Öffentliche Urkunden müssen für ihre internationale Verwendung ordnungsgemäß beglaubigt werden. In den meisten Fällen erfolgt dies durch eine Apostille gemäß dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961. Die Vertragsstaaten des Übereinkommens erkennen die Rechtskraft der Apostille gegenseitig an, wodurch die konsularische Legalisation entfällt.
Schmidt & Schmidt bietet die Beschaffung einer Apostille aus mehr als 100 Staaten an, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind. Dies reduziert Zeit- und Kostenaufwand im Vergleich zur konsularischen Legalisation erheblich.
Die Apostille ist ein quadratischer Stempel oder Aufkleber, der von einer zuständigen Behörde des Ausstellungsstaates angebracht wird. Sie kann in der Amtssprache der ausstellenden Behörde verfasst sein, jedoch muss die Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ zwingend auf Französisch lauten. Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, sowie die Echtheit des Siegels oder Stempels. Jede Apostille wird registriert und enthält ein Ausstellungsdatum sowie eine individuelle Nummer.
Für einige Staaten, obwohl sie dem Übereinkommen formell beigetreten sind, gelten Sonderregelungen. So hat Deutschland der Anwendung des Übereinkommens auf bestimmte Länder widersprochen – darunter z. B. Aserbaidschan, Indien, Marokko, Moldau, Mongolei, Tadschikistan und Usbekistan. In diesen Fällen wird die Apostille nicht anerkannt und es ist weiterhin eine konsularische Legalisation erforderlich.
Weitere Informationen zu den Zuständigkeiten, Anforderungen und Besonderheiten der Apostillierung in verschiedenen Ländern finden Sie in unseren Länderinformationen.
Apostille und konsularische Legalisation aus Russland und der Eurasischen Wirtschaftsunion
Wir lassen Ihre Dokumente aus der Eurasischen Wirtschaftsunion mit der Apostille beglaubigen. Dies betrifft Russland, Weißrussland, Kasachstan, Armenien, Kirgisistan an.
Apostille und konsularische Legalisation aus Europa und EU
Bei Schmidt & Schmidt können Sie Apostille für Urkunden aus EU-Staaten bestellen. Alle EU-Staaten sind dem Haager Übereinkommen beigetraten.
Apostille und konsularische Legalisation aus Asien
Durch eine Apostille wird die Echtheit von Urkunden aus China, Japan, Indien oder Südkorea bestätigt. Urkunden mit Apostille dürfen beim Gericht vorgelegt werden.
Apostille und konsularische Legalisation aus Nord – und Südamerika
Apostille wird von den meisten süd – und nordamerikanischen Staaten anerkannt. Urkunden aus Kanada bedürfen der Legalisation.
Apostille und konsularische Legalisation aus Afrika
Wenn Sie eine afrikanische Urkunde im Ausland verwenden möchten, brauchen Sie eine Apostille oder Legalisation.
Apostille und konsularische Legalisation aus Australien und Ozeanien
Um Urkunden aus Australien und Ozeanien im Ausland zu verwenden, ist es im Regelfall genug, eine Apostille zu beantragen.
Was ist eine Apostille?
Die sogenannte Haager Apostille ist eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung für Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen – speziell zwischen den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens. Sie ersetzt in vielen Fällen die aufwendigere Legalisation und dient dazu, die Echtheit von Unterschrift und Amtssiegel auf einem Dokument zu bestätigen.
Eine Apostille wird dann benötigt, wenn eine deutsche Urkunde (z. B. Geburts- oder Heiratsurkunde) bei einer ausländischen Behörde vorgelegt werden soll. Das empfangende Land kann sich so darauf verlassen, dass die Urkunde rechtsgültig ist.
In unserem Video erzählen wir, was eine Apostille ist, wie und wo man eine Apostille beantragen kann. Wenn Sie eine ausländische Urkunde durch eine Apostille beglaubigen möchten, steht Ihnen Schmidt & Schmidt immer bei. Wir bieten Ihnen Apostille aus mehr als 100 Staaten an.
Anforderungen an Dokumente für die Apostille
- ✔️ Originaldokument: Die Apostille darf nur auf dem Original angebracht werden – nicht auf Kopien oder Scans.
- ✔️ Guter physischer Zustand: Das Dokument muss sauber, unversehrt und ohne Risse, Flecken oder Knicke sein.
