Schmidt & Schmidt bietet Dienstleistungen zur Apostillierung und Legalisierung von Dokumenten an, die in der Ukraine ausgestellt wurden.
Der Begriff „Apostille“ wird üblicherweise für das vereinfachte Verfahren zur Bestätigung der Echtheit von Dokumenten verwendet, das durch das Haager Übereinkommen von 1961 eingeführt wurde. Für die Vertragsstaaten des Übereinkommens, einschließlich der Ukraine, stellt die Apostille eine einfache und kostengünstige Möglichkeit dar, die Anerkennung von Dokumenten im Ausland sicherzustellen.
Die Ukraine ist dem Haager Übereinkommen am 22. Dezember 2003 beigetreten. Auf Grundlage dieses Übereinkommens sind Dokumente, die von staatlichen Behörden eines Vertragsstaates ausgestellt wurden, in einem anderen Vertragsstaat ohne konsularische Legalisierung gültig, sofern sie mit einer Apostille versehen sind.
Die Apostille, auch „Haager Apostille“ genannt, ist ein Zertifikat, das die Herkunft eines öffentlichen Dokuments bestätigt (z. B. Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, Gerichtsurteil, Registerauszug oder notarielle Beglaubigung). Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem das Dokument versehen wurde.
Dokumente, die in der Ukraine ausgestellt und gemäß dem Haager Übereinkommen von 1961 mit einer Apostille versehen wurden, werden in allen Vertragsstaaten des Übereinkommens anerkannt und benötigen keine zusätzliche Form der Beglaubigung wie etwa eine konsularische Legalisierung. Heute sind mehr als 120 Staaten dem Übereinkommen beigetreten.
Die Apostille in der Ukraine ist ein rechteckiger Stempel von mindestens 9 × 9 cm in ukrainischer Sprache, der die obligatorische Überschrift „Apostille“ sowie einen Verweis auf das Haager Übereinkommen von 1961 in französischer Sprache („Convention de La Haye du 5 octobre 1961“) enthält.
Für Staaten, die nicht dem Haager Übereinkommen angehören, gilt für öffentliche Dokumente die konsularische Legalisierung. Dieses Verfahren ist im Vergleich zur Apostille aufwendiger, langwieriger und kostenintensiver.
Apostillierbare Dokumente in der Ukraine:
- Handelsregisterauszüge
- Urkunden des Personenstandes (Geburts-, Sterbe-, Heirats- und Scheidungsurkunden)
- Bildungsnachweise von staatlichen und staatlich anerkannten Institutionen: Schulzeugnisse, Hochschulabschlusszeugnisse, Fächer- und Notenübersichten, Immatrikulationsbescheinigungen, Zusätzliche Bescheinigungen von Schulen oder Hochschulen sowie auch Zertifikate
- Gerichtsentscheidungen
- Notariell beglaubigte Kopien von Dokumenten
- Notariell beglaubigte Übersetzungen
- Sonstige notarielle Dokumente (Vollmachten, Testamente, Erklärungen)
- Handelspapiere, welche von einem staatlichen Registrationsorgan beglaubigt wurden (Satzungen, Bescheinigungen über Eintragungen, Steuerregistrierungen usw.)
Seit dem 13. August 2014 können auch folgende Dokumente apostilliert werden:
- Personalausweis
- Arbeitsbuch
- Wehrpass
- Kraftfahrzeugbrief
Mit der Apostille können nur Originalunterlagen oder durch den Notar bescheinigte Kopien versehen werden, die von öffentlichen Einrichtungen ausgestellt worden sind.
