Apostille aus Österreich

Schmidt & Schmidt bietet Legalisierungsdienstleistungen für in Österreich ausgestellte Dokumente.

Österreich ist seit 1955 Mitglied des HCCH; Das Haager Übereinkommen über die vereinfachte Beglaubigung ist am 13. Januar 1968 in Kraft getreten.

Die Apostille oder „Haager Apostille“ ist ein Zertifikat, dass die Herkunft einer öffentlichen Urkunde (z. B. einer Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, eines Urteils usw.) beglaubigt Handelsregisterauszug oder notarielle Beglaubigung). Es bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Autorität eines Beamten, der das öffentliche Dokument unterzeichnet hat.

In Österreich ausgestellte und mit einer Apostille beglaubigte Dokumente gemäß Haager Übereinkommen von 1961 werden in allen Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens anerkannt und erfordern keine andere Form der Beglaubigung, wie beispielsweise eine konsularische Legalisierung, was den Kosten- und Zeitaufwand für die Beglaubigung von Dokumenten erheblich reduziert. Bisher sind mehr als 120 Staaten der Konvention beigetreten.

Die Apostille in Österreich ist ein quadratischer Stempel mit der obligatorischen Überschrift „Apostille“ und einem Verweis auf das Haager Übereinkommen von 1961 in Französisch (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Die Seiten der Apostille Urkunde müssen mindestens 9 Zentimeter lang sein.

Die Apostille ist für die Verwendung in den Staaten, die keine Vertragspartei des Haager Übereinkommens sind, nicht ausreichend. In diesem Fall gilt die konsularische Legalisation für eine öffentliche Urkunde.

Zuständige Apostille-Behörden in Österreich

• Bundesministerium für europäische und Internationale Angelegenheiten
• Präsidium des Landesgerichts
• Beglaubigungsstelle

Das Bundesministerium für Europa, Integration und Äußeres bearbeitet Dokumente verschiedener Instanzen wie Bundespräsident, Bundesregierung, Verfassungsgericht, Oberster Gerichtshof, Rechnungshof und mehr.

Die Präsidenten der Zivilgerichte erster Instanz bzw. deren Beauftragte, mit Ausnahme des Handelsgerichts Wien und des Jugendgerichts Wien, befassen sich mit Urkunden, die in ihrem Zuständigkeitsbereich von Gerichten, Staatsanwaltschaften, Notaren und Rechtsanwaltskammern erlassen werden.

Provinzgouverneure und Provinzregierungen wiederum verwalten alle anderen Dokumente, die in ihren jeweiligen Provinzen in Ausübung offizieller Bundesaufgaben ausgestellt werden.

Typen von Dokumenten

Besonderheiten und Dokumentenanforderungen für die Apostille in Österreich

Österreich gehört zu den 120 Ländern, die Apostillen gemäß dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 anerkennen und ausstellen. Die Apostille dient als Bestätigung des offiziellen Status einer Urkunde.

Am 01/07/2017 wurde für Österreich das Apostillengesetz angepasst, womit die Beglaubigung per E-Apostille eingeführt wurde. Die E-Apostille ermöglicht es, solange die technischen und organisatorischen Voraussetzungen gegeben sind, per digitalen Signatur und Stempel Dokumente zu beglaubigen.E-Apostille sind den Apostillen auf Papier gleichwertig und werden ebenfalls von den Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation anerkannt.

Der Prozess der Apostille kann je nach Absender- und Empfängerland variieren. Um in Österreich eine Apostille für ein Dokument zu erhalten, müssen Sie jedoch normalerweise die folgenden Schritte durchlaufen:

• Beschaffung des Originaldokuments für die Apostille;
• Überprüfung der Unterschrift auf dem Dokument durch die autorisierte Stelle;
• Ausstellung einer Apostille auf einem Dokument durch eine autorisierte Stelle;
• Einreichung des Dokuments zusammen mit der Apostille im Empfängerland.

