Beschaffung von Dokumenten in den USA

Schmidt & Schmidt bietet Dienstleistungen zur Beschaffung von Personenstandsurkunden sowie zur Ausstellung von Duplikaten verlorener oder beschädigter Dokumente in den USA an, einschließlich deren anschließender Legalisierung und Übersetzung.

Häufig kommt es vor, dass Personenstandsurkunden verloren gehen oder beschädigt werden oder dass aktuelle Kopien der Dokumente benötigt werden. In solchen Fällen müssen Duplikate beschafft werden. Insbesondere Personen, die die USA verlassen haben, stehen bei diesem Verfahren nicht selten vor Schwierigkeiten. Unser Service ermöglicht die Beschaffung von Dokumenten in den USA aus der Ferne. Auf Wunsch können wir das Dokument per Kurier an jeden Ort der Welt liefern.

Was ist die Beschaffung von Dokumenten in den USA?

Die Beschaffung von Dokumenten ist ein offizielles Verfahren zur Erlangung einer beglaubigten Kopie (certified copy) oder einer Bescheinigung bei der zuständigen staatlichen Behörde in den USA. Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem amerikanischen und dem europäischen System besteht darin, dass es in den USA kein einheitliches föderales Personenstandsregister gibt. Einträge über Geburten, Eheschließungen, Ehescheidungen und Sterbefälle werden bei den zuständigen Personenstandsbehörden des jeweiligen Bundesstaates, eines US-Territoriums (Puerto Rico, Guam u. a.) oder einer lokalen Verwaltungseinheit – etwa eines County oder einer City – aufbewahrt. Welche Behörde zuständig ist, richtet sich nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Bundesstaates.

Gerichtliche Dokumente – beispielsweise Entscheidungen über eine Namensänderung, Scheidung oder die Feststellung der Vaterschaft – werden in der Regel bei dem Gericht oder dessen Clerk's Office angefordert, das für das betreffende Verfahren zuständig war. Die Bezeichnung und Zuständigkeit des Gerichts richten sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates (z. B. Superior Court, Circuit Court, District Court, Family Court).

Bescheinigungen über Vorstrafen können auf Bundesebene vom FBI (FBI Identity History Summary) sowie von den zuständigen Behörden auf Ebene des jeweiligen Bundesstaates oder der lokalen Verwaltung ausgestellt werden. Welche Behörde zuständig ist und welches Verfahren zur Beschaffung gilt, hängt von den Rechtsvorschriften und dem jeweiligen Melderegister- bzw. Informationssystem des Bundesstaates ab.

Beglaubigte Kopie und Informationskopie: Was ist der Unterschied?

Beglaubigte Kopie (certified copy) Informationskopie (informational copy)
Rechtlicher Status Offizielle Kopie, die von der zuständigen Behörde nach dem im jeweiligen Bundesstaat vorgeschriebenen Verfahren beglaubigt wurde. Je nach Bundesstaat kann das Dokument ein Siegel, eine Unterschrift, Sicherheitsmerkmale oder andere Merkmale einer amtlich beglaubigten Kopie aufweisen. Sie dient zum Nachweis eines registrierten Sachverhalts und kann für behördliche, gerichtliche, administrative und andere offizielle Verfahren erforderlich sein. Sie ist in der Regel für Informations- oder Forschungszwecke bestimmt und ersetzt keine certified copy für offizielle Verfahren. Der konkrete Status und die Kennzeichnung richten sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates.
Wer kann sie erhalten? Der Kreis der Personen, die eine certified copy erhalten können, richtet sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates und der Art des Dokuments. Bei zugangsbeschränkten (restricted) Einträgen kann es sich um die betroffene Person, bestimmte Angehörige, einen gesetzlichen Vertreter oder eine andere bevollmächtigte Person handeln. In bestimmten Fällen sind ein Identitätsnachweis, eine notariell beglaubigte Erklärung oder ein Nachweis der Berechtigung erforderlich. In einigen Bundesstaaten ist der Kreis der antragsberechtigten Personen größer; in anderen gelten dieselben Zugangsbeschränkungen wie für eine beglaubigte Kopie.
Verwendungszweck Beantragung eines Reisepasses oder der Staatsangehörigkeit, Erbschaftsangelegenheiten, Eheschließung im Ausland, Legalisierung und Apostille sowie gerichtliche Verfahren. Für die Verwendung im Ausland kann eine Apostille oder eine andere Form der Legalisation erforderlich sein. Persönliches Archiv, genealogische Forschung und Informationszwecke.
Wer stellt sie aus? Eine zuständige Behörde auf Ebene des Bundesstaates oder der lokalen Verwaltung – beispielsweise das State Vital Records Office, der County Clerk, County Recorder, City Clerk oder eine andere nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates zuständige Behörde. Dieselbe Behörde, jedoch nach einem vereinfachten Verfahren und mit einer anderen Kennzeichnung.
Möglichkeit der Apostille Sie kann in der Regel zur Ausstellung einer Apostille vorgelegt werden, nachdem das Dokument das im jeweiligen Bundesstaat vorgeschriebene Beglaubigungs- bzw. Bestätigungsverfahren durchlaufen hat. Eine informational copy ist in der Regel nicht für die Ausstellung einer Apostille oder eine andere Form der Legalisation als amtliches Dokument zur Verwendung im Ausland geeignet.

Welche Dokumente können beschafft werden?

Personenstandsurkunden (Vital Records)

  • Geburtsurkunde (Birth Certificate)
  • Sterbeurkunde (Death Certificate)
  • Heiratsurkunde (Marriage Certificate)
  • Scheidungsunterlagen (Divorce Decree / Divorce Record) – Art des Dokuments und Verfahren zu seiner Beschaffung hängen vom jeweiligen Bundesstaat und dem Jahr der Scheidung ab
  • Gerichtliche Entscheidung über eine Namensänderung (Certified Copy of Court Order / Decree Changing Name) – wird vom Gericht oder dessen Clerk's Office ausgestellt
  • Adoptionsunterlagen (Adoption Decree) sowie eine neue oder geänderte Geburtsurkunde der adoptierten Person (amended birth certificate)
  • Unterlagen zur Feststellung der Vaterschaft (Acknowledgment of Paternity, AOP/VAP; Order of Paternity)
  • Bescheinigung über das Nichtvorliegen eines Registereintrags (No Record / Certificate of No Record / Statement of No Record) – Bezeichnung und Form des Dokuments richten sich nach der für die entsprechenden Register zuständigen Behörde

Konsularische Dokumente (US-Außenministerium)

  • Consular Report of Birth Abroad (CRBA, Form FS-240) – ein konsularisches Dokument, das den Erwerb der US-Staatsangehörigkeit durch ein außerhalb der USA geborenes Kind bestätigt. Ein CRBA ist keine Geburtsurkunde
  • Consular Report of Death Abroad (CRDA) – konsularischer Eintrag über den Tod eines US-Staatsangehörigen im Ausland
  • Certificate of Witness to Marriage Abroad – für Eheschließungen, die vor dem 9. November 1989 registriert wurden

Führungszeugnisse und Auskünfte zur Strafregisterhistorie

  • Föderale Auskunft des FBI – FBI Identity History Summary (umgangssprachlich auch als rap sheet oder FBI background check bezeichnet)
  • Auskunft über die Strafregisterhistorie des jeweiligen Bundesstaates (State Criminal History Record) – wird von der zuständigen Behörde des jeweiligen Bundesstaates ausgestellt (z. B. Department of Justice, Department of Public Safety, State Police, Bureau of Investigation – je nach Bundesstaat)
  • Lokale Auskunft zur Strafregisterhistorie (Local Police Background Check) – kann je nach Zuständigkeit von der örtlichen Polizeibehörde oder einer anderen zuständigen Stelle ausgestellt werden

Bildungsdokumente

  • Ersatzdokumente für Diplome und Schulabschlüsse (Diploma, High School Diploma, GED)
  • Leistungs- und Studiennachweise (Transcripts)
  • Bescheinigungen und Bestätigungen von Bildungseinrichtungen (Enrollment Verification, Degree Verification)
Muster einer FBI-Auskunft

Wann werden neue Dokumente benötigt?

