Schmidt & Schmidt bietet Legalisierungsdienstleistungen für in China ausgestellte Dokumente.
China ist seit 1987 Mitglied des HCCH; Das Haager Übereinkommen über die vereinfachte Beglaubigung ist am 7. November 2023 in Kraft getreten.
Die Apostille oder „Haager Apostille“ ist ein Zertifikat, dass die Herkunft einer öffentlichen Urkunde (z. B. einer Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, eines Urteils usw.) beglaubigt Handelsregisterauszug oder notarielle Beglaubigung). Es bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Autorität eines Beamten, der das öffentliche Dokument unterzeichnet hat.
Die Apostille in China ist ein Aufkleber mit der Überschrift „Apostille“ und einem Verweis auf die Haager Konvention von 1961 in französischer Sprache (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Der Text der Apostille ist zusätzlich auf Englisch und Chinesisch angegeben und enthält außerdem eine Apostillenummer sowie einen QR-Code, die eine Echtheitsprüfung ermöglichen. Am Aufkleber ist ein spezielles silberfarbenes Siegel angebracht.
Der Apostillenstempel kann ausschließlich im Hoheitsgebiet des Landes angebracht werden, in dem das Dokument ausgestellt wurde.
Bis 2023 war für die Verwendung ausländischer Dokumente in China sowie chinesischer Dokumente im Ausland ein Verfahren der konsularischen Legalisation erforderlich. Dabei handelte es sich um ein komplexes und mehrstufiges Verfahren, das unter anderem folgende Schritte umfasste: Übersetzung des Dokuments durch einen autorisierten Übersetzer, notarielle Beglaubigung der Übersetzung, Beglaubigung des Dokuments bei der Kanzlei des Außenministeriums von China sowie anschließende Legalisation im Konsulat des Bestimmungsstaates.
Für Staaten, die die Haager Konvention nicht ratifiziert haben, gilt dieses Verfahren bei der Verwendung von Dokumenten aus China bis heute fort.
China ist der Haager Konvention zur vereinfachten Legalisation von Dokumenten am 8. März 2023 beigetreten; am 7. November 2023 ist die Konvention in Kraft getreten.
Dokumente, die in China ausgestellt und mit einer Apostille versehen wurden, werden gemäß der Haager Konvention von 1961 in allen Vertragsstaaten der Haager Konvention anerkannt und bedürfen keiner weiteren Form der Beglaubigung, wie etwa der konsularischen Legalisation. Dies reduziert die Kosten und den zeitlichen Aufwand für die Dokumentenbeglaubigung erheblich. Derzeit sind 125 Staaten der Konvention beigetreten, darunter auch Deutschland.
In China ausgestellte Dokumente werden von den deutschen Behörden und Gerichten nur dann anerkannt, wenn sie das Legalisierungsverfahren in Form der Apostillierung durchlaufen haben und anschließend in Deutsch übersetzt wurden, wobei die Übersetzung notariell beglaubigt sein muss. Ein auf diese Weise beglaubigtes chinesisches Dokument hat in Deutschland dieselbe Rechtskraft wie ein von staatlichen Behörden ausgestelltes Dokument.
Einschränkungen bei der Apostillierung von Dokumenten in China
Gegen den Beitritt Chinas zum Apostille-Übereinkommen hat sich Indien am 8. September 2023 offiziell ausgesprochen. Daher erkennen China und Indien die Apostillen des jeweils anderen nicht an. Darüber hinaus erklärte Peking beim Beitritt zum Übereinkommen, dass es nur Apostillen solcher Staaten akzeptieren wird, die es offiziell anerkennt. Aus diesem Grund ist das Apostillenverfahren zwischen China und Kosovo nicht anwendbar.
Apostille in Hongkong und Macau
Hongkong und Macao sind dem Haager Abkommen beigetreten Übereinkommen zur Abschaffung der Legalisation ausländischer öffentlicher Urkunden. 1997 bestätigte China die Gültigkeit des Übereinkommens für Hongkong, 1999 für Macau.
Beim Beitritt zur Konvention hat die Zentralregierung in Peking festgelegt, dass in Hongkong sowie in Macau, die der Apostille-Konvention bereits beigetreten waren, als sie noch nicht als Teil von China galten, weiterhin das frühere Apostillenverfahren gilt, das sich von dem in Festlandchina angewendeten Verfahren unterscheidet. Hongkong und Macau akzeptieren jedoch ebenfalls nur Apostillen solcher Staaten, die von den Zentralbehörden von China anerkannt werden.
