In Vietnam wurde eine Regierungsverordnung unterzeichnet, die alle Aspekte der Einführung des Apostille-Verfahrens im Land regelt – von der Information der Bürger über neue Möglichkeiten bis hin zur Prävention von Betrugsfällen. Darüber berichtet das Portal Vietnam.vn.
Legalisierung von Dokumenten in Vietnam ab 11. September 2026
Die Verwendung von Dokumenten, die in einem Land ausgestellt wurden, in einem anderen Staat war lange Zeit mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden. Behörden und Organisationen lehnten häufig ausländische Urkunden, Bescheinigungen, Zertifikate oder Diplome ab, da sie deren Echtheit nicht überprüfen konnten. Zudem gab es Probleme bei der Anpassung ausländischer Dokumente an nationale Rechtsvorschriften.
Über viele Jahre war die konsularische Legalisation der einzige Weg, Dokumente im Ausland zu verwenden. Dieses Verfahren umfasste die Beglaubigung durch eine zuständige Behörde im Ausstellungsstaat (in der Regel das Außenministerium), die offizielle Übersetzung sowie die anschließende Bestätigung durch das Konsulat des Staates, in dem das Dokument verwendet werden sollte. Das Verfahren galt als zeitaufwendig, kostenintensiv und bürokratisch.
Zur Vereinfachung wurde 1961 das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation unterzeichnet. Nach diesem internationalen Abkommen genügt für die Verwendung eines in einem Vertragsstaat ausgestellten Dokuments in allen anderen Vertragsstaaten die Erteilung einer Apostille.
Die Apostille ist eine international standardisierte Form zur Bestätigung der Rechtmäßigkeit eines Dokuments, damit es in Staaten anerkannt wird, die diese Form der Legalisation akzeptieren. Üblicherweise erscheint sie als spezieller Stempel oder Zertifikat. In den letzten Jahren hat sich jedoch auch die elektronische Apostille (e-Apostille) verbreitet – ein digitales Siegel, das die Echtheit von Dokumenten in virtueller Form bestätigt.
Lehnt ein Staat die Anerkennung von Apostillen aus einem bestimmten Land ab, kann er entweder Widerspruch gegen die Teilnahme dieses Landes am Übereinkommen einlegen oder eine spezielle Erklärung abgeben. Zwischen diesen Staaten findet dann keine Apostillierung statt.
Die Apostillierung ist eindeutig bequemer als die konsularische Legalisation. Aus verschiedenen politisch-rechtlichen Gründen traten jedoch viele Staaten, darunter auch große, lange Zeit dem Haager Übereinkommen nicht bei. Inzwischen ist weltweit jedoch ein regelrechter Boom der Apostillierung zu beobachten.
Im Jahr 2019 trat das Übereinkommen für die Kooperative Republik Guyana und die Philippinen in Kraft, 2020 für Palau und Jamaika, 2022 für Indonesien und Saudi-Arabien, 2023 für Senegal, Pakistan und China, 2024 für Ruanda und Kanada, 2025 für Bangladesch. Algerien ist ebenfalls beigetreten, Thailand bereitet seinen Beitritt vor.
Wie Schmidt & Schmidt bereits berichtete, war Vietnam eines der Länder, das dem Übereinkommen von 1961 lange Zeit nicht beigetreten ist. Trotz eines starken Wirtschaftswachstums (Vietnam liegt auf Platz 25 weltweit nach BIP (KKP)) und der Anziehung ausländischer Investitionen (Platz 22 weltweit) nutzte das Land bisher das Verfahren der konsularischen Legalisation.
Inzwischen hat sich dieses Verfahren jedoch als „Bremsklotz“ für die wirtschaftliche Entwicklung erwiesen. Im Jahr 2025 haben die vietnamesischen Behörden bei einigen administrativen Prozessen sogar die Pflicht zur Legalisation ausländischer Dokumente für Investoren aufgehoben. Dennoch erforderte das Problem eine grundsätzliche Lösung.