Zuständige Behörden für die Erteilung der Apostille
- Ministerium für Bildung und Wissenschaft – zuständig für die Beglaubigung von Dokumenten, die von diesem Ministerium sowie von Bildungseinrichtungen und staatlichen Organisationen ausgestellt wurden, die Dienstleistungen im Bereich Bildung und Wissenschaft erbringen oder andere damit verbundene Tätigkeiten ausüben;
- Justizministerium – beglaubigt Dokumente, die von Justizorganen, Gerichten, staatlichen Archivbehörden, Strafvollzugs- und Bewährungsorganen sowie von Notaren in der Ukraine ausgestellt wurden;
- Innenministerium – erteilt die Apostille für Dokumente, die vom Ministerium selbst und seinen territorialen Abteilungen ausgestellt wurden, mit Ausnahme von Bildungsdokumenten;
- Staatlicher Migrationsdienst – erteilt die Apostille für Dokumente, die von diesem Dienst und seinen territorialen Abteilungen im Bereich Migration ausgestellt wurden;
- Staatlicher Steuerdienst – erteilt die Apostille für Dokumente, die von diesem Dienst und seinen regionalen Organen ausgestellt wurden;
- Außenministerium der Ukraine – zuständig für Dokumente, die vom Gesundheitsministerium der Ukraine sowie für alle anderen Dokumente ausgestellt wurden.
Apostille für Dokumente aus der Krim
Originaldokumente, die nach dem 11. August 2014 von den russischen Behörden auf der Krim ausgestellt wurden, können in Russland mit einer Apostille versehen werden. Personenstandsurkunden, die vor dem 11. August 2014 auf der Krim ausgestellt wurden, tragen ukrainische Vordrucke und Siegel und können daher in der Regel apostilliert werden. Für Personenstandsakte, die vor diesem Datum erfolgt sind, kann die Apostille auf einem neu ausgestellten Dokument angebracht werden, das von der zentralen Behörde für Personenstandsregister ausgestellt wird. Vor der Beantragung einer Apostille sollten Sie sich bei den zuständigen Behörden des Bestimmungslandes erkundigen, ob Apostillen für Dokumente aus der Krim akzeptiert werden und in welcher Form.
Besonderheiten und Anforderungen für die Apostille in der Ukraine
- Personenstandsdokumente (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden), die vor 2016 ausgestellt wurden, unterliegen keiner Legalisierung. Es ist erforderlich, ein neues Dokument bei derselben Standesbehörde zu beantragen, die das Original ausgestellt hat. Nur das neue Dokument kann mit einer Apostille versehen werden. Wir helfen dabei, ein neues Dokument aus jeder Stadt der Ukraine zu erhalten.
- Die Apostille kann nur auf das Originaldokument gesetzt werden. Das Dokument muss sich in gutem Zustand befinden, mit lesbaren Stempeln und Unterschriften, ohne fremde Eintragungen oder Aufkleber.
- Laminierte Geburts-, Heirats-, Scheidungs- oder Sterbeurkunden können nicht apostilliert werden.
- Wenn die Apostille auf einer notariell beglaubigten Kopie angebracht wird, bestätigt sie nur die Übereinstimmung der Kopie mit dem Original, nicht das Original selbst. Das Original wird dadurch nicht automatisch apostilliert. Deutschland, Österreich und die meisten anderen Länder akzeptieren nur Originaldokumente. Bitte erkundigen Sie sich bei der zuständigen Behörde des Bestimmungslandes, ob eine apostillierte Kopie oder nur das Original akzeptiert wird.
- In manchen Fällen muss das Dokument frisch sein (nicht älter als 3–6 Monate), um eine Apostille zu erhalten.
Dokumente, die in den Volksrepubliken Donezk und Luhansk (DNR und LNR) ausgestellt wurden, unterliegen weder der Apostille noch der konsularischen Legalisierung, da diese Gebiete nur teilweise anerkannt sind. Eine Apostille oder Legalisierung solcher Dokumente ist nur möglich, nachdem sie durch von ukrainischen Staatsbehörden ausgestellte Dokumente ersetzt wurden.
Anforderungen an die Dokumente:
- Eine Apostille darf ausschließlich auf ein Originaldokument ausgestellt werden. Hierbei muss sich dieses in einem guten äußerlichen Zustand befinden, alle Stempel und Unterschriften müssen verständlich und lesbar sein. Des Weiteren darf es keine fremden Markierungen oder Aufschriften enthalten.
- Geburtsurkunden dürfen nicht laminiert sein. Falls Ihre Geburtsurkunde laminiert ist, kann die Apostille nur auf eine notariell beglaubigte Kopie ausgestellt werden. Die Apostille beglaubigt in diesem Fall nicht die Urkunde selbst, sondern nur die Kopie. Deutschland, Österreich und die skandinavischen Länder erkennen nur Originalurkunden an. Informieren Sie sich daher im Voraus, ob nur das Original oder auch die beglaubigte Kopie anerkannt wird.
