Die Beschaffung von Dokumenten in China kann erforderlich sein, wenn das Originaldokument verloren gegangen, beschädigt, veraltet oder nicht verfügbar ist oder wenn für die Verwendung im Ausland eine aktuelle amtliche Ausfertigung benötigt wird. Chinesische Personenstandsurkunden, Führungszeugnisse, Bildungsnachweise, Unternehmensdokumente und andere amtliche Bescheinigungen werden häufig für Einwanderungsverfahren, Eheschließungen, die Aufnahme einer Beschäftigung, die Zulassung zu einer Universität, Erbschaftsangelegenheiten, Gerichtsverfahren, Bankgeschäfte und andere rechtliche oder administrative Zwecke benötigt.
Schmidt & Schmidt unterstützt bei der Beschaffung und Vorbereitung von Dokumenten, der Anfertigung einer beglaubigten Übersetzung, der Erteilung einer Apostille in China, der konsularischen Legalisation und dem internationalen Versand von Dokumenten, die auf dem chinesischen Festland ausgestellt wurden. Dank unseres eigenen Büros in China — 上海史密德商务咨询有限公司 — können wir das Verfahren direkt mit den örtlichen Behörden, Notariaten, Bildungseinrichtungen und anderen zuständigen Stellen koordinieren.
Wenn ein chinesisches Dokument zur Verwendung im Ausland bestimmt ist, ist die Beschaffung des Dokuments selbst häufig nur der erste Schritt. In vielen Fällen muss das Dokument außerdem in Form einer chinesischen notariellen Urkunde ausgestellt, übersetzt und je nach Bestimmungsland mit einer Apostille oder einer konsularischen Legalisation versehen werden. Die ausländische Behörde kann zudem eine beglaubigte Übersetzung verlangen.
In diesem Ratgeber
Wann ist die Beschaffung von Dokumenten in China erforderlich?
Die Beschaffung von Dokumenten kann erforderlich sein, wenn das Originaldokument nicht mehr verfügbar ist, eine neue Ausfertigung benötigt wird oder die zuständige Stelle ein bereits früher ausgestelltes Dokument nicht akzeptiert. Dies ist insbesondere bei internationalen Verfahren relevant, bei denen ausländische Behörden aktuelle, überprüfbare und ordnungsgemäß legalisierte Dokumente aus China verlangen.
Chinesische Dokumente müssen möglicherweise für folgende Zwecke beschafft oder erneut ausgestellt werden:
- Eheschließung im Ausland;
- Familienzusammenführung und Einwanderungsverfahren;
- Beantragung eines Visums, einer Aufenthaltserlaubnis oder der Staatsangehörigkeit;
- Aufnahme einer Beschäftigung im Ausland;
- Aufnahme an einer Universität oder Anerkennung von Qualifikationen;
- Erteilung beruflicher Lizenzen und berufliche Registrierung;
- Abwicklung von Erbschaften, Teilnahme an Gerichtsverfahren oder notarielle Verfahren;
- Eröffnung von Bankkonten oder Durchführung von Compliance-Verfahren;
- Due-Diligence-Prüfungen und kommerzielle Transaktionen;
- Vorbereitung von Dokumenten für die Erteilung einer Apostille oder die konsularische Legalisation.
Für Personen, die China bereits verlassen haben, kann das Verfahren erschwert sein, da viele Behörden Kenntnisse der örtlichen Verfahren, die Kommunikation in chinesischer Sprache, einen Identitätsnachweis, Angaben zur Wohnsitzregistrierung oder die Mitwirkung eines bevollmächtigten Vertreters verlangen. In einigen Fällen kann eine Vollmacht erforderlich sein.
Welche Dokumente können in China beschafft werden?
Die Möglichkeit, ein Dokument in China zu beschaffen, hängt von der Art des Dokuments, dem Ort seiner Ausstellung, dem Status des Antragstellers, dem Vorhandensein entsprechender Einträge und der örtlichen Verwaltungspraxis ab. Am häufigsten werden folgende chinesische Dokumente beschafft:
Geburtsurkunden und Geburtsdokumente
Dokumente im Zusammenhang mit der Geburt können in China eine medizinische Geburtsbescheinigung, Einträge zur Geburtsregistrierung, Angaben zur Wohnsitzregistrierung (户口) und notarielle Geburtsurkunden umfassen. Für die Verwendung im Ausland verlangen ausländische Behörden häufig eine chinesische notarielle Geburtsurkunde anstelle des ursprünglichen chinesischen Dokuments.
