Apostille for Ukrainian documents: the up-to-date 2026 guide

Seit 2022 befinden sich Millionen von Ukrainern im Ausland, wodurch die Frage der Legalisation von Dokumenten für viele von ihnen zu einem dringlichen Anliegen geworden ist. In den meisten Fällen werden ukrainische Dokumente mit Apostille benötigt, um eine Beschäftigung aufzunehmen, sich an einer Universität einzuschreiben, mit Familienangehörigen zusammenzuführen oder eine Aufenthaltserlaubnis zu erhalten. Seit dem 1. Februar 2026 gilt in der Ukraine ein aktualisiertes Verfahren zur Apostillierung, sodass die meisten online verfügbaren Anleitungen bereits veraltet sind. Dieses Material wurde auf Grundlage der aktuell geltenden Vorschriften erstellt.

Das zentrale Ziel der umfassenden Reform besteht darin, das Verfahren zur Legalisation so weit wie möglich zu digitalisieren und zugänglich zu machen, auch für Bürger, die in anderen Ländern leben. Die Einführung eines einheitlichen Elektronischen Apostillenregisters mit QR-Codes, die Möglichkeit, eine E-Apostille mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu erhalten, sowie die Befugnis privater Notare, Dokumente entgegenzunehmen, haben das Verfahren erheblich vereinfacht. Im Folgenden erläutern wir ausführlich, wie diese Änderungen in der Praxis funktionieren, an welche Stellen je nach Art des Dokuments ein Antrag zu richten ist und wie sich kritische Fehler bei der Antragstellung vermeiden lassen.

Was ist eine Apostille und wann ist sie erforderlich?

Eine Apostille ist eine standardisierte Bescheinigung, die die Echtheit der Unterschrift einer Amtsperson, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, sowie die Echtheit des Siegels oder Stempels auf dem Dokument bestätigt. Sie wurde durch das Haager Übereinkommen von 1961 als Alternative zur mehrstufigen konsularischen Legalisation eingeführt: Anstelle einer Kette von Beglaubigungen durch verschiedene Ministerien wird eine einzige Bescheinigung ausgestellt, die von allen Vertragsstaaten des Übereinkommens anerkannt wird. Die Ukraine ist dem Übereinkommen am 22. Dezember 2003 beigetreten.

In der Ukraine wird eine Apostille in Form einer viereckigen Bescheinigung (oder eines Vordrucks bzw. Aufklebers) mit einer Größe von mindestens 9 × 9 cm ausgestellt. Sie wird in ukrainischer Sprache ausgefertigt und enthält die vorgeschriebene Überschrift „Apostille“ sowie einen Verweis auf das Haager Übereinkommen von 1961 in französischer Sprache (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).

Eine Apostille ist erforderlich, wenn ein ukrainisches Dokument in einem anderen Staat für amtliche Zwecke vorgelegt wird, beispielsweise zur Beantragung eines Arbeitsvisums oder einer Aufenthaltserlaubnis, zur Einschreibung an einer ausländischen Universität, zur Anerkennung eines Diploms, zur Familienzusammenführung, in Erbschaftsangelegenheiten oder im Rahmen von Gerichtsverfahren im Ausland. Informieren Sie sich direkt bei der zuständigen Behörde des Bestimmungslandes, welche konkreten Dokumente mit einer Apostille versehen werden müssen, da die Anforderungen unterschiedlich sein können.

Eine Apostille gilt ausschließlich in Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind – derzeit sind dies mehr als 120 Staaten, darunter alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union, die Vereinigten Staaten, Kanada, das Vereinigte Königreich, Australien, Israel, die Schweiz und Norwegen. Wenn das Dokument für einen Staat bestimmt ist, der dem Übereinkommen nicht beigetreten ist (darunter eine Reihe von Staaten in Südostasien und im Nahen Osten, wie etwa die Vereinigten Arabischen Emirate), ist eine konsularische Legalisation erforderlich – ein grundlegend anderes und erheblich zeitaufwendigeres Verfahren.

Was hat sich zum 1. Februar 2026 geändert?

Die Anordnung Nr. 3177/5 des Justizministeriums vom 20. November 2025 führte ein neues Verfahren zur Apostillierung ein, das am 1. Februar 2026 in Kraft trat. Durch die Reform gehört das ukrainische System zu den technologisch fortschrittlichsten: Von allen Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens verfügt weniger als die Hälfte über ein vollwertiges elektronisches Register mit Online-Verifizierung und elektronischen Apostillen.

