Apostille und konsularische Legalisation aus Kasachstan

Schmidt & Schmidt bietet Legalisierungsdienstleistungen für in Kasachstan ausgestellte Dokumente.

Am 31.01.2001 ist in Kasachstan das Haager Apostille-Übereinkommen in Kraft getreten.

Die Apostille oder „Haager Apostille“ ist ein Zertifikat, dass die Herkunft einer öffentlichen Urkunde (z. B. einer Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, eines Urteils usw.) beglaubigt Handelsregisterauszug oder notarielle Beglaubigung). Es bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Autorität eines Beamten, der das öffentliche Dokument unterzeichnet hat.

In Kasachstan ausgestellte und mit einer Apostille beglaubigte Dokumente gemäß Haager Übereinkommen von 1961 werden in allen Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens anerkannt und erfordern keine andere Form der Beglaubigung, wie beispielsweise eine konsularische Legalisierung, was den Kosten- und Zeitaufwand für die Beglaubigung von Dokumenten erheblich reduziert. Bisher sind mehr als 120 Staaten der Konvention beigetreten.

Die Apostille in Kasachstan ist ein quadratischer Stempel in kasachischer Sprache und Englisch mit der obligatorischen Überschrift „Apostille“ und einem Verweis auf das Haager Übereinkommen von 1961 in Französisch (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Die Seiten der Apostille Urkunde müssen mindestens 9 Zentimeter lang sein.

Die Apostille ist für die Verwendung in den Staaten, die keine Vertragspartei des Haager Übereinkommens sind, nicht ausreichend. In diesem Fall gilt die konsularische Legalisation für eine öffentliche Urkunde.

Zuständige Behörden der Republik Kasachstan, die zur Erteilung einer Apostille befugt sind

Gemäß der Regierungsverordnung der Republik Kasachstan Nr. 545 vom 24. April 2001 „Über die Genehmigung der Regeln zur Erteilung einer Apostille“ in der geltenden Fassung darf die Apostille ausschließlich von hierzu befugten staatlichen Behörden erteilt werden. Nachfolgend finden Sie aktuelle Informationen über die Behörden, die berechtigt sind, Dokumente auf dem Gebiet der Republik Kasachstan mit einer Apostille zu versehen.

Typen von Dokumenten

Besonderheiten der Apostillierung in Kasachstan

Die Apostille wird ausschließlich auf das Originaldokument oder auf eine notariell beglaubigte Kopie gesetzt, falls das Original nicht apostilliert werden kann (z. B. Pass, Führerschein). Die Dokumente müssen sich in gutem Zustand befinden, mit deutlich erkennbarer Unterschrift und Siegel. Es dürfen keine fremden Eintragungen oder Markierungen vorhanden sein. Durchstreichungen von Wörtern oder unvereinbarte Korrekturen sind nicht zulässig.

Der Inhalt des Dokuments muss klar und deutlich sein, mit gut lesbaren Unterschriften der zuständigen Personen und Stempelabdrücken. Obligatorisch sind die vollständigen Dokumentendaten (Nummer, Datum, Unterschrift, Stempel), die ohne Radierungen oder Nachträge angegeben sind. Dokumente, die mehr als eine Seite umfassen, müssen geheftet, nummeriert und versiegelt sein. Wenn das Dokument Anhänge enthält, müssen diese einbezogen werden.

Anforderungen an Dokumente und Form der Apostille

Für das Legalisierungsverfahren können Dokumente im Original oder als notariell beglaubigte Kopie eingereicht werden. Die Angaben auf der Apostille werden häufig in zwei Sprachen angegeben (einer der Sprachen der Konvention und der Landessprache).

In Kasachstan ist die Apostille ein quadratischer Stempel von mindestens 9×9 cm in kasachischer Sprache, mit dem obligatorischen Titel „Apostille“ und einem Verweis auf die Haager Konvention von 1961 auf Französisch (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Gemäß der Konvention wird die Apostille direkt auf dem Dokument oder auf einem separaten, mit dem Dokument verbundenen Blatt angebracht.

Notwendige Dokumente

• Kopie des Ausweisdokuments
• Originaldokument mit Apostillierung
• Notarielle Vollmacht
• Wenn sich der Nachname des Antragstellers geändert hat, Kopien von Dokumenten, die die Änderung des Nachnamens bestätigen, mit Übersetzung ins Russische oder Kasachische

Elektronische Apostille in Kasachstan

Am 15. Juni 2024 sind in der Republik Kasachstan Änderungen der Vorschriften zur Erbringung der staatlichen Dienstleistung der Apostillierung offizieller Dokumente in Kraft getreten. Die neue Fassung sieht eine vollständige Digitalisierung des Prozesses vor — der Antrag auf Apostille wird elektronisch über das Portal der „Elektronischen Regierung“ (Egov) unter Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur (EDS) gestellt.