- Urkunden, die vor 2003 ausgestellt wurden, können nicht mit der Apostille beglaubigt werden. In diesem Fall müssen Sie sich die betreffende Urkunde neu ausstellen lassen. Wir helfen Ihnen, eine neue Urkunde zu beschaffen.
- Wichtig! Die Ukraine erteilt für Urkunden, die nach dem 11.8.2014 auf der Krim ausgestellt wurden, derzeit keine ukrainischen Apostillen.
Einschränkung der Legalisierungspflichten
Nach Art. 13 des Übereinkommens über Rechtshilfe und Rechtsbeziehungen in Zivil-, Familien- und Strafsachen (auch bekannt als Minsker Übereinkommen), das in den Ländern, die es unterzeichnet haben, gilt, benötigen Dokumente der Vertragsstaaten keine Legalisierung.
Zu den Vertragsstaaten des Übereinkommens gehören: Aserbaidschan, Armenien, Weißrussland, Georgien, Kasachstan, Kirgisistan, Moldawien, Russland, Tadschikistan, Turkmenistan, Usbekistan und die Ukraine.
Die Ukraine ist seit 1995 Vertragsstaat des Minsker Übereinkommens. Für diese Staaten ist die Legalisierung von in der Ukraine ausgestellten Dokumenten durch Anbringung einer Apostille nicht erforderlich. Für die Verwendung ukrainischer Dokumente in den oben genannten Ländern ist jedoch eine notariell beglaubigte Übersetzung erforderlich.
Darüber hinaus hat die Ukraine bilaterale Abkommen über Rechtshilfe geschlossen, die die Notwendigkeit einer Apostille oder konsularischen Legalisierung mit den folgenden Ländern aufheben: Bulgarien, Vietnam, Georgien, Estland, Lettland, Litauen, Mongolei, Nordmazedonien, Polen, Rumänien, Serbien, Slowakei, Türkei, Ungarn, Tschechien und Estland.
Dokumente, die in der Volksrepublik Donezk (DNR) oder der Volksrepublik Luhansk (LNR) ausgestellt wurden, unterliegen weder der Apostille noch der konsularischen Legalisierung, da diese Staaten nur teilweise anerkannt sind. Eine Apostille oder Legalisierung solcher Dokumente ist nur möglich, nachdem sie durch von den zuständigen Behörden der Ukraine ausgestellte Dokumente ersetzt wurden.
Ein wichtiger Punkt ist, dass Bildungsdokumente, die in den von der Ukraine nicht kontrollierten Gebieten ausgestellt wurden, nicht apostilliert werden, da das ukrainische Bildungsministerium eine Anfrage an die Universität sendet, an der die Ausbildung stattfand. Entsprechend konnte im Juli 2022 keine Anfrage zur Apostillierung an Bildungseinrichtungen in den Gebieten Cherson, Donezk und Luhansk, in der Republik Krim sowie in Teilen der Oblast Saporischschja gesendet werden.
Apostille für ukrainische Bildungsdokumente
Für diejenigen, die ihre Bildungsdokumente (Diplome, Zeugnisse, Beilagen zu Diplomen) legalisieren möchten, bietet Schmidt & Schmidt spezialisierte Unterstützung unter Berücksichtigung der Anforderungen des Bestimmungslandes. Neben Dienstleistungen zur Apostillierung und konsularischen Legalisierung helfen wir auch bei der Erstellung notariell beglaubigter Übersetzungen und, falls erforderlich, bei der Beschaffung neuer Dokumente aus der Ukraine. Unser Team arbeitet mit vereidigten Übersetzern zusammen. Außerdem organisieren wir den Versand der Dokumente in jede beliebige Region der Welt.
