Die Behörden der Hawaii-Inseln haben die Einführung eines neuen Online-Services angekündigt, um das Verfahren zur Apostillierung zu vereinfachen. Darüber berichtet die Zeitung MAUI NOW unter Berufung auf die Erklärung des Büros des Vizegouverneurs des Bundesstaates.
Apostille für die USA
Die Vereinigten Staaten von Amerika traten am 24. Dezember 1980 der Haager Konvention vom 5. Oktober 1961 über die Abschaffung der Legalisationspflicht für ausländische öffentliche Urkunden (Apostille-Konvention) bei. Am 15. Dezember 1981 trat dieser internationale Vertrag offiziell in den USA in Kraft.
Während zuvor für die Verwendung amerikanischer Dokumente im Ausland bzw. ausländischer Dokumente in den Vereinigten Staaten ein langwieriges und kostspieliges konsularisches Legalisationsverfahren erforderlich war, genügt seit 1981 in beiden Fällen die Apostillierung.
Allerdings können nur Dokumente, die für die Nutzung in Ländern bestimmt sind, die Mitglied der Haager Konvention von 1961 sind, mit einer Apostille versehen werden. In allen anderen Fällen bleibt die konsularische Legalisierung erforderlich. In einigen US-Bundesstaaten wurde jedoch ein sogenanntes „Universal Certificate“ eingeführt — ein spezielles einheitliches Formular, das sowohl als Apostille als auch als Vermerk über die konsularische Legalisierung eines Dokuments gilt.
Im Gegensatz zu vielen anderen Staaten gibt es in den USA keine zentrale Struktur, die die Apostillierung und konsularische Legalisierung von Dokumenten auf nationaler Ebene durchführt. Die Behörde, die ein Dokument apostillieren darf, hängt davon ab, wer das Dokument ausgestellt hat.
Dokumente der Bundesbehörden werden vom Authentication Office des US-Außenministeriums apostilliert, Dokumente der Bundesgerichte von den Sekretären des föderalen Gerichtssystems, und alle übrigen Dokumente (Standesurkunden, medizinische, Bildungsdokumente usw.) von den Staatsbehörden, meist dem Secretary of State oder dem Vizegouverneur. Die Annahme und Bearbeitung der Dokumente erfolgt nicht persönlich, sondern über autorisierte Abteilungen in ihren Büros.
Apostille auf den Hawaii-Inseln
Für die Legalisierung von Dokumenten zur Nutzung im Ausland ist auf den Hawaii-Inseln der Vizegouverneur zuständig. Wenn die Beglaubigung für Länder erfolgt, die Mitglieder der Haager Konvention von 1961 sind, wird den Antragstellern der Apostillierungsservice angeboten; für andere Staaten wird ein spezielles Zertifikat ausgestellt, das im Rahmen des konsularischen Legalisationsverfahrens verwendet wird.
Zur Apostillierung ohne zusätzliche Zertifizierung auf den Hawaii-Inseln unterliegen offizielle Dokumente, die von den Behörden des Bundesstaates ausgestellt wurden — mit dem Siegel des Bundesstaates (bzw. seines Staatsministeriums) und der Unterschrift des autorisierten Beamten.
Wenn ein Dokument privat ausgestellt wurde (z. B. Diplom, Vollmacht, Affidavit usw.), muss es zunächst notariell beglaubigt werden. Die Unterschrift des Notars muss anschließend beim Legal Documents Department des Bezirksgerichts bestätigt werden. Danach kann das Dokument zur Apostillierung beim Büro des Vizegouverneurs eingereicht werden.
Für Dokumente, die die Registrierung von Personenstandsfällen (Geburt, Tod, Heirat usw.) betreffen, gelten besondere Regelungen. Wurden sie nach dem 1. Januar 2025 ausgestellt, können sie direkt zur Apostillierung eingereicht werden. Wurden sie zuvor ausgestellt, müssen sie beim Department of Health des Bundesstaates neu ausgestellt werden. Erfolgt dies speziell zur Apostillierung, leitet das Department das Dokument selbst an das Büro des Vizegouverneurs weiter.
Wie sich das Verfahren zur Einreichung von Dokumenten zur Apostillierung auf den Hawaii-Inseln geändert hat: Die Behörden der Hawaii-Inseln haben ein neues Online-Portal gestartet, das den Prozess der Beantragung von Apostillen und Zertifizierungen vereinfacht.
Das Online-Portal für Apostillen und Zertifizierungen ermöglicht es den Nutzern, Anträge online auszufüllen, elektronische Zahlungen vorzunehmen und den Bearbeitungsstand der Anträge in Echtzeit zu verfolgen. Zuvor wurden Zahlungen nur in bar, per Scheck oder Postanweisung akzeptiert.
Dieses Online-System überführt einen seit mehreren Jahrzehnten bestehenden Prozess in die moderne Ära, steigert die Effizienz und stellt sicher, dass staatliche Dienstleistungen für alle besser funktionieren… Ganz gleich, ob Sie im Ausland studieren, ein Unternehmen gründen oder familiäre Angelegenheiten im Ausland regeln — unser Ziel ist es, die Authentifizierung Ihrer Dokumente so schnell und effizient wie möglich zu gewährleisten.
— erklärte Vizegouverneurin Sylvia Luke.
Obwohl die Originaldokumente weiterhin in Papierform per Post oder Kurier eingesandt werden müssen, sorgt das neue Online-System für eine bessere Kommunikation zwischen Nutzern und Personal, wodurch Korrekturen bei Fehlern, Änderungen oder fehlenden Informationen schneller vorgenommen werden können. Neben elektronischen Zahlungen werden weiterhin Bargeld, Schecks und Postanweisungen akzeptiert.
Das Portal wurde von der Firma Tyler Technologies, Inc., einem Anbieter integrierter Software- und Technologiedienstleistungen für den öffentlichen Sektor, im Rahmen eines bestehenden Vertrags mit dem Bundesstaat entwickelt.
Wenn der Antragsteller keinen vorausbezahlten Rückumschlag mit Absenderangabe beilegt, wird das Bundesstaatliche Amt das beglaubigte Dokument per US-Post an die im Antrag angegebene Adresse senden.
Das Büro des Vizegouverneurs behält sich das Recht vor, Anträge auf Apostillierung oder Zertifizierung abzulehnen, die gegen die Gesetze des Bundesstaates oder Bundesgesetze verstoßen.
Die Standarddauer für die Legalisierung beträgt 7 bis 10 Arbeitstage. Ein beschleunigtes Verfahren gibt es nicht. Zusammen mit der Ausstellung einer erneuten Personenstandsurkunde kann der gesamte Prozess 3 bis 4 Wochen dauern.
Der Antrag auf Apostillierung enthält folgende Angaben:
- Nachname und Vorname;
- Postanschrift;
- E-Mail-Adresse (falls vorhanden);
- Name des zu apostillierenden Dokuments;
- Verwendungsland;
- Zweck der Verwendung;
- Unterschrift;
- Datum.
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