Die Notarkammer von Paris hat Informationen zur Beglaubigung von Dokumenten mit Apostille nach den aktualisierten Verfahren im Jahr 2025 veröffentlicht. Die entsprechenden Informationen sind auf der Website der Notarkammer veröffentlicht.
Wie die Reform der Apostillierung in Frankreich verlief
Dokumente in Frankreich wurden früher von den regionalen Berufungsgerichten apostilliert. Jedes Gericht beglaubigte ausschließlich Dokumente, die in seinem jeweiligen Zuständigkeitsbereich ausgestellt wurden. Dokumente, die von landesweiten Behörden ausgestellt wurden, legalisierte das Berufungsgericht von Paris.
Im Jahr 2020 begann in Frankreich eine schrittweise Reform der Apostillierung. Es wurde die grundlegende Entscheidung getroffen, die Zuständigkeit für die Apostillierung von Dokumenten auf das Notariat zu übertragen, um das Verfahren zu vereinfachen.
Die endgültige Übertragung der Befugnisse war ursprünglich für 2023 geplant. Da die technischen Voraussetzungen jedoch nicht rechtzeitig geschaffen wurden, verschob man den Termin. Als neues Datum für das Inkrafttreten der Reform wurde der 1. Januar 2025 festgelegt. Am 23. Dezember 2024 wurde dieser Termin erneut – und diesmal endgültig – auf den 1. Mai 2025 verschoben.
Für die Umsetzung der neuen Verfahren waren der französische Justizminister und Hüter der Siegel, der Minister für Europa und auswärtige Angelegenheiten sowie der Minister für die Überseegebiete verantwortlich. Die Reform wurde schrittweise eingeführt.
Am 15. März 2025 benannten die französischen Gemeinden offizielle Ansprechpartner für die Zusammenarbeit mit dem Hohen Rat des Notariats. Als Kontaktperson konnte ein Gemeindebediensteter oder ein Mitglied des Gemeinderats bestimmt werden. Jeder Bürgermeister hatte zudem das Recht, sich selbst als Kontaktperson zu benennen.
Anschließend wurden Gemeinden mit mehr als 3.500 Einwohnern verpflichtet, bis zum 1. Mai beim Hohen Rat des Notariats eine spezielle Datenbank mit Unterschriften und Siegeln einzureichen.
Am 25. März 2025 erließ das französische Justizministerium eine Verordnung „über die Einrichtung eines Systems zur Verarbeitung personenbezogener Daten mit der Bezeichnung ‚Nationale Datenbank öffentlicher Unterschriften‘“.
Zudem legte das Justizministerium neue Gebühren für die Apostillierung von Dokumenten fest. Für Privatpersonen, die ein bis drei Dokumente apostillieren lassen, beträgt die Gebühr 10 Euro pro Dokument, ab dem vierten Dokument 5 Euro je weiteres Dokument. Juristische Personen zahlen bei regulärer Bearbeitung für die ersten drei Dokumente jeweils 20 Euro, für jedes weitere 10 Euro. Bei einer Expressbearbeitung verdoppelt sich die Gebühr.
Seit dem 1. Mai 2025 sind in Frankreich die Notariatsorgane für die Apostillierung von Dokumenten zuständig. Verantwortlich für die Beglaubigung sind 15 regionale Notariatsräte und -kammern.
Im Rahmen der Reform kündigte das offizielle Paris einen „digitalen Übergang“ an. Mehrere mit der Apostillierung verbundene Verfahren wurden in elektronische Form überführt.
Der Hohe Rat des Notariats richtete ein nationales digitales Register für Unterschriften ein. Allerdings haben bislang noch nicht alle Gemeinden ihre Daten eingereicht (für kleinere Gemeinden wurde bisher keine endgültige Frist für den Abschluss dieses Prozesses festgelegt).
Bevor ein Dokument in Frankreich apostilliert wird, muss geprüft werden, ob die jeweilige Gemeinde die Unterschriften ihrer Amtsträger bereits in die nationale Datenbank übermittelt hat. Ist dies der Fall, kann der Antragsteller entweder die Apostille online beantragen und anschließend die Dokumente per Post an das Apostille- und Legalisierungszentrum senden oder sich direkt persönlich an das Zentrum wenden.
Einige Experten bewerteten den Verlauf der Reform jedoch kritisch. Das offizielle Paris wurde dafür kritisiert, dass es keine klare Beschreibung des Verfahrens zur Echtheitsprüfung von Dokumenten sowie kein Register der Gemeinden gibt, die ihre Unterschrifts- und Siegelproben noch nicht übermittelt haben.
Weitere Kritik betraf technische Aspekte. So wurde der digitale Service zur Beantragung der Legalisierung nicht rechtzeitig in Betrieb genommen. Daher empfahlen die Notariatsräte den Antragstellern, sich direkt an die Apostillierungszentren zu wenden.
Im Internet finden sich zudem zahlreiche Beschwerden französischer Bürger darüber, dass es kein praktisches Apostillierungsverfahren für Personen gibt, die sich im Ausland aufhalten. Nach der Reform der Apostillierung trat am 1. September 2025 auch eine Reform der konsularischen Legalisierung in Kraft. Die Zuständigkeit für dieses Verfahren wurde ebenfalls auf die Notariatskammern und -räte übertragen.
Wie das neue Apostillierungsverfahren in Frankreich in der Praxis funktioniert
Etwa die Hälfte des nationalen Apostillierungsaufkommens in Frankreich wird über das Pariser Zentrum für Legalisation und Apostille (CLAP) abgewickelt, das zur Notarkammer von Paris gehört. Das Zentrum begann bereits am ersten Tag der Reform – dem 1. Mai 2025 – mit der Apostillierung von Dokumenten.
Die Arbeit des Pariser Zentrums für Legalisation und Apostille wird von 180 Notaren unterstützt. In sieben Monaten bearbeitete das Zentrum 25.000 Vorgänge und legalisierte rund 70.000 Dokumente (während landesweit insgesamt etwa 130.000 Dokumente beglaubigt wurden). Täglich empfängt das Pariser Zentrum mehr als hundert Antragsteller.
In einer Erklärung der Notarkammer von Paris heißt es, dass die Einrichtung des Hauptstadtzentrums „Teil der Reform ist, die auf die Modernisierung und Sicherung der Verfahren abzielt“.
Seine Tätigkeit zielt auf die Umsetzung folgender Maßnahmen ab:
- Einrichtung eines öffentlichen Legalisierungsregisters;
- Digitalisierung der Apostille-Anträge und der Kontrollverfahren;
- Abschaffung der „geografischen Zuständigkeit“;
- Strikte Einhaltung der Bearbeitungsfristen (drei Tage, wenn die Unterschriften der Amtsträger in der Datenbank vorhanden sind, acht Tage, wenn sie fehlen);
- Einführung eines transparenten Gebührensystems.
Wie künftig die Apostillierung für Personen geregelt wird, die sich im Ausland befinden – ein Thema, das nach der Online-Diskussion viele französische Bürger beschäftigt –, ist bislang noch nicht konkretisiert worden.
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