Apostille und konsularische Legalisation von Urkunden in China

Schmidt & Schmidt bietet umfassende Dienstleistungen zur Legalisation und Apostillierung von in China ausgestellten Dokumenten an. Wir unterstützen Privatpersonen und Unternehmen bei der Vorbereitung chinesischer Dokumente für die Verwendung im Ausland, einschließlich notarieller Beglaubigung, Übersetzung, Apostillierung, gegebenenfalls konsularischer Legalisation sowie internationalem Kurierdienst.

Chinesische Dokumente wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Diplome, akademische Leistungsnachweise, Führungszeugnisse, Gewerbescheine, Unternehmensdokumente und Vollmachten müssen häufig förmlich beglaubigt werden, bevor sie ausländischen Behörden, Universitäten, Gerichten, Banken, Einwanderungsbehörden oder Geschäftspartnern vorgelegt werden können.

Eine Apostille ist eine Bescheinigung, die die Echtheit der Unterschrift, des Siegels und der Funktion des Amtsträgers bestätigt, der eine öffentliche Urkunde unterzeichnet oder beglaubigt hat. Sie bestätigt nicht den Inhalt der Urkunde selbst, sondern deren formelle Herkunft für die Verwendung im Ausland.

In China wird die Apostille als zusätzliche Bescheinigung ausgestellt, die dem Dokumentenpaket beigefügt wird. Sie enthält in der Regel Text in chinesischer, englischer und französischer Sprache, eine Apostillenummer, einen QR-Code zur Überprüfung sowie ein besonderes Siegel. Grundsätzlich muss die Apostille in dem Land ausgestellt werden, in dem das Dokument ursprünglich erstellt oder notariell beglaubigt wurde.

Eine konsularische Legalisation kann weiterhin erforderlich sein, wenn das Dokument zur Verwendung in einem Staat bestimmt ist, der nicht Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens ist. Das richtige Verfahren hängt daher vom Bestimmungsland, der Art und Sprache des Dokuments, dem Vorhandensein von Unterschriften und Siegeln sowie den Anforderungen der ausländischen Empfangsbehörde ab.

Wie sieht eine chinesische Apostille aus?

Eine chinesische Apostille wird als zusätzliche Bescheinigung ausgestellt, die dem notariellen oder amtlichen Dokumentenpaket beigefügt wird. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, des Siegels und der Funktion des Amtsträgers, der das Dokument unterzeichnet oder beglaubigt hat. Sie bestätigt nicht den Inhalt des Dokuments selbst.

Eine chinesische Apostille enthält in der Regel folgende Angaben:

• die Bezeichnung „Apostille“ und einen Hinweis auf das Haager Übereinkommen von 1961;
• das Ausstellungsland, nämlich die Volksrepublik China;
• den Namen und die Funktion der Person, die die öffentliche Urkunde oder notarielle Bescheinigung unterzeichnet hat;
• die Bezeichnung der Behörde oder Organisation, deren Siegel oder Stempel auf dem Dokument angebracht ist;
• Ort und Datum der Ausstellung der Apostille;
• die Bezeichnung der zuständigen Behörde, die die Apostille ausstellt;
• die Apostillennummer;
• das Siegel und die Unterschrift des zuständigen Apostillenbeamten.

Auf dem chinesischen Festland werden Apostillen vom Außenministerium der Volksrepublik China sowie von den zuständigen lokalen Außenämtern innerhalb ihrer jeweiligen Verwaltungsgebiete ausgestellt.

Welche chinesischen Dokumente können apostilliert werden?

Eine Vielzahl chinesischer Dokumente kann für die Apostillierung vorbereitet werden, sofern sie in die für die internationale Verwendung erforderliche Form einer notariellen oder amtlichen Bescheinigung überführt werden können.
Zu den häufigsten Kategorien gehören Personenstandsurkunden, Bildungsdokumente, Führungszeugnisse sowie Unternehmens- und Handelsdokumente.

Entscheidend ist nicht nur, ob das betreffende Dokument existiert, sondern auch, ob es sich für eine notarielle Beglaubigung oder eine amtliche Bescheinigung in China eignet.
Private Dokumente sollten grundsätzlich mit gültigen Unterschriften und Siegeln versehen sein, während von Behörden, Bildungseinrichtungen, Registerbehörden oder anderen Institutionen ausgestellte Dokumente eine formgerechte amtliche Ausgestaltung aufweisen sollten.
In den meisten Fällen sollte das Ausgangsdokument, auf dessen Grundlage eine chinesische notarielle Bescheinigung erstellt wird, ebenfalls in chinesischer Sprache vorliegen.