Personenstandsurkunden

  • Das Dokument ist verloren gegangen oder beschädigt
  • Die zuständige Stelle verlangt eine neue certified copy oder ein Dokument, das innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgestellt wurde – die Anforderungen hängen vom jeweiligen Land und dem konkreten Verfahren ab
  • Es muss ein neues rechtlich relevantes Ereignis nachgewiesen werden: Geburt, Eheschließung, Scheidung oder Tod
  • Erbschafts-, Vermögens- und familienrechtliche Verfahren
  • Beantragung der Staatsangehörigkeit oder eines Aufenthaltstitels sowie Eheschließung im Ausland – entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Ziellandes
  • Bestimmte administrative und finanzielle Verfahren, bei denen die Identität, die familiäre Beziehung, der Familienstand oder das Eintreten eines bestimmten Ereignisses nachgewiesen werden muss

Führungszeugnis

  • Kann bei der Aufnahme einer Beschäftigung erforderlich sein, insbesondere bei staatlichen, Bildungseinrichtungen und medizinischen Einrichtungen
  • Bestellung eines Vormunds oder Pflegers sowie internationale Adoption
  • Beantragung bestimmter Studenten- und Arbeitsvisa, sofern ein Führungszeugnis nach den Anforderungen des Ziellandes erforderlich ist
  • Beantragung eines Aufenthaltstitels oder einer Arbeitserlaubnis in Ländern, in denen ein Nachweis über das Nichtvorliegen von Vorstrafen erforderlich ist
  • Eheschließung im Ausland – sofern dies nach den Anforderungen des Ziellandes vorgesehen ist
  • Überprüfung der eigenen Daten in den Datenbanken des FBI oder im entsprechenden Register der Strafregisterhistorie des jeweiligen Bundesstaates
Muster eines Diploms aus den USA

Wer kann die Beschaffung von Dokumenten beantragen?

Der Zugang zu Personenstandsurkunden in den USA richtet sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates. Bei bestimmten Arten von Einträgen und für bestimmte Zeiträume ist der Zugang auf einen bestimmten Kreis von berechtigten Personen (authorized persons) beschränkt; andere Einträge oder bestimmte ältere Einträge können öffentlich zugänglich sein. Die Regelungen hängen von der Art des Eintrags, dem Datum seiner Registrierung und dem Status des Antragstellers ab.

Antragsteller Voraussetzungen und erforderliche Unterlagen
Inhaber des Dokuments Persönlich oder durch einen bevollmächtigten Vertreter – sofern diese Möglichkeit nach den Vorschriften der zuständigen Behörde vorgesehen ist. Erforderlich sein können eine Vollmacht (Power of Attorney), eine schriftliche Einverständniserklärung (authorization letter), eine notarielle Beglaubigung sowie Unterlagen zum Nachweis der Identität und der Vertretungsbefugnis. Wenn die Behörde eine ausländische Vollmacht akzeptiert, können entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Behörde eine notarielle Beglaubigung, eine Apostille und eine Übersetzung erforderlich sein.
Nahe Angehörige Soweit das Recht des jeweiligen Bundesstaates ihnen dieses Recht einräumt. Der Kreis der berechtigten Angehörigen hängt von der Art des Eintrags und den Anforderungen der zuständigen Behörde ab. Die Verwandtschaft kann durch entsprechende Dokumente nachgewiesen werden müssen.
Eltern und gesetzliche Vertreter Bei minderjährigen Kindern können Eltern, gesetzliche Vormünder oder Adoptiveltern antragsberechtigt sein, sofern dies nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates vorgesehen ist. Ein Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis ist beizufügen.
Adoptiveltern In Bezug auf ein adoptiertes Kind. Adoptionsunterlagen und der ursprüngliche Geburtseintrag haben jedoch in vielen Bundesstaaten einen vertraulichen bzw. nicht öffentlich zugänglichen Status; der Zugang zu ihnen richtet sich nach besonderen Vorschriften.
Bevollmächtigte Vertreter und staatliche Behörden In den Fällen und unter den Voraussetzungen, die das Recht des jeweiligen Bundesstaates vorsieht. Erforderlich sein können eine Vollmacht, eine gerichtliche Entscheidung, der Nachweis eines berechtigten Interesses oder andere Unterlagen.
Dritte In den Fällen, die das Recht des jeweiligen Bundesstaates vorsieht – beispielsweise aufgrund einer ordnungsgemäßen schriftlichen Genehmigung, einer Vollmacht, einer gerichtlichen Entscheidung oder eines anderen Nachweises der Vertretungsbefugnis. Bei einer ausländischen Vollmacht können je nach den Anforderungen der zuständigen Behörde und des jeweiligen Bundesstaates eine Apostille und eine Übersetzung ins Englische erforderlich sein.

Verfahren zur Beschaffung von Dokumenten: 5 Schritte

Schritt Phase Was geschieht?
1 Anfrage und Beratung Sie stellen eine Anfrage – wir klären, welches Dokument benötigt wird, in welchem Bundesstaat das betreffende Ereignis stattgefunden hat, für welches Land das Dokument bestimmt ist und in welcher Form es benötigt wird (mit einer Apostille auf Bundes- oder Bundesstaatsebene, konsularischer Legalisation oder notarieller Übersetzung). Wir ermitteln die zuständige Behörde und berechnen die voraussichtlichen Kosten und Bearbeitungszeiten.
2 Ausstellung einer Vollmacht oder Genehmigung Sie unterzeichnen eine Vollmacht (Power of Attorney) oder eine schriftliche Genehmigung (authorization letter) für unseren Vertreter. Die konkreten Anforderungen an die Form des Dokuments hängen vom jeweiligen Bundesstaat und der Art des angeforderten Eintrags ab.
3 Antragstellung bei der zuständigen Behörde Unser Vertreter reicht die erforderlichen Unterlagen ein und entrichtet die anfallenden Gebühren bei der zuständigen Behörde – dem Vital Records Office des Bundesstaates, dem County oder City Clerk, einem Gericht, dem FBI, der zuständigen Behörde des Bundesstaates für Strafregisterauskünfte oder der Bildungseinrichtung, bei der der betreffende Eintrag aufbewahrt wird.
4 Erhalt und Legalisation Wir erhalten das fertige Dokument. Falls erforderlich, lassen wir eine Apostille ausstellen (auf Bundesstaatsebene durch den Secretary of State oder eine andere zuständige Behörde des jeweiligen Bundesstaates; auf Bundesebene durch das Office of Authentications des U.S. Department of State in Washington) oder führen eine konsularische Legalisation für Länder durch, die nicht Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens sind. Anschließend fertigen wir eine notarielle Übersetzung in die gewünschte Sprache an.
5 Zustellung Wir versenden die fertigen Unterlagen per Kurier an die angegebene Adresse in jedem Land der Welt.

Bearbeitungszeiten für die Beschaffung von Dokumenten

Die angegebenen Fristen sind Richtwerte und beziehen sich auf die Bearbeitung der Anfrage durch die zuständige Behörde. Die Versanddauer sowie die anschließende Legalisation werden gesondert berechnet. Die konkrete Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Bundesstaat, der Art des Dokuments, der Art der Antragstellung und der aktuellen Auslastung der zuständigen Behörde ab.

