Bevollmächtigter Vertreter in EAWU für die EAC Zertifizierung

Warum Sie einen Bevollmächtigten Vertreter brauchen?

Die meisten Produkte, die in die Eurasische Wirtschaftsunion (Belarus, Kasachstan, Kirgisien, Armenien) exportiert werden, benötigen eine EAC-Zertifizierung oder EAC-Deklaration — unabhängig von ihrer Art.

Nach EAWU-Recht darf nur ein im Hoheitsgebiet ansässiges Unternehmen ein EAC-Zertifikat oder eine EAC-Deklaration beantragen. Hersteller aus Deutschland, der EU oder anderen Ländern können dies nicht selbst tun — auch wenn ihre Produkte vollständig konform sind. Der Bevollmächtigte Vertreter übernimmt diese Rolle: Er wird zum offiziellen Antragsteller und ist in den Konformitätsdokumenten als Inhaber des Zertifikats bzw. der Deklaration eingetragen (vgl. Beschluss der Kommission der EAWU Nr. 293 vom 25.12.2012).

Der Grund ist praktisch: Die EAWU-Behörden brauchen einen lokalen Ansprechpartner, um Durchsetzungsmaßnahmen einzuleiten, wenn ein Produkt die Standards nicht erfüllt.

Die Lösung: Ein Bevollmächtigter Vertreter vor Ort

Sie beauftragen einen Bevollmächtigten Vertreter (Authorized Representative) in der EAWU. Dieser wird zum offiziellen Antragsteller und trägt die rechtliche Verantwortung für die Konformität Ihrer Produkte.

Gesetzliche Definition

Der Bevollmächtigte Vertreter ist eine in der EAWU registrierte Person oder Organisation, die einen ausländischen Hersteller bei der Konformitätsbewertung vertritt und auf Basis eines schriftlichen Vertrags die volle Verantwortung für die Einhaltung der technischen Standards übernimmt.

Quelle: Protokoll über technische Regulierung der EAWU (Anhang Nr. 9)

Anforderungen an den Bevollmächtigten Vertreter

Gemäß der Vereinbarung über technische Regulierung (25. Januar 2008) muss der Vertreter:

• In der EAWU registriert sein — bei einem Mitgliedstaat
• Einen schriftlichen Vertrag mit dem Hersteller haben — mit klaren Rechten und Pflichten
• Volle Verantwortung übernehmen — für Konformität, Haftung, Dokumentation

Schmidt & Schmidt als Ihr Bevollmächtigter Vertreter

Schmidt & Schmidt verfügt über eine Niederlassung in Kasachstan und ist daher berechtigt, als Bevollmächtigter Vertreter für Ihre EAC-Zertifizierungen zu fungieren.

Aufgaben und Verantwortungen des Bevollmächtigten Vertreters

Die wichtigste Aufgabe des bevollmächtigten Vertreters ist, die Interessen des ausländischen Herstellers bei der Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden der Eurasischen Wirtschaftsunion in Bezug sowohl auf Sicherheit und Qualität von Produkten, als auch auf die Übereinstimmung mit den technischen Vorschriften zu repräsentieren.

Somit muss der bevollmächtigte Vertreter unter der auf der Konformitätsbescheinigung angegebenen Anschrift erreichbar sein und über die Möglichkeit verfügen, technische Unterlagen über die Übereinstimmung der Produkte mit technischen Anforderungen der Wirtschaftsunion in kürzester Zeit den Aufsichtsbehörden vorzulegen.

Der Aufgabenkreis des bevollmächtigten Vertreters schließt ein:

• Abwicklung der Konformitätsbewertung: EAC Zertifizierung oder Registrierung der EAC Konformitätserklärung im Namen und Auftrag des Herstellers, auf Basis von durch den Hersteller oder durch benannten Prüfstellen zur Verfügung gestellten technischen Unterlagen, Prüfberichten und Gutachten
• Aufbewahrung der technischen Unterlagen
• Auftreten als Ansprechpartner für die Regulierungs- und Aufsichtsbehörden bei Fragen bezüglich Sicherheit, Qualität der Produkte
• Vertretung des Herstellers im Rahmen von Untersuchungen von Verbraucherzwischenfällen und Konformitätskontrolle
• Informierung des Herstellers über die Veränderungen der technischen Vorschriften, die für Produkte des Herstellers relevant sind
• Informierung des Verbrauchers über die Konsumeigenschaften der Produkte
• Mitwirkung bei der Rücknahme der Produkte vom Markt auf Entscheidung der Aufsichtsbehörden oder des Herstellers

