Das Unternehmen Schmidt & Schmidt erbringt Dienstleistungen rund um die Apostillierung und Legalisation öffentlicher Urkunden, die in Deutschland ausgestellt wurden, einschließlich ihrer anschließenden beglaubigten Übersetzung und Zustellung in jeden Ort der Welt.
Angenommen, eine deutsche Staatsangehörige möchte im Ausland heiraten und legt der dortigen Standesbehörde ihre Geburtsurkunde und eine Bescheinigung über den Familienstand vor. Der zuständige Sachbearbeiter spricht kein Deutsch und kann nicht selbst prüfen, von welcher Behörde die Urkunden ausgestellt wurden und ob Unterschriften und Siegel echt sind. Genau für solche Fälle gibt es die Apostille — eine standardisierte Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde für ihre Verwendung im Ausland.
Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher die unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels auf der Urkunde. Die Apostille bestätigt nicht den Inhalt der Urkunde selbst. Das Verfahren ist im Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation geregelt.
Deutschland ist dem Haager Übereinkommen am 15. Dezember 1965 beigetreten; für Deutschland trat es am 13. Februar 1966 in Kraft. Derzeit gehören dem Übereinkommen 130 Staaten an. In Deutschland apostillierte Urkunden werden in den anderen Vertragsstaaten in der Regel anerkannt, sofern die geltenden Voraussetzungen erfüllt sind, und bedürfen keiner konsularischen Legalisation.
Damit eine deutsche Urkunde bei ausländischen Behörden oder Gerichten vorgelegt werden kann, sind in der Regel eine Apostille sowie eine beglaubigte Übersetzung in die jeweils erforderliche Sprache nötig. Welche Anforderungen im Einzelnen gelten, hängt von der Art der Urkunde, den Vorgaben der annehmenden Stelle und den geltenden völkerrechtlichen Verträgen ab.
Wenn Sie eine im Ausland ausgestellte Urkunde in Deutschland verwenden möchten, finden Sie ausführliche Informationen auf unseren Länderseiten hier.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichners und das Siegel, nicht aber den Inhalt der Urkunde.
- In Deutschland gibt es keine einheitliche Apostille-Behörde: Die zuständige Stelle hängt von der Art der Urkunde und vom Bundesland ab. Bundesurkunden und das Führungszeugnis werden vom BfAA apostilliert.
- Das Führungszeugnis stellt das Bundesamt für Justiz (BfJ) aus (13 €); seit Dezember 2024 wird die Apostille zuerst beim BfAA beantragt und das Führungszeugnis anschließend beim BfJ unter Angabe der Antragsnummer bestellt.
- Für die Verwendung im Ausland sind in der Regel eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung erforderlich; die endgültigen Anforderungen legt die annehmende Stelle fest.
- Gehört ein Land dem Haager Übereinkommen nicht an, ist eine konsularische Legalisation erforderlich.
- Schmidt & Schmidt übernimmt Apostille, Legalisation, Urkundenbeschaffung und Übersetzung in allen 16 Bundesländern — auch aus der Ferne.
Schlüsselbegriffe
Haager Apostille · Konsularische Legalisation · Vorbeglaubigung / Endbeglaubigung · Vereidigter (beeidigter) Übersetzer · Führungszeugnis · Geburtsurkunde · Heiratsurkunde / Eheurkunde · Sterbeurkunde · Ehefähigkeitszeugnis · Meldebescheinigung · Handelsregisterauszug · Abiturzeugnis / Zeugnis der allgemeinen Hochschulreife · Diplomurkunde / Hochschulzeugnis · Immatrikulationsbescheinigung
Welche Urkunden können in Deutschland apostilliert werden
Die Apostille wird auf deutsche öffentliche Urkunden gesetzt — also auf Urkunden, die von Behörden, Gerichten und Notaren ausgestellt wurden. Auf private Urkunden wird die Apostille erst nach ihrer notariellen Beglaubigung gesetzt.
