Apostille und konsularische Legalisation von Urkunden in den Vereinigten Staaten von Amerika

Schmidt & Schmidt bietet das vollständige Spektrum an Dienstleistungen rund um die Apostillierung und konsularische Legalisation öffentlicher Urkunden, die in den Vereinigten Staaten von Amerika ausgestellt wurden. Wir bearbeiten Dokumente aus allen 50 US-Bundesstaaten, dem District of Columbia, den US-Außengebieten sowie aus sämtlichen Bundesbehörden – darunter das FBI, der IRS, USCIS, das US-Patent- und Markenamt (USPTO), die FDA und die Bundesgerichte. Unsere Mandanten erhalten einen zentralen Ansprechpartner in Europa und müssen zu keinem Zeitpunkt selbst in die Vereinigten Staaten reisen. Die Vereinigten Staaten sind seit dem 15. Oktober 1964 Mitglied der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht und Vertragsstaat des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation, das für die Vereinigten Staaten am 15. Oktober 1981 in Kraft getreten ist. Heute zählt das Übereinkommen mehr als 125 Vertragsstaaten. In all diesen Staaten wird eine mit einer Apostille versehene US-amerikanische Urkunde ohne weitere Beglaubigung anerkannt.

Die Apostille bzw. „Haager Apostille" ist eine Bescheinigung, die die Herkunft einer öffentlichen Urkunde bestätigt (z. B. einer Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, eines Gerichtsurteils, eines Registerauszugs oder einer notariellen Beglaubigung). Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift sowie die Eigenschaft, in welcher die Person, die die öffentliche Urkunde unterzeichnet hat, gehandelt hat.

Ist das Bestimmungsland nicht Vertragsstaat des Übereinkommens – oder besteht eine bilaterale Ausnahme –, so muss die Urkunde stattdessen das vollständige Verfahren der konsularischen Legalisation bei der Botschaft oder dem Konsulat des Bestimmungslandes in Washington, D.C. durchlaufen. Wir übernehmen beide Verfahrenswege.

Zuständige Apostille-Behörden in den USA

Eine Besonderheit der Vereinigten Staaten besteht darin, dass es keine einheitliche zentrale Behörde für Apostillen gibt. Je nach Aussteller der zugrunde liegenden Urkunde muss die Apostille bei einer anderen Stelle eingeholt werden. Die Einreichung der Urkunde bei der falschen Behörde ist mit Abstand der häufigste Ablehnungsgrund – aus diesem Grund prüfen wir vor jeder Einreichung den richtigen Verfahrensweg.

Dokumente, die nicht apostilliert oder legalisiert werden können

• Urkunden, die von US-Diplomaten oder Konsularbeamten ausgestellt wurden (mit Ausnahme der Consular Reports of Birth, Death and Marriage Abroad, die gesondert vom U.S. Department of State apostilliert werden);
• Verwaltungsdokumente, die unmittelbar Handels- oder Zollvorgänge betreffen – etwa Handelsrechnungen, Konnossemente und Zollanmeldungen. Diese werden in der Regel stattdessen von der örtlichen Handelskammer (Chamber of Commerce) beglaubigt;
• US-Reisepässe und vergleichbare Ausweisdokumente mit Lichtbild des Inhabers (eine notariell beglaubigte Kopie der Personenseite kann jedoch apostilliert werden);
• Dokumente, die laminiert oder verändert wurden bzw. fremde Vermerke, Aufkleber oder Etiketten aufweisen.

Anforderungen an die Urkunde

Die Apostille kann nur auf dem Originaldokument oder auf einer notariell beglaubigten Kopie angebracht werden, falls die Apostille nicht unmittelbar auf dem Original angebracht werden kann (z. B. bei einem Reisepass oder Führerschein). Das Dokument muss sich in einwandfreiem physischen Zustand befinden; alle Stempel, Siegel und Unterschriften müssen deutlich lesbar und frei von fremden Vermerken sein. Die Unterschriften der einzelstaatlichen und County-Beamten sowie der Notaries Public müssen beim zuständigen Secretary of State hinterlegt sein; andernfalls wird die Apostille verweigert und das Dokument zurückgesandt. Für Personenstandsurkunden verlangen die meisten ausländischen Behörden eine sogenannte „long-form" (bzw. „vault copy") der Urkunde – Kurzform-Auszüge („short-form") werden in der Regel abgelehnt. Wurde die Urkunde von einer örtlichen oder County-Behörde (z. B. vom New York City Department of Health) ausgestellt, ist vor der Apostillierung eine zusätzliche Vorbeglaubigung durch den County Clerk erforderlich.

