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Grundsätzlich müssen alle ausländischen Urkunden zur Verwendung in Deutschland „legalisiert“ werden. In meisten Fällen wird die Legalisation in Form einer „Haager Apostille" durchgeführt.

Acht Staaten sind jedoch von jeglicher Legalisierung befreit. Im Rahmen der bilateralen Verträge zwischen Deutschland und Belgien, Dänemark, Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg, Österreich und Schweiz wurde vereinbart, dass die Urkunden aus dem Bereich des Personenstandswesens keine Legalisation benötigen. Diese Urkunden können in Deutschland ohne weiteres frei verkehren.

Für manche Staaten wird die Legalisation in Form einer „Haager Apostille" durchgeführt. Es handelt sich um Staate, die sich dem Haager Übereinkommen von 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation angeschlossen haben. Diese Staaten erkennen gegenseitig die Rechtskraft der Urkunden mit Apostille an.

Dieses Übereinkommen ist anwendbar auf alle öffentlichen Urkunden, mit Ausnahme von Urkunden, die von Konsularbeamten errichtet wurden, jedoch einschließlich öffentlicher Urkunden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder das Zollverfahren beziehen.

Apostille

Die Apostille ist eine Beglaubigungsform im internationalen Urkundenverkehr. Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat, und die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

Die Apostille ist ein Stempel in der Form eines Quadrates. Sie kann in der Amtssprache der ausstellenden Behörde ausgefüllt sein. Die Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ ist zwingend in französischer Sprache vorgesehen. Jede Apostille ist registriert und enthält das Ausstelldatum und einzigartige Nummer. Die Apostille wird von den staatlichen Stellen für Urkunden aus dem Tätigkeitsbereich der Stelle ausgestellt. Mehr Informationen über Zuständigkeiten und Besonderheiten des Prozedere entnehmen Sie unseren Länderinformationen.

Aktuell beträgt die Anzahl der Vertragsstaaten dieses Übereinkommens 113. Viele Länder der ehemaligen Sowjet Union haben die Haager Konvention ratifiziert. Russland ist der Organisation im Jahr 1991 beigetreten, Weißrussland - 1992, die Ukraine – 2003, Kasachstan – 2000, Armenien – 1993.

Schmidt & Schmidt bietet Ihnen Apostille aus allen 113 Staaten, die dem Übereinkommen beigetreten sind, an.

Für manche Länder, die zwar dem Übereinkommen beigetreten sind, gibt es besondere Regelungen. Deutschland hat jedoch Einspruch gegen den Beitritt von Aserbaidschan, Burundi, Dominikanische Republik, Indien, Kirgisistan, Kosovo, Liberia, Marokko, Moldau, Mongolei, Paraguay, Tadschikistan und Usbekistan eingelegt. Das heißt, dass das Übereinkommen zwischen Deutschland und ihnen keine Anwendung findet.

Schmidt & Schmidt bietet Ihnen Apostille aus allen 113 Staaten, die dem Übereinkommen beigetreten sind, an.

Mitglieder des Übereinkommens

Staaten die Apostille anerkennen

Legalisation

Für die Unterlagen aus allen anderen Staaten wird eine Legalisation erforderlich. Die Legalisation wird durch die Botschaften und Konsulate in dem jeweiligen Land vorgenommen. In manchen Ländern müssen die Urkunden durch Behörden des Gastlands vor- und überbeglaubigt werden.

CIEC-Abkommen

Geburts- und Heiratsurkunden sowie Ehefähigkeitszeugnisse, die von einem der jeweiligen CIEC-Vertragsstaaten nach dem mehrsprachigen CIEC-Muster ausgestellt wurden, benötigen zur Verwendung in Deutschland weder eine Apostille noch eine Legalisation.

  • Mehrsprachige Geburts- und Heiratsurkunden aus Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Estland, Frankreich, Italien, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien und der Türkei
  • Mehrsprachige Ehefähigkeitszeugnisse aus Italien, Luxemburg, Moldau, Niederlande, Österreich, Portugal, Schweiz, Spanien und der Türkei

Urkunden aus allen anderen Ländern müssen im Regelfall mit einer Apostille oder einer Legalisation vorgelegt werden. Dies auch dann, wenn die Urkunde in einer mehrsprachigen Form ausgestellt wurde.

Notarielle Beglaubigung

Manche Unterlagen können nicht nach den oben genannten Verfahren legalisiert werden. Dies ist der Fall bei Kopien von Unterlagen, Übersetzungen, Gründungsurkunden, Finanzberichte, Verträge, Konnossement, Ursprungszeugnis etc. Für solche Unterlagen kann ein Notar eine notarielle Beglaubigung ausstellen. Die notarielle Beglaubigung von der Kopie bescheinigt, dass die Kopie und das Original absolut identisch sind. Die notarielle Beglaubigung von der Übersetzung bestätigt, dass die Übersetzung richtig ist und von einem zugelassenen und zertifizierten Übersetzter angefertigt wird.

Schmidt & Schmidt kann auf Wunsch die Übersetzungen notariell beglaubigen lassen.

Übersetzung

Von den deutschen Behörden und Gerichten wird in der Regel eine Übersetzung fremdsprachiger Urkunden von einem in Deutschland öffentlich beeidigten oder anerkannten Übersetzer gefordert. Wir bieten Ihnen Übersetzungen an, die von einem in Deutschland anerkannten Übersetzer angefertigt werden.

Anforderungen an Dokumente:

Eine Apostille darf ausschließlich auf ein Originaldokument ausgestellt werden. Hierbei muss sich dieses in einem guten äußerlichen Zustand befinden, alle Stempel und Unterschriften müssen verständlich und lesbar sein. Des Weiteren darf es keine fremden Markierungen oder Aufschriften enthalten.

Russische Standesämter können eine entsprechende Beglaubigung mit Apostille verweigern, wenn das zu beglaubigende Dokument in der UdSSR ausgestellt wurde. In diesem Fall ist es erforderlich eine Ersatzurkunde auszustellen.

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