Wichtig: Bildungsdokumente, die in den von der Ukraine nicht kontrollierten Gebieten ausgestellt wurden, unterliegen keiner Legalisierung, da das ukrainische Ministerium für Bildung und Wissenschaft die Anfrage direkt an die jeweilige Bildungseinrichtung sendet, in der das Dokument ausgestellt wurde. Entsprechend konnte ab Juli 2022 keine Anfrage zur Apostillierung an Bildungseinrichtungen in den Gebieten Cherson, Donezk und Luhansk, in der Autonomen Republik Krim sowie in Teilen der Oblast Saporischschja gesendet werden.
Apostille für das Führungszeugnis
Das Führungszeugnis ist eines der gefragtesten Dokumente für ukrainische Staatsbürger bei der Beantragung eines Visums, einer vorübergehenden oder dauerhaften Aufenthaltserlaubnis, der Staatsbürgerschaft oder bei einer Arbeitsaufnahme im Ausland.
Dieses Zeugnis wird vom Innenministerium der Ukraine ausgestellt und ist das einzige Dokument, das die Straffreiheit einer Person zum Zeitpunkt der Ausstellung bestätigt (keine Festnahmen, Verurteilungen oder laufenden Strafverfahren). Das Zeugnis kann sowohl von Staatsbürgern als auch von Ausländern beantragt werden, die sich auf dem Gebiet der Ukraine aufgehalten haben.
Damit das Zeugnis im Ausland anerkannt wird, wird eine Apostille angebracht. In der Regel ist ein Zeugnis mit Apostille ab Ausstellungsdatum 90 Tage gültig.
Apostille für Handelsdokumente
Der Apostillenstempel auf Handelsdokumenten ist erforderlich, um ukrainische Unternehmensdokumente in anderen Ländern zu verwenden, beispielsweise bei der Eröffnung einer Niederlassung oder Vertretung im Ausland. Folgende Dokumenttypen können mit einer Apostille beglaubigt werden:
- Registrierungsdokumente einer juristischen Person: Auszug aus dem Handelsregister, Grundbuchauszug, Bescheinigung über die staatliche Registrierung, notariell beglaubigte Kopie der Satzung, Kopien weiterer Gründungsdokumente, eidesstattliche Erklärung mit Unterschrift des Geschäftsführers usw.
- Notarielle Dokumente juristischer Personen, wie: Vollmachten, Erklärungen, notariell beglaubigte Kopien und weitere.
- Gerichtliche Dokumente
In der Ukraine werden Apostillen für Handelsdokumente nur auf ukrainische Dokumente angebracht. Für Handelsdokumente ausländischer Unternehmen kann eine Apostille nur in dem Land erlangt werden, in dem das Dokument ausgestellt wurde.
Konsularische Legalisation in der Ukraine
Die konsularische Legalisation ist ein Verfahren zur Bestätigung oder Beglaubigung eines Rechtsdokuments, sodass die Rechtsordnung eines ausländischen Staates dessen volle Rechtskraft anerkennt. Dieses Verfahren wird durch die diplomatische oder konsularische Vertretung des Staates durchgeführt, in dem das Dokument verwendet werden soll.
Falls ein Dokument in einem Staat genutzt werden soll, der das Haager Übereinkommen nicht anerkennt – beispielsweise in den VAE, Thailand oder anderen Ländern außerhalb der Liste – unterliegt dieses Dokument der konsularischen Legalisation. Eine vollständige Liste der Länder, die Apostillen akzeptieren und verwenden, finden Sie hier.
Die konsularische Legalisation ist ein aufwendigeres und kostenintensiveres Verfahren als die Beglaubigung mit einer Apostille. Der Ablauf der Legalisation von in der Ukraine ausgestellten Dokumenten gestaltet sich wie folgt:
- Notarielle Beglaubigung der Kopie des Dokuments
- Bestätigung im Justizministerium der Echtheit von Unterschrift und Stempel des Notars
- Beglaubigung im Konsularischen Dienst des Außenministeriums der Ukraine
- Übersetzung des Dokuments in die jeweilige Sprache
- Legalisation im Konsularbereich der Botschaft (oder des Konsulats) des betreffenden Staates in der Ukraine
Seit März 2022 sind alle Botschaftseinrichtungen in der Ukraine geschlossen. Dementsprechend erfolgt der letzte Schritt – die Beglaubigung durch die Botschaft (das Konsulat) – separat auf dem Gebiet eines Nachbarstaates, in der Regel in Polen.