Pflichtangaben der Apostille in China
- die französische Bezeichnung „Apostille“ sowie der Verweis auf die Konvention von 1961;
- Bezeichnung des Staates (VR China);
- Name der Person, die das amtliche Dokument oder die notarielle Urkunde unterzeichnet hat;
- Funktion der Person, die das amtliche Dokument oder die notarielle Urkunde unterzeichnet hat;
- Name der Organisation, die den Stempel oder das Siegel auf dem amtlichen Dokument oder der notariellen Urkunde angebracht hat;
- Ort der Apostillierung;
- Datum der Apostillierung;
- Bezeichnung der Behörde, die die Apostillierung vorgenommen hat;
- Apostillennummer;
- Siegel der Behörde, die die Apostillierung vorgenommen hat;
- Unterschrift des zuständigen Amtsträgers, der die Apostillierung vorgenommen hat.
Apostillenregister in China
In China gibt es ein elektronisches Apostillenregister, in dem die Echtheit von Apostillen anhand ihrer Nummer online überprüft werden kann.
Für die Erteilung der Apostille zuständige Behörden in China
Die Behörde, die in China für die Apostillierung von Dokumenten zuständig ist, ist das Außenministerium der VR China.
Innerhalb des Ministeriums werden die Dokumente von der Legalisationseinheit des Außenministeriums apostilliert, sowie in den jeweiligen Verwaltungsbezirken durch die regionalen Abteilungen der Auslandsangelegenheiten in jeder Provinz.
Typen von Dokumenten
| Kann apostilliert werden | Kann nicht apostilliert werden |
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Verfahren zur Apostillierung von Dokumenten in China
Schritt 1: Notarielle Beglaubigung
Ein wichtiger Vorbereitungsschritt ist die notarielle Beglaubigung des Dokuments. In China wird eine Apostille niemals auf Originaldokumente, sondern nur auf notariell beglaubigte Kopien angebracht. Es gibt zwei Arten der notariellen Beglaubigung: einfache Beglaubigung und doppelte Beglaubigung. Die Art der Beglaubigung hängt vom Bestimmungsland des Dokuments ab, daher ist es wichtig, den Notar im Voraus darüber zu informieren, in welchem Land das Dokument verwendet werden soll, damit es korrekt vorbereitet werden kann.
Ein Notar in China kann nur Dokumente beglaubigen, die in chinesischer Sprache ausgestellt sind; Dokumente in Fremdsprachen dürfen nicht beglaubigt werden. Daher ist es wichtig, dass der Originaltext auf Chinesisch vorliegt. Dieses Problem tritt besonders häufig auf, wenn versucht wird, Vollmachten oder Zertifikate von internationalen Schulen oder Universitäten zu beglaubigen. Auch wenn die Universität oder Schule Ihnen eine englische Version des Dokuments ausgestellt hat, kann diese nicht notariell beglaubigt werden; es kann nur das Original auf Chinesisch verwendet werden.
Die Übersetzung in eine Fremdsprache ist ein obligatorischer Bestandteil des notariellen Zertifikats, das im Ausland verwendet werden soll, und ist in das Verfahren zur Erstellung des notariellen Zertifikats integriert. Letztendlich erhalten Sie ein einheitliches notarielles Zertifikat mit dem notariell beglaubigten Dokument und der notariellen Übersetzung, auf das später eine Apostille angebracht wird.
ABER! Seien Sie im Voraus darauf vorbereitet, dass diese Übersetzung möglicherweise im Ausland nicht akzeptiert wird! Es ist sehr wichtig, dass Sie die Anforderungen der empfangenden Behörde überprüfen. Häufig (wenn nicht immer) ist zusätzlich eine notarielle Übersetzung durch einen zertifizierten Übersetzer oder Notar im Bestimmungsland erforderlich.
Die Gültigkeitsdauer einiger chinesischer Dokumente beträgt nur 3 Monate. Wenn Sie die Anforderungen an die Übersetzung bei der empfangenden Behörde nicht im Voraus klären, kann es erforderlich sein, das Dokument erneut anzufordern, zu beglaubigen, zu legalisieren und zu versenden, was erhebliche zeitliche und finanzielle Aufwendungen bedeutet.
