach Land eine Apostille oder Legalisierung erfordern.
Erforderliche Unterlagen
- Gültiger Ausweis
- Ärztliche Geburtsbescheinigung
- Kopie der Heiratsurkunde, falls die Eltern des Kindes verheiratet sind
- Geburtsurkunde der Mutter
Heiratsurkunde
Die Heiratsurkunde ist das rechtliche Dokument der Eheschließung und dient der Überprüfung des Familienstands. Sie wird üblicherweise für Verfahren wie Namensänderungen, Anträge auf Ehegattenleistungen, Einwanderungsanträge und Erbschaftsangelegenheiten benötigt.
Sie kann beim Standesamt beantragt werden, an dem die Ehe registriert wurde, sowie über das zentrale elektronische Registrierungssystem für eingetragene Ehen.
Es gibt zwei Arten von Heiratsurkunden: Die abgekürzte Kopie (Odpis Skrócony), eine kürzere Version, die für die meisten Zwecke ausreicht, und die vollständige Kopie (Odpis Pełny), ein detailliertes Dokument, das alle Informationen zur Eheschließung enthält.
Die Beantragung des Dokuments ist möglich:
- Persönlich durch Besuch des Standesamtes, bei dem die Ehe registriert wurde, oder eines beliebigen Standesamtes, wenn der Eintrag im zentralisierten System enthalten ist
- Online über das polnische ePUAP-System, das ein vertrauenswürdiges Profil erfordert
- Per Post durch Einreichung eines schriftlichen Antrags mit den erforderlichen Unterlagen und der Zahlung
Erforderliche Unterlagen
- Gültiger Ausweis
- Kopie der Geburtsurkunde
- Bescheinigung über die Ehefähigkeit
- Nachweis der Scheidung (falls erforderlich)
Scheidungsurkunde
Eine Scheidungsurkunde dient dazu, die rechtskräftige Auflösung einer Ehe nachzuweisen. Sie wird für Verfahren wie Wiederheirat, Aktualisierung des Familienstands in offiziellen Registern, Einwanderungsanträge sowie rechtliche Angelegenheiten im Zusammenhang mit Sorgerecht, Unterhalt oder Vermögensaufteilung benötigt.
Arten polnischer Scheidungsurkunden
Abgekürzte Heiratsurkunde (Odpis Skrócony). Eine Kurzversion, die die Auflösung der Ehe dokumentiert.
Vollständige Heiratsurkunde (Odpis Pełny). Eine ausführliche Version, die umfassende Informationen über Ehe und Scheidung enthält.
Scheidungen in Polen werden durch ein Familiengericht nach einem rechtlichen Verfahren abgeschlossen. Das Gericht sendet das Scheidungsurteil an das zuständige Standesamt zur Anmerkung im Heiratseintrag.
Bei älteren Ehen und Scheidungen (vor dem zentralisierten System) befinden sich die Unterlagen möglicherweise nur beim Standesamt, bei dem die Ehe registriert wurde, oder in regionalen Archiven.
Erforderliche Unterlagen
- Namen beider Parteien
- Datum der Scheidung
- Akten- oder Referenznummer
- Identifikation und Nachweis der Berechtigung
- Original-Heiratsurkunde
Sterbeurkunden
Eine Sterbeurkunde ist ein offizielles Dokument, das den Tod einer Person bestätigt. Sie wird häufig für rechtliche und finanzielle Angelegenheiten benötigt, wie z. B. die Abwicklung von Nachlässen, die Beantragung von Lebensversicherungen, die Erstellung von Testamenten, die Benachrichtigung staatlicher Stellen und die Schließung von Bankkonten. Das Dokument kann beim staatlichen oder lokalen Standesamt des Sterbeortes beantragt werden.
Unmittelbare Familienangehörige, gesetzliche Vertreter oder Personen mit nachgewiesenem rechtlichem Interesse (z. B. für Erbschaftszwecke) können die Urkunde beantragen.