Es ist zu beachten, dass ein Dokument ausschließlich auf dem Territorium desjenigen Staates Rechtskraft entfaltet, dessen Konsularstempel es trägt, und nicht in anderen Ländern verwendet werden kann.
Im Unterschied zur Apostillierung kann die konsularische Legalisation nicht nur für staatliche und notarielle Dokumente, sondern auch für Handelsdokumente durchgeführt werden – vorausgesetzt, sie wurden von der Außenhandelskammer beglaubigt.
Die Gültigkeitsdauer einer konsularischen Legalisation ist in der Regel nicht befristet, jedoch können Einschränkungen durch die Gültigkeitsdauer der zugrunde liegenden Dokumente entstehen.
Darüber hinaus bieten wir Ihnen die Möglichkeit, notarielle Übersetzungen von Dokumenten anzufertigen.
Was ist konsularische Legalisation?
In unserem Video erzählen wir, was konsularische Legalisation ist, und wo man sie beantragen kann. Außerdem berichten wir von den geschichtlichen Hintergründen, und wodurch sich die konsularische Legalisation von der Apostille unterscheidet.
Wenn Sie eine ausländische Urkunde legalisieren möchten, steht Ihnen Schmidt & Schmidt immer bei. Wir bieten Ihnen konsularische Legalisation aus mehr als 80 Staaten an.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen Apostille und konsularischer Legalisation
Die Gemeinsamkeit zwischen Apostille und konsularischer Legalisation besteht darin, dass beide Verfahren ein offizielles Dokument für die Vorlage bei Behörden eines anderen Staates beglaubigen. Allerdings gibt es zahlreiche Unterschiede zwischen ihnen.
| Apostille | Konsularische Legalisation | |
|---|---|---|
| Rechtskraft | Kann in allen Ländern verwendet werden, die Vertragsparteien des Haager Übereinkommens zur vereinfachten Legalisierung von Dokumenten sind. | Wird zwischen Staaten verwendet, von denen einer oder beide nicht Vertragsparteien des Haager Übereinkommens sind oder wenn ein Vertragsstaat dem Beitritt eines anderen widersprochen hat. |
| Schwierigkeitsgrad | Mittel. Für die Apostille muss man sich an die zuständige Apostille-Behörde des Staates wenden, der das Dokument ausgestellt hat. | Hoch. Für die konsularische Legalisation ist die Mitwirkung verschiedener innerstaatlicher Behörden sowie der diplomatischen Vertretung des Bestimmungsstaates erforderlich. |
| Vorherige Beglaubigung | In der Regel nicht erforderlich. | Obligatorisch. |
| Beglaubigung in der Botschaft des Bestimmungsstaates auf dem Gebiet des Ausstellungsstaates | Es ist nicht notwendig, sich an das Konsulat des Bestimmungsstaates zu wenden. | Ist der abschließende Schritt der Legalisation. |
Apostille und konsularische Legalisation in allen Regionen der Ukraine
Schmidt & Schmidt bietet Dienstleistungen zur Apostillierung und konsularischen Legalisation offizieller Dokumente an, die in allen Regionen der Ukraine ausgestellt wurden. Wir gewährleisten einen transparenten und bequemen Ablauf, indem wir alle Schritte übernehmen – einschließlich der Beschaffung von Dokumenten sowie der notariell beglaubigten Übersetzung, falls erforderlich.
Notariell beglaubigte Übersetzung von Dokumenten aus der Ukraine
Notariell beglaubigte Übersetzungen ukrainischer Dokumente können sowohl von vereidigten Übersetzern in der Ukraine als auch im Bestimmungsland erstellt werden. Schmidt & Schmidt bietet zertifizierte Übersetzungen von Dokumenten in verschiedene Sprachen an und garantiert die Genauigkeit sowie die Einhaltung der Anforderungen für die Verwendung im Ausland.
Muss die Übersetzung apostilliert werden?