Elektronisches Apostillenregister. Das Justizministerium entwickelt gemeinsam mit dem staatlichen Unternehmen „National Information Systems“ ein einheitliches digitales System zur Überprüfung von Apostillen. Die Echtheit einer Apostille kann online über das Apostillenregister anhand der auf der Apostille angegebenen Daten überprüft werden. Bei Apostillen, die ab dem 1. März 2026 ausgestellt wurden, ist bei der Überprüfung zusätzlich eine gescannte Kopie des Dokuments verfügbar. Dadurch besteht eine weitere Möglichkeit festzustellen, ob die Apostille dem Dokument entspricht.

QR-Code zur Überprüfung einer Apostille im Register. Eine Apostille enthält einen QR-Code, über den Nutzer mit einem Klick auf die Informationen zur Apostille im Apostillenregister zugreifen und ihre Echtheit online überprüfen können.

Elektronische Apostille (E-Apostille). Elektronische amtliche Dokumente können für eine elektronische Apostille infrage kommen. Eine solche Apostille liegt in elektronischer Form vor und enthält eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Eine elektronische Apostille kann elektronisch an den Empfänger übermittelt werden, sodass kein internationaler Versand des Papierdokuments erforderlich ist. Ob eine E-Apostille möglich ist, hängt von der Art des Dokuments, der zuständigen Behörde sowie den Anforderungen des Bestimmungslandes oder der jeweiligen Institution ab und sollte daher im Voraus geklärt werden.

Private Notare. Seit dem 1. Februar 2026 kann ein Antrag auf Erteilung einer Apostille über das Justizministerium neben den territorialen Justizbehörden und staatlichen Notariatsstellen auch über einen privaten Notar eingereicht werden. In der Ukraine gibt es vergleichsweise wenige staatliche Notariatsstellen, und in einigen Städten gibt es überhaupt keine. Private Notare gibt es hingegen zu Tausenden. Diese Neuerung erweitert die geografische Verfügbarkeit der Antragstellung erheblich und ermöglicht die Einreichung von Anträgen auch außerhalb der regionalen Verwaltungszentren.

Apostillen, die vor dem 1. Februar 2026 ausgestellt wurden, bleiben uneingeschränkt rechtsgültig. Eine Neuausstellung ist nicht erforderlich.

Gebühren für Apostillen in der Ukraine im Jahr 2026

Seit dem 1. Januar 2026 wird die Gebühr als Prozentsatz des zu Beginn des Jahres festgelegten Existenzminimums für erwerbsfähige Personen berechnet. Im Jahr 2026 beträgt dieser Betrag 3.328 UAH; die endgültigen Beträge werden auf die nächsten 10 UAH gerundet. Die Bindung der Gebühr an das Existenzminimum bedeutet, dass sich die Kosten jedes Jahr ändern können, wenn das Existenzminimum angepasst wird.

Bis Mai 2025 betrug die Gebühr für eine Apostille für natürliche Personen 51 UAH; die derzeitige Gebühr von 670 UAH entspricht einer Erhöhung um mehr als das Zwölffache. Die Gebühr für die Apostille wird für jedes Dokument gesondert erhoben: Ein Diplom und seine Anlage gelten als zwei separate Dokumente, für die jeweils eine eigene Apostille und eine gesonderte Zahlung erforderlich sind. Wird die Erteilung einer Apostille abgelehnt, wird die vom Antragsteller entrichtete Gebühr nicht erstattet. Vergewissern Sie sich daher vor der Antragstellung, dass das Dokument für die Apostillierung geeignet ist, dass es bei der zuständigen Behörde eingereicht wird und dass es in einer zulässigen Form vorliegt: entweder als Original oder, sofern dies für das betreffende Dokument zulässig ist, als ordnungsgemäß beglaubigte Kopie.

Nachfolgend finden Sie eine ungefähre Kostenübersicht für Apostillen bei typischen Dokumentenpaketen.

Diese Beträge umfassen ausschließlich die Kosten für die Apostillen. Die Übersetzung jedes Dokuments (einschließlich des Textes der Apostille) sowie die notarielle Beglaubigung der Übersetzung erhöhen die Gesamtkosten erheblich. Bei der Kalkulation des Gesamtbudgets für die Vorbereitung des Dokumentenpakets sollten daher alle Verfahrensschritte berücksichtigt werden.

