Russische Urkunden werden in Deutschland nur anerkannt, wenn sie entsprechend "legalisiert" sind. Das bedeutet, dass ihre Echtheit gesondert bestätigt werden muss. Die Russische Föderation ist seit 31. Mai 1992 Mitglied des multilateralen Haager Übereinkommens Nummer 12 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der konsularischen Legalisation. Daher erfolgt die Bestätigung in Form der sogenannten Apostille. Dies gilt ebenfalls für die Anerkennung deutscher Urkunden in Russland.
Die Apostille ist eine vereinfachte Form der Echtheitsbescheinigung. Sie tritt nur bei den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer Urkunden von der konsularischen Legalisation vom 5. Oktober 1961 an die Stelle der konsularischen Legalisation. Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen wurde.
Für die Erteilung von Apostillen sind folgende Institutionen zuständig:
- Standesämter
- Ministerium der Justiz der Russischen Föderation
- Innenministerium der Russischen Föderation
- Verteidigungsministerium der Russischen Föderation
- Bildungsaufsichtsbehörde der Russischen Föderation
- Archivämter der Russischen Föderation
Die Beglaubigung von Dokumenten mit einer Apostille wird in Russland auf Grundlage territorialer und behördlicher Subordination durchgeführt. Dies bedeutet konkret, dass Dokumente ausschließlich in der Region beglaubigt werden können, wo sie ausgestellt wurden und, dass Ausbildungsdokumente ausschließlich vom Bildungsministerium, notarielle Dokumente ausschließlich vom Justizministerium und standesamtliche Dokumente (Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden) ausschließlich von Standesämtern beglaubigt werden.
Mit der Apostille können nur Originalunterlagen oder durch den Notar bescheinigte Kopien versehen werden, die von öffentlichen Einrichtungen ausgestellt worden sind.
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Eine Apostille ist ein viereckiger Stempel, welcher die französischsprachige Aufschrift „Convention de La Haye du 5 octobre 1961“ enthält. Der Stempel gibt Aufschluss darüber, wessen Unterschrift die Apostille beglaubigt, und enthält das Datum sowie die Identifikationsnummer der Apostille.
Mit einer Apostille können folgende Dokumente beglaubigt werden:
- Urkunden des Personenstandes (Geburts-, Sterbe-, Heirats- und Scheidungsurkunden)
- Bildungsnachweise von staatlichen und staatlich anerkannten Institutionen: Schulzeugnisse, Hochschulabschlusszeugnisse, Fächer- und Notenübersichten, Immatrikulationsbescheinigungen, Zusätzliche Bescheinigungen von Schulen oder Hochschulen sowie auch Zertifikate
- Gerichtsentscheidungen*
- Notariell beglaubigte Kopien von Dokumenten
- Notariell beglaubigte Übersetzungen
- Sonstige notarielle Dokumente (Vollmachten, Testamente, Erklärungen)
- Handelspapiere, welche von einem staatlichen Registrationsorgan beglaubigt wurden (Satzungen, Bescheinigungen über Eintragungen, Steuerregistrierungen usw.)
* Ein Gerichtsentscheid ist offiziell kein notarielles Dokument. Er kann nur mit dem entsprechenden Siegel im Justizministerium, genauer gesagt in seiner regionalen Abteilung, beglaubigt werden. Die Apostillierung eines Gerichtsentscheids ist in der Regel erforderlich bei Heirat mit einem ausländischen Staatsbürger, Einreichung eines Falls vor einem internationalen Gericht oder Ausfuhr eines Kindes ins Ausland.
Ausnahmen vom Apostille- und Legalisierungsverfahren
Dokumente, die nicht legalisiert oder mit einem Apostille versehen werden können:
- Arbeitsbücher, Militärpässe und Personalausweise dürfen nicht ins Ausland ausgeführt oder versendet werden und werden weder im Original noch in Kopie zur Legalisierung akzeptiert.
- Nach internationaler Praxis erfordert die Legalisierung von Pässen und gleichwertigen Dokumenten keine Legalisation.
- Das Haager Übereinkommen gilt nicht für Dokumente, die in diplomatischen Vertretungen oder Konsularämtern ausgestellt wurden, sowie für Dokumente, die direkt mit kommerziellen oder zollrechtlichen Vorgängen in Verbindung stehen.
- Dokumente, die dem Recht der Russischen Föderation widersprechen oder die Interessen der Russischen Föderation beeinträchtigen könnten, unterliegen keiner Legalisierung.
- Das Legalitätsverfahren kann durch die Bestimmungen von internationalen Verträgen, an denen die Russische Föderation beteiligt ist, außer Kraft gesetzt werden.
