Schmidt & Schmidt bietet aktuelle Handelsregisterauszüge aus Spanien mit Übersetzung an. Auf Wunsch kann der Handelsregisterauszug aus Spanien mit der Apostille beglaubigt werden.
Das Handelsregister - Registros Mercantiles - in Spanien hat eine lange Geschichte. Die Vorläufer sind ein Schiffs- und Flaggenregister - die Ordenanzas de Bilbao (1737), das Handelsgesetzbuch Código de Comercio von 1885, die Einrichtung des Handelsregisters von 1885 und die nachfolgenden Verordnungen von 1919 und vom 14. Dezember 1956 in der Fassung des Erlasses vom 21. Juli 1973. Heute arbeitet das Register auf Grundlage des Gesetzes von 1998.
Das Handelsregister ist eine öffentliche staatliche Einrichtung, die der Aufsicht des spanischen Justizministeriums unterliegt und von der Generaldirektion für Register und Notariate (DGNR) koordiniert wird. Das System ist dezentralisiert und besteht aus den Territorialregistern (Registros Mercantiles Territoriales) in jeder Provinzhauptstadt sowie dem Zentralen Handelsregister (Registro Mercantil Central) in Madrid. Die Eintragungen werden von bevollmächtigten Registerführern nach einer detaillierten Prüfung vorgenommen, was eine hohe Zuverlässigkeit der Daten garantiert. Das Register umfasst Informationen zu mehr als 3 Millionen Unternehmen.
Die Handelsregisterauszüge können verwendet werden:
- Um Informationen über Ihre Geschäftspartner aus Spanien zu bekommen und ihre Zuverlässigkeit zu überprüfen (Due Diligence)
- Bei der Vorbereitung von Außenhandelsverträgen und Transaktionen
- Bei der Einreichung von Gerichtsklagen und internationalen Gerichtsverfahren
- Für die Registrierung eines Joint-Ventures oder beim Kauf von Immobilien
- Um mögliche Arbeitgeber oder Auftragnehmer zu überprüfen
- Im Rahmen von Migrationsprozessen (z. B. Beantragung von Arbeitsvisa)
In Spanien gibt es folgende Register:
- Handelsregister („Registros Mercantiles“)
- Grundstücks- und Grundbuch („Registros de la Propiedad de Bienes Inmuebles“)
- Güterregister / Register für bewegliche Wirtschaftsgüter („Registros de la Propiedad de Bienes Muebles“)
- Register der Allgemeinen Vertragsbedingungen („Registro de Condiciones Generales de la Contratación“)
- Register für Genossenschaften („Registro de Cooperativas“)
- Register für Stiftungen („Registro de Fundaciones“)
Folgende Gesellschaften müssen sich ins Register eintragen lassen:
- Einzelunternehmer (Empresario Individual)
- Handelsunternehmen und Kapitalgesellschaften
- Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Personengesellschaften
- Kredit- und Versicherungsgesellschaften
- Pensionsfonds, Investitionsfonds
- Niederlassungen und Zweigstellen
- Ausländische Unternehmen und ihre in Spanien tätigen Niederlassungen
Handelsregisterauszüge aus Spanien sind in zwei Ausführungen erhältlich:
- Den einfachen Auszug (Nota informativa mercantil) gibt es in elektronischer Form. Er enthält alle grundlegenden Informationen, dient jedoch ausschließlich informativen Zwecken und besitzt keine rechtliche Beweiskraft als amtliches Dokument.
- Beim zertifizierten Auszug (Certificación) handelt es sich um eine beglaubigte Kopie eines beim Register eingereichten Dokuments, die vom Registerführer unterzeichnet und mit Dienstsiegel versehen wird. Er wird physisch in Papierform ausgestellt und besitzt volle Rechtskraft. Dieser Export ist für den internationalen Dokumentenverkehr und eine anschließende Apostillierung zwingend erforderlich.