Zahlungsweise: Überweisung auf das Konto der jeweils zuständigen Behörde. Die Zahlungsdaten sind auf den Websites der territorialen Justizbehörden, des Ministeriums für Bildung und Wissenschaft sowie des Außenministeriums verfügbar. Der Zahlungsnachweis muss bei der Antragstellung beigefügt werden. Bei einer Antragstellung über einen privaten Notar stellt dieser die aktuellen Bankverbindungen zur Verfügung.

Wo sind Dokumente einzureichen: Zuständigkeit der Behörden

In der Ukraine gibt es kein einheitliches Verfahren nach dem Prinzip „One-Stop-Shop“ für die Erteilung von Apostillen – die zuständige Behörde hängt von der Art des Dokuments ab. Wird der Antrag bei der falschen Stelle eingereicht, geht mindestens ein Tag verloren und es besteht das Risiko, dass die entrichtete Gebühr nicht erstattet wird.

Dokumente, die nicht direkt mit einer Apostille versehen werden können: Reisepässe, Personalausweise, Arbeitsbücher, Militärausweise, Führerscheine, Handelsverträge, Rechnungen und Zollanmeldungen. Wenn die in einem solchen Dokument enthaltenen Angaben für die Verwendung im Ausland amtlich bestätigt werden müssen, wird in der Regel stattdessen eine notariell beglaubigte Kopie des Dokuments oder ein amtlicher Auszug bzw. eine Bescheinigung mit den entsprechenden Angaben mit einer Apostille versehen.

Schritt-für-Schritt-Verfahren zur Einreichung

Schritt 1. Zuständige Behörde bestimmen. Verwenden Sie dazu die obige Tabelle. Wenn es sich um einen ungewöhnlichen Fall handelt, wenden Sie sich vorab telefonisch an die zuständige Justizbehörde in Ihrer Region und klären Sie das Verfahren. Fünf Minuten am Telefon können Ihnen einen halben Tag ersparen.

Schritt 2. Dokumente zusammenstellen. Für die Antragstellung sind folgende Unterlagen erforderlich: das Originaldokument (oder eine nach dem geltenden Verfahren ordnungsgemäß beglaubigte Kopie), der Reisepass oder Personalausweis des Antragstellers, ein Zahlungsnachweis (670 UAH pro Dokument für natürliche Personen) sowie das vorgeschriebene Antragsformular, das von der Website des zuständigen Ministeriums heruntergeladen oder vor Ort erhalten werden kann.

Schritt 3. Antrag einreichen.

Für Dokumente des Justizministeriums: über ein beliebiges Standesamt (DRATS) einer territorialen Justizbehörde oder einen privaten Notar (seit dem 1. Februar 2026 möglich) – in jedem Ort, ohne dass eine Reise nach Kiew erforderlich ist. Wenn Sie sich im Ausland befinden, können Papierdokumente per Post an ein beliebiges DRATS gesendet werden – diese Form der Antragstellung ist im neuen Verfahren ausdrücklich vorgesehen. Bei elektronischen Dokumenten des Justizministeriums wird der Antrag über das Diia-Portal eingereicht – ein physischer Versand ist nicht erforderlich.

Für Dokumente des Ministeriums für Bildung und Wissenschaft: persönlich in der Wjatscheslawa-Tschornowola-Straße 25 in Kiew (Anträge werden Mo.–Do. von 9:30 bis 13:00 Uhr entgegengenommen) oder aus der Ferne über Nova Poshta – die Originale werden an die Adresse des Ministeriums gesendet, wobei der Antragsteller die Versandkosten für Hin- und Rücksendung trägt.

Für Dokumente des Außenministeriums, des Staatlichen Migrationsdienstes und des Staatlichen Steuerdienstes: Informieren Sie sich über das Verfahren und die aktuelle Anschrift auf den offiziellen Websites der zuständigen Ministerien und Behörden.

Schritt 4. Bearbeitung abwarten. Standarddokumente, die über das Justizministerium eingereicht werden, sind in der Praxis in der Regel innerhalb von 1–2 Werktagen fertig. Die offizielle maximale Bearbeitungszeit beträgt 3 Werktage. Wenn eine zusätzliche Prüfung erforderlich ist, kann die Bearbeitung bis zu 1 Monat dauern. Die Bearbeitungszeiten für Bildungsdokumente, die über das Ministerium für Bildung und Wissenschaft eingereicht werden, sind im Abschnitt „Bearbeitungszeiten“ weiter unten angegeben.