| Apostillierbar | Nicht apostillierbar |
|---|---|
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Besonderheiten der Apostillierung in Deutschland
In Deutschland gibt es keine einheitliche Apostille-Behörde. Die Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille ist zwischen Bundes- und Landesbehörden aufgeteilt und hängt sowohl von der Art der Urkunde als auch vom Bundesland ab, in dem sie ausgestellt wurde. Das Verfahren kann daher mehrere Schritte umfassen, und die Bearbeitungszeiten unterscheiden sich spürbar von Bundesland zu Bundesland.
| Art der Urkunde | Zuständige Apostille-Behörde |
|---|---|
| Urkunden von Bundesbehörden und Bundesgerichten, einschließlich des Führungszeugnisses | Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA), Brandenburg an der Havel |
| Urkunden der ordentlichen Gerichte und der Notare (in einigen Bundesländern auch Bildungsnachweise) | Präsidenten der Landgerichte oder die Justizministerien der Länder |
| Urkunden von Verwaltungsbehörden (Standesämter, Kommunen usw., außerhalb der Justiz) | Je nach Bundesland: Landesinnenministerien, Regierungspräsidium, Bezirksregierung; in Berlin das LABO; in Niedersachsen die Polizeidirektionen; in Rheinland-Pfalz die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) |
| Urkunden des Patentamts und des Bundespatentgerichts | Präsident des Deutschen Patent- und Markenamts (DPMA), München |
Aufgrund der Dezentralisierung — 16 Bundesländer und je nach Urkundenart unterschiedliche Behörden — zieht sich die eigenständige Apostillierung in Deutschland oft in die Länge. Wir ermitteln die zuständige Behörde und übernehmen die gesamte Beglaubigungskette. In der Regel ist für die Erteilung der Apostille das Original der Urkunde in gutem Zustand mit lesbaren Siegeln und Unterschriften erforderlich; in einzelnen Systemen stehen auch elektronische Urkunden (e-Apostille) zur Verfügung.
Gültigkeitsdauer der Urkunde
Für die Apostille selbst ist keine allgemeine Gültigkeitsfrist der Urkunde festgelegt. Die annehmende Stelle im Zielland kann jedoch eine „aktuelle“ Urkunde verlangen — das betrifft am häufigsten Führungszeugnisse und Urkunden zum Personenstand (in der Regel nicht älter als 3–6 Monate, wobei die Frist ab dem Ausstellungsdatum und nicht ab dem Datum der Apostille läuft). Erkundigen Sie sich vorab nach den Anforderungen am Ort der Vorlage.
Elektronische Apostille (e-Apostille) in Deutschland
Der Umgang mit elektronischen Urkunden in Deutschland ist in den §§ 371a(3) und 371b der Zivilprozessordnung (ZPO) geregelt: Von Behörden ausgestellte und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene Urkunden gelten als echt — allerdings nur in Bezug auf inländische deutsche Urkunden. Die elektronische Apostille (e-APP) hat Deutschland nicht in sein Rechtssystem übernommen: Das Gesetz zur Ratifizierung des Haager Übereinkommens erkennt nur die Apostille in Papierform an, und jede Abweichung von den Bedingungen des Übereinkommens erfordert nach Auffassung des Bundesverfassungsgerichts einen gesonderten Gesetzgebungsakt. Die Apostille wird in Deutschland daher in Papierform erteilt.
Folglich ist die Anerkennung ausländischer elektronischer Urkunden und elektronischer Apostillen in Deutschland gesetzlich nicht geregelt: Solche Urkunden haben keine automatische Beweiskraft und können eine zusätzliche Echtheitsprüfung erfordern oder in einzelnen Fällen abgelehnt werden, wenn die elektronische Urkunde oder Signatur der Papierform mit eigenhändiger Unterschrift nicht gleichgestellt ist. Für deutsche Urkunden erstellen wir daher eine Apostille in Papierform, die ohne derartige Einschränkungen anerkannt wird.
Besonderheiten der Apostillierung einzelner Urkunden
Führungszeugnis
Das Führungszeugnis ist eine der am häufigsten für die Apostille benötigten Urkunden: Es wird bei einer Beschäftigung im Ausland, bei der Erteilung eines Aufenthaltstitels, bei der Eheschließung und bei der Einwanderung verlangt. Ausgestellt wird es vom Bundesamt für Justiz (BfJ) in Bonn auf Grundlage der Daten des Bundeszentralregisters. Die Gebühr beträgt 13 €; die Urkunde wird ausschließlich in deutscher Sprache ausgestellt.