Am 31. Dezember 2025 hat die Sozialistische Republik Vietnam ihr Beitrittsdokument zum Apostille-Übereinkommen deponiert. Depositar ist das Außenministerium der Niederlande. Gegen den Beitritt Vietnams wurden bislang keine Einwände anderer Vertragsstaaten erhoben – sie haben jedoch ein halbes Jahr Zeit, um gegebenenfalls Widerspruch einzulegen.
Für Vietnam tritt das Übereinkommen am 11. September 2026 in Kraft. Bis zu diesem Zeitpunkt können ausländische Dokumente in Vietnam, abgesehen von Einzelfällen, nur nach konsularischer Legalisation verwendet werden.
Die zuständige Behörde für die Ausstellung von Apostillen in Vietnam ist das Außenministerium, konkret: das Konsularreferat am Hauptsitz des Ministeriums in Hanoi sowie das Department für Außenbeziehungen der Stadt Ho-Chi-Minh.
Nach Einschätzung von Experten wird die Einführung des Apostille-Verfahrens die administrativen Abläufe in Vietnam vereinfachen, das Investitionsklima verbessern und das Leben von Teilnehmern internationaler Migrationsprozesse erleichtern.
Der Beitritt zum Apostille-Übereinkommen entspricht der Politik von Partei und Regierung zur Förderung von Verwaltungsreformen, digitaler Transformation und internationaler Integration. Es wird erwartet, dass dies zu einer erheblichen Veränderung der Verfahren für die Nutzung ausländischer staatlicher Dokumente in Vietnam führt, wodurch die Stellung, das Ansehen und die Autorität Vietnams in internationalen Rechtsbeziehungen gestärkt, die Empfehlungen internationaler Organisationen umgesetzt und die Geschäftsbedingungen, die nationale Wettbewerbsfähigkeit sowie die Anziehung externer Ressourcen verbessert werden.
— heißt es in einer offiziellen Erklärung des Justizministeriums Vietnams.
Wie Vietnam die Apostillierung auf seinem Hoheitsgebiet einführt
Vizepremierminister Bui Thanh Son unterzeichnete das Dekret Nr. 330/QD-TTg vom 25. Februar 2026. Dieses Dokument enthält einen Maßnahmenplan zur Umsetzung der Bestimmungen des Haager Übereinkommens von 1961.
Der Plan zielt darauf ab, die vollständige und umfassende Einhaltung des Übereinkommens sicherzustellen und die schrittweise Einführung der Apostillierung, einschließlich der elektronischen Apostille, zu ermöglichen. Ein weiteres Ziel ist die Verbesserung der Rechtsgrundlagen zur Erleichterung der grenzüberschreitenden Nutzung staatlicher Dokumente zwischen Vietnam und anderen Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens. Der Plan legt zudem die Aufgaben und Zuständigkeiten verschiedener vietnamesischer Behörden und Institutionen fest, um die Umsetzung des Übereinkommens effizient zu gewährleisten.
Die führende Rolle bei der Einführung der Apostillierung in Vietnam wird das Außenministerium übernehmen. Es koordiniert die Aktivitäten der Ministerien, Behörden, lokalen Verwaltungsorgane und vietnamesischen Auslandsvertretungen – unter anderem bei der Entwicklung von Kommunikationskampagnen und Leitlinien. Das Außenministerium wird zudem die Aktualisierung von Informationen zum Apostille-Verfahren auf den Internetseiten der zuständigen staatlichen Stellen überwachen.
Bis zum 15. Juni 2025 muss das Außenministerium in Zusammenarbeit mit dem Justizministerium, dem Finanzministerium und weiteren Behörden ein Dekret ausarbeiten, das die Umsetzung des Übereinkommens regelt, und dieses der Regierung vorlegen.
Darüber hinaus wird das Außenministerium Vietnams in Kooperation mit anderen staatlichen Institutionen sowie den Volkskomitees der Provinzen und zentral unterstellten Städte das eigentliche Apostille-System, eine elektronische Apostille-Datenbank sowie einen Verifizierungsdienst entwickeln. Alle diese Instrumente sollen ab dem 11. September 2026 in Betrieb genommen werden.
