Schmidt & Schmidt bietet Legalisierungsdienstleistungen für in Polen ausgestellte Dokumente.
Polen ist dem Haager Übereinkommen über die vereinfachte Beglaubigung von Dokumenten am 19. November 2004 beigetreten; das Übereinkommen ist am 14. August 2005 in Kraft getreten.
Die Apostille oder „Haager Apostille“ ist ein Zertifikat, dass die Herkunft einer öffentlichen Urkunde (z. B. einer Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, eines Urteils usw.) beglaubigt Handelsregisterauszug oder notarielle Beglaubigung). Es bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Autorität eines Beamten, der das öffentliche Dokument unterzeichnet hat.Die Apostille ist nicht ausreichend für die Verwendung in Staaten, die dem Haager Übereinkommen nicht beigetreten sind. In diesem Fall gilt die konsularische Legalisation für eine öffentliche Urkunde. Außerdem sind Deutschland und Polen Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 08.09.1976 und des Münchener CIEC-Übereinkommens vom 05.09.1980. Die Vertragsstaaten verpflichten sich Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster der Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt werden, ohne jegliche Beglaubigung anzuerkennen. Es geht vor allem um mehrsprachige Auszüge aus den Personenstandsbüchern (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunde) und Ehefähigkeitszeugnisse. Wir empfehlen aber, vorsichtshalber in manchen Fällen trotzdem eine Apostille einzuholen. Wir prüfen für Sie kostenlos, ob Sie die Apostille benötigen.
Für die Erteilung der Apostille zuständige Behörden in Polen
- Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten (Ministerstwo Spraw Zagranicznych): Die wichtigste Behörde, die in Polen für die Ausstellung von Apostillen zuständig ist. Sie bearbeitet eine breite Palette von Dokumenten und gewährleistet deren Echtheit und Gültigkeit für die internationale Verwendung.
- Nationale Agentur für den akademischen Austausch (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej; NAWA): hauptsächlich zuständig für die Apostillierung von akademischen Qualifikationen wie Abschlusszeugnissen, Promotions- und Habilitations Urkunden sowie deren Abschriften und Kopien.
- Ministerium für Kultur und Nationales Erbe (Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego): Seine Abteilung für Kunsterziehung ist befugt, von Kunstschulen ausgestellte Dokumente zu apostillieren. Dazu gehören Zeugnisse, Diplome, Kursunterlagen und Beglaubigungen von Kunstschulen, die für den Rechtsverkehr mit dem Ausland bestimmt sind.
- Das Ministerium für Bildung und Wissenschaft (Ministerstwo Edukacji i Nauki): eine weitere Behörde, die Apostillen für Bildungsdokumente ausstellt. Sie gilt für Zeugnisse, die von Schulen und Berufsschulen in Polen ausgestellt werden, wie in Artikel 8(5)(2)(c) des Bildungsgesetzes vom 14. Dezember 2016 festgelegt.
- Schulaufsichtsbehörde (Kuratorium Oświaty): Diese Organisation befasst sich mit der Apostillierung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Grund- und Sekundarschulbildung sowie mit Weiterbildungseinrichtungen und praktischen Bildungseinrichtungen, die für den Rechtsverkehr mit dem Ausland bestimmt sind.
- Direktoren der regionalen Prüfungskommissionen (Okręgowa Komisja Egzaminacyjna): sind befugt, bestimmte Dokumente im Zusammenhang mit der Bildung zu apostillieren.
- Notariell beglaubigte Kopien von Dokumenten, notariell beglaubigte Übersetzungen und sonstige notarielle Dokumente (Vollmachten, Testamente, Erklärungen) - vom Bezirksgericht
- Diplome über die Hochschulbildung – vom Ministerium für Bildung und Wissenschaft.
- Diplome über Schulbildung – vom Ministerium für nationale Bildung
- Zertifikate über Ausbildung – von der Polnischen Handwerkskammer
- Handelspapiere – von der Handelskammer Polens.
Typen von Dokumenten
| Kann apostilliert werden | Kann nicht apostilliert werden |
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Besonderheiten und Dokumentenanforderungen für die Apostille in Polen
Um eine Apostille für ein Dokument in Polen zu erhalten, gelten im Allgemeinen die folgenden Anforderungen:- Das Dokument muss ein Original oder eine von der zuständigen Behörde ausgestellte, beglaubigte Kopie sein.
- Das Dokument sollte alle relevanten und genauen Informationen enthalten.
- Das Dokument muss in der Amtssprache des ausstellenden Landes abgefasst oder in die Amtssprache des Landes übersetzt sein, in dem die Apostille beantragt wird.
- Die Apostille muss von der benannten zuständigen Behörde gemäß den Vorschriften angebracht werden.