Heiratsurkunden
Chinesische Heiratsurkunden werden von der zuständigen Personenstandsbehörde ausgestellt. Für die Verwendung im Ausland wird die Eheschließung in der Regel durch eine chinesische notarielle Urkunde nachgewiesen, die anschließend übersetzt und mit einer Apostille versehen oder im Wege der konsularischen Legalisation legalisiert werden kann.
Wenn das Original der Heiratsurkunde verloren gegangen oder nicht verfügbar ist, kann es erforderlich sein zu prüfen, ob der Eintrag über die Eheschließung bei der zuständigen örtlichen Behörde bestätigt werden kann oder ob auf Grundlage vorhandener Kopien, Scan-Kopien oder amtlicher Einträge eine notarielle Urkunde ausgestellt werden kann.
Scheidungsdokumente
Eine Scheidung in China kann durch eine von der zuständigen Personenstandsbehörde ausgestellte Scheidungsurkunde oder durch eine gerichtliche Entscheidung bzw. ein Mediationsdokument nachgewiesen werden. Für die Verwendung im Ausland kann die zuständige Behörde eine notarielle Urkunde verlangen, die die Auflösung der Ehe bestätigt.
Im Falle einer gerichtlichen Scheidung können zusätzliche Nachweise erforderlich sein, dass die gerichtliche Entscheidung oder das Mediationsdokument rechtskräftig geworden ist. Wenn das Original des Scheidungsdokuments nicht verfügbar ist, hängt die Möglichkeit, eine notarielle Urkunde ausstellen zu lassen, vom Vorhandensein gerichtlicher Unterlagen, der örtlichen Archivpraxis und den beim Antragsteller vorhandenen Dokumenten ab.
Sterbedokumente
Dokumente im Zusammenhang mit einem Todesfall können für die Abwicklung einer Erbschaft, die Regelung des Nachlasses, Rentenangelegenheiten, Bankgeschäfte, die Beantragung von Versicherungsleistungen oder die Aktualisierung von Angaben zur familiären Zusammensetzung benötigt werden. Je nach Einzelfall kann das Verfahren die Beschaffung medizinischer Unterlagen, von Angaben der Behörden für öffentliche Sicherheit, von Informationen zur Wohnsitzregistrierung, von Personenstandsunterlagen oder die notarielle Beurkundung umfassen.
Wie bei anderen Personenstandsurkunden kann die Beschaffung eines neuen Originals eines mit dem Todesfall zusammenhängenden Dokuments ohne entsprechende Vollmacht und die Möglichkeit, sich an die zuständige Behörde in China zu wenden, erschwert sein. Wenn Scan-Kopien oder zuvor ausgestellte Kopien des Dokuments vorhanden sind, kann geprüft werden, ob eine notarielle Urkunde für die Verwendung im Ausland ausgestellt werden kann.
Führungszeugnis aus China
Ein chinesisches Führungszeugnis, auch als Bescheinigung über das Nichtvorliegen von Vorstrafen bezeichnet, kann für Einwanderungsverfahren, die Aufnahme einer Beschäftigung, die Beantragung einer Aufenthaltserlaubnis, einen Antrag auf Einbürgerung, ein Studium im Ausland, eine Eheschließung im Ausland, die Erteilung einer Berufslizenz oder andere amtliche Verfahren erforderlich sein.
In der Praxis kann ein solches Dokument in der Regel nur für Personen beschafft werden, die ununterbrochen länger als sechs Monate in China gelebt haben. Das konkrete Verfahren hängt von der Stadt des Aufenthalts, dem Status des Antragstellers in China, dem Aufenthaltszeitraum, den vorhandenen Einwanderungsunterlagen und den Anforderungen der örtlichen Behörden für öffentliche Sicherheit ab.
