In der Sonderverwaltungsregion Hongkong von China wurde der Prozess zur Einführung des elektronischen Apostilleverfahrens gestartet. Dies berichtet die Regierung der Sonderverwaltungsregion.
Wie Dokumente in Hongkong apostilliert werden
Das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Apostille-Übereinkommen) trat für Hongkong deutlich früher in Kraft als für das „chinesische Festland“ — nämlich am 25. April 1965. Zu diesem Zeitpunkt war Hongkong noch eine britische Kolonie.
Zu den Amtspersonen, die offiziell zur Apostillierung von Dokumenten in Hongkong befugt sind, wurden der Verwaltungssekretär, der Kanzler des Obersten Gerichts, der leitende stellvertretende Kanzler des Obersten Gerichts sowie der stellvertretende Kanzler des Obersten Gerichts der Sonderverwaltungsregion ernannt. In der Praxis befasst sich jedoch die Apostille-Serviceabteilung des Obersten Gerichts mit dieser Aufgabe.
Die in Hongkong apostillierten Dokumente lassen sich in zwei Hauptkategorien einteilen:
- Öffentliche Urkunden mit der Unterschrift eines Amtsträgers (Heiratsurkunde, Ledigkeitsbescheinigung, Geburtsurkunde, Sterbeurkunde, Bescheinigung über registrierte Daten, Registrierungsbescheinigung u.Ä.);
- Dokumente, die von einem Notar oder einem Commissioner for Oaths ausgehen (Vollmacht, beglaubigte Kopie, Erklärung u.Ä.).
In der Regel dauert die Bearbeitung eines in Hongkong eingereichten Antrags zwei Arbeitstage. Wird der Antrag jedoch aus dem Ausland gestellt, kann die Apostillierung bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen. Für die Beantragung einer „papierbasierten“ Apostille muss der Antragsteller die Dokumente persönlich bei der Apostille-Serviceabteilung des Obersten Gerichts einreichen.
Ist das Dokument für die Verwendung in Staaten bestimmt, die Vertragsparteien des Haager Übereinkommens sind, wird es zur Apostillierung angenommen. Für die Erbringung der Dienstleistung ist eine Gebühr zu entrichten (bar, per EPS, Octopus-Karte, FPS oder per Scheck ausgestellt auf „Government of the Hong Kong SAR“) bei der Kasse des Obersten Gerichts. Nach der Rückkehr in das Büro der Serviceabteilung und Vorlage des Zahlungsbelegs erhält der Antragsteller eine Quittung, mit der er später das apostillierte Dokument abholen kann.
Ist es dem Antragsteller nicht möglich, das apostillierte Dokument persönlich abzuholen, kann sein Vertreter das Dokument gegen Vorlage der Quittung entgegennehmen.
Eine im Ausland lebende Person kann Dokumente zur Apostillierung über einen Vertreter oder per Post einreichen (beigefügt ist ein Begleitschreiben mit Angaben zu: Zweck der Einreichung des Dokuments, Verwendungsort des Dokuments, Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer). Die Zahlung aus dem Ausland kann per Banküberweisung erfolgen. Die Rücksendung des apostillierten Dokuments ist per Kurier oder per eingeschriebener Luftpost möglich.
Wie die elektronische Apostillierung in Hongkong eingeführt wird
Ab dem 1. September 2025 begann der Registrar des Obersten Gerichts von Hongkong mit der Erbringung der Dienstleistung der elektronischen Apostillierung von Dokumenten, die eine Alternative zum traditionellen „papierbasierten“ Verfahren darstellt.
Nutzer können Anträge einreichen, Gebühren bezahlen und legalisierte Dokumente in elektronischer Form erhalten, ohne das Büro der Apostille-Serviceabteilung aufsuchen zu müssen.
Bei der Entwicklung der neuen Dienstleistung zur elektronischen Legalisierung von Dokumenten haben wir uns an den bewährten Verfahren orientiert, die vom Ständigen Büro der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht empfohlen werden.