Dokumentenart Bearbeitungszeit für die Beschaffung Apostille (zusätzlich)
Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden Von mehreren Werktagen bis zu mehreren Wochen – abhängig vom jeweiligen Bundesstaat, der zuständigen Behörde und der Art der Antragstellung. Apostille des Bundesstaates: Die Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Bundesstaat ab.
Scheidungsunterlagen Die Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Bundesstaat und Gericht sowie davon ab, ob ein Divorce Decree, Divorce Record oder ein anderes Dokument angefordert wird. Bei archivierten Vorgängen kann die Bearbeitungszeit deutlich länger sein. Apostille des Bundesstaates: Die Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Bundesstaat ab.
Gerichtliche Entscheidung über eine Namensänderung Von mehreren Werktagen bis zu mehreren Wochen; die Bearbeitungszeit hängt vom zuständigen Gericht und der Art der Beschaffung der Kopie ab. Apostille des Bundesstaates: Die Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Bundesstaat ab.
Consular Report of Birth Abroad (CRBA) Die Bearbeitungszeit hängt von der aktuellen Auslastung der Passport Vital Records des U.S. Department of State ab. Bei einer Antragstellung per Post ist zusätzlich Zeit für die Zustellung und Bearbeitung des Antrags einzuplanen. Bundesstaatliche Apostille des U.S. Department of State: bei Antragstellung per Post 5+ Wochen; bei persönlicher Antragstellung ohne Termin (Walk-in) 7 Werktage (Gesamtdauer 2–3 Wochen); eine beschleunigte Bearbeitung ist nur in den dafür vorgesehenen Fällen möglich.
FBI-Führungszeugnis (FBI Identity History Summary) Die Bearbeitungszeit hängt von der Art der Antragstellung ab. Elektronisch eingereichte Anträge werden in der Regel schneller bearbeitet als Anträge in Papierform. Das FBI bietet keinen gesonderten Express-Service an; die Anträge werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Bei einer Antragstellung über einen vom FBI zugelassenen Channeler kann die Bearbeitungszeit kürzer sein, sie hängt jedoch vom jeweiligen Channeler ab. Bundesstaatliche Apostille des U.S. Department of State: bei Antragstellung per Post 5+ Wochen; bei persönlicher Antragstellung ohne Termin (Walk-in) 7 Werktage (Gesamtdauer 2–3 Wochen); eine beschleunigte Bearbeitung ist nur in den dafür vorgesehenen Fällen möglich.
Auskunft der Polizei des Bundesstaates oder einer lokalen Behörde Von mehreren Werktagen bis zu mehreren Wochen – abhängig vom jeweiligen Bundesstaat, der zuständigen Behörde und der Art der Antragstellung. Apostille des Bundesstaates: Die Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Bundesstaat ab.
Bildungsdokumente Die Bearbeitungszeit hängt von der Bildungseinrichtung und der Art der Beschaffung ab. Bei bestehenden Hochschulen kann sie zwischen mehreren Tagen und mehreren Wochen liegen; bei Anfragen an Archive oder Bildungseinrichtungen, die umstrukturiert oder aufgelöst wurden, kann die Bearbeitungszeit erheblich länger sein. Apostille des Bundesstaates: Die Bearbeitungszeit hängt vom jeweiligen Bundesstaat ab. Bei bestimmten Bildungsdokumenten ist vor der Ausstellung der Apostille eine zusätzliche Bestätigung der Unterschrift oder eine notarielle Beglaubigung erforderlich – entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Bundesstaates.

Was wird für die Antragstellung benötigt?

  1. Vollmacht (Power of Attorney), schriftliche Genehmigung (authorization letter) oder ein anderes Dokument, das die Berechtigung des Antragstellers zum Erhalt des Eintrags nachweist – sofern ein solcher Nachweis nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates und den Vorschriften der zuständigen Behörde erforderlich ist. Wurde das Dokument außerhalb der USA ausgestellt, kann die zuständige Behörde eine zusätzliche Beglaubigung (notarielle Beglaubigung, Apostille) und/oder eine Übersetzung ins Englische verlangen.
  2. Kopie des Reisepasses oder eines anderen von der zuständigen Behörde des Bundesstaates akzeptierten Identitätsnachweises.
  3. Angaben zur Suche nach dem Eintrag im Archiv des jeweiligen Bundesstaates – Name (einschließlich früherer Familiennamen), Geburtsdatum und -ort, Namen der Eltern, Datum des betreffenden Ereignisses sowie weitere Angaben, die je nach Art des Eintrags erforderlich sein können.
  4. Bundesstaat und möglichst Stadt oder County, in dem das betreffende Ereignis (Geburt, Eheschließung, Scheidung oder Tod) stattgefunden hat.
  5. Antrag in der vorgeschriebenen Form – wird von unseren Spezialisten unter Berücksichtigung der Anforderungen des jeweiligen Bundesstaates erstellt.
  6. Dokument zum Nachweis der Verwandtschaft, der Vertretungsbefugnis oder einer anderen rechtlichen Grundlage für den Erhalt des Eintrags, sofern solche Unterlagen nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates erforderlich sind.

Besonderheiten bei der Beschaffung einzelner Dokumente

Geburtsurkunde aus den USA

Eine Geburtsurkunde (Birth Certificate) ist ein amtliches Dokument, das die Registrierung einer Geburt bestätigt. In den USA werden solche Einträge nicht auf Bundesebene, sondern bei den zuständigen Personenstandsbehörden des jeweiligen Bundesstaates, eines US-Territoriums (Puerto Rico, Guam u. a.) oder einer lokalen Verwaltungseinheit geführt.

Je nach Bundesstaat und Art der ausgestellten Kopie kann eine Birth Certificate folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name;
  • Geburtsdatum und Geburtsort;
  • Angaben zu den Eltern;
  • Angaben zur Registrierung der Geburt;
  • Registrierungsnummer (file number / state file number);
  • weitere Angaben, die nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates vorgesehen sind.

In einigen Bundesstaaten stehen Antragstellern verschiedene Arten von Kopien zur Verfügung, die umgangssprachlich als long-form und short-form bezeichnet werden können. Inhalt und Verwendungszweck unterscheiden sich je nach zuständiger Jurisdiktion. Für die Verwendung des Dokuments im Ausland sollte daher vorab geprüft werden, welche Art von certified copy von den zuständigen Behörden des Ziellandes akzeptiert wird und in dem jeweiligen Bundesstaat mit einer Apostille versehen werden kann.

Für ein außerhalb der USA geborenes Kind, das bei der Geburt die US-Staatsangehörigkeit bzw. den Status als US-Staatsangehöriger oder US-Staatsangehörige erworben hat, kann das U.S. Department of State einen Consular Report of Birth Abroad (CRBA, Form FS-240) ausstellen. Ein CRBA bestätigt den Erwerb der US-Staatsangehörigkeit bei der Geburt, ist jedoch keine Geburtsurkunde.

Erforderliche Unterlagen:

  • Vollmacht, schriftliche Genehmigung oder ein anderes Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis, sofern solche Unterlagen nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates erforderlich sind
  • Kopie des Identitätsnachweises des Antragstellers
  • Angaben zum Bundesstaat, zur Stadt und zum County des Geburtsortes sowie weitere für die Suche nach dem Eintrag erforderliche Informationen
Muster einer US-amerikanischen Geburtsurkunde

Sterbeurkunde aus den USA

Eine Sterbeurkunde (Death Certificate) ist ein amtliches Dokument, das die Registrierung des Todesfalls bestätigt. Der Eintrag wird bei der zuständigen Personenstandsbehörde des jeweiligen Bundesstaates oder der zuständigen lokalen Verwaltung aufbewahrt.