Die Dauer der notariellen Beglaubigung hängt weitgehend vom Umfang der Übersetzung ab und beträgt in der Regel etwa 5 Arbeitstage.
Bitte beachten Sie: Wenn Ihr Dokument z. B. in Wuxi, Provinz Jiangsu, ausgestellt wurde, können Sie die notariell beglaubigte Kopie (Zertifikat) in einer anderen Stadt Chinas anfertigen lassen, ABER die Apostille kann nur vom Außenministerium angebracht werden, das für den jeweiligen Notarbezirk zuständig ist.
Notarielle Beglaubigung von Zertifikaten, Verträgen, Rechnungen und anderen Handelsdokumenten
Die Legalisierung von kommerziellen Dokumenten erfolgt nicht über einen Notar, sondern über den China Council for the Promotion of International Trade (CCPIT). In jeder Provinz gibt es eine eigene CCPIT-Vertretung, und der Antrag muss am Ort der Ausstellung des Dokuments oder bei der Firma, der das Dokument ausgestellt wurde, gestellt werden. Das Dokument muss in chinesischer Sprache ausgestellt sein; Verträge und andere kommerzielle Dokumente müssen das Unternehmenssiegel und die Unterschrift des Gründers enthalten.
Für die Legalisierung solcher Dokumente werden die Geschäftslizenz und die Ausweiskarte des Gründers (gesetzlicher Vertreter) der chinesischen Firma benötigt. Anschließend verläuft das Verfahren analog zur Beglaubigung durch einen Notar.
Schritt 2: Apostille beim Außenministerium
Für die Apostillierung beim Außenministerium ist keine vorherige Terminvereinbarung erforderlich. Es genügt, das Büro für Auslandsangelegenheiten der Region aufzusuchen, in der das notarielle Zertifikat ausgestellt wurde, und das Dokument über das elektronische Warteschlangensystem einzureichen.
Die Standardbearbeitungszeit für eine Apostille beim Außenministerium von China beträgt 5 Arbeitstage; bei Inanspruchnahme eines Expressservices kann sie jedoch auf 3 Arbeitstage verkürzt werden (ohne Lieferzeit).
Bei der Einreichung der Dokumente zur Apostillierung muss die Identität des Antragstellers nachgewiesen werden. Wenn eine Organisation die Dokumente einreicht, muss die einreichende Person die Originalvollmacht und eine Kopie des gültigen Passes des Dokumenteneigentümers vorlegen.
Elektronische Apostille in China
Seit dem 18. Juni 2025 wird in China im Pilotbetrieb die elektronische Apostillierung (e-Apostille) durchgeführt. Das erste Dokument, das digital apostilliert werden kann, ist das elektronische „Ursprungszertifikat“, das vom China Council for the Promotion of International Trade ausgestellt wird. Personen, die über solche Zertifikate verfügen, sollten sich damit an die Legalisationseinheit des Außenministeriums von China wenden.
In Zukunft wird das Verfahren schrittweise auf andere Dokumenttypen der VR China ausgeweitet. Derzeit ist das Verfahren nur für chinesische Staatsbürger verfügbar, die im Besitz einer lokalen ID-Karte sind.
Legalisation chinesischer Bildungsnachweisen zur Verwendung im Ausland
Personen, die im Ausland studieren und arbeiten, müssen eine Apostille-Bescheinigung beantragen, um sicherzustellen, dass ihre akademischen Qualifikationen und andere damit verbundene Dokumente beglaubigt werden. Das beglaubigte Dokument kann in 125 Ländern oder Regionen verwendet werden, die das Haager Übereinkommen unterzeichnet haben, und ist vollständig anerkannt.
In China ausgestellte Bildungsdokumente wie Schulzeugnisse, Zeugnisse über Universitätsabschlüsse, Transcripts of Records, Immatrikulationsbescheinigungen und andere Zeugnisse von Schulen oder Universitäten sind im Ausland erst wirksam, wenn sie mit einer Apostille beglaubigt werden. Beispielsweise kann für die Bewerbung für einen Master- oder PhD-Studiengang eine Apostille für Ihren ausländischen Abschluss erforderlich sein.