Schritt 5. Dokument abholen und vor Ort überprüfen. Holen Sie das Dokument persönlich ab oder lassen Sie es sich per Post zusenden, wenn Sie den Antrag aus der Ferne eingereicht haben. Überprüfen Sie sofort die Schreibweise Ihres Vor- und Nachnamens, das Datum der Ausstellung der Apostille, die Bezeichnung der ausstellenden Institution sowie das Vorhandensein eines QR-Codes bei Apostillen, die ab Februar 2026 ausgestellt wurden. Einen Fehler direkt vor Ort zu korrigieren, ist wesentlich einfacher – eine spätere Rückkehr ist deutlich aufwendiger und kostspieliger.

Schritt 6. Übersetzung beschaffen. Erst nachdem Sie das Originaldokument mit der Apostille erhalten haben, sollten Sie die Übersetzung in Auftrag geben – der Übersetzer übersetzt das Dokument einschließlich des Textes der Apostille. Wird die Übersetzung vor der Ausstellung der Apostille angefertigt, ist der Text der Apostille darin nicht enthalten, sodass die Übersetzung erneut und zum vollen Preis in Auftrag gegeben werden muss.

Bearbeitungszeiten

Über das Justizministerium – bis zu 3 Werktage ab dem Datum der Eintragung des Antrags in das Register. Wenn eine zusätzliche Prüfung erforderlich ist (beispielsweise eine Anfrage an eine andere Behörde oder Zweifel an der Echtheit), kann die Bearbeitung bis zu 1 Monat dauern. In der Praxis sind Bescheinigungen und notarielle Dokumente in der Regel innerhalb von 1–2 Tagen fertig.

Über das Ministerium für Bildung und Wissenschaft (Diplome, Schulabschlusszeugnisse) – die für die Anbringung einer Apostille auf Bildungsdokumenten erforderliche Zeit hängt von der Art des Dokuments und davon ab, ob eine zusätzliche Prüfung erforderlich ist. Die aktuell geltenden regulären und beschleunigten Bearbeitungszeiten sollten vor der Antragstellung direkt beim Ministerium für Bildung und Wissenschaft erfragt werden.

Der Unterschied bei den Bearbeitungszeiten lässt sich leicht erklären: Neuere Diplome können über die elektronischen Register des Ministeriums für Bildung und Wissenschaft schnell überprüft werden, während ältere Dokumente in Papierform manuell anhand der Hochschularchive geprüft werden müssen. Diplome aus der Sowjetzeit (ausgestellt vor 1991) und Dokumente, die von Bildungseinrichtungen in derzeit besetzten Gebieten ausgestellt wurden, benötigen häufig mehr Zeit als die angegebenen Bearbeitungsfristen. Wenn eine Bildungseinrichtung aufgelöst wurde oder die Angaben zu einem Dokument einer zusätzlichen Bestätigung bedürfen, können weitere Prüfungen oder Archivunterlagen erforderlich sein. Solche Fälle sollten vor der Antragstellung mit dem Ministerium für Bildung und Wissenschaft geklärt werden.

In der Praxis sind Dokumente häufig früher als innerhalb der offiziellen Fristen fertig: neuere Diplome innerhalb von 5–7 Tagen und Bescheinigungen innerhalb von 1–2 Tagen. Dennoch empfiehlt es sich, bei der Planung von der offiziellen maximalen Bearbeitungszeit und nicht von der optimistischen Mindestdauer auszugehen. Wenn Sie ein Visum beantragen oder eine Frist für die Hochschulzulassung einhalten müssen, sollten Sie mit dem Apostilleverfahren mindestens 2 Monate im Voraus beginnen. Neben der Bearbeitungszeit für die Apostille sollten Sie auch Zeit für die Übersetzung (3–7 Tage), die notarielle Beglaubigung (1–2 Tage) und mögliche unvorhergesehene Verzögerungen einplanen.

Führungszeugnis in der Ukraine

Ein Führungszeugnis mit Apostille kann direkt über das Diia-Portal (diia.gov.ua) beantragt werden – ohne einen Besuch beim Konsulat. Dies ist die bequemste Option für Ukrainer im Ausland: Das Dokument wird elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und einer Apostille ausgestellt. Prüfen Sie vorab, ob die zuständige Stelle im Bestimmungsland elektronische Dokumente akzeptiert, da dies von deren jeweiligen Vorgaben abhängt.

