Die Vereinigten Mexikanischen Staaten haben sich dem Programm für elektronische Apostillen angeschlossen. Dies berichtet das offizielle Portal der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht.
Wie sich das Apostille-Verfahren in Mexiko ändert
Mexiko begann am 26. Oktober 2025 mit der Einführung der elektronischen Apostille. Zunächst wird sie auf Dokumente angewendet, deren Beglaubigung in den Zuständigkeitsbereich des Innenministeriums fällt.
Ein separater Ressourcenpool für die Apostillierung aller Dokumente existiert bisher nicht. Es gibt jedoch bereits einen Online-Dienst zur Apostillierung von Führungszeugnissen. Dies erfolgt über den einzigartigen Bevölkerungsregistrierungscode (Clave Única de Registro de Población — CURP).
Das Verfahren wird technisch in fünf Schritten durchgeführt:
- Informationssuche;
- Überprüfung;
- Start der Anwendung;
- Bestätigung;
- Erteilung des Ergebnisses.
Wie die Praxis der elektronischen Apostille in Mexiko ausgeweitet wird, wurde bisher nicht bekanntgegeben.
Die Behörde, die befugt ist, Dokumente auf Bundesebene in Mexiko zu beglaubigen, ist kürzlich die Direktion für politische Koordination mit den Unionsorganen (Dirección de Coordinación Política con los Poderes de la Unión) geworden, und innerhalb dieser Direktion gibt es die Unterdirektion für Formalisierung und Kontrolle (Subdirección de Formalización y Control). Direkt verantwortlich für die Legalisierung von Dokumenten sind der Direktor des Registrierungsbüros, Legalisierung, Apostille und Verwaltung des Inselterritoriums (Director de Registro de Nombramientos, Legalización, Apostilla y Administración del Territorio Insular) und sein Stellvertreter.
Apostillen in Mexiko fallen in den „Zuständigkeitsbereich“ des Innenministeriums. Während das Ministerium zuvor die Legalisierung direkt durchführte, wurden die Befugnisse nun bestimmten nachgeordneten Stellen übertragen.
Um ein von Bundesbehörden ausgestelltes Dokument zur Apostillierung einzureichen, muss es die Unterschrift eines befugten Beamten tragen.
Bei der Einreichung von Dokumenten müssen ein Ausweis, die persönliche Identifikationsnummer, die Quittung über die Zahlung der Gebühr und ein Antrag vorgelegt werden — dieser muss den Nachnamen und Vornamen des Antragstellers, die Art des Verfahrens, das Land, in dem das Dokument verwendet wird, Angaben zur Versendung der Quittung, die Art der Rücksendung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten.
Wenn bis zu fünf Dokumente zur Apostillierung eingereicht werden, erfolgt die Beglaubigung in etwa anderthalb Stunden; bei mehr Dokumenten muss bis zum nächsten Arbeitstag gewartet werden.
Die Direktion für politische Koordination mit den Unionsorganen kann apostillieren:
- Dokumente, die von Bundesbehörden ausgestellt wurden;
- Dokumente, die von Einrichtungen des Ministeriums für öffentliche Bildung ausgestellt wurden;
- Dokumente, die von privaten Hochschulen ausgestellt wurden.
Vor der Apostillierung müssen die Dokumente vom Generaldirektorat für Akkreditierung, Registrierung und Re-Zertifizierung der jeweiligen Behörde beglaubigt werden. Ausnahmen gelten für Diplome von Bundesbildungseinrichtungen, die zuvor vom Rechts- und Transparenzbüro des Ministeriums für öffentliche Bildung beglaubigt werden, für die Nationale Autonome Universität von Mexiko (Diplome werden vom Generaldirektorat für Registrierung und Re-Zertifizierung von Bildungseinrichtungen beglaubigt) und für die Autonome Universität Chapingo (deren Dokumente müssen nicht vorab zertifiziert werden). Standesamtsdokumente in Mexiko werden auf Landesebene beglaubigt.
Warum elektronische Apostillen benötigt werden
Mit der Entwicklung digitaler Technologien ist eine neue Form der Apostille entstanden – die elektronische Apostille (e-APP), die es ermöglicht, Dokumente in elektronischer Form auszustellen und ihre Echtheit zu überprüfen. Diese innovative Lösung soll die Geschwindigkeit, den Komfort und die Sicherheit des internationalen Dokumentenverkehrs erhöhen. In diesem Artikel betrachten wir die aktuelle rechtliche Regulierung der elektronischen Apostille sowie die wichtigsten Probleme, mit denen Staaten und Bürger bei ihrer Anwendung konfrontiert sind.
Die elektronische Apostille ist das digitale Pendant zur Papierapostille und erfüllt dieselben Funktionen, jedoch in elektronischem Format.