Um eine Apostille Ihres akademischen Zeugnisses zu erhalten, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Ihr akademisches Zeugnis rechtsgültig und gültig ist, von einer relevanten Bildungseinrichtung ausgestellt wurde und durch formelle Verfahren erlangt wurde. Normalerweise müssen Sie möglicherweise die folgenden Schritte ausführen:
- Bewerben Sie sich bei der Institution, die das akademische Zeugnis ausstellt, um ein Originaldokument oder eine offizielle Kopie des akademischen Zeugnisses zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass die Kopie das offizielle Siegel und die Unterschrift der Institution trägt und eine echte Kopie des Originals ist.
- Reichen Sie Ihr akademisches Zeugnis zur Bildungsbescheinigung bei der Bildungsabteilung ein. Das Bildungsministerium überprüft Ihre akademischen Zeugnisse und bestätigt deren rechtlichen Status im Land. Dieses Verfahren erfordert möglicherweise, dass der Antragsteller einige relevante Unterlagen vorlegt.
- Bei Bedarf müssen Bewerber möglicherweise eine Kopie ihres akademischen Zeugnisses zur Beglaubigung beim chinesischen Justizministerium einreichen.
- Akademische Zeugnisse beim Außenministerium einreichen. Das Außenministerium stempelt Ihr akademisches Zeugnis mit dem offiziellen Siegel der Apostille.
- Senden Sie das beglaubigte akademische Zeugnis zur endgültigen Zertifizierung an die Botschaft oder das Konsulat des Ziellandes in China.
Es ist zu beachten, dass verschiedene Länder möglicherweise unterschiedliche Zertifizierungsanforderungen für akademische Zertifikate haben. Daher ist es am besten, sich im Voraus an die Fachagenturen oder Botschaften des Ziellandes zu wenden.
Es sollte beachtet werden, dass in verschiedenen Ländern unterschiedliche Anforderungen an die Beglaubigung von akademischen Zertifikaten bestehen können. Daher ist es ratsam, sich im Voraus bei professionellen Agenturen oder bei der Botschaft des Ziellandes zu erkundigen.
Konsularische Legalisation chinesischer Dokumente zur Verwendung im Ausland
Sollte ein chinesisches Dokument in einem Land verwendet werden, das das Haager Übereinkommen nicht anerkennt, wie etwa die Vereinigte Arabische Emirate oder andere Länder, die nicht als Vertragspartei aufgeführt sind, gilt das Verfahren der konsularischen Legalisierung, auch „Botschaftsbeglaubigung“ genannt. Eine vollständige Liste der Länder, die Apostillen akzeptieren und verwenden, finden Sie hier.
Eine Voraussetzung für die konsularische Legalisierung eines aus China stammenden Dokuments ist dessen Ausstellung durch ein öffentliches Notariat der Volksrepublik China ausdrücklich zur Verwendung im Ausland. Der Notar sollte dann auf der Grundlage des Originals eine notarielle Urkunde ausstellen, die eine notariell beglaubigte Kopie des Originals sowie eine Bestätigung seiner Echtheit enthält. Die notariell beglaubigten Dokumente müssen anschließend von dem für den Amtssitz des Notars zuständigen Amt für auswärtige Angelegenheiten beglaubigt werden. Schließlich kann das Dokument vom Generalkonsulat legalisiert werden.
Konsularische Legalisierung ist der Prozess der Authentifizierung oder Beglaubigung eines Rechtsdokumentes, damit das Rechtssystem eines fremden Landes es als mit voller Rechtswirkung anerkennt und der vom Diplomaten oder Konsular durchgeführt wird Vertretung des Landes, in dem das Dokument verwendet werden soll.
Die konsularische Legalisierung ist komplexer, zeitaufwändiger und kostspieliger als das einfachere Apostilleverfahren. Während die Apostille normalerweise in einem Schritt ausgestellt wird, erfordert die konsularische Legalisierung mehrere Vorbeglaubigungen, bevor eine öffentliche Urkunde bei der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes in China beglaubigt werden kann.
Es ist eine allgemeine Anforderung, dass das Dokument vor der Einreichung bei der Botschaft in die Amtssprache des Ziellandes übersetzt werden muss. Über das Beglaubigungsverfahren entscheidet die Auslandsvertretung.
Es ist zu beachten, dass ein Dokument nur im Hoheitsgebiet des Landes rechtskräftig ist, dessen Konsulat den Vermerk angebracht hat, und nicht in anderen Ländern verwendet werden kann.
Die Gültigkeitsdauer der konsularischen Legalisation eines Dokuments ist in der Regel nicht begrenzt; Einschränkungen können jedoch für die Gültigkeitsdauer des Dokuments selbst gelten.