Es gibt mehrere Arten des Führungszeugnisses:
- das einfache bzw. private Führungszeugnis für persönliche Zwecke;
- das erweiterte Führungszeugnis — zum Beispiel für die Arbeit mit Kindern;
- das Europäische Führungszeugnis — für Staatsangehörige von EU-Mitgliedstaaten;
- das Behördenführungszeugnis — zur Vorlage bei einer deutschen Behörde.
Neues Verfahren seit Dezember 2024
Die Apostille auf dem Führungszeugnis erteilt nicht das BfJ, sondern das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA). Wird eine Apostille benötigt, ist der Antrag dafür zuerst online beim BfAA zu stellen; nach Zahlung der Gebühr vergibt das BfAA eine Antragsnummer. Anschließend wird das Führungszeugnis beim BfJ unter Angabe dieser Nummer bestellt — das BfJ stellt es aus und übermittelt es an das BfAA zur Erteilung der Apostille, woraufhin das BfAA die fertige Urkunde an den Antragsteller versendet.
- eine Kopie des Ausweisdokuments des Antragstellers;
- bei Beauftragung über einen Vertreter — eine Vollmacht (mit Apostille und Übersetzung, sofern im Ausland erstellt);
- Angabe des Landes, in dem das Führungszeugnis verwendet werden soll.
Personenstandsurkunden
Zu den Personenstandsurkunden gehören die Geburtsurkunde, die Heiratsurkunde bzw. Eheurkunde und die Sterbeurkunde. Ausgestellt werden sie vom Standesamt am Ort der Beurkundung. Die Apostille auf solchen Urkunden erteilt die Verwaltungsbehörde des jeweiligen Bundeslandes.
Für die Verwendung in den Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens von 1976 kann das Standesamt eine internationale (mehrsprachige) Personenstandsurkunde ausstellen, die in der Regel ohne Apostille und Übersetzung anerkannt wird. In Ländern, die diesem Übereinkommen nicht angehören, bietet diese Form keinen Vorteil — dort sind eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung erforderlich.
Erforderliche Unterlagen:- die Angaben zur Auffindung des Eintrags (vollständiger Name, Datum und Ort des Ereignisses, Angaben zu den Eltern oder zum Ehepartner);
- eine Kopie des Ausweisdokuments des Antragstellers;
- bei Beauftragung über einen Vertreter — eine Vollmacht.
Bildungsnachweise
In Deutschland ausgestellte Bildungsnachweise — Diplomurkunden, Abiturzeugnisse und Immatrikulationsbescheinigungen — haben im Ausland keine automatische Rechtskraft. Eine Apostille kann zum Beispiel bei der Bewerbung an einer ausländischen Hochschule für ein Master- oder Promotionsstudium oder bei der Einschreibung an einer Hochschule im Ausland erforderlich sein.
Die Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille auf Bildungsnachweisen hängt vom Bundesland ab: In einigen Ländern erteilen die Präsidenten der Landgerichte die Apostille, in anderen die Verwaltungsbehörden des Landes, und in einigen Ländern (zum Beispiel Baden-Württemberg, Brandenburg und Saarland) gelten besondere Regeln. In manchen Fällen muss das Original zunächst vorbeglaubigt werden, was die Bearbeitungszeit verlängert. Für die Erteilung der Apostille muss die Urkunde in deutscher Sprache abgefasst sein.
Erforderliche Unterlagen:- eine Kopie des Bildungsnachweises;
- Angaben zur Bildungseinrichtung, zum Studiengang und zum Abschlussjahr;
- bei Beauftragung über einen Vertreter — eine Vollmacht.
Handelsregisterauszug
Der Handelsregisterauszug bestätigt die Registerdaten eines deutschen Unternehmens: Firma, Rechtsform, Angaben zu den Geschäftsführern und vertretungsberechtigten Personen sowie das Stammkapital. Geführt wird das Register von den Amtsgerichten als Registergerichte; der Auszug kann auch über das Portal handelsregister.de bezogen werden.