- ✔️ Deutliche Lesbarkeit: Alle Unterschriften, Stempel und amtlichen Aufdrucke müssen vollständig und klar erkennbar sein.
- ❌ Fremde Zusätze: Das Dokument darf keine handschriftlichen Notizen, Klebezettel oder sonstige nichtamtliche Markierungen enthalten.
- ❌ Beschädigungen oder starke Abnutzung: Stark beschädigte, stark vergilbte oder unleserliche Dokumente werden nicht akzeptiert.
- ❌ Kopien oder digital bearbeitete Fassungen: Dokumente, die kopiert, gescannt, bearbeitet oder digital verändert wurden, können nicht apostilliert werden.
Was ist konsularische Legalisation?
Die Legalisation ist eine Form der Echtheitsbestätigung für Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen – insbesondere in Ländern, die nicht dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind.
Im Unterschied zur Apostille erfolgt die Legalisation durch eine diplomatische Vertretung – also durch die Botschaft oder das Konsulat des Landes, in dem das Dokument später verwendet werden soll.
Oft verlangen diese Vertretungen, dass das Dokument zuvor eine Vorbeglaubigung durch eine deutsche Behörde erhält. Dabei wird bestätigt, dass die Unterschrift und das Siegel auf der Urkunde echt sind. Erst nach dieser Vorbeglaubigung kann die ausländische Vertretung die Legalisation durchführen.
Wenn Sie eine ausländische Urkunde legalisieren möchten, steht Ihnen Schmidt & Schmidt immer bei. Wir bieten Ihnen konsularische Legalisation aus mehr als 80 Staaten an.
Die Hauptunterschiede zwischen einer Apostille und einer konsularischen Legalisation von Dokumenten
Die Gemeinsamkeit zwischen Apostille und konsularischer Legalisation besteht darin, dass sie ein offizielles Dokument zur Vorlage bei Institutionen in einem anderen Land beglaubigen. Sie weisen allerdings viele Unterschiede auf.
| Apostille | Konsularische Legalisation | |
|---|---|---|
| Nutzung | Kann nur zwischen Ländern verwendet werden, die dem Haager Übereinkommen über die vereinfachte Beglaubigung von Dokumenten beigetreten sind. | Verwendung zwischen Staaten, von denen einer oder beide keine Vertragspartei des Haager Übereinkommens sind, oder wenn einer der Vertragsstaaten gegen den Beitritt des anderen einen Einspruch eingelegt hat. |
| Schwierigkeiten bei der Erlangung | Gemäßigt. Um eine Apostille zu erhalten, wenden Sie sich bitte an die zuständige Behörde des Landes, in dem das Dokument ausgestellt wurde. | Hoch. Für die konsularische Legalisation müssen Sie sich an verschiedene Behörden und Konsulate des Landes wenden, in dem das Dokument ausgestellt wurde. |
| Vorbeglaubigung | Nicht notwendig. | Eine Vorbeglaubigung durch die zuständige Behörde ist erforderlich. |
| Legalisation beim Konsulat des Ziellandes | Sie brauchen sich nicht an das Konsulat des Ziellandes zu wenden. | Der letzte Schritt der Legalisierung findet im Konsulat des Bestimmungslandes statt, in der Regel im Ausstellungsland. |
Chancen für jede Branche
Rechtsanwälte und Notare
Für Rechtshandlungen, die Vorlage ausländischer Dokumente bei einem Gericht, die Anerkennung der Vollmacht von Einzelpersonen ist es notwendig, dass die Dokumente ordnungsgemäß beglaubigt sind. Die Experten von Schmidt & Schmidt können Ihnen bei der konsularischen Legalisation und Apostillierung Ihrer Dokumente helfen.
Global Mobility und Visa-Unterstützung
Wir bieten eine breite Reihe von Dienstleistungen für Unternehmen an, die im Bereich der Visaunterstützung, Relocation und Global Mobility tätig sind. Wir helfen Ihnen mit der Legalisation von Personenstandsurkunden, Dokumenten zur Bestätigung des aktuellen Arbeitgeberstatus und anderen relevanten Dokumenten.
Übersetzungsbüros
Wir unterstützen Ihr Unternehmen mit der konsularischen Legalisation und Apostillierung von Übersetzungen und anderen Dokumenten in mehr als 100 Ländern.
