Kosten der EAC Zertifizierung und EAC Deklarierung

Es wird oft gefragt wie viel ein EAC Zertifikat bzw. eine EAC Deklaration, oder auch EAC Konformitätserklärung genannt, kostet. Leider gibt es keine pauschale Antwort auf diese Frage. Der Preis für die EAC Zertifizierung ist aber oft für das Unternehmen ausschlaggebend, vor allem wenn es um eine Einzellieferung geht. Wir versuchen zu erklären, wie sich die Kosten für die EAC Zertifizierung zusammensetzen.

Es gibt einige Parameter, die die Kosten der EAC Konformitätsbewertung beeinflussen:

1. Produkt - die Kosten der EAC Zertifizierung hängen von den Besonderheiten des Produkts und Risiken, die vom Produkt ausgehen, ab
2. Die angewandten Technischen Regelwerke
3. Form der Konformitätsbewertung: EAC Zertifizierung oder EAC Deklarierung. EAC Zertifikat kostet mehr, da bei der EAC Zertifizierung die obligatorische Heranziehung von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle vorgesehen ist, die nicht nur Prüfungen von technischen Unterlagen, sondern ein Produktionsaudit und eine jährliche Inspektionskontrolle durchführt
4. Schema der Zertifizierung bzw. der Deklarierung
5. Anforderungen des Regelwerks: Anzahl und Komplexität der Produktprüfungen, Notwendigkeit des Audits und der jährlichen Kontrollen, zusätzliche Anforderungen wie z.B. Zertifikat über die staatliche Registrierung
6. Grad der Involvierung von akkreditierten Prüfstellen
7. Art der Lieferung - Serienproduktion, Einzellieferung, vertragsgebundene Chargen Lieferung
8. Andere Zulassungen, die für das Produkt in Frage kommen: Messmittelzulassung, FSB Notifizierung, staatliche Registrierung und FAC Zertifizierung

Produkt

Das Produkt ist der entscheidende Parameter für die Kostenberechnung. Von den Besonderheiten des Produkts (seine Konstruktion, Zusammensetzung, Anwendungsbereich etc) und den daraus ausgehenden Risiken hängt der Umfang der Arbeit eines Experten zur Produktidentifizierung sowie Überprüfung und Analyse der technischen Dokumentation ab. Je komplexer das Produkt ist, desto mehr Arbeit wird benötigt.

Ein Produkt kann unter mehrere technische Regelwerke fallen: z.B. eine Nähmaschine für die Leichtindustrie unterliegt der Konformitätsbewertung nach drei Technischen Regelwerken: TR ZU 004/2011 Über die Sicherheit von Niederspannungsanlagen; TR ZU 010/2011 Über die Sicherheit von Maschinen und Anlagen und TR ZU 020/2011 Über die elektromagnetische Verträglichkeit. Diese drei Regelwerke kann man aber in eine EAC Deklaration aufnehmen.

In anderen Fällen muss eine zusätzliche Deklaration bzw. ein Zertifikat beantragt werden. Ein Drucker unterliegt nicht nur einer EAC Zertifizierung nach TR ZU 004/2011 Über die Sicherheit von Niederspannungsanlagen sondern auch einer Deklarierung nach TR EAWU 037/2016 Über die Beschränkung der Verwendung bestimmter gefährlicher Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten. Es sind zwei verschiedene Konformitätsbescheinigungen zu beantragen.

Es spielt auch eine große Rolle, wie viele Laboratorien in einem bestimmten Bereich akkreditiert sind. Je mehr “Wettbewerber” auf dem Markt sind, desto niedriger ist der Preis. Für manche schwierige Produkte gibt es nur ein oder zwei Laboren, die die Prüfungen durchführen können und dürfen. Deswegen sind hier die Preise auch höher. Es gilt vor allem für die Schienenfahrzeuge (TR ZU 001/2011 Über die Sicherheit von Schienenfahrzeugen, TR ZU 002/2011 Über die Sicherheit von Hochgeschwindigkeitszügen und TR ZU 003/2011 Über die Sicherheit von Eisenbahninfrastruktur), Transportmitteln auf Rädern (TR ZU 018/2011 Über die Sicherheit von Transportmitteln auf Rädern), Aufzüge (TR ZU 011/2011 Über die Sicherheit von Aufzügen), Luftschläuche oder explosionsgeschützte Ausrüstung (TR ZU 012/2011 Über die Sicherheit der Ausrüstung für den Betrieb in explosionsgefährdeten Bereichen).

In der Tabelle sind die ungefähren Kosten für die häufigsten Regelwerken dargestellt. Sie können niedriger oder höher sein. Diese Angaben dienen nur zur Orientierung. Der Endpreis kann nur nach einer detaillierten Untersuchung des Produkts und der technischen Unterlagen bestimmt werden.