Arten polnischer Sterbeurkunden
- Zertifizierte Kopie (Odpis Skrócony): Eine kürzere Version, die für die meisten Verwaltungszwecke geeignet ist
- Vollständige Kopie (Odpis Pełny): Eine ausführliche Version, die alle registrierten Details zum Todesfall enthält
Die Beantragung ist möglich:
- Persönlich durch Besuch des Standesamtes, bei dem der Tod registriert wurde, oder eines beliebigen Standesamtes, wenn der Eintrag Teil des zentralisierten elektronischen Systems ist
- Online über das ePUAP-System (erfordert ein vertrauenswürdiges Profil)
- Per Post durch Einreichung eines schriftlichen Antrags beim zuständigen Amt
Führungszeugnis / Strafregisterbescheinigung
Eine Strafregisterbescheinigung (zaświadczenie o niekaralności) ist ein offizielles Dokument, das bestätigt, dass eine Person keine Vorstrafen hat und rechtlich einwandfrei dasteht. Dieses Dokument wird vom Nationalen Strafregister (Krajowy Rejestr Karny) ausgestellt. Personen oder Organisationen mit strafbaren Handlungen in Polen werden in der Datenbank dieses Registers erfasst.
In Polen wird eine Strafregisterbescheinigung in verschiedenen Situationen benötigt:
- Arbeiten mit Kindern oder gefährdeten Gruppen
- Antrag auf Bankdarlehen oder Finanzgeschäfte
- Bestimmte Berufe, z. B. Buchhaltung, Börsenhandel oder Wertpapierhandel
- Erwerb spezieller Lizenzen oder Genehmigungen, z. B. Taxi- oder Waffenschein
- Gründung eines eigenen Unternehmens
Arten polnischer Strafregisterbescheinigungen
- Basisbescheinigung (Zaświadczenie o Niekaralności - Odpis Skrócony)
Die gängigste Version, typischerweise für den persönlichen Gebrauch. Bestätigt, ob eine Person in Polen vorbestraft ist, und enthält eine kurze Angabe über vorhandene oder fehlende Verurteilungen. Wird oft für administrative oder rechtliche Zwecke benötigt, z. B. Bewerbungen, Darlehen oder Adoptionsverfahren.
- Vollständige Strafregisterbescheinigung (Odpis Pełny)
Diese Version enthält detailliertere Informationen über die Vorstrafen einer Person, einschließlich spezifischer Straftaten, verhängter Strafen und damit verbundener Gerichtsbeschlüsse. Wird typischerweise in rechtlichen Situationen oder für bestimmte Arbeitsbereiche mit sensiblen Tätigkeiten benötigt.
- Strafregisterbescheinigung für Arbeitgeber (Zaświadczenie o Niekaralności dla Pracodawcy)
Diese Bescheinigung wird speziell von Arbeitgebern angefordert, die die Strafregisterdaten eines Kandidaten vor der Einstellung überprüfen müssen, insbesondere bei Vertrauenspositionen, Sicherheitsaufgaben oder Arbeit mit gefährdeten Gruppen (z. B. Kinder, Seniorenpflege).
- Strafregisterbescheinigung für den Auslandseinsatz
Wenn die Bescheinigung im Ausland vorgelegt werden muss, ist möglicherweise eine spezielle Version für internationale Zwecke erforderlich. Dies kann die Ausstellung einer Apostille oder Legalisierung erfordern, je nach den Anforderungen des Landes. Eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer kann ebenfalls notwendig sein.
Erforderliche Unterlagen
- Identitätsnachweis (Reisepass, Personalausweis)
- Vollständig ausgefülltes Antragsformular
Bildungsdokumente
Ausländische Bildungsdokumente haben nur dann denselben rechtlichen Wert wie polnische Dokumente, wenn sie von der Legalisierung befreit sind oder das erforderliche Legalisierungsverfahren durchlaufen haben. Dokumente aus Ländern mit bilateralen Abkommen mit Polen sind vollständig von der Legalisierung befreit. Dokumente aus Ländern, die Teil des Haager Übereinkommens von 1961 sind, unterliegen einem vereinfachten Verfahren, der sogenannten Apostille. Wenn weder ein Abkommen noch eine Übereinkunft besteht, erfolgt die Konsularlegalisierung.
Apostille für Duplikate von Dokumenten in Polen
Polen ist dem Haager Übereinkommen über die vereinfachte Legalisierung von Dokumenten am 5. Oktober 2004 beigetreten.
Daher unterliegen in Polen ausgestellte Dokumente einer vereinfachten Legalisierung – der Apostille. Nach einer notariell beglaubigten Übersetzung in jede Sprache erhalten diese Dokumente volle Rechtskraft im gewünschten Zielgebiet.
Sie können bei uns eine Apostille für Kopien und Duplikate von Dokumenten aus Polen bestellen.