Für die Antragstellung über das Portal sind folgende Unterlagen erforderlich:

- ein elektronischer Antrag, der mit einer EDS unterschrieben ist (oder mittels Einmalpasswort bestätigt wird, sofern eine registrierte Telefonnummer vorliegt);

- eine eingesannte Kopie des zu apostillierenden Dokuments;

- eine Vollmacht (notariell beglaubigt bei Antragstellung durch einen Vertreter einer natürlichen Person; vom Geschäftsführer unterschrieben bei Antragstellung im Namen einer juristischen Person);

- bei Bedarf weitere Dokumente.

Der Antrag und die Dokumente werden vom Servicezentrum für Bevölkerung (Zentrum für Dienstleistung an die Bevölkerung, ЦОН) geprüft, insbesondere die Unterschriftsprobe und der Stempelabdruck auf dem eingereichten Dokument sowie die Übereinstimmung mit den Anforderungen des Haager Übereinkommens und den innerstaatlichen Rechtsvorschriften.

Bei positivem Prüfungsergebnis erstellt die zuständige Behörde noch am selben Arbeitstag die elektronische Apostille mithilfe des Informationssystems „E-Apostille“. Das unterzeichnete Ergebnis wird dem Antragsteller im persönlichen Konto auf dem Portal Egov übermittelt. Die Apostillierung ist am nächsten Arbeitstag nach Antragstellung abgeschlossen.

Die elektronische Apostille wird im digitalen Format ausgestellt und enthält einen Link zur Verifikationsseite, auf der Behörden anderer Staaten die Echtheit der Apostille anhand eines Sicherheitscodes und der Antragsnummer überprüfen können. Die Gebühr für die Dienstleistung beträgt 0,5 MRP (monatlicher Berechnungsindikator) pro Dokument(gemäß Unterpunkt 7 des Artikels 615 des Steuergesetzbuchs der Republik Kasachstan).

Apostille für Bildungsdokumente aus Kasachstan

Seit dem 30. Dezember 2023 gilt in Kasachstan ein neues Verfahren zur Apostillierung von Dokumenten, die von Hochschul- und postgradualen Bildungseinrichtungen ausgestellt werden. Es wurde durch den Erlass des Ministers für Wissenschaft und Hochschulbildung vom 11. Dezember 2023 genehmigt.

Die Apostille für Diplome, Diploma Supplements und andere offizielle Hochschuldokumente wird vom Komitee für Qualitätssicherung im Bereich Wissenschaft und Hochschulbildung des Ministeriums für Wissenschaft und Hochschulbildung der Republik Kasachstan ausgestellt.

Wie man Dokumente zur Apostillierung einreicht

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Antrag einzureichen:

1. Über die staatliche Körperschaft „Regierung für Bürger“
Der Antragsteller (oder ein Bevollmächtigter mit Vollmacht) muss vorlegen:

• einen Antrag in der vorgeschriebenen Form;
• ein Ausweisdokument (in Papierform oder als elektronisches Dokument über den digitalen Dokumentenservice);
• das Original des zu apostillierenden Dokuments;
• das Original der Zahlungsbestätigung der staatlichen Gebühr.

2. Über das elektronische Regierungsportal eGov
Es sind hochzuladen:

• eine elektronische Anfrage, unterschrieben mit der digitalen Signatur des Antragstellers;
• eine elektronische Kopie des zu apostillierenden Dokuments.

Informationen zur Zahlung der staatlichen Gebühr und zur Identitätsprüfung werden automatisch aus staatlichen Informationssystemen abgerufen.

Apostille für das Führungszeugnis

Das Führungszeugnis wird in Kasachstan vom Innenministerium (oder anderen zuständigen Behörden) ausgestellt und erfordert für die Verwendung im Ausland in der Regel eine Apostille — das Verfahren bestätigt die Echtheit des Dokuments und die Unterschrift der befugten Person. Die Apostille wird von der zuständigen Behörde angebracht (einschließlich über das eGov-Portal, sofern eine elektronische Version des Dokuments verfügbar ist).

In der Regel ist ein Führungszeugnis in Kasachstan 6 Monate ab Ausstellungsdatum gültig; viele Empfänger im Ausland verlangen jedoch, dass die Bescheinigung nicht älter als 90–180 Tage ist. Daher ist es wichtig, vor der Apostillierung und Einreichung die Anforderungen des jeweiligen Landes zu klären (ob eine Apostille auf dem Original oder auf einer notariell beglaubigten Kopie erforderlich ist, ob eine Übersetzung und deren notarielle Beglaubigung benötigt wird).