Einfuhrvollmachten: Das kritische Kontrollinstrument

Nur der Bevollmächtigte Vertreter darf Einfuhrvollmachten ausstellen. Diese Vollmacht ermöglicht den zollrechtlich freien Verkehr der Waren in der EAWU. Ohne sie können die Zollbehörden die Ware nicht freigeben — mit ernsten Konsequenzen: Rücksendung, Lagerung auf Kosten des Importeurs oder sogar Vernichtung der Produkte.

Persönliche Haftung des Bevollmächtigten Vertreters

Der Bevollmächtigte Vertreter haftet persönlich und vollständig für die Konformität Ihrer Produkte. Nach EAWU-Recht ist der Vertreter verantwortlich für:

• Nichteinhaltung technischer Vorschriften
• Schäden an Leben, Gesundheit, Eigentum oder Umwelt
• Diese Haftung ist sowohl zivilrechtlich als auch strafrechtlich

Das unterstreicht, warum die Wahl eines zuverlässigen Vertreters so kritisch ist.

Was der Hersteller weiterhin selbst verantworten muss?

Die Übertragung an einen Bevollmächtigten Vertreter bedeutet nicht, dass der Hersteller seine Verantwortung loswerden kann. Der Hersteller trägt definierte Pflichten, die nicht delegiert werden können:

Exportverbot für nicht konforme Produkte

Die grundlegendste Pflicht ist es, den Export jedes Produkts auszusetzen, das die geltenden technischen Vorschriften nicht erfüllt. Der Hersteller kann nicht weiter liefern, während eine Nichtkonformität überprüft wird.

Korrekturmaßnahmen einleiten

Wenn die Nichtkonformität bestätigt ist, muss der Hersteller sich mit dem Bevollmächtigten Vertreter auf einen Korrekturmaßnahmenplan einigen. Dieser Plan muss Maßnahmen zur Information der Käufer über Risiken und zur Erläuterung der Behebung umfassen.

Mängelbehebung oder Rückruf

Der Hersteller ist für die Beseitigung der Mängel verantwortlich. Ist eine Beseitigung nicht möglich, muss der Hersteller einen Produktrückruf einleiten und die Käufer für entstehende Verluste entschädigen.

Risiken bei ausschließlicher Bindung an einen Vertriebspartner

In der Praxis tritt häufig ein Vertriebspartner des Herstellers als Antragsteller auf. Dadurch erhält er automatisch das alleinige Vertriebsrecht für die gesamte Gültigkeitsdauer der Zertifizierung. Weitere Partner können die Produkte nur dann einführen, wenn ihnen vom Antragsteller entsprechende Vollmachten erteilt werden. Dies führt für den Hersteller zu einer erheblichen Abhängigkeit vom Vertriebspartner und kann die Marktentwicklung einschränken.

Probleme bei unzuverlässigen Vertretern

Kommt es dazu, dass ein bevollmächtigter Vertreter seine Tätigkeit einstellt, insolvent wird oder nicht mehr erreichbar ist, können keine neuen Einfuhrvollmachten mehr ausgestellt werden. Auch bereits erteilte Zertifikate verlieren in der Praxis ihre Wirksamkeit. Dies stellt ein erhebliches wirtschaftliches Risiko dar und kann Lieferketten empfindlich stören.

Unser Lösungsansatz

Um diese Risiken zu vermeiden, ist die Wahl eines neutralen und verlässlichen Bevollmächtigten Vertreters von zentraler Bedeutung. Schmidt & Schmidt übernimmt diese Funktion für internationale Hersteller in den Mitgliedsstaaten der EAWU. Wir agieren unabhängig von einzelnen Distributoren und stellen bei Bedarf individuelle Einfuhrvollmachten für mehrere Vertriebspartner aus. Änderungen in der Vertriebsstruktur können so jederzeit rechtssicher umgesetzt werden. Damit sichern wir für unsere Kunden langfristig den Marktzugang zur EAWU und minimieren rechtliche wie wirtschaftliche Risiken.