Legalisierung polnischer Bildungsdokumente zur Verwendung im Ausland
Damit in Polen ausgestellte Bildungsdokumente wie Schulzeugnisse, Abschlusszeugnisse von Universitäten, Abschriften von Zeugnissen, Immatrikulationsbescheinigungen und andere Bescheinigungen von Schulen oder Universitäten im Ausland gültig sind und anerkannt werden, müssen sie ein Beglaubigungsverfahren durchlaufen, d. h. legalisiert oder mit einer Apostille versehen werden. Das Beglaubigungsverfahren wird vom Außenministerium in Polen durchgeführt. The required documents will vary based on a specific case, but will in general include either originals or notarized copies with an apostille original of the certificate, or for all non-member countries - a legalized original of the certificate or its notarized copy.Urkunden können legalisiert oder mit einer Apostille versehen werden:
- Der Konsul der Republik Polen, der für das betreffende Gebiet zuständig ist;
- Die Bildungsbehörden des Staates in diesem Gebiet;
- Eine diplomatische Vertretung oder ein Konsulat, das in der Republik Polen oder in einem EU-, OECD- oder EWR-Mitgliedstaat akkreditiert ist: Dort, wo das Zeugnis ausgestellt wurde, können sie auch Legalisierungs- oder Apostille-Dienstleistungen anbieten. Dies gilt insbesondere für Zeugnisse oder Dokumente, die zur Zulassung von Hochschulstudiengängen in den betreffenden Ländern berechtigen.
Anerkennung der Echtheit öffentlicher Urkunden innerhalb der EU
Mehrsprachige Urkunden (nach CIEC–Übereinkommen)
Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die von einem der Vertragsstaaten nach dem Muster der Übereinkommen der Internationalen Kommission (CIEC–Übereinkommen) für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt werden, sind in Polen von jeder Förmlichkeit befreit.
Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 08.09.1976 (Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus den Personenstandsbüchern: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunde) sind:
- Österreich, Deutschland, Bosnien -Herzegowina, Bulgarien, Estland, Italien, Kap Verde, Zypern, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldawien, Montenegro, Niederlande, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien, Türkei.
Vertragsstaaten des Münchener CIEC-Übereinkommens vom 05.09.1980 (Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse) sind:
- Deutschland, Griechenland, Italien, Luxemburg, Moldawien, Niederlande, Portugal, Schweiz, Spanien, Türkei.
Verordnung über öffentliche Urkunden (EU) 2016/1191 vom 6. Juli 2016
Darüber hinaus vereinfacht die Verordnung über öffentliche Urkunden (EU) 2016/1191 vom 6. Juli 2016 den Verkehr bestimmter öffentlicher Urkunden, die in einem EU-Mitgliedstaat vorgelegt werden müssen und die in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgestellt worden sind und befreit dadurche die öffentlichen Urkunden von der Bestätigung der Echtheit mit der Apostille mit dem Ziel, den Verwaltungsaufwand und die Kosten für Bürger zu senken.
Dokumente, die eine zusätzliche Überprüfung erfordern können
Vor allem bei Ländern, die nicht dem Abkommen angehören, kann es vorkommen, dass ein Dokument zusätzlich überprüft werden muss, um seine Echtheit zu erkennen. Zum Beispiel:- Notarielle Urkunden und Gerichtsdokumente: müssen vom Präsidenten des zuständigen Bezirksgerichts (sąd okręgowy) beglaubigt werden, von Berufungsgerichten ausgestellte Dokumente - vom Präsidenten des zuständigen Berufungsgerichts (sąd apelacyjny);
- Zeugnisse, Diplome, Hochschulen: müssen von der Nationalen Agentur für akademischen Austausch (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej) beglaubigt werden;
- Zeugnisse, Diplome, Beglaubigungen von Kunstschulen: müssen vom Ministerium für Kultur und nationales Erbe (Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego) beglaubigt werden;
- Meisterzeugnisse und Handwerkszertifikate: müssen vom Polnischen Handwerksverband beglaubigt werden in Warschau (Związek Rzemiosła Polskiego);
- Dokumente von Beratungsstellen und Schulen im Ausland, die vom Minister für Bildung und Wissenschaft eingerichtet wurden: müssen vom Ministerium für Bildung und Wissenschaft (Ministerstwo Edukacji i Nauki) beglaubigt werden;
- Dokumente über medizinische Qualifikationen (nationale ärztliche Prüfungszeugnisse, von Ärztekammern ausgestellte Zertifikate): müssen vom Gesundheitsministerium (Ministerstwo Zdrowia) beglaubigt werden;
- Kopien aus dem Nationalen Gerichtsregister: müssen vom zuständigen Beamten der Allgemeinen Auskunft über das Gerichtsregister (Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego) beglaubigt werden;
- Handelsdokumente: müssen von der polnischen Handelskammer in Warschau beglaubigt werden (Krajowa Izba Gospodarcza) und von regionalen Handelskammern.
Konsularische Legalisation polnischer Dokumente zur Verwendung im Ausland
Sollte ein polnisches Dokument in einem Land verwendet werden, das das Haager Übereinkommen nicht anerkennt, wie etwa die Vereinigte Arabische Emirate oder andere Länder, die nicht als Vertragspartei aufgeführt sind, gilt das Verfahren der konsularischen Legalisierung, auch „Botschaftsbeglaubigung“ genannt. Eine vollständige Liste der Länder, die Apostillen akzeptieren und verwenden, finden Sie hier.