Verfahren zur Apostillierung von Dokumenten in China

Schritt 1: Notarielle Beglaubigung

In China wird eine Apostille niemals direkt auf Originaldokumenten angebracht, sondern ausschließlich auf notariell beglaubigten Kopien. Je nach Bestimmungsland gibt es zwei Arten der notariellen Beglaubigung (einfache und doppelte Beglaubigung). Informieren Sie den Notar daher im Voraus über das Bestimmungsland.

Chinesische Notare können nur Dokumente beglaubigen, die in chinesischer Sprache ausgestellt wurden. Liegt das Original in einer Fremdsprache vor (z. B. Bescheinigungen internationaler Schulen oder Universitäten), kann es nicht notariell beglaubigt werden — akzeptiert wird nur die chinesische Fassung.

Eine Übersetzung in die erforderliche Fremdsprache wird als obligatorischer Bestandteil in die notarielle Bescheinigung aufgenommen. Sie erhalten somit eine einheitliche Bescheinigung, die sowohl das notariell beglaubigte Dokument als auch die Übersetzung enthält und mit einer einzigen Apostille versehen wird.

Wichtig: Diese Übersetzung wird möglicherweise im Ausland nicht anerkannt. Prüfen Sie daher die Anforderungen der zuständigen Empfangsbehörde unbedingt im Voraus, da häufig eine zusätzliche beglaubigte Übersetzung im Bestimmungsland erforderlich ist. Einige chinesische Dokumente sind nur 3 Monate gültig. Werden die Anforderungen nicht rechtzeitig geklärt, kann dies dazu führen, dass das gesamte Verfahren zu erheblichen Kosten wiederholt werden muss.
Die notarielle Beglaubigung dauert in der Regel etwa 5 Werktage, abhängig vom Umfang der Übersetzung.

Notarielle Beglaubigung von Bescheinigungen, Verträgen, Rechnungen und anderen Handelsdokumenten

Die Legalisation von Handelsdokumenten erfolgt nicht über einen Notar, sondern über den China Council for the Promotion of International Trade (CCPIT). Jede Provinz verfügt über eine eigene CCPIT-Stelle. Der Antrag muss an dem Ort eingereicht werden, an dem das Dokument ausgestellt wurde oder an dem das Unternehmen, für das es ausgestellt wurde, registriert ist. Das Dokument muss in chinesischer Sprache ausgestellt sein; Verträge und andere Handelsdokumente müssen mit dem Unternehmenssiegel und der Unterschrift des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens versehen sein.

Für die Legalisation solcher Dokumente werden die Gewerbeerlaubnis (Business License) und der Personalausweis des Gründers (gesetzlichen Vertreters) des chinesischen Unternehmens benötigt. Anschließend entspricht das Verfahren weitgehend der Beglaubigung durch einen Notar.

Schritt 2: Ausstellung der Apostille durch das Außenministerium

Für die Beantragung einer Apostille beim Außenministerium ist keine vorherige Terminvereinbarung erforderlich. Für die Anbringung einer Apostille genügt es, das Foreign Affairs Office der Region aufzusuchen, in der die notarielle Bescheinigung ausgestellt wurde, und das Dokument über das elektronische Warteschlangensystem einzureichen.

Die reguläre Bearbeitungszeit für eine Apostille beim Außenministerium der Volksrepublik China beträgt 5 Werktage. Bei Inanspruchnahme eines Expressdienstes kann sie auf 3 Werktage verkürzt werden (zuzüglich der Lieferzeit).

Bei der Einreichung der Dokumente zur Apostillierung muss der Antragsteller seine Identität bestätigen. Werden die Dokumente durch eine Organisation eingereicht, muss die einreichende Person die Originalvollmacht sowie eine Kopie des gültigen Reisepasses des Dokumenteninhabers vorlegen.

Elektronische Apostille in China

Am 18. Juni 2025 hat China ein Pilotprojekt für ein elektronisches Apostilleverfahren (e-Apostille) gestartet. Das erste Dokument, das in digitaler Form apostilliert werden kann, ist das elektronische „Certificate of Origin“, das vom China Council for the Promotion of International Trade ausgestellt wird. Inhaber solcher Bescheinigungen müssen diese beim Legalization Service des Außenministeriums der Volksrepublik China einreichen.