Apostille für Handelsdokumente

Eine Apostille für Handelsdokumente ist erforderlich, um Unternehmensdokumente aus Kasachstan im Ausland zu verwenden, beispielsweise bei der Eröffnung einer Niederlassung oder eines Repräsentanzbüros. Folgende Dokumente können apostilliert werden:

• Registrierungsdokumente einer juristischen Person: Auszug aus dem Handelsregister, Grundbuchauszug, Bescheinigung über die staatliche Registrierung, notariell beglaubigte Satzung, Kopien weiterer Gründungsdokumente, eidesstattliche Erklärung mit der Unterschrift des Direktors usw.;
• notarielle Dokumente juristischer Personen: Vollmachten, Anträge, notariell beglaubigte Kopien usw.;
• Gerichtsdokumente.

In Kasachstan wird die Apostille ausschließlich auf kasachische Dokumente gesetzt. Für Handelsdokumente ausländischer Unternehmen kann die Apostille nur im Ausstellungsland des jeweiligen Dokuments eingeholt werden.

Konsularische Legalisation von Dokumente zur Verwendung im Ausland

Sollte ein Dokument in einem Land verwendet werden, das das Haager Übereinkommen nicht anerkennt, wie etwa die Vereinigte Arabische Emirate oder andere Länder, die nicht als Vertragspartei aufgeführt sind, gilt das Verfahren der konsularischen Legalisierung, auch „Botschaftsbeglaubigung“ genannt. Eine vollständige Liste der Länder, die Apostillen akzeptieren und verwenden, finden Sie hier.

Eine Voraussetzung für die konsularische Legalisierung eines aus Kasachstan stammenden Dokuments ist dessen Ausstellung durch ein öffentliches Notariat, ausdrücklich zur Verwendung im Ausland. Der Notar sollte dann auf der Grundlage des Originals eine notarielle Urkunde ausstellen, die eine notariell beglaubigte Kopie des Originals sowie eine Bestätigung seiner Echtheit enthält. Die notariell beglaubigten Dokumente müssen anschließend von dem für den Amtssitz des Notars zuständigen Amt für auswärtige Angelegenheiten beglaubigt werden. Schließlich kann das Dokument vom Generalkonsulat legalisiert werden.

Konsularische Legalisierung ist der Prozess der Authentifizierung oder Beglaubigung eines Rechtsdokumentes, damit das Rechtssystem eines fremden Landes es als mit voller Rechtswirkung anerkennt und der vom Diplomaten oder Konsular durchgeführt wird Vertretung des Landes, in dem das Dokument verwendet werden soll.

Die konsularische Legalisierung ist komplexer, zeitaufwändiger und kostspieliger als das einfachere Apostilleverfahren. Während die Apostille normalerweise in einem Schritt ausgestellt wird, erfordert die konsularische Legalisierung mehrere Vorbeglaubigungen, bevor eine öffentliche Urkunde bei der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes beglaubigt werden kann.

Es ist eine allgemeine Anforderung, dass das Dokument vor der Einreichung bei der Botschaft in die Amtssprache des Ziellandes übersetzt werden muss. Über das Beglaubigungsverfahren entscheidet die Auslandsvertretung.

Die Hauptunterschiede zwischen einer Apostille und einer konsularischen Legalisation von Dokumenten

Das gemeinsame Merkmal von Apostille und konsularischer Legalisierung besteht darin, dass sie ein offizielles Dokument zur Vorlage bei Institutionen in einem anderen Land beglaubigen. Es gibt jedoch viele Unterschiede.

Beschaffung von Urkunden aus Kasachstan

Wenn die wichtigen Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden oder aktuelle Kopien der Dokumente benötigt werden, ist die Neuausstellung der Dokumente erforderlich. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen außerhalb Kasachstan im Ausland auf Schwierigkeiten stoßen, neue Dokumente zu erhalten. Unsere Berater helfen Ihnen bei der Fernbeschaffung neuer Dokumente aus Kasachstan und wir können den Versand Ihrer Dokumente per Kurier in die ganze Welt veranlassen.

Beglaubigte Übersetzung von Dokumenten aus Kasachstan

Kopien und Abschriften von Personenstandsurkunden können von einem vereidigten Übersetzer in Kasachstan in jede beliebige Sprache übersetzt werden oder die Übersetzung kann im Zielland angefertigt werden. Wir bieten beglaubigte Übersetzungen von Personenstandsurkunden mit weiterer Beglaubigung an. Die Kosten für die Arbeit werden nach dem Umfang des betreffenden Dokuments berechnet.

Wird die Übersetzung mit einer Apostille beglaubigt?

Jedes ausländische Dokument, das in einem Land ausgestellt und in einem anderen Land verwendet wird, muss für die Verwendung im Ausland legalisiert werden. Daher muss die Echtheit einer beglaubigten Übersetzung aus Kasachstan durch eine Apostille beglaubigt werden. Daher akzeptieren viele Behörden möglicherweise keine beglaubigten Übersetzungen aus Kasachstan, wenn die Übersetzung in Kasachstan nicht ordnungsgemäß für die Verwendung im Ausland beglaubigt wurde. Um diese Verwirrung zu vermeiden, sollten Übersetzungen besser im Bestimmungsstaat des Dokuments angefertigt werden.