Da der Auszug zu den Urkunden der ordentlichen Gerichtsbarkeit gehört, erteilt der Präsident des Landgerichts die Apostille darauf. Für Unternehmensvorgänge im Ausland wird in der Regel ein aktueller Auszug mit Apostille und Übersetzung benötigt.
Erforderliche Unterlagen:- die Firma und die Registernummer des Unternehmens (HRB/HRA);
- Angabe des Verwendungslandes und des benötigten Formats;
- bei Beauftragung über einen Vertreter — eine Vollmacht.
Anerkennung der Echtheit öffentlicher Urkunden innerhalb der EU
Deutschland hat bilaterale Abkommen mit den folgenden Ländern geschlossen:
Nach diesen Abkommen sind bestimmte Urkunden von der Beglaubigungspflicht befreit, sofern sie mit dem Siegel der zuständigen Verwaltungsbehörden versehen sind.
Mehrsprachige Urkunden (CIEC-Übereinkommen)
Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die von einem der Vertragsstaaten nach dem Muster der Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivilstandswesen (CIEC) ausgestellt werden, sind von der Legalisation und anderen entsprechenden Förmlichkeiten befreit, die sonst für die Verwendung ausländischer Urkunden vorgesehen sind.
Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 8. September 1976 (mehrsprachige Auszüge über Geburt, Eheschließung und Tod):
- Österreich, Belgien, Bulgarien, Bosnien und Herzegowina, Deutschland, Spanien, Italien, Kap Verde, Litauen, Luxemburg, Moldau, Niederlande, Polen, Portugal, Rumänien, Nordmazedonien, Serbien, Slowenien, Türkei, Frankreich, Kroatien, Montenegro, Schweiz, Estland.
Vertragsstaaten des Münchener CIEC-Übereinkommens vom 5. September 1980 (mehrsprachiges Ehefähigkeitszeugnis):
- Österreich, Deutschland, Griechenland, Spanien, Italien, Luxemburg, Moldau, Niederlande, Portugal, Türkei.
Viele Länder gehören den CIEC-Übereinkommen nicht an. Für die Verwendung deutscher Urkunden in einem Land, das kein Mitglied ist, bietet die mehrsprachige Form keinen Vorteil — dort sind eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung erforderlich.
Verordnung (EU) 2016/1191 vom 6. Juli 2016 über öffentliche Urkunden
Die Verordnung (EU) 2016/1191 vom 6. Juli 2016 hebt die Apostillepflicht für eine Reihe von Kategorien öffentlicher Urkunden auf (zu Geburt, Eheschließung, Tod, Wohnsitz, Vorstrafenfreiheit u. a.), die zwischen EU-Mitgliedstaaten vorgelegt werden, und führt mehrsprachige Standardformulare ein, die in einigen Fällen auch eine Übersetzung entbehrlich machen.
Konsularische Legalisation von Urkunden aus Deutschland
Soll eine Urkunde in einem Staat verwendet werden, der dem Haager Übereinkommen von 1961 nicht angehört (zum Beispiel in den VAE oder in Ägypten), und besteht kein anderer völkerrechtlicher Vertrag, kommt die konsularische Legalisation zur Anwendung.
Sonderfall: Länder, gegen deren Beitritt Deutschland Einspruch erhoben hat
Selbst wenn ein Staat dem Haager Übereinkommen formal beigetreten ist, gilt die Apostille im Verhältnis zu Deutschland nicht, wenn Deutschland gegen dessen Beitritt Einspruch erhoben hat. Für solche Länder bedürfen deutsche Urkunden einer konsularischen Legalisation statt einer Apostille. Nach Angaben des Auswärtigen Amts (2026) zählen dazu: Algerien, Burundi, Dominikanische Republik, Indien, Kosovo, Liberia, Marokko, Mongolei, Pakistan, Philippinen, Ruanda, Senegal, Tadschikistan, Tunesien, Usbekistan und Vietnam. Die Liste ändert sich im Laufe der Zeit, daher erkundigen Sie sich vorab nach dem aktuellen Status des jeweiligen Landes.
Die konsularische Legalisation ist das Verfahren zur Bestätigung der Echtheit einer Urkunde für ihre Anerkennung in einem ausländischen Staat, durchgeführt durch einen diplomatischen oder konsularischen Vertreter des Ziellandes.
