Die Regierung von Zypern hat eine Anleitung zur Apostillierung von Dokumenten mit elektronischer Signatur veröffentlicht.
So beglaubigen Sie Dokumente mit elektronischer Signatur auf Zypern
Das Ministerium für Justiz und öffentliche Ordnung Zyperns hat auf dem offiziellen Regierungsportal Anforderungen für die Apostillierung von Dokumenten mit elektronischer Signatur veröffentlicht.
Für die Apostillierung solcher Dokumente müssen Bürger persönlich in die Apostillabteilung des Ministeriums für Justiz und öffentliche Ordnung (in Nikosia und Limassol) oder in Bürgerzentren und Servicezentren kommen.
Dabei muss der Bürger in der Lage sein, das entsprechende Dokument sofort an die E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters zu senden, um die elektronische Signatur bestätigen zu lassen.
In der Anleitung wird nicht erläutert, in welcher Form die Apostillierung selbst erfolgen wird. Die Republik Zypern ist auf der Website der Haager Konferenz für internationales Privatrecht bisher nicht unter den Staaten aufgeführt, die den e-Apostille-Service anbieten.
Was eine Apostille auf Zypern darstellt
Das Ministerium für Justiz und öffentliche Ordnung ist die zentrale zuständige Behörde für die Apostillierung von Dokumenten auf Zypern.
Ziel der Konvention ist die Abschaffung der verpflichtenden diplomatischen oder konsularischen Legalisierung ausländischer öffentlicher Urkunden und deren Ersatz durch die Beglaubigung der Echtheit der Unterschrift auf dem offiziellen Dokument mittels eines speziellen „Apostille“-Stempels. Dies gilt nur für offizielle Dokumente oder private Dokumente, die der öffentlichen Kontrolle unterliegen.
Das Verfahren umfasst die Bestätigung der Echtheit der Unterschrift auf dem Dokument, der Befugnis der unterzeichnenden Person und der Echtheit des Siegels, mit dem das Dokument versehen ist.
Die Apostille wird nach der Unterzeichnung durch die zuständigen Mitarbeiter des Ministeriums mit deren Siegel versehen. Die Gebühr für die Apostillierung muss mittels spezieller Marken bezahlt werden, die in den örtlichen Postämtern erworben werden können (das Ministerium stellt diese nicht zur Verfügung).
Originale offizieller Dokumente (insbesondere Personenstandsurkunden) sowie gerichtliche Dokumente werden direkt von der zentralen Behörde apostilliert, ohne eine Zwischenbeglaubigung. Auf Kopien offizieller Dokumente wird die Apostille nur dann angebracht, wenn die Kopie eine beglaubigte Kopie des Originals ist und von der ausstellenden Behörde der Republik bereitgestellt wurde.
Privatrechtliche Dokumente, wie Testamente, Verträge oder Vollmachten, müssen zur Beglaubigung an das Ministerium für Justiz und öffentliche Ordnung gesendet werden. Diese Dokumente müssen jedoch zunächst einem vom Ministerium bestimmten autorisierten Beamten zur Beglaubigung der Unterschrift vorgelegt werden und anschließend einem Beamten der Bezirksverwaltung am Ort der Beglaubigung, um dessen Unterschrift und Siegel zu bestätigen.
Übersetzungen offizieller Dokumente werden nicht mit dem „Apostille“-Stempel versehen. Originale, die von den zuständigen staatlichen Behörden ausgestellt wurden, müssen für die Anbringung des Apostille-Stempels vorgelegt und danach von einem vereidigten Übersetzer übersetzt werden, der im Register der vereidigten Übersetzer eingetragen ist.
In diesem Fall ist die Anbringung des „Apostille“-Stempels auf der Übersetzung nicht erforderlich, da die Apostille des Originaldokuments bereits in die erforderliche Sprache übersetzt wird. Die Beglaubigung offizieller Dokumente mittels Apostille wird seit 2023 auch von den Bürgerzentren und Servicezentren durchgeführt. Diese Zentren apostillieren jedoch keine privatrechtlichen Dokumente.
Die Abteilungen der Apostillabteilung in Nikosia und Limassol sind von Montag bis Freitag von 8:00 bis 14:30 Uhr geöffnet. Die Terminvergabe endet jedoch entsprechend um 14:00 bzw. 13:30 Uhr, um die eingegangenen Dokumente rechtzeitig bearbeiten zu können.
Warum eine Apostille erforderlich ist
Die Nutzung von Dokumenten eines Staates war in anderen Ländern traditionell mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden. Die Behörden konnten nach eigenem Ermessen ausländische Dokumente akzeptieren oder deren Nutzung ablehnen.
Einheitliche „Spielregeln“ entstanden mit der Einführung der konsularischen Legalisierung. Dies ist ein besonderes Verfahren, bei dem ein Dokument zunächst von den zuständigen Behörden des ausstellenden Staates (in der Regel Außenministerium oder Justizministerium) beglaubigt und anschließend im Konsulat oder Konsularbereich der Botschaft des Landes, in dem es verwendet werden soll, bestätigt wird.
Die konsularische Legalisierung hat mehrere gravierende Nachteile:
- Sie ist mit bürokratischem Aufwand verbunden;
- Sie erfordert recht viel Zeit;
- Die Gebühren müssen mehrfach entrichtet werden.
Das größte Problem besteht jedoch darin, dass ein solches Dokument nur in dem Staat verwendet werden kann, dessen Konsulat es legalisiert hat. Für einen Umzug in ein Drittland muss man in den ausstellenden Staat zurückkehren und das gesamte Verfahren erneut durchlaufen.
Um diese Schwierigkeiten zu überwinden, wurde 1961 im Rahmen der Haager Konferenz für internationales Privatrecht die Apostille-Konvention unterzeichnet.
Die Apostille ist eine international standardisierte Form zur Bescheinigung der Rechtmäßigkeit eines Dokuments für die Vorlage in Staaten, die diese Form der Legalisierung anerkennen. Sie erscheint in der Regel als spezieller Stempel oder Zertifikat. In den letzten Jahren hat sich jedoch auch die elektronische Apostille (e-Apostille) verbreitet — eine digitale Kennzeichnung, die die Echtheit von Dokumenten bestätigt, die in virtueller Form ausgestellt wurden.
Den Behörden eines jeden Staates, der der Konvention angehört, genügt es, die Apostille auf einem von ihnen ausgestellten Dokument anzubringen, damit es ohne zusätzliche Legalisierung von allen anderen Ländern anerkannt wird, die diesen internationalen Vertrag ratifiziert haben.
Einige Staaten verzichten jedoch einseitig oder mehrseitig auf die Pflicht zur Beglaubigung von Dokumenten. Dies kann sowohl die Apostillierung als auch die konsularische Legalisierung betreffen. Solche Verfahrensvereinfachungen gelten beispielsweise innerhalb der EU und der GUS.
Darüber hinaus schließen Staaten häufig Abkommen über Rechtshilfe ab, die in der Regel ebenfalls die Anerkennung von Dokumenten ohne Apostille oder konsularische Legalisierung vorsehen. Dies ist jedoch meist nur möglich, wenn stabile politisch-rechtliche Beziehungen und ein hohes Maß an gegenseitigem Vertrauen zwischen den Behörden der jeweiligen Länder bestehen. Für Zypern gilt das vereinfachte Verfahren mit den Mitgliedstaaten der Europäischen Union.
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