Das Justizministerium der Ukraine hat offizielle Erläuterungen dazu abgegeben, welche Dokumente keiner Apostillierung oder Legalisierung bedürfen. Dies berichtet die Juristisch-Rechtliche Zeitung (Sudebno-Juriditscheskaja Gaseta).
Welche Dokumente von der Apostillierung in der Ukraine befreit sind
Das Ministerium erklärte, dass Dokumente aufgrund internationaler Verträge sowie gemäß den Bestimmungen des Gesetzes „Über das internationale Privatrecht“ von der Apostillierung befreit werden können.
Einige Länder, mit denen die Ukraine Rechtshilfeabkommen geschlossen hat, erkennen von den zuständigen Behörden unterzeichnete und abgestempelte amtliche Dokumente ohne Legalisation oder Apostille an. Dies gilt für Dokumente, die zwischen Justizbehörden zur Erfüllung von Anträgen in Zivil- oder Strafsachen übermittelt werden. Einige Staaten erkennen alle amtlichen Dokumente der Ukraine ohne Beglaubigung an, mit Ausnahme der von den Steuerbehörden ausgestellten Dokumente,
— zitiert die Zeitung eine Erklärung des Justizministeriums.
In jedem Einzelfall sollte genau geprüft werden, welche Dokumente in welchen Situationen von der Pflicht zur Apostille befreit sind.
Das Justizministerium ergänzte, dass in bestimmten Fällen auch fachspezifische Dokumente – etwa im Bereich Arbeit und Rentenversicherung – keine Apostille benötigen. Solche Fälle unterliegen jedoch besonderen zwischenstaatlichen Vereinbarungen.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine Befreiung von der Legalisierung nicht die Pflicht zur Vorlage einer beglaubigten Übersetzung des Dokuments in die Amtssprache des jeweiligen Landes aufhebt. Zudem erfordern Bildungsdokumente eine Nostrifizierung, und ausländische Gerichtsentscheidungen müssen durch ein ukrainisches Gericht anerkannt werden
— schreibt die Zeitung.
Die Ukraine hat bilaterale oder multilaterale Abkommen über die vollständige oder teilweise Anerkennung offizieller Dokumente unter anderem mit folgenden Staaten abgeschlossen: Bulgarien, Georgien, Estland, Lettland, Litauen, Nordmazedonien, Moldawien, Polen, Rumänien, Usbekistan, Tschechien und Serbien. Dennoch ist in jedem konkreten Fall individuell zu klären, ob eine Apostille erforderlich ist oder nicht.
Wie das Apostillenregister in der Ukraine geführt wird
Am 1. Juni 2025 ist die Verordnung des Ministerkabinetts „Über Änderungen zur Verordnung vom 4. November 2015“ in Kraft getreten, die das Verfahren zur Apostillierung in der Ukraine regelt.
Die neue Verordnung wurde am 25. Juli 2024 unter der Nummer 853 unterzeichnet, trat jedoch erst jetzt offiziell in Kraft. Die wichtigste Neuerung besteht in der Einführung des elektronischen Apostillenregisters sowie der systematischen Erfassung der Daten über ausgestellte Apostillen.
In der Verordnung heißt es, dass eine Apostille, die mit Hilfe der Software des Registers erstellt wird, als offizielles elektronisches Dokument gilt und den Anforderungen des Haager Übereinkommens von 1961 entspricht.
Die Papierform der Apostille gibt die im elektronischen Dokument enthaltenen Daten wieder. Sie enthält außerdem Angaben zur qualifizierten elektronischen Signatur des Beamten der zuständigen Behörde sowie zur qualifizierten elektronischen Dienstsiegel dieser Behörde.
Das Apostillenregister in der Ukraine umfasst folgende Funktionen:
Erstellung und/oder Registrierung von Apostille-Anträgen;
Erstellung und/oder Beifügung gescannter Kopien der zu apostillierenden Dokumente zu den Anträgen;
Übermittlung von Dokumenten zur Apostillierung zwischen zuständigen Behörden und Dienststellen, die Annahme und Ausgabe übernehmen;
Recherche zu registrierten Anträgen, ausgestellten Apostillen sowie zu Unterschriften-, Siegel- und Stempelmustern;
Erstellung einer Apostille als elektronisches Dokument gemäß dem Muster der Haager Konvention;
Erstellung und Zuweisung einer einzigartigen Register-Nummer für die Apostille;
Erstellung von Ablehnungsbescheiden bei der Apostillierung;
Bereitstellung von Informationen über ausgestellte Apostillen;
Befüllung des Registers mit Unterschriftsmustern von Amtspersonen und Dienstsiegeln der zuständigen Behörden sowie Mustern von Personen, von denen offizielle Dokumente stammen oder stammen können;
Elektronischer Datenaustausch mit dem einheitlichen staatlichen Webportal für elektronische Dienste, nationalen Informationsressourcen und weiteren IKT-Systemen.
Die Führung des Registers erfolgt durch spezielle technische und Softwaremittel. Die Registrierungsnummern, die automatisch vom System generiert werden, sind eindeutig, bestehen aus Ziffernkombinationen natürlicher Zahlen und wiederholen sich nicht innerhalb des Registers.
Was ist eine Apostille?
Was ist eine Apostille? Warum brauche ich eine Apostille? Wie bekomme ich eine Apostille? - Unser Video erklärt Ihnen alles, was Sie über die Apostille wissen wollen. Wenn Sie eine ausländische Urkunde durch eine Apostille legalisieren möchten, steht Ihnen Schmidt & Schmidt immer bei! Wir bieten Apostille-Service in mehr als 100 Ländern weltweit an.