Produktionsaudit: die Kosten umfassen: Reisekosten, Unterbringungskosten und Tagessätze der Experte. Es werden in der Regel ein maximal zwei Experten einreisen. Wir empfehlen unseren Kunden, die Reise entweder selbst, oder von uns organisieren zu lassen.

Inspektionskontrolle: der Umfang der Kontrolle wird individuell definiert. Je nach dem technischen Regelwerk kann es ein Produktionsaudit, Prüfungen von Produktmustern oder Prüfungen der technischen Unterlagen und des Qualitätsmanagementsystems sein.

Prüfprotokolle: für manche Produkte müssen mehrere Prüfprotokolle angefertigt werden. Ein Beispiel ist die Ausstellung eines Zertifikats für eine Produktgruppe: eine Scherenarbeitsbühne. Es gibt aber verschiedene Typen davon. Für jeden Typ, den man in das Zertifikat aufnehmen will, muss ein separates Prüfprotokoll verfasst werden. Jedes weitere Prüfprotokoll kostet zusätzlich.

Form der EAC Konformitätsbewertung

Es gibt verschiedene Formen der EAC Konformitätsbewertung: EAC Zertifikat und EAC Deklaration.

EAC Zertifikat kostet mehr, da dahinter nicht nur Prüfungen von Unterlagen stehen. Die Zertifizierung sieht reale Prüfungen von Produktmustern in den akkreditierten Laboren in der Zollunion, Produktionsaudit und Inspektionskontrollen vor. Die Kosten für Prüfungen von Produktmustern sind in der Regel im Preis inbegriffen, Kosten für das Produktionsaudit und die Inspektionskontrolle werden immer separat berechnet.

Momentan gelten in the Eurasischen Wirtschaftsunion 48 technische Regelwerke. In diesen Regelwerken wird bestimmt für welche Produkte ein EAC Zertifikat und für welche eine EAC Deklaration beantragt werden muss.

Manche Regelwerke sehen nur eine Form der Konformitätsbewertung vor: TR ZU 012/2011 Über die Sicherheit der Ausrüstung für den Betrieb in explosionsgefährdeten Bereichen - nur ein EAC Zertifikat; TR EAWU 037/2016 Über die Beschränkung der Verwendung bestimmter gefährlicher Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten - nur eine EAC Deklaration.

Schema der Konformitätsbewertung

Es gibt unterschiedliche Schemen der Zertifizierung oder der Deklarierung. Jedes Schema legt fest, wie genau der Antragsteller vorgehen muss, damit die Konformität des Produktes bestätigt wird.

Zwei Punkte sind hier ausschlaggebend:

1. Art der Herstellung und Lieferung: Serienproduktion, Vertragsgebundene Chargenlieferung (Los) oder Einzellieferung. Bei einer Chargenlieferung oder Einzellieferung werden bei der Zertifizierung zum Beispiel kein Produktionsaudit und keine Inspektionskontrollen durchgeführt. Dies spart Geld und Zeit. Bei einer Serienproduktion sind Produktionsaudit und Inspektionskontrollen verpflichtend. Die Häufigkeit der Inspektionskontrolle ist in dem entsprechenden technischen Regelwerk vorgeschrieben. In der Regel soll sie einmal im Jahr durchgeführt werden. Jede Kontrolle wird separat bezahlt.
2. Involvierungsgrad der Zertifizierungsstelle und des Prüflabors: hier geht es vor allem darum, ob die Prüfprotokolle des Herstellers oder Prüfprotokolle eines akkreditierten Prüflabors eine Grundlage für die Konformitätsbewertung bilden. Prüfprotokolle eines akkreditierten Prüflabors werden anhand von Ergebnissen der Prüfungen von Produktmustern erstellt. Es entstehen Kosten für die Prüfungen selbst, sowie für Versand, eventuell Zollabwicklung und die Ware selbst. In vielen Fällen werden die Muster bei den Prüfungen beschädigt und anschließend vernichtet.

Nehmen wir als Beispiel die Kleidung für Erwachsene. Die EAC Deklaration wird ausschließlich anhand von Prüfungen von Produktmustern in einem Labor ausgestellt. Hingegen kann die Deklaration für industrielle Nähmaschinen aufgrund der Herstellers internen Prüfprotokolle ausgestellt und bedarf keine Prüfungen seitens der zugelassenen Stellen in der EAWU.