Für eine vorläufige Prüfung des Falls werden von ausländischen Staatsangehörigen in der Regel folgende Angaben und Unterlagen benötigt:
- Scan der Passhauptseite;
- Scans aller chinesischen Visa, Aufenthaltserlaubnisse sowie Ein- und Ausreisestempel, die den entsprechenden Aufenthaltszeitraum in China abdecken;
- Scan eines Dokuments über die Registrierung des Aufenthalts in China, beispielsweise der Bescheinigung über die vorübergehende Aufenthaltsregistrierung;
- Name und Anschrift der Universität, des Campus, des Arbeitgebers oder der Arbeitsstelle in China;
- Angaben zur Stadt und zum Zeitraum des Aufenthalts in China;
- bereits ausgestelltes chinesisches Führungszeugnis, sofern vorhanden.
Das Verfahren ist einzelfallabhängig. In einigen Fällen kann die zuständige Behörde einen über einen bevollmächtigten Vertreter eingereichten Antrag akzeptieren. In anderen Fällen kann eine notariell beglaubigte Vollmacht erforderlich sein. Wurde die Vollmacht außerhalb Chinas unterzeichnet, kann vor ihrer Verwendung in China eine Apostille oder eine konsularische Legalisation erforderlich sein. Einige örtliche Behörden können außerdem zusätzliche Unterlagen oder sogar das Original des Reisepasses des Antragstellers zur Überprüfung verlangen.
Nach der Ausstellung des Führungszeugnisses muss dieses für die Verwendung im Ausland in der Regel in Form einer chinesischen notariellen Urkunde ausgestellt werden. Der Notar kann den Inhalt des Führungszeugnisses bei der Behörde für öffentliche Sicherheit überprüfen, bevor er die notarielle Urkunde ausstellt. Anschließend kann die notarielle Urkunde je nach Bestimmungsland mit einer Apostille versehen oder legalisiert werden.
Die Beschaffung des Führungszeugnisses einschließlich der notariellen Urkunde und der Apostille dauert in der Regel bis zu drei Wochen, abhängig von der Stadt, der Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen und der Auslastung der zuständigen Behörden.
Außerdem ist es wichtig, vorab zu prüfen, ob die in der chinesischen notariellen Urkunde enthaltene Übersetzung im Bestimmungsland anerkannt wird. Einige zuständige Behörden können eine zusätzliche Übersetzung verlangen, die von einem örtlich beeidigten, akkreditierten oder anderweitig autorisierten Übersetzer angefertigt wurde.
Detaillierte Informationen zu chinesischen Führungszeugnissen, einschließlich der Anforderungen an Antragsteller, der erforderlichen Unterlagen, der notariellen Beurkundung, der Erteilung einer Apostille, der konsularischen Legalisation, der Übersetzungsanforderungen und der Bearbeitungsfristen, finden Sie in unserem Ratgeber zur Beschaffung eines Führungszeugnisses in China.
Bildungsnachweise und akademische Dokumente
Chinesische Bildungsnachweise können im Ausland für die Aufnahme an einer Universität, die Aufnahme einer Beschäftigung, Einwanderungsverfahren, die Erteilung einer Berufslizenz, die Bewertung akademischer Qualifikationen und die Anerkennung von Bildungsabschlüssen benötigt werden. Zu diesen Dokumenten können Diplome, Urkunden über die Verleihung eines akademischen Grades, Abschlusszeugnisse, akademische Leistungsübersichten, Studienbescheinigungen, Immatrikulationsbescheinigungen und andere Bildungsnachweise gehören, die von Schulen, Hochschulen, Universitäten oder Bildungsbehörden in China ausgestellt wurden.
Je nach Einzelfall kann es möglich sein:
- ein Duplikat, ein Ersatzdokument, einen Prüfbericht oder eine offizielle Bestätigung bei der ausstellenden Einrichtung zu beschaffen;
- eine hochwertige Scan-Kopie oder eine noch vorhandene Kopie als Grundlage für eine vorläufige Prüfung der Beschaffungsmöglichkeit zu verwenden;
- Bildungsnachweise über offizielle chinesische Bildungssysteme oder direkt bei der ausstellenden Einrichtung zu überprüfen;
- das Dokument für die notarielle Beurkundung, die Erteilung einer Apostille, die konsularische Legalisation oder die Anfertigung einer beglaubigten Übersetzung vorzubereiten.