Dies ist ein längeres und aufwendigeres Verfahren: Die Urkunde durchläuft mehrere vorgelagerte Beglaubigungen und wird anschließend im Konsulat des Ziellandes in Deutschland beglaubigt. Die Legalisation bestätigt die Echtheit der Urkunde für ein bestimmtes Land; für die Verwendung in einem anderen Land muss das Verfahren erneut durchlaufen werden.
Unterschiede zwischen Apostille und konsularischer Legalisation
| Apostille | Konsularische Legalisation | |
|---|---|---|
| Anwendung | Zwischen Staaten, in denen das Regime der Haager Apostille gilt. | Wenn das Apostille-Regime oder eine andere Befreiung von der Legalisation nicht gilt. |
| Aufwand | Mäßig: Antrag bei der zuständigen Behörde des Ausstellungslandes. | Hoch: Antrag bei mehreren Behörden und beim Konsulat. |
| Vorprüfung | In der Regel nicht erforderlich. | Eine Vorbeglaubigung der ausstellenden Behörde ist erforderlich. |
| Konsulat des Ziellandes | Nicht erforderlich. | Letzter Schritt im Konsulat des Ziellandes. |
Was kann bei der eigenständigen Beantragung einer Apostille in Deutschland schiefgehen?
Auf den ersten Blick wirkt das Verfahren einfach: die Urkunde vorbereiten, bei der zuständigen Behörde einreichen und das Ergebnis abwarten. In der Praxis entstehen die meisten Schwierigkeiten jedoch schon vor der Erteilung der Apostille — bei der Wahl der Behörde, der Vorbeglaubigung, der notariellen Beglaubigung, der Übersetzung oder der Einreichung.
-
1
Die zuständige Behörde wird falsch bestimmt
In Deutschland gibt es keine einheitliche Apostille-Behörde: Die Zuständigkeit hängt sowohl von der Art der Urkunde als auch vom Bundesland ab, in dem sie ausgestellt wurde. Die Einreichung bei der falschen Behörde führt zu Ablehnung und Zeitverlust — das betrifft insbesondere Bildungsnachweise und Urkunden von Verwaltungsbehörden, bei denen die Regeln von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sind. -
2
Die Vorbeglaubigung wird übersprungen
Ein Teil der deutschen Urkunden kann nicht unmittelbar apostilliert werden — zunächst ist eine Vorbeglaubigung der Unterschrift des Amtsträgers bei einer bestimmten Behörde erforderlich. Wird dieser Schritt übersprungen, wird die Urkunde nicht zur Erteilung der Apostille angenommen. -
3
Eine private Urkunde ohne notarielle Beglaubigung
Vollmachten, Erklärungen, Einwilligungen und Kopien sind private Urkunden und können nicht für sich allein apostilliert werden. Zunächst muss ein Notar die Unterschrift oder die Kopie beglaubigen (notarielle Beglaubigung) — erst danach wird die Urkunde apostillierfähig. -
4
Falsche Reihenfolge beim Führungszeugnis
Seit Dezember 2024 hat sich das Verfahren geändert: Die Apostille muss zuerst online beim BfAA beantragt werden (mit Erhalt einer Antragsnummer), und erst danach wird das Führungszeugnis beim BfJ unter Angabe dieser Nummer bestellt. Geht man umgekehrt vor — bestellt man das Führungszeugnis zuerst —, lässt sich die Apostille nach dem neuen Verfahren nicht erteilen, und alles muss von vorne beantragt werden. -
5
Probleme mit der Gültigkeitsdauer der Urkunde
Für die Apostille selbst ist keine Gültigkeitsfrist festgelegt, doch die annehmende Stelle verlangt häufig eine „aktuelle“ Urkunde — in der Regel nicht älter als 3–6 Monate, wobei die Frist ab dem Ausstellungsdatum und nicht ab dem Datum der Apostille läuft. Das betrifft insbesondere Führungszeugnisse und Urkunden zum Personenstand: Wird das Verfahren zu spät begonnen, kann die Urkunde „ablaufen“, noch bevor sie im Ausland vorgelegt wird. -
6
Die Anforderungen des Ziellandes werden übersehen
Selbst eine korrekt erteilte Apostille garantiert nicht, dass die Urkunde angenommen wird: Die annehmende Stelle kann eigene Anforderungen an Sprache, Format, Ausstellungsdatum und Übersetzung stellen. Eine in Deutschland angefertigte Übersetzung wird in einer Reihe von Ländern nicht akzeptiert — sie muss im Zielland erstellt und beglaubigt werden. Und für Länder, gegen deren Beitritt Deutschland Einspruch erhoben hat (zum Beispiel Indien, Pakistan und Vietnam), gilt die Apostille überhaupt nicht — dort ist eine konsularische Legalisation erforderlich.