Je nach Bundesstaat und Art der ausgestellten Kopie kann das Dokument folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name der verstorbenen Person;
  • Datum, Uhrzeit und Ort des Todes;
  • Geburtsdatum und Geburtsort, Geschlecht, Alter und Familienstand;
  • Todesursache;
  • Angaben zu den Eltern und dem Ehepartner;
  • Datum und Nummer des Registereintrags.

Der Zugang zum vollständigen Eintrag und zu einzelnen Angaben, einschließlich der Todesursache, kann durch das Recht des jeweiligen Bundesstaates eingeschränkt sein.

Erforderliche Unterlagen:

  • Dokument zum Nachweis der Berechtigung des Antragstellers zum Erhalt des Eintrags (z. B. Vollmacht, schriftliche Genehmigung, Nachweis der Verwandtschaft oder eine andere rechtliche Grundlage), sofern dies nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates erforderlich ist
  • Kopie des Identitätsnachweises des Antragstellers
Muster einer US-amerikanischen Sterbeurkunde

Heiratsurkunde aus den USA

Eine Heiratsurkunde (Marriage Certificate) ist ein Dokument, das die staatliche Registrierung einer Eheschließung bestätigt. Das Verfahren zur Eheschließung und deren Registrierung richtet sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates oder einer anderen zuständigen Jurisdiktion. Je nach Zuständigkeit kann der Heiratseintrag beim County oder City Clerk, beim State Vital Records Office oder bei einer anderen zuständigen Behörde aufbewahrt und ausgestellt werden.

Zu unterscheiden sind die Marriage License – die vor der Trauung erteilte Genehmigung zur Eheschließung – und das Marriage Certificate – die nach der Trauung ausgestellte Heiratsurkunde. Nur das Marriage Certificate bestätigt die erfolgte Eheschließung und wird für weitere Verfahren verwendet.

Je nach zuständiger Jurisdiktion kann das Dokument folgende Angaben enthalten:

  • vollständige Namen der Ehegatten;
  • Geburtsdaten und Geburtsorte der Ehegatten;
  • Datum und Ort der Eheschließung;
  • Name der Person, die die Trauung vorgenommen hat (Officiant);
  • Registrierungsnummer oder Nummer der Marriage License, sofern dies im jeweiligen Dokument vorgesehen ist.

Erforderliche Unterlagen:

  • Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis oder der Berechtigung des Antragstellers zum Erhalt des Eintrags, sofern ein solcher Nachweis von der zuständigen Behörde verlangt wird
  • Kopie des Identitätsnachweises gemäß den Anforderungen der zuständigen Behörde
  • Angaben zum Bundesstaat, County und Datum der Eheschließung
Muster einer US-amerikanischen Heiratsurkunde

Scheidungsunterlagen aus den USA

Das wichtigste Dokument über die Scheidung in den USA ist die gerichtliche Scheidungsentscheidung (Divorce Decree oder Judgment of Divorce). In einigen Jurisdiktionen werden außerdem Kurzbescheinigungen oder Registerauszüge über die Scheidung ausgestellt (Divorce Certificate, Certificate of Divorce, Divorce Record, Certificate of Record – die genaue Bezeichnung und der Inhalt hängen vom jeweiligen Bundesstaat ab).

Divorce Decree (gerichtliche Scheidungsentscheidung)

  • Wird von dem Gericht erlassen, das mit dem Scheidungsverfahren befasst war; eine beglaubigte Kopie kann in der Regel über den Clerk of Court oder die zuständige Abteilung des Gerichts angefordert werden
  • Kann Bestimmungen über die Auflösung der Ehe, die Vermögensaufteilung, Unterhaltszahlungen, das Sorgerecht für Kinder und den Umgang mit Kindern enthalten – abhängig von den Umständen des Falls und dem Inhalt der gerichtlichen Entscheidung
  • Kann zum Nachweis der Scheidungsbedingungen, zur Durchsetzung einzelner Bestimmungen der gerichtlichen Entscheidung sowie für spätere gerichtliche oder administrative Verfahren erforderlich sein (z. B. bei Anträgen auf Änderung der Scheidungsbedingungen)

Divorce Certificate / Divorce Record (Kurzbescheinigung bzw. Registerauszug über die Scheidung)

  • In einigen Jurisdiktionen sind Kurzbescheinigungen oder Registerauszüge über die Scheidung erhältlich, die vom Vital Records Office des jeweiligen Bundesstaates ausgestellt werden. Bezeichnung, Inhalt und Zeitraum der Verfügbarkeit hängen von der jeweiligen Jurisdiktion ab. In Kalifornien ist beispielsweise ein Certificate of Record nur für die Jahre 1962–1984 verfügbar
  • Enthält die wesentlichen Angaben zur Scheidung; der konkrete Umfang der Angaben hängt von der zuständigen Jurisdiktion und der Art des ausgestellten Dokuments ab
  • Für bestimmte administrative Verfahren kann eine Kurzbescheinigung über die Scheidung ausreichend sein; die konkreten Anforderungen hängen jedoch von der Behörde ab, bei der das Dokument eingereicht wird
  • Eine Kurzbescheinigung enthält in der Regel keine detaillierten Bestimmungen der gerichtlichen Entscheidung und ersetzt daher kein Divorce Decree, wenn die Regelungen zur Vermögensaufteilung, zu Unterhaltszahlungen, zum Sorgerecht oder zu anderen Scheidungsfolgen nachgewiesen werden müssen

Erforderliche Unterlagen:

  • Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis oder der Berechtigung des Antragstellers zum Erhalt des Eintrags, sofern ein solcher Nachweis vom zuständigen Gericht oder der zuständigen Behörde verlangt wird
  • Kopie des Identitätsnachweises des Antragstellers
  • Bundesstaat, County und Datum der Scheidung sowie die Aktenzeichen- bzw. Fallnummer (falls bekannt) – für die Anforderung eines Divorce Decree

Gerichtliche Entscheidung über eine Namensänderung aus den USA

In den USA wird eine Änderung des Vor- oder Nachnamens, die nicht mit einer Eheschließung oder Scheidung zusammenhängt, in der Regel im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens vorgenommen. Nach Abschluss des Verfahrens wird eine gerichtliche Entscheidung – Name Change Order, Decree Changing Name oder ein Dokument mit einer vergleichbaren Bezeichnung – ausgestellt, das vom Richter unterzeichnet und vom Gerichtsschreiber beglaubigt wird.

Je nach zuständiger Jurisdiktion kann das Dokument folgende Angaben enthalten:

  • früherer Vor- und Nachname (Former name);
  • neuer rechtlicher Vor- und Nachname (New legal name);
  • Geburtsdatum des Antragstellers;
  • Bezeichnung des Gerichts, Aktenzeichen und Datum der Entscheidung.

Eine beglaubigte Kopie (certified copy) kann in der Regel über das Clerk of Court des zuständigen Gerichts angefordert werden. Eine Änderung des Nachnamens aufgrund einer Eheschließung oder Scheidung erfordert in der Regel keine gesonderte gerichtliche Entscheidung – als Nachweis dient die entsprechende Heiratsurkunde oder Scheidungsurkunde bzw. das entsprechende Scheidungsdokument. Die zuständigen Behörden können jedoch bei der Änderung weiterer Dokumente eigene Anforderungen stellen.