Prüfungen und Laboruntersuchungen von Produkten

Ein wesentlicher Bestandteil der EAC Zertifizierung und EAC Deklarierung sind die erforderlichen Prüfungen, Tests und Laboruntersuchungen der Produkte. Sie dienen dazu, die Konformität mit den jeweiligen Technischen Regelwerken (TR ZU / TR EAWU) nachzuweisen. Der Umfang und die Art der Prüfungen haben einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten des Verfahrens.

Während bei einer EAC Zertifizierung in den meisten Fällen umfangreiche Prüfungen und Audits zwingend vorgeschrieben sind, kommt die EAC Deklaration in der Regel mit deutlich geringerem Prüfaufwand aus. Bei Deklarationen sind Tests in akkreditierten Laboratorien in den meisten Branchen nicht erforderlich, mit Ausnahme bestimmter Produktgruppen wie Textilien und Bekleidung, Kosmetik und Hautpflegeprodukte, Produkte für Kinder und Spielwaren sowie Möbel. In diesen Bereichen schreibt das jeweilige Technische Regelwerk Laboruntersuchungen ausdrücklich vor. Bei Zertifizierungen hingegen sind Laborprüfungen fast immer obligatorisch, was sich erheblich auf den zeitlichen Aufwand und die Kosten auswirkt.

Besonders aufwändige Produktgruppen

Bestimmte Warengruppen erfordern besonders umfangreiche und kostenintensive Tests und Erprobungen, unter anderem:

• Explosionsgeschützte Geräte (EAC Ex-Schutz)
• Druckgeräte und Druckbehälter
• Schaltschränke, Steuerungsschränke und Elektroverteiler
• Medizinische Geräte
• Messtechnik

Hier sind nicht nur detaillierte Laboruntersuchungen vorgeschrieben, sondern häufig auch eine Kombination aus Typprüfung, Sicherheitsanalysen und wiederkehrenden Kontrollen. Dies schlägt sich direkt in den Kosten nieder.

Prüfungen im Labor oder beim Hersteller

Grundsätzlich müssen Produktmuster zur Laborprüfung in die EAWU geliefert werden. In einigen Fällen können die erforderlichen Tests und Inspektionen jedoch auch direkt auf dem Produktionsstätte des Herstellers durchgeführt werden, sofern dort die technischen Möglichkeiten für die vorgeschriebenen Prüfungen bestehen. Dies kann den Versand von Mustern vermeiden, ist jedoch mit Kosten für die Anreise von Experten, deren Aufenthalt sowie die Bereitstellung geeigneter Testbedingungen vor Ort verbunden.

Kombination mit Produktionsaudit

Unter bestimmten Zertifizierungsschemata lassen sich Prüfungen vor Ort mit einem Produktionsaudit kombinieren. Das kann die Gesamtkosten reduzieren, da die Anwesenheit der Inspektoren sowohl für die Auditierung als auch für die Erprobung der Produkte genutzt wird. Allerdings erhöht diese Vorgehensweise die Anforderungen an die Vorbereitung seitens des Herstellers.

Technische Dokumentation und Übersetzung von Unterlagen

Für die erfolgreiche Durchführung einer EAC Zertifizierung oder EAC Deklarierung sind bestimmte technische Unterlagen zwingend erforderlich. Diese Dokumente dienen den Zertifizierungsstellen als Nachweis, dass das Produkt den geltenden technischen Regelwerken der EAWU entspricht. Ohne eine vollständige und korrekt erstellte Dokumentation kann kein gültiges EAC Zertifikat oder keine EAC Deklaration ausgestellt werden.

Zu den wichtigsten Unterlagen gehören unter anderem: Technischer Pass, Sicherheitsbetrachtung, Bedienungsanleitung sowie je nach Produkt zusätzliche Unterlagen wie ein Druckbehälterpass, Risikobewertungen oder Prüfprotokolle. Diese müssen in der Regel nach GOST-Standards erstellt und in russischer Sprache vorgelegt werden.

Da die Anforderungen an Form und Inhalt dieser Dokumente sehr detailliert sind, sollten sie ausschließlich von erfahrenen Fachleuten ausgearbeitet werden. Unsere Experten erstellen die notwendigen Unterlagen und sorgen für eine fachgerechte Übersetzung ins Russische, die den Zertifizierungsstellen vorgelegt werden kann. Damit stellen wir sicher, dass die Unterlagen den rechtlichen und technischen Anforderungen der EAWU entsprechen und von den Prüfstellen anerkannt werden.

Diese Leistungen sind nicht im Preis des Zertifikats oder der Deklaration enthalten, sondern werden separat berechnet. Die Kosten hängen vom Umfang der Dokumentation, der Produktkomplexität und den Anforderungen des jeweiligen technischen Regelwerks ab. Gerne informieren wir Sie im Rahmen eines Angebots über die zu erwartenden zusätzlichen Aufwendungen.