Künftig soll das Verfahren schrittweise auf weitere Arten von Dokumenten der Volksrepublik China ausgeweitet werden. Derzeit steht das System ausschließlich chinesischen Staatsangehörigen zur Verfügung, die über einen lokalen Personalausweis verfügen.

Legalisation chinesischer Bildungsdokumente für die Verwendung im Ausland

Chinesische Bildungsdokumente können im Ausland für die Zulassung zu Universitäten, zur Aufnahme einer Beschäftigung, für Einwanderungsverfahren, die berufliche Zulassung, die Bewertung akademischer Qualifikationen und die Anerkennung von Bildungsabschlüssen erforderlich sein. Zu diesen Dokumenten können Diplome, Hochschulabschlussurkunden, Abschlusszeugnisse, akademische Leistungsnachweise, Schulzeugnisse, Studienbescheinigungen und Immatrikulationsnachweise gehören.

In China wird eine Apostille in der Regel nicht direkt auf dem Originaldiplom oder dem Original-Leistungsnachweis angebracht. In den meisten Fällen wird das Bildungsdokument zunächst über das offizielle chinesische Bildungssystem oder durch die ausstellende Bildungseinrichtung überprüft. Anschließend wird eine chinesische notarielle Bescheinigung erstellt. Die Apostille wird dann an dieser notariellen Bescheinigung angebracht.

Die notarielle Bescheinigung enthält in der Regel eine Übersetzung, die für das Apostilleverfahren in China erforderlich ist. Diese Übersetzung wird jedoch möglicherweise nicht von der zuständigen Empfangsbehörde im Ausland anerkannt. Einige Universitäten, Arbeitgeber, Einwanderungsbehörden oder für die Berufszulassung zuständige Stellen können eine zusätzliche beglaubigte, beeidigte oder vor Ort zugelassene Übersetzung verlangen.

Die Anforderungen an chinesische Bildungsdokumente können je nach Bestimmungsland und Institution, bei der das Dokument vorgelegt werden soll, unterschiedlich sein. Eine ausführliche Erläuterung der Überprüfung, notariellen Beglaubigung, Apostillierung, konsularischen Legalisation, Übersetzungsanforderungen und Anerkennung chinesischer Diplome im Ausland finden Sie in unserem speziellen Ratgeber zur Apostillierung und Legalisation von Diplomen und Bildungsdokumenten aus China.

Legalisation chinesischer Führungszeugnisse für die Verwendung im Ausland

Ein chinesisches Führungszeugnis, auch als Bescheinigung über das Nichtvorliegen von Vorstrafen („Certificate of No Criminal Record“) bezeichnet, kann im Ausland für Einwanderungsverfahren, Beschäftigung, Aufenthaltstitel, Einbürgerungsanträge, Studium, Eheschließungen im Ausland, die berufliche Zulassung oder andere behördliche Verfahren erforderlich sein.

Bevor es im Ausland verwendet werden kann, muss das Führungszeugnis in der Regel zunächst in Form einer chinesischen notariellen Bescheinigung aufbereitet und anschließend je nach Bestimmungsland mit einer Apostille versehen oder konsularisch legalisiert werden.

Das allgemeine Verfahren umfasst in der Regel:

• Notarielle Beglaubigung: Das Führungszeugnis wird von einem chinesischen Notariat notariell beglaubigt und in der Regel zusammen mit einer Übersetzung in das notarielle Dokumentenpaket aufgenommen. Das Bestimmungsland sollte bereits in diesem Stadium angegeben werden, da die Anforderungen je nach Land unterschiedlich sein können.
• Apostille: Ist das Bestimmungsland Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens, wird die notarielle Bescheinigung beim Außenministerium der Volksrepublik China oder bei einem zuständigen lokalen Außenamt zur Apostillierung eingereicht.
• Konsularische Legalisation: Ist das Bestimmungsland kein Vertragsstaat des Haager Apostille-Übereinkommens, muss das Dokument in der Regel zunächst von der zuständigen chinesischen Behörde beglaubigt und anschließend vom Konsulat des Bestimmungslandes in China legalisiert werden.

Das Verfahren kann je nach Stadt, Aufenthaltsgeschichte des Antragstellers, Vollständigkeit der Unterlagen, notariellen Anforderungen und Bestimmungsland etwa 10–14 Tage oder länger dauern.

Hinweis: Einige ausländische Behörden können zusätzlich eine beglaubigte, beeidigte oder im Bestimmungsland zugelassene Übersetzung verlangen. Da Führungszeugnisse in der Regel nur für einen begrenzten Zeitraum aktuell sind, ist eine sorgfältige Planung im Voraus besonders wichtig.