Erforderliche Unterlagen:

  • Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis, sofern ein solcher Nachweis vom Gericht oder einer anderen Stelle, die die Kopie ausstellt, verlangt wird
  • Kopie des Identitätsnachweises des Antragstellers
  • Bezeichnung des Gerichts, Aktenzeichen und Datum der Entscheidung (falls bekannt)
Muster einer gerichtlichen Entscheidung über eine Namensänderung aus den USA

Adoptionsunterlagen aus den USA

Nach einer Adoption erlässt das Gericht in der Regel ein Adoption Decree (gerichtliche Entscheidung über die Adoption). Auf Grundlage der Adoptionsunterlagen kann die zuständige Personenstandsbehörde eine neue oder geänderte Geburtsurkunde (amended birth certificate) ausstellen, in der die Adoptiveltern als Eltern eingetragen sind.

Adoptionsakten sowie der ursprüngliche Geburtseintrag können den Status vertraulicher oder versiegelter Unterlagen (sealed adoption records) haben. Die Aufbewahrung und der Zugang zu diesen Unterlagen richten sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates.

Je nach Inhalt der gerichtlichen Entscheidung kann ein Adoption Decree folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name des Kindes;
  • Geburtsdatum und Geburtsort des Kindes;
  • vollständige Namen der Adoptiveltern;
  • Bezeichnung des Gerichts, Aktenzeichen und Datum der Entscheidung.

Eine beglaubigte Kopie des Adoption Decree (certified copy) kann über das Clerk of Court des zuständigen Gerichts angefordert werden. Der Zugang zum ursprünglichen Geburtseintrag und zu anderen versiegelten Unterlagen unterscheidet sich erheblich zwischen den Bundesstaaten und kann insbesondere vom Alter der adoptierten Person, dem Datum der Adoption sowie von gesetzlich vorgesehenen Beschränkungen oder der Zustimmung der betroffenen Personen abhängen.

Erforderliche Unterlagen:

  • Identitätsnachweis des Adoptivelternteils oder der volljährigen adoptierten Person
  • Bei Antragstellung durch einen Vertreter – Vollmacht oder ein anderes Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis gemäß den Anforderungen der zuständigen Stelle
  • Bezeichnung des Gerichts, Aktenzeichen und Datum der Entscheidung (falls bekannt)
Muster einer gerichtlichen Entscheidung über die Adoption aus den USA

Unterlagen zur Feststellung der Vaterschaft aus den USA

In den USA kann die Vaterschaft je nach Recht des jeweiligen Bundesstaates auf unterschiedliche Weise festgestellt werden, unter anderem durch eine freiwillige Anerkennung der Vaterschaft oder durch eine gerichtliche bzw. administrative Feststellung.

Voluntary Acknowledgment of Paternity (VAP/AOP)

  • Freiwillige Anerkennung der rechtlichen Vaterschaft in der nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates vorgeschriebenen Form
  • Das Verfahren zur Unterzeichnung, Beglaubigung und Einreichung des Formulars richtet sich nach dem jeweiligen Bundesstaat. Die Anerkennung wird häufig bereits im Krankenhaus bei der Geburt des Kindes abgegeben; je nach Bundesstaat ist die Einreichung auch über eine child support agency, das Vital Records Office oder eine andere zuständige Behörde möglich
  • Nach ordnungsgemäßer Abgabe begründet die VAP/AOP die rechtliche Vaterschaft nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates und kann Rechtswirkungen haben, die mit einer gerichtlichen Feststellung der Vaterschaft vergleichbar sind
  • Eine ordnungsgemäß abgegebene VAP/AOP kann in der Regel innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist (üblicherweise 60 Tage) widerrufen werden; nach Ablauf dieser Frist ist eine Anfechtung nur aus bestimmten gesetzlich vorgesehenen Gründen möglich (z. B. Täuschung, Zwang oder ein wesentlicher Tatsachenirrtum), die sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates richten

Court Order of Paternity (gerichtliche Feststellung der Vaterschaft)

  • Gerichtliche Entscheidung über die Feststellung der Vaterschaft, die insbesondere auf Grundlage der Ergebnisse eines genetischen Tests und anderer Beweismittel ergehen kann
  • Eine beglaubigte Kopie kann über das Clerk of Court des zuständigen Gerichts angefordert werden

Nach der Feststellung der Vaterschaft kann der Geburtseintrag des Kindes geändert werden; je nach Recht des jeweiligen Bundesstaates kann eine neue oder geänderte Geburtsurkunde (amended birth certificate) ausgestellt werden.

Erforderliche Unterlagen:

  • Identitätsnachweis des Antragstellers gemäß den Anforderungen der zuständigen Behörde
  • Bei Antragstellung durch einen Vertreter – Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis
  • Angaben zum Bundesstaat, in dem der Eintrag registriert wurde, und bei einem gerichtlichen Verfahren – Bezeichnung des Gerichts und Aktenzeichen
Muster eines Dokuments zur Feststellung der Vaterschaft aus den USA

Bescheinigung über das Nichtbestehen einer Ehe aus den USA

In den USA gibt es kein einheitliches bundesweites Formular für eine Bescheinigung über das Nichtbestehen einer Ehe. Je nach Anforderungen der Behörde, bei der das Dokument vorgelegt werden soll, kann das Nichtvorliegen einer registrierten Ehe durch verschiedene Dokumente nachgewiesen werden, darunter eine notarielle Erklärung über den Familienstand oder eine amtliche Bescheinigung über das Nichtvorliegen eines Eheeintrags.

Single Status Affidavit (Affidavit of Single Status / Affidavit of Marital Status)

  • Eine persönliche eidesstattliche Erklärung, die vor einem Notar (Notary Public) abgegeben wird und in der der Antragsteller bestätigt, dass er nicht in einer registrierten Ehe lebt
  • In einigen Ländern wird ein solches Dokument zum Nachweis des Familienstands bei einer Eheschließung im Ausland verwendet
  • Für die Verwendung im Ausland kann je nach den Anforderungen des Ziellandes eine Apostille oder eine andere Form der Legalisation erforderlich sein

Certificate of No Marriage Record

  • Bescheinigung darüber, dass in den Unterlagen der zuständigen Behörde für den angegebenen Zeitraum kein Eheeintrag gefunden wurde
  • Ob ein solches Dokument ausgestellt wird sowie seine Bezeichnung, sein Inhalt und der Zeitraum, für den eine Suche durchgeführt werden kann, hängen vom Recht des jeweiligen Bundesstaates oder der zuständigen lokalen Jurisdiktion ab
  • Eine solche Bescheinigung bestätigt das Nichtvorliegen eines gefundenen Eintrags im jeweiligen Registrierungssystem für den angegebenen Zeitraum und bestätigt für sich genommen nicht, dass in keiner Jurisdiktion der USA eine Ehe besteht oder bestanden hat

Vor der Ausstellung des Dokuments sollten die Anforderungen der zuständigen ausländischen Behörde geprüft werden: Je nach Verfahren kann eine notarielle Erklärung über den Familienstand, eine amtliche Bescheinigung über das Nichtvorliegen eines Eheeintrags oder ein anderes Dokument verlangt werden.

Erforderliche Unterlagen:

  • Das von der zuständigen Behörde zum Nachweis des Familienstands verlangte Dokument
  • Bei Antragstellung durch einen Vertreter – Dokument zum Nachweis seiner Vertretungsbefugnis
  • Kopie des Identitätsnachweises
  • Angaben zu den Bundesstaaten und Aufenthaltszeiträumen, sofern diese für die Suche nach Einträgen in den entsprechenden Jurisdiktionen erforderlich sind

Führungszeugnis aus den USA

In den USA gibt es mehrere Arten von Auskünften zur Strafregisterhistorie. Welches konkrete Dokument benötigt wird, hängt von den Anforderungen der Behörde oder Organisation ab, bei der das Dokument vorgelegt werden soll.

