Russische Urkunden werden in Deutschland nur anerkannt, wenn sie entsprechend "legalisiert" sind. Das bedeutet, dass ihre Echtheit gesondert bestätigt werden muss. Die Russische Föderation ist seit 31. Mai 1992 Mitglied des multilateralen Haager Übereinkommens Nummer 12 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der konsularischen Legalisation. Daher erfolgt die Bestätigung in Form der sogenannten Apostille. Dies gilt ebenfalls für die Anerkennung deutscher Urkunden in Russland.
Die Apostille ist eine vereinfachte Form der Echtheitsbescheinigung. Sie tritt nur bei den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer Urkunden von der konsularischen Legalisation vom 5. Oktober 1961 an die Stelle der konsularischen Legalisation. Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen wurde.
Für die Erteilung von Apostillen sind folgende Institutionen zuständig:
- Standesämter
- Ministerium der Justiz der Russischen Föderation
- Innenministerium der Russischen Föderation
- Verteidigungsministerium der Russischen Föderation
- Bildungsaufsichtsbehörde der Russischen Föderation
- Archivämter der Russischen Föderation
Die Beglaubigung von Dokumenten mit einer Apostille wird in Russland auf Grundlage territorialer und behördlicher Subordination durchgeführt. Dies bedeutet konkret, dass Dokumente ausschließlich in der Region beglaubigt werden können, wo sie ausgestellt wurden und, dass Ausbildungsdokumente ausschließlich vom Bildungsministerium, notarielle Dokumente ausschließlich vom Justizministerium und standesamtliche Dokumente (Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden) ausschließlich von Standesämtern beglaubigt werden.
Mit der Apostille können nur Originalunterlagen oder durch den Notar bescheinigte Kopien versehen werden, die von öffentlichen Einrichtungen ausgestellt worden sind.
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Eine Apostille ist ein viereckiger Stempel, welcher die französischsprachige Aufschrift „Convention de La Haye du 5 octobre 1961“ enthält. Der Stempel gibt Aufschluss darüber, wessen Unterschrift die Apostille beglaubigt, und enthält das Datum sowie die Identifikationsnummer der Apostille.
Mit einer Apostille können folgende Dokumente beglaubigt werden:
- Urkunden des Personenstandes (Geburts-, Sterbe-, Heirats- und Scheidungsurkunden)
- Bildungsnachweise von staatlichen und staatlich anerkannten Institutionen: Schulzeugnisse, Hochschulabschlusszeugnisse, Fächer- und Notenübersichten, Immatrikulationsbescheinigungen, Zusätzliche Bescheinigungen von Schulen oder Hochschulen sowie auch Zertifikate
- Gerichtsentscheidungen
- Notariell beglaubigte Kopien von Dokumenten
- Notariell beglaubigte Übersetzungen
- Sonstige notarielle Dokumente (Vollmachten, Testamente, Erklärungen)
- Handelspapiere, welche von einem staatlichen Registrationsorgan beglaubigt wurden (Satzungen, Bescheinigungen über Eintragungen, Steuerregistrierungen usw.)
Anforderungen an die Dokumente:
Eine Apostille darf ausschließlich auf ein Originaldokument ausgestellt werden. Hierbei muss sich dieses in einem guten äußerlichen Zustand befinden, alle Stempel und Unterschriften müssen verständlich und lesbar sein. Des Weiteren darf es keine fremden Markierungen oder Aufschriften enthalten.
Standesämter können eine entsprechende Beglaubigung mit Apostille verweigern, wenn das zu beglaubigende Dokument in der UdSSR ausgestellt wurde. In diesem Fall ist es erforderlich eine Ersatzurkunde auszustellen.
Ausnahmen von der konsularischen Legalisation
Nach Art. 13 des Übereinkommens über Rechtshilfe und Rechtsbeziehungen in Zivil-, Familien- und Strafsachen (auch Minsker Übereinkommen genannt), das im Hoheitsgebiet der Unterzeichnerländer gilt, bedürfen Dokumente der Teilnehmerländer keiner konsularischen Legalisation.
Zu den am Übereinkommen teilnehmenden Ländern gehören: Armenien, Aserbaidschan, Belarus, Georgien, Kasachstan, Kirgisistan, Moldau, Russland, Tadschikistan, Turkmenistan, Usbekistan und die Ukraine.
Russland ist seit 1994 Vertragspartei des Minsker Übereinkommens. Für diese Staaten ist die konsularische Legalisation von in Russland ausgestellten Dokumenten durch Anbringen einer Apostille nicht erforderlich.
Für die Verwendung von in Russland im Hoheitsgebiet der oben genannten Länder ausgestellten Dokumenten muss eine notariell beglaubigte Übersetzung angefertigt werden.