Was wir garantieren:

Vertrag über den bevollmächtigten Vertreter

Technische Regelwerke sehen vor, dass ausländische Hersteller und Antragsteller untereinander einen Vertrag über den bevollmächtigten Vertreter unterzeichnen müssen. Der Vertrag gehört zu den wichtigsten Unterlagen, die für die Ausstellung der EAC Deklaration und des EAC Zertifikats erforderlich sind ( Zertifizierungsschemen 1c, 2c, 5c, 6c, 7c, 8c und Deklarationsschemata 1d, 3d, 5d, 6e). Die Zertifizierungsstelle prüft, ob der Antragsteller einen solchen Vertrag hat. Der Vertrag hat die Bedeutung, dass der Antragsteller die volle Verantwortung für die Sicherheit der Produkte trägt.

Die obligatorische Bereitstellung des Vertrags bei der Ausstellung des EAC-Zertifikats wird durch Abschnitt III Abschnitt 14 und für die EAC-Deklaration im Abschnitt IV Abschnitt 26 des Beschlusses des Rates der Eurasischen Wirtschaftskommission vom 18. April 2018 Nr. 44 festgelegt.

Der Vertrag über den bevollmächtigten Vertreter muss dieser Person das Recht einräumen, Maßnahmen zur Bewertung (Bestätigung) der Konformität von Produkten mit den Anforderungen der technischen Regelwerken der Union durchzuführen. Neben der Interaktion mit Zertifizierungsstellen können solche Maßnahmen die Interaktion mit Akkreditierungsstellen (z. B. Maßnahmen zur Registrierung oder Rücknahme einer EAC Deklaration, Einreichung von Beschwerden), Einfuhr und Zollabfertigung von Produktmustern usw. umfassen. All dies sollte im Vertrag je nach Situation vorgesehen werden.

Es wird empfohlen, die Pflichten und Verantwortlichkeiten der bevollmächtigten Person detailliert aufzulisten, wobei die nationalen Rechtsvorschriften im Bereich der technischen Regulierung (in Russland - 184-FZ) maximal eingehalten werden dürfen. Dies vermeidet Missverständnisse und unnötige Genehmigungen von Zertifizierungsstellen und Laboratorien sowie Fragen von Regulierungsbehörden.

Der Vertrag kann in der Sprache eines der Mitgliedsländer der Zollunion oder in zwei Sprachen, einschließlich in der Sprache des Herstellers und in Russisch, Weißrussisch oder Kasachisch, erstellt werden. Es ist durch die Siegel und Unterschriften des Herstellers und des Antragstellers beglaubigt und umfasst folgende wichtige Punkte:

• Angaben zum Hersteller und Vertreter
• Gegenstand des Vertrages
• Pflichten des Vertreters
• Verantwortung des Herstellers
• Verantwortung des Vertreters

Vollmacht für die Einfuhr in die EAWU

Der bevollmächtigte Vertreter und nicht der Hersteller ist der Besitzer eines EAC Zertifikates oder einer EAC Deklaration. So kann nur der bevollmächtigte Vertreter als Antragsteller entscheiden, wer das EAC Zertifikat oder Deklaration benutzen darf. D.h. der Bevollmächtigte Vertreter muss auf Antrag des Hersteller eine Zustimmung in Form einer Vollmacht jedem Importeur in der Eurasischen Wirtschaftsunion erteilen, damit der Importeur - in der Regel der Käufer der Waren, diese Vollmacht bei der Einfuhrverzollung dem Zoll vorlegen kann. Ohne Vollmacht werden die Waren nicht zum zollrechtlich freien Verkehr überlassen und müssen im Schlimmsten Fall auf die Kosten des Versenders entsorgt werden.

Der Hersteller gerät somit in gewisse Abhängigkeit von seinem Vertreter. Es ist nicht unüblich, dass sich der bevollmächtigte Vertreter sich in der Luft auflöst. In diesem Fall kann keine neue Vollmacht erteilt werden und sehr wertvolle Zertifikate, für die der Vertreter als Antragsteller benannt wurde, können nicht mehr benutzt werden.

Die Wahl eines zuverlässigen Bevollmächtigten Vertreters bei der EAC Konformitätsbewertung ist somit von enormer Bedeutung.