In einigen Fällen besitzt der Antragsteller noch das Original des Bildungsnachweises oder eine hochwertige Scan-Kopie. In anderen Fällen kann das Dokument verloren gegangen, beschädigt, veraltet oder nur schwer zugänglich sein. Die Möglichkeit, ein Ersatzdokument, ein Duplikat, einen Prüfbericht oder eine andere offizielle Bestätigung zu beschaffen, hängt von der ausstellenden Einrichtung, dem Jahr der Ausstellung, den vorhandenen Aufzeichnungen und den Anforderungen der ausländischen zuständigen Behörde ab.
Bevor ein chinesischer Bildungsnachweis für die Verwendung im Ausland notariell beurkundet, mit einer Apostille versehen oder legalisiert werden kann, kann eine Überprüfung über offizielle chinesische Bildungssysteme oder direkt bei der ausstellenden Einrichtung erforderlich sein. Wenn die Angaben im offiziellen System nicht gefunden werden können, kann der Notar die Ausstellung einer notariellen Urkunde verweigern, bis die Informationen korrigiert oder von der Universität bzw. der zuständigen Bildungsbehörde bestätigt wurden.
Eine ausführliche Beschreibung des Verfahrens, einschließlich der Überprüfung über chinesische Bildungsdatenbanken, der Ausstellung einer notariellen Urkunde, der Erteilung einer Apostille, der konsularischen Legalisation, der Übersetzungsanforderungen und der Anerkennung chinesischer Diplome im Ausland, finden Sie in unserem speziellen Ratgeber zur Apostille und Legalisation von Diplomen und Bildungsnachweisen aus China.
Unternehmens- und Geschäftsunterlagen
Chinesische Unternehmensdokumente werden im Ausland häufig für die Gründung von Unternehmen, die Errichtung von Tochtergesellschaften oder Zweigniederlassungen, Bank- und Compliance-Prüfungen, die Teilnahme an Ausschreibungen, Gerichtsverfahren, den Schutz geistigen Eigentums und die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen benötigt. Solche Dokumente werden von den Marktregulierungsbehörden (市场监督管理局), Steuerbehörden, Notariaten, Gerichten oder unmittelbar vom Unternehmen ausgestellt bzw. aufbewahrt.
Zu den am häufigsten angeforderten chinesischen Unternehmensdokumenten gehören:
- Gewerbeberechtigungen (营业执照) und Unternehmensregistrierungsbescheinigungen;
- Auszüge aus dem Unternehmensregister und Unternehmensbonitätsberichte (企业信用报告);
- Gesellschaftsverträge und Beschlüsse der Gesellschafter oder des Verwaltungsrats;
- Bescheinigungen über den ordnungsgemäßen Status des Unternehmens und Nachweise über dessen rechtliche Existenz;
- Unterlagen zur steuerlichen Registrierung und Steueransässigkeitsbescheinigungen;
- Unternehmensvollmachten und Dokumente zum Nachweis der Vertretungsbefugnis des gesetzlichen Vertreters;
- Marken-, Patent- und sonstige Urkunden zum Nachweis von Rechten des geistigen Eigentums;
- geprüfte Jahresabschlüsse und Bankreferenzschreiben.
Das konkrete Verfahren hängt von der Rechtsform des Unternehmens, der ausstellenden Behörde und der Möglichkeit ab, die Angaben über das offizielle Unternehmensregister zu bestätigen. Für Unternehmen mit ausländischer Beteiligung können wir auch bei der Vorbereitung von Unterlagen für Gesellschafter und Investoren zur Verwendung in China sowie von chinesischen Unternehmensdokumenten zur Verwendung im Ausland unterstützen.
Ehemalige chinesische Staatsangehörige und die Abmeldung der Wohnsitzregistrierung
Das Verfahren kann für ehemalige chinesische Staatsangehörige, die die Staatsangehörigkeit eines anderen Staates erworben haben, komplexer sein. Wenn eine Person zuvor die chinesische Staatsangehörigkeit besaß und im chinesischen System der Wohnsitzregistrierung registriert war, können die Behörden zunächst prüfen, ob der ursprüngliche Eintrag im System 户口 offiziell abgemeldet wurde.