Wenn die zuständige Stelle ein Führungszeugnis in Papierform mit einer Originalunterschrift und einem Originalstempel verlangt, muss die über Diia erhaltene elektronische Version beim ukrainischen Konsulat im Wohnsitzland des Antragstellers eingereicht werden, damit das Dokument in einer amtlichen Papierform ausgestellt werden kann. Das Führungszeugnis kann auch über die Website des Hauptservicezentrums des Innenministeriums (vytiah.mvs.gov.ua) beantragt werden.

Für ein Führungszeugnis gibt es keine einheitliche Gültigkeitsdauer – diese richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Bestimmungslandes oder der zuständigen Institution (in der Regel zwischen 90 und 180 Tagen). Klären Sie die Gültigkeitsdauer vorab und beschaffen Sie das Führungszeugnis erst zuletzt, sobald die übrigen Dokumente fertig sind: Geburtsurkunden, Diplome und andere Nachweisdokumente können ohne zeitliche Befristung apostilliert werden, während die zuständige Stelle im Bestimmungsland möglicherweise vorgibt, wie aktuell das Führungszeugnis sein muss.

Apostille für ukrainische Bildungsdokumente

Ukrainische Bildungsdokumente (Diplome, Schulabschlusszeugnisse, Diplomzusätze, Studienbescheinigungen) werden über das Ministerium für Bildung und Wissenschaft (MES) und nicht über das Justizministerium mit einer Apostille versehen. Dabei handelt es sich um ein separates Verfahren mit eigenen Bearbeitungszeiten und einer eigenen Stelle für die Antragstellung. Weitere Informationen zur Apostillierung und Anerkennung ukrainischer Diplome im Ausland finden Sie in unserem ausführlichen Überblick.

Die Dokumente können auf zwei Arten eingereicht werden: persönlich oder durch einen Vertreter bei der Geschäftsstelle des staatlichen Unternehmens „Information and Image Center“ (ENIC Ukraine) in Kiew oder aus der Ferne über einen Kurierdienst. In beiden Fällen muss zunächst ein elektronisches Benutzerkonto auf der Website des Zentrums eingerichtet und online ein Antrag erstellt werden. Der Antrag wird innerhalb von 1–3 Werktagen von einem Mitarbeiter geprüft; ein fehlerhaft ausgefüllter Antrag wird nicht zur Bearbeitung angenommen.

Wichtige Anforderungen an den Antrag: Antragsteller kann jede volljährige Person mit Reisepass sein – sie muss nicht Inhaber des Dokuments sein; für alle Dokumente wird ein einziger Antrag erstellt; der Antrag muss ausschließlich auf Ukrainisch ausgefüllt werden; die eingescannten Kopien müssen farbig, gut lesbar und im Format .jpg oder .jpeg vorliegen und dürfen eine Größe von 1 MB nicht überschreiten.

Für die Apostillierung müssen die Originaldokumente eingereicht werden. Bei Diplomen des neuen Formats (Plastikkarten) wird die Apostille auf einem separaten Blatt angebracht, das dem Diplom beigefügt wird. Bei Diplomen des alten Formats (Papierdokumente) wird für jedes Dokument eine separate Apostille angebracht – für das Diplom und für den Diplomzusatz.

Die Echtheit einer bereits vom MES angebrachten Apostille kann online über den ENIC-Ukraine-Dienst überprüft werden: Die Datenbank enthält Apostillen, die seit dem 18. Januar 2013 ausgestellt wurden. Für die Überprüfung werden die Apostillennummer, die Antragsnummer und das Ausstellungsdatum benötigt.

Arten von Bildungsdokumenten, für die eine Apostille möglich ist:

Schulbildung: Zeugnis über die Grundschulbildung, Zeugnis über die grundlegende Sekundarbildung, Zeugnis über die vollständige allgemeine Sekundarbildung (früher als Schulabschlusszeugnis bezeichnet).

Hochschulbildung: Diplom des Junior-Bachelors, Bachelor-Diplom, Master-Diplom, Diplom des PhD / Doktors der Künste, Diplom des Doktors der Wissenschaften. Früher ausgestellt, aber inzwischen nicht mehr verliehen: Diplom des Spezialisten, Diplom des Junior-Spezialisten, Diplom des Kandidaten der Wissenschaften.

Dokumente aus Gebieten außerhalb der Kontrolle der Ukraine: Krim und Donbas

Das Ministerium für Bildung und Wissenschaft der Ukraine bringt eine Apostille erst an, nachdem es eine Bestätigung von der Universität erhalten hat, die das Diplom ausgestellt hat. Bei Bildungseinrichtungen in Gebieten außerhalb der Kontrolle der Ukraine ist es nicht möglich, eine solche Anfrage zur Überprüfung zu übermitteln. Dies betrifft Universitäten auf der Krim und in Sewastopol (seit 2014) sowie Bildungseinrichtungen in den Regionen Donezk, Luhansk, Saporischschja und Cherson (seit 2022).