So lassen Sie ein Führungszeugnis beglaubigen:

• Wenden Sie sich an Ihre örtliche Polizeibehörde, um einen Strafregisterauszug zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass das Dokument von einem Beamten unterzeichnet und notariell beglaubigt ist.
• Reichen Sie das notariell beglaubigte Dokument beim Secretary of State des ausstellenden Bundesstaates zur Apostillierung ein. In der Regel entfallen damit weitere Beglaubigungen.
• Sobald der Secretary of State die Apostille ausgestellt hat, ist Ihr Dokument zur Verwendung im Bestimmungsland bereit.

Die Hauptunterschiede zwischen einer Apostille und einer konsularischen Legalisation von Dokumenten

Die Gemeinsamkeit zwischen Apostille und konsularischer Legalisation besteht darin, dass sie ein offizielles Dokument zur Vorlage bei Institutionen in einem anderen Land beglaubigen. Sie weisen allerdings viele Unterschiede auf.

Apostille und konsularische Legalisation in allen 50 US-Bundesstaaten

Schmidt & Schmidt bietet Apostille- und Legalisationsdienste für öffentliche Urkunden aus allen 50 US-Bundesstaaten, dem District of Columbia, den US-Außengebieten sowie aus sämtlichen Bundesbehörden. Wir übernehmen das gesamte Verfahren – einschließlich der Abstimmung mit den Secretaries of State der Bundesstaaten, dem U.S. Department of State Office of Authentications, den Clerks der Bundesgerichte sowie den ausländischen Botschaften in Washington, D.C. Mit unserem Service müssen Sie weder in die Vereinigten Staaten reisen noch einzelstaatliche Verfahren separat abwickeln oder persönlich bei einer Botschaft vorstellig werden.

Beschaffung von Urkunden in den USA

Sollten wichtige Unterlagen verloren gegangen oder beschädigt sein oder benötigen Sie eine aktuelle Ausfertigung, beschaffen wir eine neue Originalurkunde direkt bei der ausstellenden US-Behörde. Personen, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben, stehen häufig vor erheblichen praktischen Schwierigkeiten, wenn sie aus der Ferne mit einzelstaatlichen oder Bundesbehörden der USA in Kontakt treten möchten – zersplitterte einzelstaatliche Systeme, Erfordernisse zur persönlichen Identifizierung und das Fehlen zentraler Register europäischen Zuschnitts machen dies zu einer komplexen Aufgabe. Unsere Berater beschaffen Urkunden in den USA in Ihrem Auftrag, veranlassen deren Apostillierung oder Legalisation und liefern das Ergebnis per internationalem Kurier an jeden Ort der Welt. Wir beschaffen regelmäßig:

• Geburts-, Heirats-, Sterbe- und Scheidungsurkunden („long-form" / „vault copies") aus jedem beliebigen US-Bundesstaat;
• FBI Identity History Summaries über zugelassene Channeler;
• Ledigkeitsbescheinigungen (single status / no-record-of-marriage affidavits);
• Certificates of Good Standing, Articles of Incorporation und sonstige Unternehmensdokumente aus jedem einzelstaatlichen Handelsregister;
• Beglaubigte Kopien von Gerichtsakten;
• IRS Form 6166 (Bescheinigung der US-Steueransässigkeit).

Beglaubigte Übersetzung von US-Urkunden

US-Urkunden werden in englischer Sprache ausgestellt. Für die Verwendung in den meisten Ländern ist eine beglaubigte Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer erforderlich, häufig zusätzlich zur Apostille oder Legalisation. Einige Bestimmungsländer verlangen darüber hinaus, dass die Übersetzung selbst notariell beglaubigt und gesondert apostilliert wird (sogenannte „Doppelapostille"). Wir arbeiten mit qualifizierten vereidigten Übersetzern in Deutschland und weltweit zusammen und bieten beglaubigte Übersetzungen von US-Urkunden in mehr als 50 Sprachen an, darunter Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Russisch, Arabisch, Chinesisch, Türkisch und viele weitere. Die Übersetzungskosten richten sich nach dem Umfang des Dokuments.

Muss die Übersetzung apostilliert werden?

Jede ausländische Urkunde, die in einem Staat ausgestellt wurde und in einem anderen Staat verwendet werden soll, muss legalisiert werden. US-Personenstandsurkunden und Bildungsnachweise müssen in der Regel von einem vereidigten Übersetzer in die Sprache des Bestimmungslandes übersetzt werden; die Übersetzung selbst muss gegebenenfalls entweder notariell oder gerichtlich beglaubigt oder in manchen Fällen apostilliert werden. Wir prüfen die konkreten Anforderungen der annehmenden Behörde und stellen die passende Kombination von Beglaubigungen zusammen.

Weitere Dienstleistungen

Sollten Sie Unternehmensinformationen für die Verwendung vor Gericht benötigen, sind diese ebenfalls zu legalisieren. Daher bieten wir Auszüge aus dem Handelsregister der Vereinigten Staaten einschließlich Apostille-Beglaubigung und Übersetzung in die Sprache des Bestimmungslandes der Urkunde an.