Die kanadischen Behörden führen einen Online-Dienst zur Überprüfung von Apostillen ein und strukturieren das System der zuständigen Behörden, die Apostillen ausstellen. Die entsprechenden Informationen wurden auf der Website der Regierung von Kanada sowie auf dem Portal der Haager Konferenz für internationales Privatrecht veröffentlicht.
Kanada und das Apostille-Übereinkommen
Lange Zeit war die internationale Anerkennung von in nationalen Rechtsordnungen ausgestellten Dokumenten (wie Personenstandsurkunden, Zeugnissen, Diplomen oder notariellen Urkunden) mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden. Dies erforderte ein konsularisches Legalisationsverfahren: Das Dokument musste zunächst von der zuständigen Behörde des ausstellenden Staates (z. B. dem Außenministerium) beglaubigt und anschließend vom Konsulat des Landes, in dem das Dokument verwendet werden sollte, legalisiert werden.
Darüber hinaus konnte eine Urkunde oder ein Diplom nur in der Jurisdiktion verwendet werden, für die es über das Konsulat legalisiert wurde. Bei einem Umzug in ein Drittland musste das Verfahren erneut durchgeführt werden. Um das Legalisationsverfahren zu vereinfachen, wurde 1961 das Übereinkommen über die Abschaffung der Beglaubigung ausländischer öffentlicher Urkunden – besser bekannt als Apostille-Übereinkommen – verabschiedet.
Eine Apostille ist eine standardisierte internationale Form, die die Echtheit eines Dokuments für Staaten bestätigt, die diese Legalisationsmethode anerkennen. Lange Zeit existierte sie ausschließlich als spezieller Stempel, der vom zuständigen Amt auf dem Dokument angebracht oder als Bescheinigung beigefügt wurde. In jüngster Zeit verbreitet sich jedoch die Technologie der elektronischen Apostille (e-Apostille) – ein spezielles digitales Siegel, das die Echtheit eines Dokuments bestätigt.
Der Kern des Übereinkommens besteht darin, dass alle Staaten, die es ratifiziert haben, die in anderen Mitgliedstaaten ausgestellten Dokumente mit Apostille auf ihrem Hoheitsgebiet anerkennen. Im Gegenzug hat jeder Staat das Recht, Dokumente, die in seinem Hoheitsgebiet ausgestellt wurden, mit einer Apostille zu versehen.
Wie Schmidt & Schmidt zuvor berichtete, haben die kanadischen Behörden am 12. Mai 2023 offiziell die Beitrittsurkunden zum Apostille-Übereinkommen bei der Haager Konferenz für internationales Privatrecht (HCCH) hinterlegt. Dieses Ereignis war für die Haager Konferenz von besonderer Bedeutung, da es die 1.000. Einreichung eines Staates bei der HCCH markierte und daher in feierlicher Atmosphäre stattfand. Die Zeremonie fand im Ständigen Sekretariat der Konferenz in Den Haag statt.
Offizielles Ottawa wurde durch Ihre Exzellenz Frau Lisa Helfand, Botschafterin Kanadas im Königreich der Niederlande, vertreten. Sie wurde von Mitarbeitern der Botschaft und des kanadischen Justizministeriums begleitet. Während der Zeremonie wurde ein Ausschnitt aus einem Dokumentarfilm über die Arbeit der HCCH gezeigt.
Seit dem 11. Januar 2024 ist das Übereinkommen in Kanada in Kraft. Die für die Ausstellung von Apostillen zuständigen Behörden wurden wie folgt benannt:
- Global Affairs Canada (Außenministerium, Handel und Entwicklung);
- Ministry of the Attorney General von British Columbia;
- Ministry of Justice von Alberta;
- Ministry of Justice und Attorney General von Saskatchewan;
- Ministry of Public and Business Service Delivery von Ontari.
Die zuständigen regionalen Behörden beglaubigten Dokumente innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs selbst, während für andere Fälle die Legalisierung durch Global Affairs Canada erfolgte.
Änderungen im Apostille-Verfahren in Kanada
Kürzlich haben die kanadischen Behörden mehrere Neuerungen im Apostille-Verfahren eingeführt. Im August 2025 wurde die Länderseite auf dem offiziellen Portal der Haager Konferenz für internationales Privatrecht aktualisiert.
Die derzeitigen Behörden, die berechtigt sind, Apostillen auszustellen, sind:
- Global Affairs Canada (einschließlich der Abteilung für Authentifizierungsdienste am Hauptsitz des Ministeriums sowie diplomatische Vertretungen im Ausland);
- Ministry of the Attorney General von British Columbia (Abteilung für Rechtsdienste, Authentifizierungsprogramm);
- Ministry of Justice von Alberta (Büro des stellvertretenden Provinzsekretärs, Abteilung für Authentifizierungsdienste);
- Ministry of Justice und Attorney General von Saskatchewan (Justizministerium und Authentifizierungsdienste des Attorney General);
- Ministry of Public and Business Service Delivery und Procurement von Ontario (Amt für offizielle Dokumente);
- Ministerium für Justiz von Quebec.
In jeder Provinz gibt es besondere Regelungen für die Ausstellung von Apostillen. So wird der Service in Quebec auf Französisch angeboten, in Ontario und beim Hauptsitz von Global Affairs Canada auf Englisch und Französisch, während er in den übrigen Provinzen nur auf Englisch verfügbar ist.
In einigen Behörden bestehen verfahrensmäßige Einschränkungen: So akzeptiert Global Affairs Canada Dokumente nur per Post, während bestimmte Büros in Ontario ausschließlich persönliche Einreichungen annehmen. Eine wichtige Neuerung in der Arbeit der kanadischen Apostillenbehörden ist die Einführung eines Online-Dienstes zur Überprüfung der Echtheit von Apostillen.
Die Abteilung für Authentifizierungsdienste hat ein Tool gestartet, mit dem die Gültigkeit von Apostillen, die von Global Affairs Canada sowie den Provinzen Alberta, Saskatchewan und British Columbia ausgestellt wurden, online überprüft werden kann. Dieses neue Tool vereinfacht die Echtzeitprüfung von Apostillen, erhöht die Sicherheit, verringert das Betrugsrisiko und erleichtert die Anerkennung kanadischer Dokumente im Ausland,
— heißt es in einer offiziellen Erklärung auf der Website der Regierung von Kanada.
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