Dokumente, die von den Strukturen der sogenannten „Donezker Volksrepublik“ (DVR) und „Luhansker Volksrepublik“ (LVR) ausgestellt wurden, können weder mit einer Apostille versehen noch konsularisch legalisiert werden, da die ausstellenden Stellen keine anerkannten staatlichen Behörden der Ukraine sind. Eine Apostillierung oder Legalisation ist erst möglich, nachdem solche Dokumente nach dem vorgesehenen Verfahren durch Dokumente ersetzt wurden, die von ukrainischen staatlichen Behörden ausgestellt wurden.

Originale Personenstandsurkunden, die auf der Krim vor dem 11. August 2014 ausgestellt wurden, wurden auf ukrainischen Vordrucken erstellt und tragen ukrainische Siegel, sodass sie grundsätzlich apostilliert werden können. Für Personenstandsereignisse, die vor diesem Datum eingetreten sind, kann eine Apostille auf einem neu ausgestellten Duplikat angebracht werden, das von einem zentralen Standesamt (DRATS) ausgestellt wurde. Bescheinigungen, die nach dem 11. August 2014 von den russischen Behörden auf der Krim ausgestellt wurden, können von ukrainischen Ministerien nicht apostilliert werden.

Dokumente alten Formats (vor 2016 ausgestellt) müssen vor der Antragstellung auf Apostillierung bei einem Standesamt (DRATS) durch Dokumente neuen Formats ersetzt werden. Laminierte Bescheinigungen können nicht apostilliert werden. Das Dokument muss sich in einem guten physischen Zustand befinden, klare Unterschriften und Siegel aufweisen und darf keine zusätzlichen Aufschriften oder Aufkleber enthalten.

Apostille für Geschäfts- und Unternehmensdokumente

Unternehmensdokumente müssen möglicherweise für die Gründung von Niederlassungen, die Eröffnung von Konten bei ausländischen Banken, den Abschluss internationaler Geschäfte und die Durchführung von Gerichtsverfahren im Ausland mit einer Apostille versehen werden.

Für eine Apostillierung kommen folgende Kategorien von Geschäftsunterlagen infrage:

• Unternehmensregisterdokumente: Auszug aus dem ukrainischen Handelsregister (USR), Auszug aus dem ukrainischen Grundbuch, Bescheinigungen über die staatliche Registrierung und Bescheinigungen über die steuerliche Registrierung;
• Gründungsdokumente: notariell beglaubigte Kopien von Satzungen, Gründungsverträgen und Protokollen von Gesellschafterversammlungen;
• Notarielle Dokumente juristischer Personen: unternehmensbezogene Vollmachten, Erklärungen und eidesstattliche Erklärungen, die vom Geschäftsführer unterzeichnet wurden;
• Gerichtsentscheidungen in handelsrechtlichen Streitigkeiten.

In der Ukraine werden Apostillen ausschließlich auf ukrainischen Dokumenten angebracht. Für Unternehmensdokumente ausländischer Unternehmen muss die Apostille in dem Land beschafft werden, in dem das Unternehmen ursprünglich registriert wurde.

Befreiung von der Legalisation: internationale Abkommen und die EU-Verordnung

Ukrainische Dokumente benötigen für die Verwendung im Ausland nicht immer eine Apostille. Eine Reihe internationaler Abkommen vereinfacht oder beseitigt die Anforderungen an die Legalisation vollständig:

Bilaterale Rechtshilfeabkommen der Ukraine. Die Ukraine hat mit folgenden Staaten bilaterale Abkommen geschlossen, durch die das Erfordernis einer Apostille und der konsularischen Legalisation von Personenstands- und Gerichtsdokumenten abgeschafft wird: Bulgarien, Vietnam, Georgien, Lettland, Litauen, Mongolei, Polen, Rumänien, Serbien, Slowakei, Ungarn, Tschechien, Nordmazedonien und Estland. Für die Verwendung ukrainischer Dokumente in diesen Ländern reicht in der Regel eine notariell beglaubigte Übersetzung in die Amtssprache des Bestimmungslandes aus (bestimmte kommerzielle oder Bildungseinrichtungen können jedoch aufgrund ihrer internen Vorschriften eine Apostille verlangen).