— erklärte ein offizieller Vertreter der Justizbehörden Hongkongs.
Der e-Apostille-Dienst wird schrittweise eingeführt. Derzeit steht er ausschließlich für notarielle Dokumente zur Verfügung. Diese werden von den Notaren selbst mit digitaler Signatur über einen speziellen Identifikator zur Apostillierung eingereicht. Die Zahlung erfolgt aus der Ferne. Sobald das Dokument beglaubigt ist, wird eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail versandt.
In der Folge wird der Dienst auf amtliche Dokumente ausgeweitet, die von staatlichen Bediensteten ausgestellt wurden und deren personenbezogene Daten in der Authentifizierungsabteilung gespeichert sind.
— merkte ein offizieller Vertreter der Justizbehörden Hongkongs an.
Darüber hinaus können nun alle in Hongkong seit dem 1. September 2014 ausgestellten Dokumente mithilfe eines speziellen Dienstes elektronisch überprüft werden.
Wozu elektronische Apostillen benötigt werden
Zuvor hatte Schmidt & Schmidt darüber berichtet, dass mit der Entwicklung digitaler Technologien eine neue Form der Apostille entstanden ist — die elektronische Apostille (e-APP), die es ermöglicht, Dokumente elektronisch auszustellen und deren Echtheit zu überprüfen. Diese innovative Lösung zielt darauf ab, die Geschwindigkeit, den Komfort und die Sicherheit des internationalen Dokumentenaustauschs zu erhöhen. In diesem Artikel betrachten wir die derzeitige rechtliche Regulierung der elektronischen Apostille sowie die wichtigsten Probleme, mit denen Staaten und Bürger bei ihrer Anwendung konfrontiert sind.
Die elektronische Apostille ist das digitale Pendant zur papierbasierten Apostille und erfüllt dieselben Funktionen, jedoch in elektronischer Form.
Die Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH), die für die Entwicklung und Verwaltung des Haager Übereinkommens verantwortlich ist, befasst sich aktiv mit der Einführung der elektronischen Apostille. Die HCCH hat einen Leitfaden zur Anwendung der elektronischen Apostille (e-APP) entwickelt, in dem die besten internationalen Praktiken sowie Empfehlungen zur technischen Umsetzung und zur Gewährleistung der Sicherheit zusammengefasst sind.
Das Dokument enthält Empfehlungen zur obligatorischen Verwendung eines einheitlichen Apostille-Formats, zur Unterstützung qualifizierter elektronischer Signaturen sowie zur Einrichtung öffentlicher elektronischer Register, die eine schnelle und zuverlässige Überprüfung der Echtheit elektronischer Apostillen ermöglichen.
Trotzdem bleibt die Nutzung von e-APP freiwillig — jedes Land entscheidet selbstständig über dessen Einführung in die nationale Praxis unter Berücksichtigung seines Rechtsrahmens und seiner technischen Möglichkeiten.
Somit fungiert e-APP als modernes Instrument, das darauf abzielt, den internationalen Verkehr öffentlicher Dokumente noch effizienter und sicherer zu gestalten. Die Einführung der elektronischen Apostille ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung rechtlicher Verfahren und zur Vereinfachung des grenzüberschreitenden Dokumentenverkehrs.
Einer der wichtigsten Faktoren für das erfolgreiche Funktionieren der elektronischen Apostille ist ein einheitliches Dokumentenformat. Das Haager Übereinkommen hat ein verbindliches Apostille-Formular festgelegt, das gleichermaßen für papierbasierte wie für elektronische Versionen gilt. Dies gewährleistet Transparenz und Wiedererkennbarkeit des Dokuments in jedem Vertragsstaat.