FBI Identity History Summary (föderale Auskunft des FBI)

  • Amtliches Dokument, das von der Criminal Justice Information Services Division (CJIS Division) des FBI auf Grundlage einer Abfrage anhand von Fingerabdrücken ausgestellt wird
  • Enthält die in der FBI Identity History Summary vorhandenen Angaben, die aus übermittelten Fingerabdruckdaten (fingerprint submissions) stammen
  • Kann zum Nachweis des Vorliegens oder Nichtvorliegens von Einträgen zur Strafregisterhistorie bei der Beantragung von Visa, Aufenthaltstiteln, zur Aufnahme einer Beschäftigung und für andere Verfahren im Ausland verwendet werden, sofern ein solches Dokument von der zuständigen Behörde verlangt wird
  • Für die Verwendung im Ausland wird die Apostille für ein FBI-Dokument vom Office of Authentications des U.S. Department of State ausgestellt
  • Die Bearbeitungszeit hängt von der Art der Antragstellung ab. Elektronische Anträge werden in der Regel schneller bearbeitet als Anträge in Papierform. Das FBI bietet keinen gesonderten Express-Service an; vom FBI zugelassene Channeler (FBI-approved channelers) können die Übermittlung des Ergebnisses beschleunigen, die Bearbeitungszeit hängt jedoch vom jeweiligen Channeler ab

State Criminal History Record (Auskunft über die Strafregisterhistorie des jeweiligen Bundesstaates)

  • Wird von der zuständigen Behörde des jeweiligen Bundesstaates ausgestellt – etwa dem Department of Justice, Department of Public Safety, der State Police, dem Bureau of Investigation oder einer anderen nach dem Recht des Bundesstaates zuständigen Behörde
  • Enthält Angaben aus dem entsprechenden System zur Strafregisterhistorie des Bundesstaates und ersetzt keine bundesweite Überprüfung durch das FBI
  • Für die Verwendung im Ausland durchläuft das Dokument je nach den Anforderungen des jeweiligen Bundesstaates ein Authentication- bzw. Apostille-Verfahren

Local Police Background Check (lokale Auskunft zur Strafregisterhistorie)

  • Wird von der örtlichen Polizeibehörde oder einer anderen zuständigen Strafverfolgungsbehörde der jeweiligen Jurisdiktion ausgestellt
  • Kann für lokale administrative Verfahren verwendet werden, sofern ein solches Dokument von der zuständigen Behörde oder Organisation verlangt wird
  • Für die Verwendung im Ausland ist in der Regel eine zusätzliche Authentication erforderlich

Erforderliche Unterlagen:

  • Kopie des Identitätsnachweises
  • Fingerabdrücke
  • Antrag in der vorgeschriebenen Form
  • Bei Antragstellung durch einen Vertreter – Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis gemäß den Anforderungen der zuständigen Behörde
Führungszeugnis aus den USA

Bildungsdokumente aus Deutschland

Zu den Bildungsdokumenten, die in Deutschland beschafft werden können, gehören Ersatzdokumente für Hochschulabschlüsse (Hochschulabschluss, Diplom, Bachelor, Master, Staatsexamen), Schulabschlüsse (Abitur, Fachhochschulreife), Leistungs- und Studiennachweise (Transcript of Records) sowie Bescheinigungen und Bestätigungen von Bildungseinrichtungen (Studienbescheinigung, Leistungsübersicht, Studienverlaufsbescheinigung).

Ersatzdokumente und beglaubigte Kopien von Bildungsdokumenten werden unmittelbar von der jeweiligen Bildungseinrichtung ausgestellt – in der Regel über das Prüfungsamt, das Studierendensekretariat oder eine andere zuständige Abteilung der Hochschule. Ein einheitliches Verfahren für alle Bildungseinrichtungen in Deutschland gibt es nicht: Das Verfahren zur Beantragung und Ausstellung der Dokumente sowie die für die Antragstellung erforderlichen Unterlagen richten sich nach der jeweiligen Universität oder anderen Bildungseinrichtung.

Besonderheiten des Verfahrens:

  • Bei derzeit bestehenden Bildungseinrichtungen können Ersatzdokumente für Diplome, Anlagen zu Diplomen und Leistungs- bzw. Studiennachweise in der Regel innerhalb weniger Tage oder Wochen erhalten werden
  • Bei Archivanfragen sowie bei Dokumenten von Bildungseinrichtungen, die reorganisiert, zusammengelegt oder aufgelöst wurden, kann die Bearbeitungszeit erheblich länger sein
  • Ersatzdokumente für Bildungsabschlüsse werden in der Regel von der jeweiligen Bildungseinrichtung oder deren Rechtsnachfolger ausgestellt; bei Verlust von Archivalien muss zusätzlich geklärt werden, welches Archiv oder welche staatliche Behörde zuständig ist

Die Apostillierung deutscher Bildungsdokumente weist einige Besonderheiten auf. Deutschland ist ein föderaler Staat; daher richtet sich die Zuständigkeit für die Ausstellung der Apostille nach der Art des Dokuments und dem Bundesland, in dem es ausgestellt wurde. In bestimmten Fällen ist vor der Ausstellung der Apostille eine vorherige Beglaubigung der Echtheit der Unterschrift des zuständigen Mitarbeiters der Bildungseinrichtung durch eine zuständige Behörde erforderlich. Verfahren und Bearbeitungszeiten hängen vom jeweiligen Bundesland und der Art des Dokuments ab.

Für Kunden, die sich im Ausland befinden, empfehlen wir in der Regel, vorab bei der Bildungseinrichtung zu klären, ob ein Ersatzdokument oder eine amtlich beglaubigte Kopie des Dokuments aus der Ferne beantragt werden kann. Viele deutsche Universitäten nehmen Anträge per Post oder in elektronischer Form entgegen; das Verfahren richtet sich jedoch nach der jeweiligen Bildungseinrichtung. Wenn das Dokument im Ausland vorgelegt werden soll, kann nach dessen Erhalt eine zusätzliche Beglaubigung und Apostillierung durch die zuständige Behörde des jeweiligen Bundeslandes erforderlich sein.

Erforderliche Unterlagen:

  • Hochwertige elektronische Kopie des Dokuments (Diplom, Zertifikat, Leistungs- oder Studiennachweis, Bescheinigung)
  • Falls vorhanden – elektronische Kopie der Anlage zum Diplom (Diploma Supplement, Zeugnisanlage usw.)
  • Kopie des Identitätsnachweises, sofern diese von der Bildungseinrichtung verlangt wird
  • Bei Antragstellung durch einen Vertreter – Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis
Muster eines Diploms aus den USA

Consular Report of Birth Abroad (CRBA)

Der Consular Report of Birth Abroad (CRBA, Form FS-240) ist ein konsularisches Dokument, das bestätigt, dass ein Kind bei seiner Geburt außerhalb der USA aufgrund der Staatsangehörigkeit oder des entsprechenden Status eines Elternteils die US-Staatsangehörigkeit bzw. den Status als US-Staatsangehöriger oder US-Staatsangehörige erworben hat. Ein CRBA ist keine Geburtsurkunde und stellt keinen Nachweis der rechtlichen Elternschaft oder des Sorgerechts dar.

Je nach Eintrag enthält der CRBA Angaben zum Kind und zu den Eltern, darunter:

  • Name des Kindes;
  • Geburtsdatum und Geburtsort;
  • Angaben zu den Eltern;
  • Datum der Registrierung und Formularkennung.

Der ursprüngliche CRBA wird über die zuständige US-Botschaft oder das zuständige US-Konsulat im Ausland im Rahmen der Registrierung der Geburt des Kindes ausgestellt. Für die erstmalige Ausstellung wird das Formular DS-2029 verwendet, das von den Eltern oder gesetzlichen Vertretern bei der U.S. embassy/consulate eingereicht wird.