Minsker Übereinkommen der GUS. Am 19. Mai 2024 ist die Ukraine offiziell aus dem Übereinkommen über Rechtshilfe und Rechtsbeziehungen in Zivil-, Familien- und Strafsachen (dem Minsker Übereinkommen von 1993) ausgetreten. Alle in der Ukraine nach dem 19. Mai 2024 ausgestellten Dokumente, die zur Verwendung in GUS-Staaten (Kasachstan, Armenien, Belarus usw.) bestimmt sind, benötigen nun eine Apostille.

Mehrsprachige CIEC-Auszüge (Wiener Übereinkommen von 1976). Auszüge aus Personenstandsregistern (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden), die auf mehrsprachigen Formularen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandsrecht ausgestellt wurden, werden in den Vertragsstaaten des Übereinkommens ohne Apostille anerkannt: Österreich, Belgien, Bosnien und Herzegowina, Bulgarien, Deutschland, Estland, Frankreich, Italien, Kap Verde, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Nordmazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien und Türkei.

EU-Verordnung 2016/1191. Die Verordnung (EU) 2016/1191 vom 6. Juli 2016 schafft das Erfordernis einer Apostille für bestimmte öffentliche Urkunden ab, gilt jedoch ausschließlich zwischen öffentlichen Behörden der EU-Mitgliedstaaten. Da die Ukraine kein EU-Mitgliedstaat ist, findet diese Verordnung auf ukrainische Dokumente grundsätzlich keine direkte Anwendung, es sei denn, ein Dokument wurde von einer zuständigen Behörde eines EU-Mitgliedstaats neu ausgestellt.

Apostille ukrainischer Dokumente für Deutschland

Deutschland und die Ukraine sind Vertragsparteien des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961. Deutsche Behörden (Standesämter, Gerichte, Ausländerbehörden) stellen jedoch strenge spezifische Anforderungen an ukrainische Dokumente:

Beeidigte Übersetzung (beeidigter Übersetzer). Deutsche Behörden verlangen in 90 % der Fälle, dass die Übersetzung von einem in Deutschland gerichtlich beeidigten Übersetzer angefertigt wurde. Eine von einem ukrainischen Notar beglaubigte Übersetzung wird von deutschen Behörden häufig abgelehnt oder einer langwierigen zusätzlichen Prüfung unterzogen.

Aktualität der Dokumente (nicht älter als 6 Monate). Für die Eheschließung oder die Erteilung einer Aufenthaltserlaubnis in Deutschland verlangen die Behörden Personenstandsurkunden (Geburts-, Heirats- und Scheidungsurkunden), die innerhalb der letzten 6 Monate ausgestellt wurden. In solchen Fällen muss zunächst ein Duplikat neuen Formats in der Ukraine beschafft und erst anschließend apostilliert werden.

Dokumente aus der Sowjetzeit (Ukrainische SSR bis 1991). Deutschland akzeptiert keine Apostille, die auf Originalen sowjetischer Urkunden im „Buchformat“ angebracht wurde. Deutsche Behörden verlangen die Beschaffung eines modernen ukrainischen Duplikats auf einem grünen/rosa Vordruck und die Anbringung der Apostille auf diesem Dokument.

Ablehnung elektronischer Dokumente aus „Diia“. Seit 2022 werden ukrainische digitale Dokumente aus der App „Diia“ von deutschen Behörden für langfristige Verfahren (Aufenthaltserlaubnis, Eheschließung, Familienzusammenführung) offiziell nicht akzeptiert. Deutschland verlangt ausschließlich Papieroriginale mit „Nassstempeln“ und einem physischen Apostillestempel.

Überprüfung der Echtheit (Urkundenüberprüfung). In Ausnahmefällen können deutsche Konsulate eine eingehende Überprüfung der Echtheit und der Tatsache der Ausstellung eines Dokuments einleiten, selbst wenn dieses mit einer Apostille versehen ist (insbesondere bei Dokumenten aus Kampfgebieten).

Wie Sie eine Apostille im Ausland beschaffen können

Wenn Sie eine Apostille benötigen, während Sie sich im Ausland befinden, gibt es mehrere Möglichkeiten, das Verfahren zu organisieren, die jeweils eigene Vorteile und Risiken haben. Die Wahl hängt von der Art des Dokuments und davon ab, wo sich das Original befindet. Wenn Sie das Dokument bei sich im Ausland haben, kann es per Post versandt oder durch einen Vertreter übermittelt werden. Wenn das Original in der Ukraine verblieben ist, müssen Sie es zunächst aus der Ferne bei der ausstellenden Stelle beschaffen und anschließend zur Apostillierung einreichen.