Anforderungen an die Dokumente:
Eine Apostille darf ausschließlich auf ein Originaldokument ausgestellt werden. Hierbei muss sich dieses in einem guten äußerlichen Zustand befinden, alle Stempel und Unterschriften müssen verständlich und lesbar sein. Des Weiteren darf es keine fremden Markierungen oder Aufschriften enthalten.
Standesämter können eine entsprechende Beglaubigung mit Apostille verweigern, wenn das zu beglaubigende Dokument in der UdSSR ausgestellt wurde. In diesem Fall ist es erforderlich eine Ersatzurkunde auszustellen.
Ausnahmen von der konsularischen Legalisation
Nach Art. 13 des Übereinkommens über Rechtshilfe und Rechtsbeziehungen in Zivil-, Familien- und Strafsachen (auch Minsker Übereinkommen genannt), das im Hoheitsgebiet der Unterzeichnerländer gilt, bedürfen Dokumente der Teilnehmerländer keiner konsularischen Legalisation.
Zu den am Übereinkommen teilnehmenden Ländern gehören: Armenien, Aserbaidschan, Belarus, Georgien, Kasachstan, Kirgisistan, Moldau, Russland, Tadschikistan, Turkmenistan, Usbekistan und die Ukraine.
Russland ist seit 1994 Vertragspartei des Minsker Übereinkommens. Für diese Staaten ist die konsularische Legalisation von in Russland ausgestellten Dokumenten durch Anbringen einer Apostille nicht erforderlich.
Für die Verwendung von in Russland im Hoheitsgebiet der oben genannten Länder ausgestellten Dokumenten muss eine notariell beglaubigte Übersetzung angefertigt werden.
Konsularische Legalisierung russischer Dokumente für die Verwendung im Ausland
Wenn ein Dokument in einem Land verwendet werden soll, das das Haager Übereinkommen nicht anerkennt, gilt das Verfahren der konsularischen Legalisierung (auch „Botschaftsbeglaubigung“ genannt). Eine vollständige Liste der Länder, die Apostillen akzeptieren und verwenden, finden Sie hier.
Die konsularische Legalisierung ist der Prozess der Authentifizierung oder Beglaubigung eines Rechtsdokuments, sodass das Rechtssystem eines fremden Landes es als rechtsgültig anerkennt. Dieser Prozess wird von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des Landes durchgeführt, in dem das Dokument verwendet werden soll.
Es gibt zwei Arten von Legalisierungsverfahren in der Russischen Föderation: über das Außenministerium der Russischen Föderation und über die Handelskammer.
Legalisierung über das Außenministerium
Dieses Verfahren erfolgt in mehreren Schritten:
1. Anfertigung von notariell beglaubigten Kopien der Originaldokumente
2. Notariell beglaubigte Übersetzung in eine gewünschte Fremdsprache
3. Legalisierung im Justizministerium
4. Legalisierung im Außenministerium der Russischen Föderation
5. Beglaubigung in der Botschaft des Ziellandes
Legalisierung über die Handelskammer
Dieses Verfahren gilt für kommerziellen Dokumente (Ursprungszeugnis, Rechnung, Agenturvertrag usw.) und erfolgt in zwei Schritten:
1. Die Handelskammer beglaubigt das Originaldokument
2. Die Botschaft des Ziellandes beglaubigt das Dokument
Unterschiede zwischen Apostille und konsularischer Legalisierung
Die gemeinsame Eigenschaft von Apostille und konsularischer Legalisierung besteht darin, dass sie die Echtheit eines offiziellen Dokuments für die Vorlage bei Institutionen in einem anderen Land bestätigen. Allerdings gibt es zwischen ihnen zahlreiche Unterschiede.
| Apostille | Konsularische Legalisierung | |
|---|---|---|
| Gültigkeit | Kann nur zwischen Ländern verwendet werden, die Mitglied der Haager Konvention zur vereinfachten Legalisierung von Dokumenten sind. | Wird zwischen Staaten angewendet, von denen einer oder beide nicht Mitglied der Haager Konvention sind, oder wenn einer der Vertragsstaaten dem Beitritt des anderen widersprochen hat. |
| Schwierigkeit der Erlangung | Mittel. Für die Erlangung eines Apostille muss man sich an die zuständige Behörde des Landes wenden, in dem das Dokument ausgestellt wurde. | Hoch. Für die konsularische Legalisierung muss man verschiedene Behörden und Konsulate des Ausstellungslandes kontaktieren. |
| Vorbeglaubigung | Nicht erforderlich | Eine vorherige Bescheinigung der ausstellenden Behörde ist erforderlich |
| Legalisierung im Konsulat des Bestimmungslandes | Ein Kontakt mit dem Konsulat des Bestimmungslandes ist nicht erforderlich | Der letzte Schritt der Legalisierung erfolgt im Konsulat des Bestimmungslandes, in der Regel im Ausstellungsland. |
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Notariell beglaubigte Übersetzung von Dokumenten
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