In der Praxis kann das chinesische Verwaltungsverfahren in solchen Fällen stark formalisiert sein und auf entsprechenden Nachweisen beruhen. Wurde die Wohnsitzregistrierung nicht ordnungsgemäß beendet, können vom Antragsteller Unterlagen verlangt werden, die mit seiner früheren chinesischen Identität zusammenhängen, beispielsweise der chinesische Personalausweis und das Haushaltsregister.
Wenn diese Dokumente nicht mehr verfügbar sind oder nicht wiederbeschafft werden können, ist es in der Praxis in der Regel erforderlich, eine Bescheinigung über die Abmeldung der Wohnsitzregistrierung — 户籍注销证明 — zu beschaffen. In der Regel können erst nach Ausstellung dieser Bescheinigung neue chinesische Dokumente beantragt oder das Verfahren zur notariellen Beurkundung auf Grundlage der früher bestehenden Einträge zur Person fortgesetzt werden.
Die 户籍注销证明 kann in der Regel entweder über ein chinesisches Konsulat im Ausland oder durch persönliche Vorsprache bei der Polizeidienststelle beschafft werden, die für den Ort der ursprünglichen Wohnsitzregistrierung zuständig war.
Verfahren zur Beschaffung von Dokumenten in China
Das konkrete Verfahren hängt von der Art des Dokuments, dem Ort seiner Ausstellung, dem aktuellen Aufenthaltsort des Antragstellers, dem Vorhandensein entsprechender Einträge sowie davon ab, ob das Dokument für die Verwendung in China oder im Ausland bestimmt ist.
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1
Vorläufige Prüfung
Die vorhandenen Informationen werden geprüft, um festzustellen, welches Dokument benötigt wird, wo es beschafft werden kann, ob die Ausstellung eines neuen Exemplars möglich ist und ob anschließend eine notarielle Beurkundung, Übersetzung, Apostille oder Legalisation erforderlich sein wird. -
2
Bestimmung der zuständigen Behörde
Je nach Art des Dokuments kann die zuständige Stelle die Personenstandsbehörde, die Behörde für öffentliche Sicherheit, ein Notariat, eine Universität, eine Bildungsbehörde, ein Gericht, das Unternehmensregister oder eine andere örtliche Einrichtung sein. -
3
Vorbereitung der Nachweise
Vom Antragsteller können Kopien des Reisepasses, chinesische Identitätsdokumente, Angaben zur Wohnsitzregistrierung, Scans zuvor ausgestellter Dokumente, Aufenthaltsregistrierungsunterlagen, Vollmachten oder andere Nachweise verlangt werden. -
4
Antragstellung und Beschaffung des Dokuments
Der Antrag wird bei der zuständigen Behörde oder Einrichtung eingereicht. Je nach Einzelfall kann die Behörde ein Duplikat, eine aktuelle Bescheinigung, eine offizielle Bestätigung oder ein für die notarielle Beurkundung geeignetes Dokument ausstellen. -
5
Notarielle Beurkundung, Übersetzung und Legalisation
Wenn das Dokument für die Verwendung im Ausland bestimmt ist, kann es erforderlich sein, das Dokument in Form einer chinesischen notariellen Urkunde ausstellen zu lassen, es zu übersetzen und anschließend mit einer Apostille zu versehen oder im Wege der konsularischen Legalisation zu legalisieren. -
6
Internationaler Versand
Nach Abschluss der Bearbeitung kann das Dokument an den Antragsteller, eine ausländische Behörde, eine Universität, einen Arbeitgeber, einen gesetzlichen Vertreter oder einen anderen Empfänger im Ausland versandt werden.
Verwendung chinesischer Dokumente im Ausland
In China beschaffte Dokumente müssen häufig zusätzlich vorbereitet werden, bevor sie im Ausland anerkannt werden können. In vielen Fällen reicht ein chinesisches Originaldokument für die Verwendung im Ausland nicht aus. Zunächst kann es erforderlich sein, das Dokument bei einem chinesischen Notariat zu beurkunden und in Form einer notariellen Urkunde zur Verwendung im Ausland ausstellen zu lassen.