Durch einen bevollmächtigten Vertreter — dies ist insbesondere in nicht standardmäßigen Situationen die zuverlässigste Option. Eine notariell beglaubigte Vollmacht kann bei einem ukrainischen Konsulat in Ihrem Aufenthaltsland erteilt werden. Sie sollte ausdrücklich das Recht zur Einreichung eines Antrags auf Apostillierung, das Recht zur Entgegennahme der fertiggestellten Dokumente sowie das Recht zur Zahlung der anfallenden Gebühren vorsehen. Je genauer die Vollmacht formuliert ist, desto geringer ist das Risiko, dass die Behörde die Vertretung zurückweist. Bitte beachten Sie, dass eine Vollmacht, die im Ausland vor einem ausländischen Notar errichtet wurde, zunächst selbst mit einer lokalen Apostille versehen werden muss, bevor sie den ukrainischen Behörden vorgelegt werden kann.

Über einen Vermittler. Spezialisierte Rechtsdienstleister können den gesamten Prozess übernehmen: die Beschaffung von Dokumenten, deren Einreichung zur Apostillierung, die Abholung der fertiggestellten Dokumente und deren Weiterleitung ins Ausland. Dies ist praktisch, wenn Sie keinen bevollmächtigten Vertreter in der Ukraine haben. Achten Sie bei der Auswahl eines Vermittlers darauf, mit welchen Behörden er zusammenarbeitet: Nicht alle Unternehmen übernehmen Verfahren beim Ministerium für Bildung und Wissenschaft (MES) und beim Staatlichen Archivdienst, bei denen Diplome und Archivbescheinigungen eingereicht werden.

Per Post — für Papierdokumente. Für Dokumente, die über das Justizministerium bearbeitet werden, sieht das neue Verfahren ausdrücklich vor, dass ein im Ausland lebender Antragsteller das Original per Post an jedes Standesamt (DRATS) in der Ukraine senden kann. Für Dokumente, die über das MES bearbeitet werden, besteht die Möglichkeit, diese aus der Ferne über Nova Poshta an die Adresse des Ministeriums in Kiew zu übermitteln. Die Versandkosten für den Hin- und Rückversand trägt der Antragsteller.

Über „Diia“ — bei elektronischen amtlichen Dokumenten wird der Antrag online eingereicht, sodass das Original nicht physisch versandt werden muss. Auch das Ergebnis wird elektronisch bereitgestellt. Diese Methode eignet sich nicht für Papierdokumente: Das Original muss per Post versandt oder durch einen Vertreter übermittelt werden.

Apostille und Übersetzung: die richtige Reihenfolge

Eine Apostille und eine notarielle Übersetzung sind zwei unterschiedliche Verfahren mit unterschiedlichen Zwecken. Eine Apostille bestätigt die Echtheit des Originaldokuments. Eine notarielle Übersetzung bestätigt die Richtigkeit der Übersetzung. Für die Verwendung im Ausland sind grundsätzlich beide erforderlich: das Originaldokument mit Apostille sowie eine beglaubigte Übersetzung, die auch den Text der Apostille enthält.

Die Reihenfolge ist entscheidend:

Der Text der Apostille enthält das Ausstellungsdatum, die Registrierungsnummer, die Bezeichnung der ausstellenden Behörde und den Namen des Amtsträgers – all diese Angaben müssen in die Übersetzung aufgenommen werden. Wenn die Übersetzung in der Ukraine angefertigt wird, wird sie von einem ukrainischen Notar notariell beglaubigt (weitere Informationen finden Sie unter notarielle Übersetzung von Dokumenten in der Ukraine). Wenn das Dokument für Deutschland, Frankreich oder Spanien bestimmt ist, empfiehlt es sich, die Übersetzung von lokalen beeidigten Übersetzern anfertigen zu lassen.

Doppelapostille: Eine Reihe von Ländern – insbesondere Italien, Belgien, Frankreich, die Schweiz und Österreich – verlangen ein Verfahren mit zwei Apostillen. Dabei wird zunächst die Originalurkunde mit einer Apostille versehen. Anschließend wird das Dokument übersetzt und die Übersetzung in der Ukraine notariell beglaubigt. Das Justizministerium der Ukraine bringt dann eine zweite Apostille auf der Unterschrift und dem Siegel des Notars an, der die Übersetzung beglaubigt hat.