Eine notariell beglaubigte Übersetzung aus der Ukraine kann für die Verwendung im Ausland eine Apostille erfordern. Viele Behörden akzeptieren Übersetzungen aus der Ukraine nicht, wenn diese nicht ordnungsgemäß für die Nutzung im Ausland beglaubigt wurden. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es oft besser, Übersetzungen direkt im Bestimmungsland anfertigen zu lassen. Schmidt & Schmidt unterstützt Sie auch bei der Apostillierung notariell beglaubigter Übersetzungen, damit diese von ausländischen Behörden anerkannt werden.
Beschaffung von Dokumenten aus der Ukraine
Wenn wichtige Dokumente verloren gegangen, beschädigt sind oder aktuelle Kopien benötigt werden, kann eine Neuerstellung erforderlich sein. Für Personen, die sich außerhalb der Ukraine aufhalten, kann die Beschaffung neuer Dokumente mit Schwierigkeiten verbunden sein. Schmidt & Schmidt unterstützt Sie bei der Fernbeantragung neuer Dokumente aus der Ukraine und organisiert deren Versand per Kurier an jeden Ort der Welt.
Prüfung und Vorabbewertung von Dokumenten
Vor der Einreichung von Dokumenten zur Apostillierung oder zur konsularischen Legalisation ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Dokumente allen Anforderungen entsprechen und sich in ordnungsgemäßem Zustand befinden. Schmidt & Schmidt bietet eine Dienstleistung zur Prüfung und Vorabbewertung von Dokumenten an, um deren korrekte Vorbereitung und die Annahme durch die zuständigen Behörden zu gewährleisten.
Bearbeitungsfristen und Kosten der Leistungen
Die Bearbeitungszeiten für die Ausstellung einer Apostille und die konsularische Legalisation in der Ukraine hängen vom Dokumententyp, der ausstellenden Behörde und der aktuellen Auslastung der zuständigen Stellen ab. Schmidt & Schmidt ist bestrebt, die Dienstleistungen zügig und effizient zu erbringen und die Kunden in jeder Phase des Verfahrens zu informieren. Die Kosten unserer Leistungen variieren je nach Komplexität und Dringlichkeit des jeweiligen Falls.
Warum sollten Sie Schmidt & Schmidt für die Legalisierung von Dokumenten aus der Ukraine wählen?
- Umfassende Unterstützung sowohl bei der Apostillierung als auch bei der konsularischen Legalisation ukrainischer Dokumente für die Verwendung im Ausland.
- Ein erfahrenes Team, das den gesamten Prozess begleitet: von der Prüfung der Dokumente auf Übereinstimmung mit den Anforderungen bis hin zur Erstellung notariell beglaubigter Übersetzungen und deren Anerkennung durch ausländische Behörden.
- Möglichkeit der Unterstützung in 7 Sprachen: Englisch, Deutsch, Russisch, Französisch, Chinesisch, Türkisch, Portugiesisch.
- Expertise in der Legalisierung verschiedener Dokumentarten, Zusammenarbeit mit den zuständigen Apostille-Behörden der Ukraine sowie mit Konsulaten und Botschaften für die konsularische Legalisation.
- Spezialisierte Unterstützung bei der Legalisierung von Bildungsdokumenten unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen und Besonderheiten ihres Anerkennungsprozesses im Ausland.
- Angebot von notariell beglaubigten Übersetzungen und Beschaffung von Dokumenten in Zusammenarbeit mit vereidigten Übersetzern und Kurierdiensten für die Lieferung weltweit.
- Dienstleistung der Dokumentenprüfung und Vorabbewertung zur Sicherstellung ihrer ordnungsgemäßen Vorbereitung und Annahme durch die zuständigen Behörden.
- Transparente Bearbeitungszeiten und Kosten mit dem Versprechen, rechtzeitige und effiziente Leistungen zu erbringen und die Kunden in jeder Phase des Prozesses zu informieren.
Mit Schmidt & Schmidt können Sie sicher sein, dass Ihre Anliegen zur Legalisierung von Dokumenten professionell und effizient gelöst werden. Unser Expertenteam unterstützt Sie bei der Navigation durch die Komplexität der Legalisierung ukrainischer Dokumente für die Nutzung im Ausland und sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Anfang bis Ende.