Ein Auszug enthält die folgenden Informationen:
- Name des Unternehmens und Rechtsform
- Registrierungsnummer
- Geschäftsadresse und Kontaktinformationen
- Geschäftsfeld (Haupttätigkeit / Geschäftszweck)
- Stammkapital
- Zusammensetzung der Geschäftsführung und Vertretungsorgane
- Angaben zu Zweigniederlassungen
- Daten aus den Jahresabschlüssen
- Eintragungen über Insolvenz, Bankrott oder Liquidation
* Einige dieser Daten können für bestimmte Organisationen nicht öffentlich zugänglich sein oder sind nur gegen Aufpreis abrufbar.
Die Bearbeitung Ihrer Anfrage dauert ab 30 Minuten.
| Dienstleistung | Preis mit MwSt. 19% | Preis ohne MwSt. |
|---|---|---|
| Preis für elektronischen Handelsregisterauszug aus Spanien | ab 47,60 € | ab 40,00 € |
| Preis für einen Handelsregisterauszug aus Spanien mit Apostille ohne internationalen Versand | ab 357,00 € | ab 300,00 € |
Ein Jahresabschluss (Cuentas Anuales) besteht aus einer Bilanz, einer Gewinn- und Verlustrechnung, einem Prüfbericht der Wirtschaftsprüfer und einem Lagebericht der Geschäftsführung. Anhand dieser Informationen ist es möglich, ein umfassendes Bild über die Wirtschaftslage und finanzielle Situation eines Unternehmens zu gewinnen. Das Dokument wird in spanischer Sprache bereitgestellt.
Die Bearbeitung Ihrer Anfrage dauert ab 30 Minuten.
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| Preis für elektronischen Handelsregisterauszug aus Spanien | ab 47,60 € | ab 40,00 € |
| Preis für einen Handelsregisterauszug aus Spanien mit Apostille ohne internationalen Versand | ab 357,00 € | ab 300,00 € |
Die Suche nach Organisationen, an denen eine bestimmte natürliche Person beteiligt ist, ist im Handelsregister von Spanien anhand folgender Kriterien möglich:
- Vollständiger Name (führt jedoch aufgrund von Namensgleichheiten nicht immer zu einem eindeutigen Ergebnis)
- Ausländische Steuernummer / Steuer-ID (NIE)
Die Suche ausschließlich anhand von regulären Passdaten ist im System nicht möglich.
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Weiterhin werden die folgenden Unterlagen und Acts vom Handelsregister von Spanien geführt:
- Berichte und Berichterstattungen
- Gesellschaftsvertrag, Satzungen und ähnliche Dokumente
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| Preis für elektronischen Handelsregisterauszug aus Spanien | ab 47,60 € | ab 40,00 € |
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Suchkriterien und Steuernummern
Die Suche und Anforderung eines Auszugs sind nach folgenden Kriterien möglich:
- Vollständiger Name der Organisation
- Teilweiser Name in Verbindung mit der Geschäftsadresse
- Steuernummer des Unternehmens (CIF/NIF)
In Spanien gibt es drei Hauptarten von Identifikations- und Steuernummern:
- DNI (Documento Nacional de Identidad) – Nationale Identitätsnummer und Steuernummer für spanische Staatsbürger.
- NIE (Número de Identidad de Extranjero) – Identitätsnummer für Ausländer (auch steuerlich relevant).
- NIF (Número de Identificación Fiscal) – Steuernummer für juristische Personen (Unternehmen).
Die DNI besteht aus 8 Ziffern und einem Kontrollbuchstaben. Die NIE beginnt mit einem Buchstaben, der den Aufenthaltsstatus definiert, gefolgt von 7 Ziffern und einem Kontrollbuchstaben. Bei der NIF steht an erster Stelle ein Buchstabe, der die Gesellschaftsform definiert, gefolgt von 8 Ziffern.