Apostille in allen 16 Bundesländern Deutschlands
Wir erbringen Dienstleistungen rund um Apostillierung, Legalisation und Urkundenbeschaffung in allen 16 Bundesländern. In jedem Bundesland hat das Verfahren seine Besonderheiten: Je nach Art der Urkunde und ausstellender Behörde erteilen unterschiedliche staatliche Stellen die Apostille.
Baden-Württemberg
Bayern
Berlin
Brandenburg
Bremen
Hamburg
Hessen
Mecklenburg-Vorpommern
Niedersachsen
Nordrhein-Westfalen
Rheinland-Pfalz
Saarland
Sachsen-Anhalt
Sachsen
Schleswig-Holstein
Thüringen
Nützliche Links: offizielle deutsche Behörden
- Bundesamt für Justiz (bundesjustizamt.de) — Beantragung des Führungszeugnisses, auch online;
- Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (bfaa.diplo.de) — Apostille auf Bundesurkunden und Führungszeugnissen;
- Auswärtiges Amt (auswaertiges-amt.de) — internationaler Urkundenverkehr und konsularische Legalisation;
- Handelsregister (handelsregister.de) — Handelsregisterauszüge aus Deutschland;
- HCCH (hcch.net) — aktuelle Liste der Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens und der zuständigen Behörden.
Urkundenbeschaffung aus Deutschland
Wenn Personenstandsurkunden verloren gegangen oder beschädigt sind oder eine aktuelle Ausfertigung benötigt wird, muss eine Zweitschrift beschafft werden. Davon sind häufig Personen betroffen, die Deutschland verlassen haben. Unser Service ermöglicht die Beschaffung von Urkunden in Deutschland aus der Ferne: Wir fordern die Zweitschrift bei der zuständigen Stelle an (Standesamt, Registergericht, Bildungseinrichtung), erstellen bei Bedarf gleich die Apostille und die beglaubigte Übersetzung und stellen das fertige Paket per Kurier an jeden Ort der Welt zu. Ihre Anwesenheit in Deutschland ist nicht erforderlich.
Beglaubigte Übersetzung von Urkunden aus Deutschland
Für die Vorlage bei ausländischen Behörden ist eine beglaubigte Übersetzung erforderlich. In Deutschland gibt es das Institut des vereidigten (beeidigten) Übersetzers, dessen Übersetzung amtliche Geltung hat. Bei Bedarf wird die Übersetzung unter Berücksichtigung des Urkundentextes und der darauf angebrachten Apostille angefertigt.
Wird die Apostille auf der Übersetzung selbst angebracht? Eine Übersetzung ist keine öffentliche Urkunde — sie ist eine Sachverständigenleistung, daher wird die Apostille nicht auf dem Text der Übersetzung angebracht. Bei Bedarf kann die Unterschrift des vereidigten Übersetzers gesondert beglaubigt werden, und auf diese Beglaubigung kann dann eine Apostille gesetzt werden. In manchen Ländern muss die Übersetzung in die Landessprache vor Ort im Zielland angefertigt und beglaubigt werden — erkundigen Sie sich nach den Anforderungen der annehmenden Stelle.