Verfahren der konsularischen Legalisation von Dokumenten in China
Ein Dokument, das von staatlichen oder provinziellen Behörden Chinas ausgestellt oder von einem chinesischen Notar erstellt wurde und in einem Land verwendet werden soll, das nicht Vertragsstaat der Haager Konvention vom 5. Oktober 1961 ist, muss:
- von einem autorisierten Übersetzer in die Sprache des Landes übersetzt werden, in dem das Dokument verwendet wird;
- die Übersetzung bei einem Notar in China beglaubigen lassen;
- das Dokument bei der Kanzlei des Außenministeriums Chinas beglaubigen lassen;
- das Dokument beim Konsulat des Bestimmungslandes in China legalisieren lassen.
Erst nach Abschluss dieser Verfahren gilt die Legalisation des Dokuments als abgeschlossen, und das Dokument kann im Bestimmungsland verwendet werden.
Die Hauptunterschiede zwischen einer Apostille und einer konsularischen Legalisation von Dokumenten
Das gemeinsame Merkmal von Apostille und konsularischer Legalisierung besteht darin, dass sie ein offizielles Dokument zur Vorlage bei Institutionen in einem anderen Land beglaubigen. Es gibt jedoch viele Unterschiede.
| Apostille | Konsularische Legalisierung | |
|---|---|---|
| Rechtswirkung | Kann in allen Ländern verwendet werden, die dem Haager Übereinkommen zur vereinfachten Legalisierung von Urkunden beigetreten sind. | Verwendung zwischen Staaten, von denen einer oder beide nicht Mitglied des Haager Übereinkommens sind oder wenn einer der Vertragsstaaten gegen den Beitritt des anderen protestiert hat. |
| Schwierigkeit | Mäßig. Um eine Apostille zu erhalten, wenden Sie sich an die zuständige Apostillebehörde des Herkunftsstaates des Dokuments. | Hoch. Für die konsularische Legalisierung müssen verschiedene inländische Behörden und eine diplomatische Vertretung des Bestimmungsstaates beteiligt sein. |
| Vorzertifizierung | Normalerweise nicht erforderlich. | Ist obligatorisch. |
| Beglaubigung bei der Botschaft des Bestimmungsstaates im Herkunftsstaat des Dokuments | Es ist nicht erforderlich, das Konsulat des Ziellandes zu kontaktieren. | Ist der letzte Schritt der Legalisierung. |
Beschaffung von Urkunden aus China
Wenn die wichtigen Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden oder aktuelle Kopien der Dokumente benötigt werden, ist die Neuausstellung der Dokumente erforderlich. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen außerhalb Chinas im Ausland auf Schwierigkeiten stoßen, neue Dokumente zu erhalten. Unsere Berater helfen Ihnen bei der Fernbeschaffung neuer Dokumente aus China und wir können den Versand Ihrer Dokumente per Kurier in die ganze Welt veranlassen.
Beglaubigte Übersetzung von Dokumenten aus China
In China gibt es keinen separaten Service für notarielle Übersetzungen — eine Übersetzung erhält nur dann rechtliche Gültigkeit, wenn sie Teil eines notariellen Zertifikats (公证书) ist.
Übersetzungen, die von normalen oder „zertifizierten“ Übersetzern in China erstellt wurden, werden im Ausland nicht anerkannt, wenn sie nicht Bestandteil eines notariellen Zertifikats sind.
Daher wird empfohlen, falls das Bestimmungsland eine Übersetzung verlangt, diese direkt im Land der Dokumentennutzung gemäß den dortigen Anforderungen anzufertigen.
Wird die Übersetzung mit einer Apostille beglaubigt?
Jedes ausländische Dokument, das in einem Land ausgestellt und in einem anderen Land verwendet wird, muss für die Verwendung im Ausland legalisiert werden. Daher muss die Echtheit einer beglaubigten Übersetzung aus China durch eine Apostille beglaubigt werden. Daher akzeptieren viele Behörden möglicherweise keine beglaubigten Übersetzungen aus China, wenn die Übersetzung in China nicht ordnungsgemäß für die Verwendung im Ausland beglaubigt wurde. Um diese Verwirrung zu vermeiden, sollten Übersetzungen besser im Bestimmungsstaat des Dokuments angefertigt werden.