Gesellschaftsformen in Spanien
Kapitalgesellschaften (Mit eigener Rechtspersönlichkeit):
- Sociedad anónima (SA) – Aktiengesellschaft
- Sociedad de responsabilità limitada (SRL / SL) – Gesellschaft mit beschränkter Haftung
- Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE) – Vereinfachte GmbH-Form für Neugründungen
- Sociedad Limitada Unipersonal (SLU) – Einpersonengesellschaft mbH
- Sociedad comanditaria por acciones (Soc. Com. p.a.) - Kommanditgesellschaft auf Aktien
Personengesellschaften und sonstige Formen (Ohne eigene Rechtspersönlichkeit):
- Empresario Individual – Einzelunternehmen / Freiberufler
- Sociedad Civil (SC) – Zivilgesellschaft (ähnlich der BGB-Gesellschaft)
- Sociedad colectiva (Soc.Col.) – Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Sociedad comanditaria simple (Soc.Com.) – Kommanditgesellschaft (KG)
Das spanische Transparenzregister / Register der wirtschaftlich Berechtigten (RBE)
Gemäß der Verordnung 319/2018 sind spanische Unternehmen verpflichtet, ihre wirtschaftlich berechtigten Eigentümer offenzulegen. Als wirtschaftlich Berechtigter gilt in diesem Fall eine natürliche Person, die direkt oder indirekt folgende Kriterien erfüllt und kontrolliert:
- Besitz von mehr als 25 % des Aktienkapitals des Unternehmens
- Kontrolle über mehr als 25 % der Stimmrechte des Unternehmens
- Direkte oder indirekte Kontrolle über die Geschäftsführung des Unternehmens auf andere Weise
Von dieser Meldepflicht sind lediglich börsennotierte Gesellschaften befreit. Darüber hinaus müssen Unternehmen, die über indirekte Eigentümerstrukturen verfügen, die zwischengeschalteten juristischen Personen in der Kontrollkette des spanischen Unternehmens offenlegen. Falls ein Unternehmen keine direkten oder indirekten wirtschaftlich Berechtigten hat, müssen die Mitglieder seines Leitungsorgans (Vorstand/Geschäftsführung) in der Erklärung identifiziert werden. In den Folgejahren muss diese Erklärung nur dann erneut eingereicht werden, wenn Änderungen bei den bereits gemeldeten wirtschaftlich Berechtigten eingetreten sind.
Wichtiger Hinweis: Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 22. November 2022 hat Spanien den freien öffentlichen Zugang zum Transparenzregister (RBE) beschränkt. Reguläre Antragsteller müssen nun ein „berechtigtes Interesse“ schriftlich und dokumentarisch nachweisen; jeder Antrag wird einzeln geprüft und kann abgelehnt werden. Ein uneingeschränkter Zugriff verbleibt nur zuständigen Behörden (Polizei, Steuerämter) sowie Notaren, Rechtsanwälten und Banken im Rahmen von KYC- und Geldwäscheprüfungen.
Dokumente gelöschter Unternehmen und Firmen im Status „Cierre Registral“
Informationen über gelöschte oder aus dem Register entfernte spanische Unternehmen bleiben im Archiv des Registro Mercantil erhalten. In solchen Fällen wird eine Bescheinigung mit dem Vermerk "Cancelación de asientos" (Löschung der Eintragungen) oder "Extinción" (Erlöschen der Gesellschaft) ausgestellt.
Der Sperrstatus (Cierre Registral): In Spanien wird das Registerblatt gesperrt (Cierre Registral bzw. "Hoja cerrada"), wenn ein Unternehmen länger als ein Jahr keinen Jahresabschluss (Cuentas Anuales) einreicht oder die UBO-Daten nicht aktualisiert. In diesem Fall verweigert der Registerführer neue Eintragungen, und die Beschaffung einer aktuellen amtlichen Bescheinigung (Certificación) für eine Apostille wird bis zur Behebung der Verstöße blockiert.