Kopien, Ersatzdokumente und Berichtigungen des CRBA werden vom U.S. Department of State über Passport Vital Records unter folgender Anschrift ausgestellt:

U.S. Department of State

Passport Vital Records

44132 Mercure Cir.

PO Box 1213

Sterling, VA 20166-1213

Die Apostille für einen CRBA wird vom Office of Authentications des U.S. Department of State in Washington, D.C. ausgestellt. Für einen CRBA, der innerhalb der letzten 5 Jahre ausgestellt wurde, kann die Apostille ohne die kostenpflichtige Ausstellung eines neuen Exemplars beantragt werden; für ältere Dokumente fällt eine zusätzliche Gebühr an.

Für die Beantragung einer Kopie oder eines Ersatzdokuments des CRBA sind erforderlich:

  • Ausgefülltes und notariell beglaubigtes Formular DS-5542
  • Kopie eines gültigen Lichtbildausweises
  • Bei Antragstellung durch einen Vertreter – schriftliche Genehmigung sowie Dokumente zum Nachweis der Vertretungsbefugnis
  • Zahlung der staatlichen Gebühr

Nach den aktuellen Vorschriften des U.S. Department of State können eine Kopie oder ein Ersatzdokument des CRBA beantragen:

  • die in dem Eintrag genannte Person, sofern sie mindestens 18 Jahre alt ist;
  • ein Elternteil eines Kindes unter 18 Jahren;
  • eine hierzu befugte staatliche Behörde;
  • eine Person, die aufgrund einer schriftlichen Genehmigung der in dem Eintrag genannten Person handelt.
Consular Report of Birth Abroad aus den USA

Fazit

Wir haben eine kompakte Tabelle mit einer Beschreibung und den wichtigsten Informationen zu den einzelnen Dokumenten zusammengestellt. Bitte beachten Sie, dass der Zugang zu den Unterlagen, der Inhalt der Dokumente und die Anforderungen an Antragsteller in den USA durch das Recht des jeweiligen Bundesstaates oder einer anderen zuständigen Jurisdiktion bestimmt werden.

Dokument Inhalt Wer kann es erhalten? Unterlagen für die Beschaffung
Geburtsurkunde Kann den Namen, Geburtsdatum und Geburtsort, Angaben zu den Eltern und Registrierungsdaten enthalten; der konkrete Inhalt hängt vom Bundesstaat und der Art der Kopie ab. Der Kreis der Personen, die eine certified copy erhalten können, richtet sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates und der Art des Eintrags; bei einer Antragstellung durch einen Vertreter kann ein Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis erforderlich sein. Kopie des Identitätsnachweises; Dokumente zum Nachweis der Vertretungsbefugnis, sofern dies nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates erforderlich ist.
Sterbeurkunde Kann den vollständigen Namen, Datum, Uhrzeit und Ort des Todes, Angaben zu Geburt, Familienstand, Eltern und Ehepartner sowie Datum und Nummer des Registereintrags enthalten; der konkrete Inhalt und der Zugang zu einzelnen Angaben (einschließlich der Todesursache) hängen vom jeweiligen Bundesstaat ab. Das Zugangsrecht richtet sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates und der Art des Eintrags; bei bestimmten Einträgen kann der Zugang auf einen bestimmten Personenkreis beschränkt sein. Dokument zum Nachweis der Berechtigung des Antragstellers zum Erhalt des Eintrags; Kopie des Identitätsnachweises.
Heiratsurkunde Kann Angaben zu den Ehegatten, Datum und Ort der Eheschließung sowie Registrierungsdaten enthalten; der konkrete Inhalt hängt von der zuständigen Jurisdiktion ab. Die Zugangsregelungen richten sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates und der Art des Eintrags. Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis oder der Berechtigung des Antragstellers zum Erhalt des Eintrags; Kopie des Identitätsnachweises.
Divorce Decree (gerichtliche Scheidungsentscheidung) Enthält die gerichtlichen Anordnungen im Scheidungsverfahren; je nach Fall kann es Bestimmungen über die Auflösung der Ehe, die Vermögensaufteilung, Unterhaltszahlungen, das Sorgerecht und den Umgang mit Kindern enthalten. Die Zugangsregelungen für court records werden vom zuständigen Gericht oder nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates festgelegt. Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis; Kopie des Identitätsnachweises; Aktenzeichen und Bezeichnung des Gerichts.
Divorce Certificate / Divorce Record In einigen Jurisdiktionen sind Kurzbescheinigungen oder Registerauszüge über die Scheidung erhältlich; ihre Bezeichnung, ihr Inhalt und der Zeitraum ihrer Verfügbarkeit hängen von der jeweiligen Jurisdiktion ab. Die Zugangsregelungen richten sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates. Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis; Kopie des Identitätsnachweises.
Gerichtliche Entscheidung über eine Namensänderung Kann den früheren und den neuen Vor- und Nachnamen, das Geburtsdatum des Antragstellers, die Bezeichnung des Gerichts, das Aktenzeichen und das Datum der Entscheidung enthalten; der konkrete Inhalt hängt von der zuständigen Jurisdiktion ab. Die Zugangsregelungen richten sich nach dem Recht des zuständigen Gerichts oder des jeweiligen Bundesstaates. Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis; Kopie des Identitätsnachweises.
Adoptionsunterlagen (Adoption Decree) Kann den vollständigen Namen des Kindes, Geburtsdatum und Geburtsort, die vollständigen Namen der Adoptiveltern, die Bezeichnung des Gerichts, das Aktenzeichen und das Datum der Entscheidung enthalten. Der ursprüngliche Geburtseintrag und die Adoptionsakten können den Status vertraulicher oder versiegelter Unterlagen haben. Die Zugangsregelungen hängen von der Art des Eintrags und dem Recht des jeweiligen Bundesstaates ab. Identitätsnachweis des Antragstellers; Bezeichnung des Gerichts und Aktenzeichen.
Feststellung der Vaterschaft VAP/AOP – freiwillige Anerkennung der rechtlichen Vaterschaft in der nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates vorgeschriebenen Form; das Verfahren zur Unterzeichnung, Einreichung und Erteilung einer Kopie hängt von der zuständigen Jurisdiktion ab. Court Order of Paternity – gerichtliche Entscheidung über die Feststellung der Vaterschaft. Die Zugangsregelungen richten sich nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates. Identitätsnachweis des Antragstellers; bei Antragstellung durch einen Vertreter – Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis.
Bescheinigung über das Nichtbestehen einer Ehe Single Status Affidavit – notariell beglaubigte eidesstattliche Erklärung über das Nichtbestehen einer registrierten Ehe. Certificate of No Marriage Record – Bescheinigung darüber, dass in den Unterlagen der zuständigen Behörde für den angegebenen Zeitraum kein Eheeintrag gefunden wurde (nicht in allen Jurisdiktionen verfügbar). Das Verfahren zur Ausstellung richtet sich nach den Anforderungen der Behörde, bei der das Dokument vorgelegt werden soll, und dem Recht des jeweiligen Bundesstaates. Das von der zuständigen Behörde zum Nachweis des Familienstands verlangte Dokument; bei Antragstellung durch einen Vertreter – Dokument zum Nachweis seiner Vertretungsbefugnis.
Consular Report of Birth Abroad (CRBA) Bestätigt den Erwerb der US-Staatsangehörigkeit bei einer Geburt außerhalb der USA; ist keine Geburtsurkunde. Enthält den Namen des Kindes, Geburtsdatum und Geburtsort, Angaben zu den Eltern sowie Nummer und Datum der Registrierung. Die in dem Eintrag genannte Person, sofern sie mindestens 18 Jahre alt ist; ein Elternteil eines Kindes unter 18 Jahren; eine hierzu befugte staatliche Behörde; eine Person mit schriftlicher Genehmigung der in dem Eintrag genannten Person. Notariell beglaubigtes Formular DS-5542; Kopie eines gültigen Lichtbildausweises; Zahlung der Gebühr; gegebenenfalls Unterlagen des Vertreters.
FBI-Führungszeugnis Angaben aus der FBI Identity History Summary, die auf Grundlage einer Überprüfung anhand von Fingerabdrücken ermittelt wurden. US-Staatsangehörige, ausländische Staatsangehörige und Staatenlose ab 14 Jahren – persönlich oder über einen vom FBI zugelassenen Channeler (FBI-approved channeler). Kopie des Identitätsnachweises; Fingerabdrücke; Antrag.
State oder Local Criminal History Record Angaben aus dem entsprechenden System zur Strafregisterhistorie des jeweiligen Bundesstaates oder der lokalen Jurisdiktion. Der Antragsteller selbst oder ein Vertreter mit einem Dokument zum Nachweis der Vertretungsbefugnis – gemäß den Vorschriften der jeweiligen Behörde. Kopie des Identitätsnachweises; Antrag; in einigen Jurisdiktionen Fingerabdrücke.