Banken und Finanzinstitutionen
Wir unterstützen Banken, Versicherungsgesellschaften, Buchhaltungsfirmen und andere Finanzinstitute mit Beglaubigung der Dokumenten, die für die Prüfung der Rechtmäßigkeit von natürlichen Personen, den Nachweis der Existenz der Gesellschaft und deren Rechtsfähigkeit, sowie KYC- und AML-Verfahren notwendig sind.
Anerkennung der Echtheit öffentlicher Urkunden innerhalb der EU
Die Bilateralen völkerrechtliche Verträge und EU-Rechtsvorschriften zu Internationaler Urkundenverkehr vereinfachen dieses Verfahren, das öffentliche Behörden befolgen müssen, wenn sie Dokumente bearbeiten, die in anderen Länder ausgestellt wurden.
Bilaterale völkerrechtliche Verträge
Mit Belgien, Dänemark, Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg, Österreich und der Schweiz hat Deutschland bilaterale Abkommen geschlossen, aufgrund derer bestimmte Dokumente von jeglicher Beglaubigung befreit sind, sofern sie von den zuständigen Verwaltungsbehörden mit deren Siegel versehen sind.
Mehrsprachige Urkunden (nach CIEC–Übereinkommen)
Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die von einem der Vertragsstaaten nach dem Muster der Übereinkommen der Internationalen Kommission (CIEC–Übereinkommen) für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt werden, sind in Deutschland von jeder Förmlichkeit befreit.
Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 08.09.1976 (Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus den Personenstandsbüchern: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunde) sind:
- Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Deutschland, Estland, Frankreich, Italien, Kap Verde, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien und Türkei.
Vertragsstaaten des Münchener CIEC-Übereinkommens vom 05.09.1980 (Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse) sind:
- Deutschland, Griechenland, Italien, Luxemburg, Moldau, Niederlande, Österreich, Portugal, Schweiz, Spanien und Türkei.
Verordnung über öffentliche Urkunden (EU) 2016/1191 vom 6. Juli 2016
Darüber hinaus vereinfacht die Verordnung über öffentliche Urkunden (EU) 2016/1191 vom 6. Juli 2016 den Verkehr bestimmter öffentlicher Urkunden, die in einem EU-Mitgliedstaat vorgelegt werden müssen und die in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgestellt worden sind und befreit dadurche die öffentlichen Urkunden von der Bestätigung der Echtheit mit der Apostille mit dem Ziel, den Verwaltungsaufwand und die Kosten für Bürger zu senken.
Was ist eine Beglaubigung?
Eine Beglaubigung dient dem Nachweis, dass ein Dokument, eine Unterschrift oder eine Kopie eines Dokuments echt ist. Beglaubigt werden können unter anderem Unterschriften, Urkunden, Dokumentenkopien sowie Übersetzungen.
Bei beglaubigten Übersetzungen wird bestätigt, dass die Übertragung des Inhalts korrekt und vollständig erfolgt ist – nicht jedoch die Echtheit des Originaldokuments selbst. Solche Übersetzungen dürfen ausschließlich von gerichtlich ermächtigten bzw. vereidigten Übersetzerinnen und Übersetzern angefertigt werden und sind meist für Ämter oder Behörden bestimmt.
Man unterscheidet zwischen zwei Arten von Beglaubigungen:
- Öffentliche Beglaubigung: Diese kann nur durch Notarinnen oder Notare erfolgen, z. B. bei Grundbucheinträgen, Testamenten oder Vollmachten.
- Amtliche Beglaubigung: Sie wird von staatlichen Stellen vorgenommen, etwa für Zeugnisse, Ausweise oder akademische Urkunden.
Notarielle Beglaubigung
Einige Dokumente können nicht auf die oben beschriebene Weise beglaubigt werden. Dies ist der Fall bei nicht behördlichen Dokumenten und Kopien von Dokumenten, Übersetzungen, Gründungsdokumenten, Finanzberichten, Verträgen, Konnossementen, Ursprungszeugnissen usw. Für solche Dokumente kann ein Notar eine notarielle Beglaubigung ausstellen. Die notarielle Beglaubigung der Kopie bescheinigt, dass die Kopie und das Original übereinstimmen. Die notarielle Beglaubigung der Übersetzung bestätigt, dass die Übersetzung von einem vereidigten und ermächtigten Übersetzer angefertigt wurde. Anschießend sind die notariell beglaubigten Dokumente für die Ausstellung der Apostille oder konsularische Legalisation geeignet.Unsere Vorteile
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