Bevollmächtigter Vertreter

Nur ein im Hoheitsgebiet der Eurasischen Wirtschaftsunion ansässiges Unternehmen darf die EAC Zertifizierung oder die Registrierung einer EAC Deklaration beantragen. Die Unternehmen, die sich außerhalb der Eurasischen Wirtschaftsunion befinden, zum Beispiel in Deutschland oder in anderen Ländern der EU, sind nicht berechtigt, eigene Produkte selbst zu deklarieren. Dieses Problem kann man umgehen, indem der Exporteur die Dienste eines bevollmächtigten Vertreters (Authorized Representative) in der Eurasischen Wirtschaftsunion in Anspruch nimmt. Viele Unternehmen im Bereich der Zertifizierung erheben zusätzliche Gebühren für diesen Service. Die Kosten für die Benennung eines Bevollmächtigten Vertreters fallen daher zusätzlich zu den Gebühren für Zertifikat oder Deklaration an und variieren je nach Laufzeit und Produktart.

Schmidt & Schmidt bietet hierfür ein rechtssicheres Lösungskonzept über Kasachstan. Als Mitgliedsstaat der EAWU ist Kasachstan berechtigt, EAC Zertifikate und EAC Deklarationen auszustellen. Durch unsere Büros vor Ort stellen wir sicher, dass alle Zertifizierungsprozesse im Einklang mit den europäischen und amerikanischen Sanktionsregelungen durchgeführt werden und unsere Kunden dennoch Zugang zum EAWU-Markt erhalten.

Zusätzliche Konformitätsbewertungen

Wichtig ist noch zu erwähnen, dass für ein Produkt nicht nur eine EAC Konformitätsbewertung in Frage kommt. Es können auch zusätzliche Nachweise erforderlich sein, wie zum Beispiel, eine Messmittelzulassung (Bauartzulassung oder Pattern approval certificate), FSB Notifizierung oder Brandschutznachweise. Manche Waren für Kinder benötigen ein Zertifikat über die staatliche Registrierung und eine EAC Deklaration. Manche Nachweise wie die staatliche Registrierung sind in der ganzen Zollunion gültig, manche - wie Notifizierung und Bauartzulassung - werden in jedem Land national geregelt.

Gültigkeitsdauer von EAC Konformitätsbescheinigungen

Die Gültigkeitsdauer des EAC Zertifikats und der EAC Deklaration unterscheidet sich je nach den angewandten technischen Vorschriften, dem ausgewählten Schema, der Art der Produktion (Serienproduktion, Einzellieferung etc.) und beträgt durchschnittlich von einem bis 5 Jahre. Diese Parameter sind in den entsprechenden Technischen Regelwerken festgelegt.

Einzellieferung vs. Serienlieferung (Kurzvergleich)

Hinweise für Hersteller außerhalb der EAWU

Für Hersteller ohne Sitz in der EAWU ist die Benennung eines Bevollmächtigten Vertreters in der EAWU Voraussetzung, um den Antrag zu stellen und das EAC Zertifikat bzw. die EAC Deklaration zu erhalten. Die Kosten für diesen Service werden zusätzlich zum Zertifizierungsverfahren berechnet.

Wie lange dauert der Prozess der EAC Zertifizierung oder EAC Deklarierung?

Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt in der Regel mehrere Wochen, kann je nach Komplexität des Projekts jedoch variieren. Während EAC Zertifikate oft ein aufwendiges Prüf- und Auditverfahren erfordern, sind EAC Deklarationen in vielen Fällen schneller und mit geringeren Kosten verbunden. Die tatsächliche Dauer wirkt sich direkt auf die Gesamtkosten aus: je umfangreicher die Anforderungen, desto höher der Aufwand.

Die Bearbeitungszeit und damit verbundene Kosten hängen insbesondere von folgenden Faktoren ab:

• Art der Lieferung: Einzellieferung (vertragsbezogen) vs. Serienlieferung
• Zertifikat oder Deklaration: Zertifikate erfordern häufig Laborprüfungen und ggf. Audits, Deklarationen basieren stärker auf Herstellerunterlagen und sind schneller registrierbar
• Produktmerkmale: Komplexität, Anzahl der Komponenten und Varianten
• Prüfumfang: erforderliche Laborprüfungen, Sicherheits- und EMV-Nachweise
• Audit-Erfordernisse: ggf. Produktionsaudit mit zusätzlichen Kosten
• Vollständigkeit der Unterlagen: technische Dokumentation, Zeichnungen, Prüfreporte
• Vorhandene Muster: Auswahl und Versand von Produktmustern für Laborprüfungen