Apostille aus Spanien
Wenn Sie spanische Urkunden den ausländischen Behörden oder Gerichten vorlegen wollen, müssen diese Urkunden beglaubigt werden. Spanien ist seit 1978 Mitglied des multilateralen Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Das bedeutet, dass keine diplomatische Beglaubigung bzw. Legalisation von Urkunden aus Spanien für den Rechtsverkehr in einem anderen Mitgliedstaat des Übereinkommens erforderlich ist. Die Urkunden müssen lediglich mit einer "Apostille" versehen werden. Die Apostille bestätigt die Echtheit des Siegels und der Unterschrift, aber nicht die Authentizität des Inhalts. Nach einer beglaubigten Übersetzung entfalten diese Dokumente volle Rechtskraft.
Elektronische Auszüge (Nota informativa mercantil) können nicht apostilliert werden; es muss ein physisches Zertifikat (Certificación) beantragt werden. Bei einer Registersperre (Cierre Registral) ist die Ausstellung einer apostillierten Bescheinigung oft unmöglich. Auch wird die Apostillierung von Dokumenten oft abgelehnt, wenn Unternehmen im Verzug mit der Jahresberichterstattung sind, da ihr Status in diesem Fall als ordnungswidrig eingestuft wird.
Vergleich der Auszugsarten
| Merkmal | Elektronischer Auszug | Auszug mit Apostille |
|---|---|---|
| Format | PDF-Datei | Original in Papierform mit Apostille |
| Lieferzeit | Ab 30 Minuten | 2–3 Wochen (Beschaffung im Register + Legalisation) |
| Rechtskraft | Unverbindliche Information | Offizielles Dokument für Behörden und Gerichte |
| Beglaubigung | Nein | Ja (Apostille) |
| Verwendung | Partnerprüfung, Vertragsvorbereitung | Gerichtsverfahren, Kontoeröffnung bei Banken, Notartermine |
| Kosten | ab 40 € | ab 300 € |
Gültigkeitsdauer eines spanischen Registerauszugs
Die Gültigkeitsdauer hängt von den Anforderungen der empfangenden Stelle ab. In Spanien selbst gilt ein Handelsregisterauszug generell für 3 Monate als aktuell. Bei Verwendung im Ausland (z. B. Deutschland, Österreich) wird für digitale Auszüge empfohlen, Dokumente zu nutzen, die nicht älter als eine Woche sind. Für apostillierte Dokumente akzeptieren die meisten Institutionen ein Alter von bis zu 3-6 Monaten ab dem Ausstellungsdatum der Apostille.
Beglaubigte Übersetzungen
Schmidt & Schmidt bietet professionelle Übersetzungen durch öffentlich bestellte und vereidigte (ermächtigte) Übersetzer an. Wir können sowohl beglaubigte Übersetzungen durch in Spanien ansässige beeidigte Übersetzer (Traductor Jurado) als auch durch in Deutschland gerichtlich anerkannte Übersetzer organisieren. Die Kosten werden individuell auf Basis des konkreten Textumfangs berechnet.
Versand und Logistik
Nach Erhalt des Auszugs und seiner Apostillierung organisieren wir den weltweiten Kurierversand von Originaldokumenten aus Spanien. Wir nutzen zuverlässige Logistikpartner mit lückenloser Sendungsverfolgung, um eine sichere und termingerechte Zustellung zu gewährleisten.
Alle Abfragen und die Verarbeitung der Anfragen erfolgen in strenger Übereinstimmung mit der spanischen Gesetzgebung, den Anforderungen des spanischen Rechts und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Anfragen im elektronischen System werden innerhalb eines Werktages bearbeitet. Kurierkosten für den physischen Versand werden separat nach den Tarifen des Versanddienstleisters berechnet.
Vorabprüfungen, ob ein Unternehmen im spanischen Handelsregister verzeichnet ist, können Sie kostenfrei auf unserer Website anfragen.