Schmidt & Schmidt als Bevollmächtigter Vertreter

Unser Unternehmen - Schmidt & Schmidt bietet Ihnen eine bevollmächtigte Vertretung (Authorized Representative) auf dem Hoheitsgebiet der eurasischen Wirtschaftsunion in Rahmen der Konformitätsbewertung nach EAC Normen und technischen Vorschriften an.

Selbstverständlich ist die wichtigste Voraussetzung für diesen Service die Konformität der Produkte mit den technischen Anforderungen. Wir sind jederzeit bereit eine breite Palette von Maßnahmen zu treffen, um eine Konformitätsbewertung in Form der EAC Zertifizierung oder EAC Deklarierung durchführen zu lassen oder, falls erforderlich, notwendige Änderungen vorzuschlagen, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte den Qualitäts- und Sicherheitsstandards entsprechen.

Darüber hinaus sind wir bereit als Importeur von Ihren Produkten aufzutreten und die Einfuhrverzollung durchzuführen.

Kontaktieren Sie uns und wir werden Ihnen in kürzester Zeit ein Angebot vorbereiten.

Sanktions-Compliance und die Rolle des Bevollmächtigten Vertreters

Neben den technischen Vorschriften der Eurasischen Wirtschaftsunion (EAWU) müssen europäische und internationale Unternehmen bei der EAC Zertifizierung auch die geltenden Sanktionsbestimmungen der Europäischen Union und der Vereinigten Staaten beachten. Diese betreffen die Ausfuhr bestimmter Güter, den Handel mit gelisteten Personen und Unternehmen sowie die Bereitstellung technischer Dienstleistungen. Ein Verstoß kann nicht nur die Geschäftsbeziehungen gefährden, sondern auch straf- und zivilrechtliche Folgen nach sich ziehen.

Besonders kritisch ist die Situation bei Exporten nach Russland und Belarus. Viele dortige Prüfstellen oder Geschäftspartner stehen auf Sanktionslisten, sodass eine direkte Zusammenarbeit rechtlich unzulässig sein kann. Deshalb ist es für Hersteller außerhalb der EAWU umso wichtiger, einen zuverlässigen Bevollmächtigten Vertreter zu benennen, der nicht nur die Konformitätsbewertung begleitet, sondern auch auf die Einhaltung der Sanktions-Compliance achtet.

Ein weiteres Risiko besteht, wenn Lieferungen aufgrund von Sanktionsverstößen blockiert werden. Selbst ein formal korrektes EAC Zertifikat bietet in diesem Fall keine Rechtssicherheit. Der bevollmächtigte Vertreter trägt daher eine Schlüsselrolle: Er sorgt für die rechtliche Absicherung der Verfahren, koordiniert mit den Zertifizierungsstellen und unterstützt die Unternehmen bei der Minimierung von Risiken.

Schmidt & Schmidt bietet hierfür ein rechtssicheres Lösungskonzept über Kasachstan. Als Mitgliedsstaat der EAWU ist Kasachstan berechtigt, EAC Zertifikate und EAC Deklarationen auszustellen. Durch unsere Büros vor Ort stellen wir sicher, dass alle Zertifizierungsprozesse im Einklang mit den europäischen und amerikanischen Sanktionsregelungen durchgeführt werden und unsere Kunden dennoch Zugang zum EAWU-Markt erhalten.

Mehr zu diesem Thema lesen Sie in unserem Artikel EAC Zertifizierung inmitten von EU- und US-Sanktionen gegen Russland und Belarus.

Kosten und nächste Schritte

Die Kosten für die Bevollmächtigtenvertretung werden individuell auf Grundlage einer Risikobewertung ermittelt. Dies hängt ab von:

• Produktkategorie und technische Komplexität
• Zielmarkt in der EAWU
• Notwendigkeit zusätzlicher Prüfungen oder Laboruntersuchungen
• Umfang der Einfuhrvollmachten
• Sanktions-Compliance-Anforderungen

Fazit

Der Bevollmächtigte Vertreter ist keine Komplikation. Er ist nicht optional. Er ist eine regulatorische Anforderung, die in die Architektur des EAWU-Systems eingebaut ist.

Was zählt, ist ein klares Verständnis:

Mit dem richtigen Partner — einem unabhängigen, zuverlässigen Bevollmächtigten Vertreter — sind diese Fragen beantwortet, bevor sie zum Problem werden.