Die Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH), die für die Entwicklung und Verwaltung des Haager Übereinkommens verantwortlich ist, beschäftigt sich aktiv mit der Einführung der elektronischen Apostille. Die HCCH hat einen Leitfaden zur Anwendung der elektronischen Apostille (e-APP) entwickelt, in dem die besten internationalen Praktiken sowie Empfehlungen zur technischen Umsetzung und Sicherheit gesammelt sind.
Das Dokument enthält Empfehlungen zur obligatorischen Verwendung eines einheitlichen Apostillenformats, zur Unterstützung qualifizierter elektronischer Signaturen sowie zur Einrichtung öffentlicher elektronischer Register, die eine schnelle und zuverlässige Überprüfung der Echtheit elektronischer Apostillen ermöglichen.
Trotzdem bleibt die Nutzung des e-APP freiwillig – jedes Land entscheidet selbst über dessen Einführung in die nationale Praxis, unter Berücksichtigung seiner Gesetzgebung und technischen Möglichkeiten.
Damit tritt das e-APP als modernes Instrument auf, das den internationalen Umgang mit öffentlichen Dokumenten noch effizienter und sicherer machen soll.
Die Einführung des elektronischen Apostille-Verfahrens ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung juristischer Verfahren und zur Vereinfachung des grenzüberschreitenden Dokumentenverkehrs.
Einer der wichtigsten Faktoren für das erfolgreiche Funktionieren des elektronischen Apostille-Verfahrens ist das einheitliche Dokumentenformat. Das Haager Übereinkommen hat eine verpflichtende Apostille-Vorlage festgelegt, die sowohl für papierbasierte als auch für elektronische Versionen gleichermaßen gilt. Dies gewährleistet Transparenz und Wiedererkennbarkeit des Dokuments in jedem Vertragsstaat.
Die Verwendung einer einheitlichen Vorlage ermöglicht es, technische Probleme im Zusammenhang mit der Inkompatibilität unterschiedlicher Formate zu vermeiden, und erleichtert zudem die Arbeit der staatlichen Behörden, die Dokumente aus dem Ausland entgegennehmen.
In elektronischer Form muss die Apostille „logisch mit dem Ausgangsdokument verknüpft“ sein — das bedeutet, dass beide Dokumente gemeinsam gespeichert und in einem einheitlichen System überprüft werden. Dies erhöht das Vertrauen sowie die Sicherheit erheblich. Das e-APP umfasst zwei Komponenten:
- Elektronische Apostille (e-Apostille) — eine Apostille in digitalem Format, die mithilfe von Software oder technischen Mitteln erstellt wird und beispielsweise per E-Mail versendet oder zum Download bereitgestellt wird.
- Elektronisches Register (e-Register) — ein Online-Register für Apostillen, über das der Empfänger die Echtheit des Dokuments überprüfen kann.
Die Verwendung elektronischer Signaturen zur Beglaubigung elektronischer Apostillen ist eines der komplexesten und umstrittensten Themen. Anders als beim Dokumentenformat werden elektronische Signaturen durch nationales Recht geregelt, weshalb deren Anerkennungsstandards zwischen den Staaten variieren können.
In der Europäischen Union gelten beispielsweise qualifizierte elektronische Signaturen, die den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen, als allgemein anerkannter Standard. Sie ermöglichen eine zuverlässige Identifizierung des Unterzeichners sowie die Überprüfung der Befugnisse der Behörde, die die Apostille ausgestellt hat. In anderen Staaten werden solche Standards entweder erst eingeführt oder fehlen vollständig, was bei der internationalen Echtheitsprüfung von Dokumenten Risiken schafft.
Ein wichtiges Element des Systems ist das elektronische Register der ausgestellten Apostillen, das öffentlich zugänglich sein muss und mindestens die für die Verifizierung erforderlichen Informationen enthalten soll — die Nummer und das Ausstellungsdatum der Apostille, die Angaben zur unterschriftsberechtigten Person sowie Informationen über das Dokument. Elektronische Register ermöglichen eine schnelle und komfortable Überprüfung der Echtheit einer Apostille, reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fälschungen und erleichtern die Arbeit der Behörden.
Einige Staaten haben bereits solche Register mit der Möglichkeit der Online-Suche und -Ansicht eingeführt, was die Abläufe erheblich beschleunigt und das Vertrauen in elektronische Dokumente stärkt. Dennoch bleiben Fragen der Sicherheit, der universellen Zugänglichkeit und des Schutzes vor Betrug weiterhin aktuell.
Die Haager Konferenz fördert aktiv die Einführung der elektronischen Apostille in verschiedenen Staaten. Sie organisiert Foren und Brainstormings. Darüber hinaus besucht die Leitung der HCCH persönlich die Länder, die die e-Apostille einführen.
Was ist eine Apostille?
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