Dieser Vorgang kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn er mehrere Dokumente und verschiedene Länder umfasst. Um einen reibungslosen und korrekten Apostillierungsprozess zu gewährleisten, wird empfohlen, sich von Spezialisten beraten zu lassen, die mit den Anforderungen und Verfahren vertraut sind. Ihr Fachwissen kann dazu beitragen, Verzögerungen und Fehler bei der Beschaffung von Apostillendokumenten zu vermeiden.

Möglicherweise geltende Dokumentanforderungen:

• Bei dem Dokument muss es sich um ein Original oder eine beglaubigte Kopie handeln, die von der zuständigen Behörde ausgestellt wurde.
• Das Dokument sollte alle relevanten und genauen Informationen enthalten.
• Das Dokument muss in der Amtssprache des ausstellenden Landes verfasst sein oder in die Amtssprache des Landes übersetzt werden, in dem die Apostille beantragt wird.
• Die Apostille muss von der zuständigen Behörde gemäß den Vorschriften angebracht werden.

Legalisierung österreichischer Bildungsdokumente zur Verwendung im Ausland

Personen, die im Ausland studieren und arbeiten, müssen eine Apostille-Bescheinigung beantragen, um sicherzustellen, dass ihre akademischen Qualifikationen und andere damit verbundene Dokumente beglaubigt werden. Das beglaubigte Dokument kann in 125 Ländern oder Regionen verwendet werden, die das Haager Übereinkommen unterzeichnet haben, und ist vollständig anerkannt.

Ausgestellte Bildungsdokumente wie Schulzeugnisse, Zeugnisse über Universitätsabschlüsse, Transcripts of Records, Immatrikulationsbescheinigungen und andere Zeugnisse von Schulen oder Universitäten sind im Ausland erst wirksam, wenn sie mit einer Apostille beglaubigt werden. Beispielsweise kann für die Bewerbung für einen Master- oder PhD-Studiengang eine Apostille für Ihren ausländischen Abschluss erforderlich sein.

Es ist zu beachten, dass verschiedene Länder möglicherweise unterschiedliche Zertifizierungsanforderungen für akademische Zertifikate haben. Daher ist es am besten, sich im Voraus an die Fachagenturen oder Botschaften des Ziellandes zu wenden.

Mehrsprachige Dokumente (gemäß CIEC-Übereinkommen)

Personenstandsurkunden und Heiratsurkunden, die von einem der Vertragsstaaten nach dem Muster des Übereinkommens der Internationalen Kommission (CIEC-Übereinkommen) für Zivil- und Zivilstandsangelegenheiten (CIEC) ausgestellt werden, sind in Österreich von jeglicher Formalität befreit.

Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 08/09/1976 (Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsregistern: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunde) sind

• Österreich, Deutschland, Bosnien -Herzegowina, Bulgarien, Estland, Frankreich, Italien, Kap Verde, Zypern, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldawien, Montenegro, Niederlande, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien, Türkei.

Vertragsstaaten des Münchener CIEC-Übereinkommens vom 05.09.1980 (Ausstellung mehrsprachiger Heiratsurkunden) sind:

• Deutschland, Griechenland, Italien, Luxemburg, Moldawien, Niederlande, Portugal, Schweiz, Spanien, Türkei.

Sie haben spezielle Ausnahmen von der Legalisierung, die nur für Gerichtsdokumente und bestimmte Dokumente zum Personenstand gelten. Diese Befreiungen basieren auf besonderen bi- oder multilateralen Vereinbarungen, wie zum Beispiel dem Übereinkommen über die Befreiung bestimmter Urkunden von der Legalisation im Rahmen der CIEC (Commission Internationale de l'Etat Civil), bei dem Österreich und die Türkei Vertragsstaaten sind. Die unterschiedlichen Geltungsbereiche dieser Abkommen erklären die unterschiedlichen Legalisierungsanforderungen für verschiedene Arten von Dokumenten, beispielsweise türkische Geburtsurkunden, die keiner Legalisierung bedürfen, während türkische Hochschuldiplome eine Legalisierung mit Apostille erfordern.