Wenn das Bestimmungsland Vertragsstaat des Haager Apostille-Übereinkommens ist, kann die notarielle Urkunde mit einer Apostille in China versehen werden. Wenn das Bestimmungsland kein Vertragsstaat des Übereinkommens ist oder die Apostille für den konkreten Zweck nicht zur Anwendung kommt, kann eine konsularische Legalisation erforderlich sein.
Auch eine beglaubigte Übersetzung kann erforderlich sein. Die in der chinesischen notariellen Urkunde enthaltene Übersetzung kann für deren Verwendung in China erforderlich sein, ersetzt jedoch nicht immer die vom zuständigen ausländischen Organ verlangte Übersetzung.
Gültigkeitsdauer und Bearbeitungsfristen für chinesische Dokumente
Viele chinesische Personenstandsurkunden haben nach chinesischem Recht keine festgelegte Gültigkeitsdauer. Die zuständige ausländische Behörde kann jedoch verlangen, dass die Dokumente erst vor kurzer Zeit ausgestellt wurden, insbesondere bei Einwanderungsverfahren, Eheschließungen, der Beantragung einer Aufenthaltserlaubnis, der Aufnahme einer Beschäftigung, Bankgeschäften oder Gerichtsverfahren.
Führungszeugnisse und bestimmte Verwaltungsdokumente haben in der Regel eine begrenzte Aktualitätsdauer und müssen möglicherweise unmittelbar vor der Einreichung beschafft werden. Vor Beginn des Verfahrens sollte daher stets bei der zuständigen Behörde geklärt werden, welches Ausstellungsdatum des Dokuments akzeptiert wird und wie lange es gültig ist.
Wenn das Dokument zusätzlich notariell beurkundet, übersetzt, mit einer Apostille versehen, konsularisch legalisiert und international versandt werden muss, sollte der gesamte Bearbeitungszeitraum im Voraus sorgfältig geplant werden, damit das Dokument bis zum Zeitpunkt seiner Einreichung nicht seine Aktualität verliert.
Wie Schmidt & Schmidt Sie unterstützen kann
Schmidt & Schmidt unterstützt bei der Beschaffung und Vorbereitung von Dokumenten in China zur Verwendung im Ausland. Über unser eigenes Büro auf dem chinesischen Festland — 上海史密德商务咨询有限公司 mit Sitz in Shanghai — koordinieren wir die Verfahren direkt mit örtlichen Behörden, Notariaten, Universitäten, Behörden für öffentliche Sicherheit und anderen zuständigen Einrichtungen.
Wir können Sie unterstützen bei:
- der vorläufigen Prüfung des benötigten chinesischen Dokuments;
- der Bestimmung der zuständigen Behörde oder Einrichtung;
- der Beschaffung von Personenstandsurkunden, Führungszeugnissen, Bildungsnachweisen und anderen amtlichen Dokumenten;
- der Vorbereitung von Vollmachten und Dokumenten zum Nachweis der Vertretungsbefugnis;
- der notariellen Beurkundung und Ausstellung chinesischer notarieller Urkunden;
- der Anfertigung beglaubigter Übersetzungen chinesischer Dokumente;
- der Erteilung einer Apostille in China;
- der konsularischen Legalisation, wenn die Apostille nicht zur Anwendung kommt;
- dem internationalen Kurier-Versand fertiger Dokumente;
- der Beratung zum richtigen Verfahren für die Vorbereitung von Dokumenten für das jeweilige Bestimmungsland.
Dank unseres eigenen Büros in Shanghai und unseres internationalen Netzwerks helfen wir dabei, das Risiko von Verzögerungen, der Beschaffung eines ungeeigneten Dokumententyps, einer nicht ordnungsgemäßen notariellen Beurkundung, der Wahl des falschen Legalisationverfahrens, Problemen mit der Übersetzung oder der Ablehnung des Dokuments durch die zuständige ausländische Behörde zu verringern.