Eine Voraussetzung für die konsularische Legalisierung eines aus Polen stammenden Dokuments ist dessen Ausstellung durch ein öffentliches Notariat in Polen ausdrücklich zur Verwendung im Ausland. Der Notar sollte dann auf der Grundlage des Originals eine notarielle Urkunde ausstellen, die eine notariell beglaubigte Kopie des Originals sowie eine Bestätigung seiner Echtheit enthält. Die notariell beglaubigten Dokumente müssen anschließend von dem für den Amtssitz des Notars zuständigen Amt für auswärtige Angelegenheiten beglaubigt werden. Schließlich kann das Dokument vom Generalkonsulat legalisiert werden.Konsularische Legalisierung ist der Prozess der Authentifizierung oder Beglaubigung eines Rechtsdokumentes, damit das Rechtssystem eines fremden Landes es als mit voller Rechtswirkung anerkennt und der vom Diplomaten oder Konsular durchgeführt wird Vertretung des Landes, in dem das Dokument verwendet werden soll.
Die konsularische Legalisierung ist komplexer, zeitaufwändiger und kostspieliger als das einfachere Apostilleverfahren. Während die Apostille normalerweise in einem Schritt ausgestellt wird, erfordert die konsularische Legalisierung mehrere Vorbeglaubigungen, bevor eine öffentliche Urkunde bei der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes in Polen beglaubigt werden kann.
Es ist eine allgemeine Anforderung, dass das Dokument vor der Einreichung bei der Botschaft in die Amtssprache des Ziellandes übersetzt werden muss. Über das Beglaubigungsverfahren entscheidet die Auslandsvertretung.
Die Hauptunterschiede zwischen einer Apostille und einer konsularischen Legalisation von Dokumenten
Das gemeinsame Merkmal von Apostille und konsularischer Legalisierung besteht darin, dass sie ein offizielles Dokument zur Vorlage bei Institutionen in einem anderen Land beglaubigen. Es gibt jedoch viele Unterschiede.
| Apostille | Konsularische Legalisierung | |
|---|---|---|
| Rechtswirkung | Kann in allen Ländern verwendet werden, die dem Haager Übereinkommen zur vereinfachten Legalisierung von Urkunden beigetreten sind. | Verwendung zwischen Staaten, von denen einer oder beide nicht Mitglied des Haager Übereinkommens sind oder wenn einer der Vertragsstaaten gegen den Beitritt des anderen protestiert hat. |
| Schwierigkeit | Mäßig. Um eine Apostille zu erhalten, wenden Sie sich an die zuständige Apostillebehörde des Herkunftsstaates des Dokuments. | Hoch. Für die konsularische Legalisierung müssen verschiedene inländische Behörden und eine diplomatische Vertretung des Bestimmungsstaates beteiligt sein. |
| Vorzertifizierung | Normalerweise nicht erforderlich. | Ist obligatorisch. |
| Beglaubigung bei der Botschaft des Bestimmungsstaates im Herkunftsstaat des Dokuments | Es ist nicht erforderlich, das Konsulat des Ziellandes zu kontaktieren. | Ist der letzte Schritt der Legalisierung. |
Beschaffung von Urkunden aus Polen
Wenn die wichtigen Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden oder aktuelle Kopien der Dokumente benötigt werden, ist die Neuausstellung der Dokumente erforderlich. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen außerhalb Polens im Ausland auf Schwierigkeiten stoßen, neue Dokumente zu erhalten. Unsere Berater helfen Ihnen bei der Fernbeschaffung neuer Dokumente aus Polen und wir können den Versand Ihrer Dokumente per Kurier in die ganze Welt veranlassen.
Beglaubigte Übersetzung von Dokumenten aus Polen
Kopien und Abschriften von Personenstandsurkunden können von einem vereidigten Übersetzer in Polen in jede beliebige Sprache übersetzt werden oder die Übersetzung kann im Zielland angefertigt werden. Wir bieten beglaubigte Übersetzungen von Personenstandsurkunden mit weiterer Beglaubigung an. Die Kosten für die Arbeit werden nach dem Umfang des betreffenden Dokuments berechnet.
Wird die Übersetzung mit einer Apostille beglaubigt?
Jedes ausländische Dokument, das in einem Land ausgestellt und in einem anderen Land verwendet wird, muss für die Verwendung im Ausland legalisiert werden. Daher muss die Echtheit einer beglaubigten Übersetzung aus Polen durch eine Apostille beglaubigt werden. Daher akzeptieren viele Behörden möglicherweise keine beglaubigten Übersetzungen aus Polen, wenn die Übersetzung in Polen nicht ordnungsgemäß für die Verwendung im Ausland beglaubigt wurde. Um diese Verwirrung zu vermeiden, sollten Übersetzungen besser im Bestimmungsstaat des Dokuments angefertigt werden.