Was kann schiefgehen, wenn Sie eine Apostille in China selbst beantragen?

Auf den ersten Blick mag das Apostilleverfahren in China unkompliziert erscheinen: Dokument vorbereiten, bei der zuständigen Behörde einreichen und das Ergebnis abwarten. In der Praxis treten jedoch häufig bereits vor der Ausstellung der Apostille Probleme auf – bei der Vorbereitung der Dokumente, der notariellen Beglaubigung, der Übersetzung oder der Einreichung.

• 1

  Falsche Art der notariellen Beglaubigung

  Der Notar oder die zuständige Beglaubigungsstelle muss wissen, dass das Dokument zur Verwendung im Ausland bestimmt ist und in welchem Land es vorgelegt werden soll. Wird die falsche Art der notariellen Bescheinigung erstellt, kann das Dokument möglicherweise weder zur Apostillierung noch von der ausländischen Empfangsbehörde akzeptiert werden.

• 2

  Dokument nicht für die Beglaubigung geeignet

  Einige Dokumente können nicht als Grundlage für eine chinesische notarielle Bescheinigung oder eine Handelsbescheinigung dienen. Probleme können auftreten, wenn das Dokument nicht in chinesischer Sprache vorliegt, keine ordnungsgemäße Unterschrift oder kein gültiges Siegel trägt oder nicht in einer amtlich vorgeschriebenen Form ausgestellt wurde.

• 3

  Übersetzung wird im Ausland möglicherweise nicht anerkannt

  Eine Übersetzung wird häufig in das chinesische notarielle Dokumentenpaket aufgenommen. Diese Übersetzung ersetzt jedoch möglicherweise nicht die von der zuständigen Empfangsbehörde im Bestimmungsland verlangte beglaubigte oder beeidigte Übersetzung.

• 4

  Falscher Einreichungsort

  Das Verfahren zur Apostillierung hängt in der Regel davon ab, wo die notarielle Bescheinigung oder Handelsbescheinigung ausgestellt wurde. Wird das Dokument über das falsche regionale Verfahren eingereicht, kann dies zu Verzögerungen oder einer Ablehnung führen.

• 5

  Probleme mit der Gültigkeitsdauer

  Einige chinesische Dokumente, wie Führungszeugnisse oder bestimmte amtliche Bescheinigungen, werden möglicherweise nur innerhalb eines begrenzten Zeitraums anerkannt. Wird das Verfahren falsch oder zu spät eingeleitet, kann das Dokument seine Gültigkeit verlieren, bevor es im Ausland verwendet werden kann.

• 6

  Anforderungen des Bestimmungslandes werden übersehen

  Selbst wenn die Apostille in China ordnungsgemäß ausgestellt wurde, kann die zuständige Empfangsbehörde im Ausland eigene Anforderungen an die Sprache, die Form des Dokuments, das Ausstellungsdatum, die Art der notariellen Beglaubigung oder eine zusätzliche beglaubigte Übersetzung stellen.

Ehemalige chinesische Staatsangehörige, die ihre Staatsangehörigkeit gewechselt haben

Für ehemalige chinesische Staatsangehörige, die eine andere Staatsangehörigkeit erworben haben, kann das Verfahren weniger flexibel sein als für ausländische Antragsteller, die nie die chinesische Staatsangehörigkeit besessen haben. Wenn für die betreffende Person in China noch eine aktive oder formal nicht abgeschlossene Haushaltsregistrierung besteht, können die Behörden Dokumente verlangen, die mit der früheren chinesischen Identität verbunden sind, wie den chinesischen Personalausweis und das Haushaltsregistrierungsbuch (Hukou).

Wenn diese Dokumente nicht mehr vorhanden sind oder nicht verlängert werden können, besteht der praktisch gangbarste Weg in der Regel darin, zunächst eine Bescheinigung über die Löschung der Haushaltsregistrierung (户籍注销证明) zu beschaffen. Erst nach Ausstellung dieser Bescheinigung kann der Antragsteller in der Regel die Ausstellung neuer chinesischer Dokumente beantragen und deren notarielle Beglaubigung und Apostillierung veranlassen.

Die Bescheinigung über die Löschung der Haushaltsregistrierung (户籍注销证明) kann in der Regel entweder über ein chinesisches Konsulat im Ausland oder durch persönliche Antragstellung bei der für den Ort zuständigen Polizeidienststelle eingeholt werden, an dem das ursprüngliche Hukou-Buch (户口本）registriert war.