Fazit
Nachstehend eine Übersichtstabelle zu den wichtigsten Urkunden: wer die Apostille erteilt und was benötigt wird. Bitte beachten Sie, dass die zuständige Behörde und der Ablauf des Verfahrens von der Art der Urkunde und vom Bundesland abhängen.
| Urkunde | Zuständige Apostille-Behörde | Was benötigt wird |
|---|---|---|
| Führungszeugnis | BfAA (zuerst der Apostille-Antrag, dann das Führungszeugnis beim BfJ) | Kopie des Ausweisdokuments; Verwendungsland; bei einem Vertreter — eine Vollmacht. |
| Geburtsurkunde / Heiratsurkunde / Sterbeurkunde | Verwaltungsbehörde des Bundeslandes | Angaben zur Auffindung des Eintrags; Kopie des Ausweisdokuments. |
| Diplomurkunde / Abiturzeugnis | Je nach Bundesland: Landgericht oder Verwaltungsbehörde | Kopie der Urkunde; Angaben zur Bildungseinrichtung; bei Bedarf eine Vorbeglaubigung. |
| Handelsregisterauszug | Präsident des Landgerichts | Firma und Registernummer des Unternehmens; Verwendungsland. |
| Notarielle Urkunden | Präsident des Landgerichts | Original der notariellen Urkunde; Verwendungsland. |
Häufig gestellte Fragen zur Apostille in Deutschland
In Deutschland gibt es keine einheitliche Apostille-Behörde. Die zuständige Stelle hängt von der Art der Urkunde und vom Bundesland ab: Bundesurkunden und das Führungszeugnis werden vom BfAA apostilliert, Urkunden von Gerichten und Notaren von den Präsidenten der Landgerichte und Urkunden von Verwaltungsbehörden von den Stellen des jeweiligen Bundeslandes.
Seit Dezember 2024 hat sich das Verfahren geändert: Zuerst wird die Apostille online beim BfAA beantragt (mit Erhalt einer Antragsnummer und Zahlung der Gebühr), und erst danach wird das Führungszeugnis beim Bundesamt für Justiz unter Angabe dieser Nummer bestellt. Das BfJ stellt das Führungszeugnis aus und übermittelt es an das BfAA zur Erteilung der Apostille.
Ja. Das Führungszeugnis wird beim BfJ per Post oder online beantragt (Gebühr 13 €). Schmidt & Schmidt erstellt Urkunde, Apostille und Übersetzung aus der Ferne und stellt das fertige Paket per Kurier in jedes Land zu.
Deutsche Urkunden werden in deutscher Sprache ausgestellt; für die Verwendung im Ausland ist in der Regel eine beglaubigte Übersetzung in die erforderliche Sprache nötig. Die Apostille wird nicht auf dem Text der Übersetzung angebracht — eine Übersetzung ist keine öffentliche Urkunde. Bei Bedarf wird die Unterschrift des vereidigten Übersetzers gesondert beglaubigt, und auf diese Beglaubigung kann dann eine Apostille gesetzt werden.
Für die Apostille selbst ist keine Gültigkeitsfrist der Urkunde festgelegt. Die annehmende Stelle kann jedoch eine „aktuelle“ Urkunde verlangen — meist nicht älter als 3–6 Monate, wobei die Frist ab dem Ausstellungsdatum und nicht ab dem Datum der Apostille läuft. Das betrifft insbesondere Führungszeugnisse und Urkunden zum Personenstand.
Gilt zwischen den Staaten kein Apostille-Regime und besteht kein anderer völkerrechtlicher Vertrag, ist statt einer Apostille eine konsularische Legalisation erforderlich — ein mehrstufiges Verfahren mit Beglaubigung im Konsulat des Ziellandes in Deutschland.
In Deutschland gibt es keine einheitliche Apostille-Behörde: Die zuständige Stelle hängt von der Art der Urkunde und vom Bundesland ab, und ein Teil der Urkunden erfordert eine Vorbeglaubigung. Wir ermitteln die richtige Behörde und übernehmen die gesamte Kette, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Ja. Schmidt & Schmidt wickelt den gesamten Vorgang aus der Ferne ab — Ihre Anwesenheit in Deutschland ist nicht erforderlich. Wir beschaffen bei Bedarf die Urkunde, erstellen Apostille und Übersetzung und stellen das fertige Paket an die angegebene Adresse zu.
Darüber hinaus können Sie bei uns eine beglaubigte Übersetzung von Urkunden in die erforderliche Sprache bestellen.