Die Verwendung eines einheitlichen Formats ermöglicht es, technische Probleme im Zusammenhang mit Formatinkompatibilitäten zu vermeiden und erleichtert zugleich die Arbeit der staatlichen Behörden, die Dokumente aus dem Ausland entgegennehmen. In elektronischer Form muss die Apostille „logisch mit dem Ursprungsdokument verbunden“ sein — das bedeutet, dass beide Dokumente gemeinsam gespeichert und innerhalb eines einheitlichen Systems überprüft werden, was das Maß an Vertrauen und Sicherheit erheblich erhöht. e-APP besteht aus zwei Komponenten:
- Die elektronische Apostille (e-Apostille) — eine Apostille im digitalen Format, die mithilfe von Software oder technischen Mitteln erstellt wird und beispielsweise per E-Mail versandt oder zum Download bereitgestellt wird.
- Das elektronische Register (e-Register) — ein Online-Register der Apostillen, mit dessen Hilfe der Empfänger die Echtheit des Dokuments überprüfen kann.
Die Verwendung elektronischer Signaturen zur Beglaubigung elektronischer Apostillen zählt zu den komplexesten und umstrittensten Themen. Im Gegensatz zum Dokumentenformat unterliegen elektronische Signaturen der nationalen Gesetzgebung, und die Standards für ihre Anerkennung können von Staat zu Staat unterschiedlich sein.
In der Europäischen Union gelten beispielsweise qualifizierte elektronische Signaturen, die den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen, als allgemein anerkannter Standard, der eine zuverlässige Identifizierung des Unterzeichners sowie die Überprüfung der Befugnisse der Stelle ermöglicht, die die Apostille ausgestellt hat. In anderen Staaten werden solche Standards entweder erst eingeführt oder existieren nicht, was Risiken bei der internationalen Echtheitsprüfung von Dokumenten mit sich bringt.
Ein wesentliches Element des Systems ist das elektronische Register der ausgestellten Apostillen, das öffentlich zugänglich sein sollte und ein Mindestmaß an Informationen enthalten muss, die für die Verifizierung erforderlich sind — die Nummer und das Datum der Apostille, Angaben zur unterzeichnenden bevollmächtigten Person sowie Informationen zum Dokument. Elektronische Register ermöglichen eine schnelle und komfortable Überprüfung der Echtheit der Apostille, verringern das Risiko von Fälschungen und erleichtern die Arbeit der zuständigen Behörden.
Einige Staaten haben solche Register bereits mit der Möglichkeit zur Online-Suche und -Einsicht in Daten umgesetzt, was die Abläufe erheblich beschleunigt und das Vertrauen in elektronische Dokumente stärkt. Fragen der Sicherheit, des universellen Zugangs und des Schutzes vor Betrug bleiben jedoch weiterhin relevant.
Die Haager Konferenz unterstützt aktiv die Einführung der elektronischen Apostille in verschiedenen Ländern. Sie organisiert Fachforen und Brainstorming-Sitzungen. Darüber hinaus besucht die Leitung der HCCH persönlich die Staaten, die e-Apostille einführen.
Was ist eine Apostille?
Was ist eine Apostille? Warum brauche ich eine Apostille? Wie bekomme ich eine Apostille? - Unser Video erklärt Ihnen alles, was Sie über die Apostille wissen wollen. Wenn Sie eine ausländische Urkunde durch eine Apostille legalisieren möchten, steht Ihnen Schmidt & Schmidt immer bei! Wir bieten Apostille-Service in mehr als 100 Ländern weltweit an.
Wie können wir Ihnen helfen?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Apostillierung und Legalisation von Dokumenten zur Verwendung im Ausland. Sie können sich jederzeit an Schmidt & Schmidt wenden – wir verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Legalisierung verschiedenster Dokumente und bieten alle notwendigen Dienstleistungen in diesem Bereich an, darunter die Anfertigung notariell beglaubigter Kopien, Übersetzungen, die Vorbereitung erforderlicher Vollmachten, die Legalisation von Dokumenten bei staatlichen Stellen und ausländischen Konsulaten sowie die Zustellung fertiger Dokumente in die meisten Länder der Welt. Weitere Informationen zum Verfahren der Legalisation und Apostille für Hongkong und andere Länder finden Sie auf unserer Website.