Außenämter nach Provinzen

Die folgende Liste bietet einen kompakten Überblick über die zuständigen lokalen Außenämter in Festlandchina. Für Apostilleverfahren ist in der Regel das Außenamt zuständig, in dessen Gebiet das Dokument oder die notarielle Bescheinigung ausgestellt wurde.

Konsularische Legalisation chinesischer Dokumente für die Verwendung im Ausland

Für Länder, die nicht Vertragsparteien des Haager Apostille-Übereinkommens sind (z. B. die VAE), gilt anstelle der Apostille die konsularische Legalisation, auch als „Botschaftslegalisation“ bezeichnet. Eine vollständige Liste der Länder, die Apostillen anerkennen und verwenden, finden Sie hier.

Konsularische Legalisation bezeichnet das Verfahren zur Beglaubigung oder Bestätigung eines Rechtsdokuments, damit es von der Rechtsordnung eines ausländischen Staates anerkannt wird und dort volle Rechtswirkung entfalten kann. Die Legalisation wird von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des Landes vorgenommen, in dem das Dokument verwendet werden soll.

Die konsularische Legalisation ist komplexer, zeitaufwändiger und kostenintensiver als das einfachere Apostilleverfahren. Ein Dokument muss:

• von einem ermächtigten Übersetzer in die Sprache des Landes übersetzt werden, in dem das Dokument verwendet werden soll;
• die Übersetzung von einem Notar in China notariell beglaubigt werden;
• von der zuständigen Stelle des Außenministeriums der Volksrepublik China beglaubigt werden;
• vom Konsulat des Bestimmungslandes in China legalisiert werden.

Erst nach Abschluss dieser Verfahren gilt die Legalisation des Dokuments als vollständig, und das Dokument kann im Bestimmungsland verwendet werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Dokument nur im Hoheitsgebiet des Landes Rechtswirkung entfaltet, dessen konsularischer Stempel darauf angebracht ist, und nicht in anderen Ländern verwendet werden kann.

Die Gültigkeitsdauer der konsularischen Legalisation ist grundsätzlich nicht begrenzt. Allerdings können für die Gültigkeitsdauer der Dokumente selbst Beschränkungen gelten.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Apostille und konsularischer Legalisation von Dokumenten

Die Gemeinsamkeit von Apostille und konsularischer Legalisation besteht darin, dass beide Verfahren der Bestätigung eines öffentlichen Dokuments zur Vorlage bei Behörden und Institutionen in einem anderen Staat dienen. Dennoch gibt es wesentliche Unterschiede.

Beschaffung von Urkunden aus China

Wenn die wichtigen Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden oder aktuelle Kopien der Dokumente benötigt werden, ist die Neuausstellung der Dokumente erforderlich. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen außerhalb Chinas im Ausland auf Schwierigkeiten stoßen, neue Dokumente zu erhalten. Unsere Berater helfen Ihnen bei der Fernbeschaffung neuer Dokumente aus China und wir können den Versand Ihrer Dokumente per Kurier in die ganze Welt veranlassen.

Beglaubigte Übersetzung von Dokumenten aus China

In China gibt es keinen separaten Service für notarielle Übersetzungen — eine Übersetzung erhält nur dann rechtliche Gültigkeit, wenn sie Teil eines notariellen Zertifikats (公证书) ist.
Übersetzungen, die von normalen oder „zertifizierten“ Übersetzern in China erstellt wurden, werden im Ausland nicht anerkannt, wenn sie nicht Bestandteil eines notariellen Zertifikats sind.

Daher wird empfohlen, falls das Bestimmungsland eine Übersetzung verlangt, diese direkt im Land der Dokumentennutzung gemäß den dortigen Anforderungen anzufertigen.

Wird die Übersetzung mit einer Apostille beglaubigt?

Jedes ausländische Dokument, das in einem Land ausgestellt und in einem anderen Land verwendet wird, muss für die Verwendung im Ausland legalisiert werden. Daher muss die Echtheit einer beglaubigten Übersetzung aus China durch eine Apostille beglaubigt werden. Daher akzeptieren viele Behörden möglicherweise keine beglaubigten Übersetzungen aus China, wenn die Übersetzung in China nicht ordnungsgemäß für die Verwendung im Ausland beglaubigt wurde. Um diese Verwirrung zu vermeiden, sollten Übersetzungen besser im Bestimmungsstaat des Dokuments angefertigt werden.