Gemeinsam mit dem Justizministerium und anderen zuständigen Ministerien wird das Außenministerium an Sitzungen der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht teilnehmen, Vietnam vertreten und gegebenenfalls Änderungen an internationalen Rechtsakten vorschlagen. Es ist befugt, an Informations- und Schulungsprogrammen teilzunehmen, Anfragen anderer Staaten zur Echtheit von Apostillen zu beantworten und selbst entsprechende Anfragen ins Ausland zu senden. Ein weiterer Aufgabenbereich des Außenministeriums gemäß dem Plan ist die Förderung der Apostillierung auf internationaler Ebene.
Das Außenministerium (in Koordination mit dem Justizministerium und anderen zuständigen Stellen) muss den Obersten Volksgerichtshof und die Oberste Volksstaatsanwaltschaft ersuchen, die mit dem Apostille-Verfahren befassten Mitarbeiter zu Schulungen zur Dokumentenlegalisation zu entsenden. Das Außenministerium wird die Beschäftigten verschiedener staatlicher Behörden darin schulen, die Echtheit ausländischer Apostillen zu prüfen und nationale Dokumente zu kontrollieren, die für den Einsatz im Ausland legalisiert werden müssen.
Alle nationalen Behörden, die am Apostille-Prozess und an der Überprüfung ausländischer Dokumente beteiligt sind, müssen ihren Fachabteilungen Anweisungen zur Erkennung von Fälschungen sowie zur Prävention in diesem Bereich erteilen. Zur Verhinderung von Betrugsfällen wird das Ministerium für öffentliche Sicherheit hinzugezogen.
Das Außenministerium wird in Koordination mit den Volkskomitees der jeweiligen Provinzen und zentral verwalteten Städte ein Dokument vorbereiten, das die Delegation von Apostille-Befugnissen an lokale Behörden regelt. Dieses Dokument wird vom Außenminister genehmigt. Die Umsetzung erfolgt schrittweise in den Jahren 2027 bis 2030.
Zu den Aufgaben des Außenministeriums gehört auch die Entwicklung einer elektronischen Apostille-Datenbank. Diese wird Informationen über ausgestellte Apostillen, Muster der Apostillenstempel ausländischer Staaten, Beispiele von Siegeln und Unterschriften sowie Angaben zu den Titeln vietnamesischer Amtsträger enthalten.
Der Antragstellungs- und Annahmeprozess für Apostillen in Vietnam wird über das Nationale Portal für staatliche Dienstleistungen sowie die Informationssysteme der genehmigungspflichtigen Verwaltungsverfahren auf allen Ebenen abgewickelt.
Die Behörden des Landes werden den vollständigen Umfang der staatlichen Dienstleistungen im Bereich der Apostillierung online bereitstellen. Das digitale System ermöglicht die Einreichung von Anträgen, die Nachverfolgung des Beglaubigungsprozesses und den elektronischen Erhalt der Ergebnisse. Laut den Regierungsplänen werden die zuständigen Behörden dabei die vollständige Informationssicherheit der Prozesse gewährleisten.
Was ist eine Apostille?
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Wie können wir Ihnen helfen?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Apostillierung und Legalisation von Dokumenten zur Verwendung im Ausland. Sie können sich jederzeit an Schmidt & Schmidt wenden – wir verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Legalisierung verschiedenster Dokumente und bieten alle notwendigen Dienstleistungen in diesem Bereich an, darunter die Anfertigung notariell beglaubigter Kopien, Übersetzungen, die Vorbereitung erforderlicher Vollmachten, die Legalisation von Dokumenten bei staatlichen Stellen und ausländischen Konsulaten sowie die Zustellung fertiger Dokumente in die meisten Länder der Welt. Weitere Informationen zum Verfahren der Legalisation und Apostille für Vietnam und andere Länder finden Sie auf unserer Website.