Konsularische Legalisation österreichischer Dokumente zur Verwendung im Ausland

Sollte ein Österreichischen Dokument in einem Land verwendet werden, dass das Haager Übereinkommen nicht anerkennt, wie etwa die Vereinigte Arabische Emirate oder andere Länder, die nicht als Vertragspartei aufgeführt sind, gilt das Verfahren der konsularischen Legalisierung, auch „Botschaftsbeglaubigung“ genannt. Eine vollständige Liste der Länder, die Apostillen akzeptieren und verwenden, finden Sie hier.

Eine Voraussetzung für die konsularische Legalisierung eines aus Österreich stammenden Dokuments ist dessen Ausstellung durch ein öffentliches Notariat ausdrücklich zur Verwendung im Ausland. Der Notar sollte dann auf der Grundlage des Originals eine notarielle Urkunde ausstellen, die eine notariell beglaubigte Kopie des Originals sowie eine Bestätigung seiner Echtheit enthält. Die notariell beglaubigten Dokumente müssen anschließend von dem für den Amtssitz des Notars zuständigen Amt für auswärtige Angelegenheiten beglaubigt werden. Schließlich kann das Dokument vom Generalkonsulat legalisiert werden.

Konsularische Legalisierung ist der Prozess der Authentifizierung oder Beglaubigung eines Rechtsdokumentes, damit das Rechtssystem eines fremden Landes es als mit voller Rechtswirkung anerkennt und der vom Diplomaten oder Konsular durchgeführt wird Vertretung des Landes, in dem das Dokument verwendet werden soll.

Die konsularische Legalisierung ist komplexer, zeitaufwändiger und kostspieliger als das einfachere Apostilleverfahren. Während die Apostille normalerweise in einem Schritt ausgestellt wird, erfordert die konsularische Legalisierung mehrere Vorbeglaubigungen, bevor eine öffentliche Urkunde bei der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes beglaubigt werden kann.

Es ist eine allgemeine Anforderung, dass das Dokument vor der Einreichung bei der Botschaft in die Amtssprache des Ziellandes übersetzt werden muss. Über das Beglaubigungsverfahren entscheidet die Auslandsvertretung.

Die Hauptunterschiede zwischen einer Apostille und einer konsularischen Legalisation von Dokumenten

Das gemeinsame Merkmal von Apostille und konsularischer Legalisierung besteht darin, dass sie ein offizielles Dokument zur Vorlage bei Institutionen in einem anderen Land beglaubigen. Es gibt jedoch viele Unterschiede.

Beschaffung von Urkunden aus Österreich

Wenn die wichtigen Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden oder aktuelle Kopien der Dokumente benötigt werden, ist die Neuausstellung der Dokumente erforderlich. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen außerhalbÖsterreichs im Ausland auf Schwierigkeiten stoßen, neue Dokumente zu erhalten. Unsere Berater helfen Ihnen bei der Fernbeschaffung neuer Dokumente aus Österreichs und wir können den Versand Ihrer Dokumente per Kurier in die ganze Welt veranlassen.

Beglaubigte Übersetzung von Dokumenten aus Österreich

Kopien und Abschriften von Personenstandsurkunden können von einem vereidigten Übersetzer in Österreich in jede beliebige Sprache übersetzt werden oder die Übersetzung kann im Zielland angefertigt werden. Wir bieten beglaubigte Übersetzungen von Personenstandsurkunden mit weiterer Beglaubigung an. Die Kosten für die Arbeit werden nach dem Umfang des betreffenden Dokuments berechnet.

Wird die Übersetzung mit einer Apostille beglaubigt?

Jedes ausländische Dokument, das in einem Land ausgestellt und in einem anderen Land verwendet wird, muss für die Verwendung im Ausland legalisiert werden. Daher muss die Echtheit einer beglaubigten Übersetzung aus Österreich durch eine Apostille beglaubigt werden. Daher akzeptieren viele Behörden möglicherweise keine beglaubigten Übersetzungen, wenn die Übersetzung in Österreich nicht ordnungsgemäß für die Verwendung im Ausland beglaubigt wurde. Um diese Verwirrung zu vermeiden, sollten Übersetzungen besser im Bestimmungsstaat des Dokuments angefertigt werden.