Was erhalten Sie im Ergebnis?

  • Bereitstellung des angeforderten Dokuments
  • Mitteilung darüber, dass das angeforderte Dokument im Archiv des zuständigen Bundesstaates oder der zuständigen Jurisdiktion nicht vorhanden ist
  • Ablehnung der Beschaffung des angeforderten Dokuments

Aus welchen Gründen kann die Beschaffung von Dokumenten abgelehnt werden?

  • Der Antragsteller gehört nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates oder den Anforderungen der ausstellenden Behörde nicht zum Kreis der berechtigten Personen (authorized persons)
  • Es fehlen Angaben, die für die Suche nach dem Eintrag im Archiv erforderlich sind (Bundesstaat, County, Datum des Ereignisses, Namen der beteiligten Personen)
  • Die erforderlichen Unterlagen zum Nachweis der Identität, Verwandtschaft oder Vertretungsbefugnis werden nicht vorgelegt
  • Der Eintrag hat den Status einer vertraulichen oder versiegelten Unterlage (insbesondere bei Adoptionsunterlagen)
  • Das Ereignis fällt nicht in den Zuständigkeitsbereich der angefragten Behörde (z. B. wurde die Eheschließung in einem anderen Bundesstaat registriert)
  • Fehler oder Ungenauigkeiten in den für die Suche angegebenen Daten (abweichender Familienname, Geburtsdatum usw.)

Apostillierung und konsularische Legalisation von Dokumenten in den USA

Die USA sind Vertragsstaat des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (seit dem 15. Oktober 1981). Bei uns können Sie eine Apostille für Originale und beglaubigte Kopien von Dokumenten aus den USA bestellen.

Eine Besonderheit des amerikanischen Systems besteht darin, dass die Zuständigkeit für die Ausstellung von Apostillen zwischen der Ebene der Bundesstaaten und der Bundesebene aufgeteilt ist:

  • Dokumente der Bundesstaaten (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, gerichtliche Entscheidungen, Bildungsdokumente, notarielle Dokumente) werden von der zuständigen Behörde des Bundesstaates apostilliert, in dem das Dokument ausgestellt wurde. In den meisten Bundesstaaten ist hierfür der Secretary of State zuständig; in Georgia ist die Superior Court Clerks' Cooperative Authority zuständig; in einigen Bundesstaaten sind andere zuständige Behörden vorgesehen. Für bestimmte Arten von Dokumenten ist vor der Apostillierung eine zusätzliche Beglaubigung erforderlich (notarielle Beglaubigung, County Certification usw.), entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Bundesstaates.
  • Bundesdokumente (FBI-Auskunft, CRBA, Dokumente des IRS, USCIS, USDA, FDA und anderer Bundesbehörden) werden ausschließlich vom U.S. Department of State Office of Authentications in Washington, D.C. apostilliert.

Aktuelle Bearbeitungszeiten des Office of Authentications:

  • per Post – mehr als 5 Wochen ab Eingang des Dokuments;
  • persönliche Antragstellung ohne Termin (Walk-in, Antragstellung mit anschließender Abholung) – 7 Werktage Bearbeitungszeit, Gesamtdauer 2–3 Wochen;
  • Eine Bearbeitung am Tag der Antragstellung ist nur nach vorheriger Terminvereinbarung (Appointment) und ausschließlich in den dafür vorgesehenen Fällen möglich (schwere Erkrankung oder Tod eines nahen Angehörigen im Ausland usw.).

Wenn das Dokument in einem Land verwendet werden soll, das das Haager Übereinkommen nicht anerkennt, beispielsweise in den Vereinigten Arabischen Emiraten, Katar oder anderen Ländern, die nicht zu den Vertragsstaaten gehören, ist eine konsularische Legalisation des Dokuments erforderlich.

Notarielle Übersetzung von Dokumenten aus den USA

Beglaubigte Kopien von Personenstandsurkunden und Führungszeugnisse können ins Deutsche oder in eine andere Sprache übersetzt werden. In den USA gibt es im Gegensatz zu vielen europäischen Ländern kein einheitliches föderales System beeidigter Übersetzer. Stattdessen wird das Verfahren der certified translation angewendet – eine Übersetzung, der eine Erklärung des Übersetzers über die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung beigefügt ist. Schmidt & Schmidt bietet Übersetzungsdienstleistungen für Dokumente aus den USA mit anschließender notarieller Beglaubigung an. Die Kosten werden auf Grundlage des Umfangs des jeweiligen Dokuments berechnet.

Unsere Vorteile

  • Individuelle Betreuung jedes Auftrags
  • Transparente und nachvollziehbare Kosten
  • Hohe Servicequalität
  • Schnelle Bearbeitung von Dokumenten
  • Optimierung Ihrer Kosten
  • Rechtssichere Durchführung aller Verfahren

Darüber hinaus können Sie bei uns eine notarielle Übersetzung von Dokumenten ins Deutsche bestellen.

aktualisiert: 

Kosten der Apostille und der konsularischen Legalisation von Dokumenten im Ausland

Wir bieten eine Vielzahl von Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Legalisierung von Dokumenten im Ausland an, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Wenn Sie ein knappes Budget haben oder Ihre Dokumente in Rekordzeit beglaubigen lassen müssen, können wir eine geeignete Lösung finden. Die Frist beginnt mit dem Eingang Ihrer Unterlagen.

Beschaffung eines Dokuments

Beschaffung eines Dokuments im Ausland

Dienstleistung umfasst:

  • Gebühren
Zeitrahmen: ab 14 Werktagen

ab 142,80€

inkl. MwSt. 19%

Preis ohne MwSt. ab 120€

Unverbindlicher Mindestpreis. Endpreis nach Prüfung.
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Beglaubigte Übersetzung

Beglaubigte Übersetzung von Dokumenten in eine Fremdsprache

Zeitrahmen: ab 2 Werktagen

ab 71,40€

inkl. MwSt. 19%

Preis ohne MwSt. ab 60€

Unverbindlicher Mindestpreis. Endpreis nach Prüfung.

Die Expresszustellung von Dokumenten mit Apostille aus dem Ausland wird gesondert nach den Tarifen der Zustelldienste berechnet.

⚠️ Wichtige Information zu den Preisen: Die nachfolgenden Preisangaben stellen kein bindendes Angebot dar, sondern dienen ausschließlich der Orientierung. Es handelt sich um Mindestpreise für Standard-Dienstleistungen unter optimalen Bedingungen. Ein verbindliches Angebot mit konkreter Preiskalkulation erhalten Sie erst nach Prüfung Ihrer Dokumente und individueller Auftragsbestätigung.