Schmidt & Schmidt bietet Legalisierungsdienstleistungen für in Saudi Arabien ausgestellte Dokumente an.
Saudi Arabien ist seit 2016 Mitglied des HCCH; Das Haager Übereinkommen über die vereinfachte Beglaubigung ist am 7. Dezember 2022 in Kraft getreten.
Die Apostille oder „Haager Apostille“ ist ein Zertifikat, dass die Herkunft einer öffentlichen Urkunde (z. B. einer Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, eines Urteils usw.) beglaubigt Handelsregisterauszug oder notarielle Beglaubigung). Es bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Autorität eines Beamten, der das öffentliche Dokument unterzeichnet hat.
In Saudi Arabien ausgestellte und mit einer Apostille beglaubigte Dokumente gemäß Haager Übereinkommen von 1961 werden in allen Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens anerkannt und erfordern keine andere Form der Beglaubigung, wie beispielsweise eine konsularische Legalisierung, was den Kosten- und Zeitaufwand für die Beglaubigung von Dokumenten erheblich reduziert. Bisher sind mehr als 120 Staaten der Konvention beigetreten.
Der Prozess der Legalisation von Dokumenten umfasst die Überprüfung der Echtheit des Dokuments durch den zuständigen Beamten. Nach diesem Verfahren wird dem Antragsteller in der Regel ein spezielles Zertifikat - eine Apostille - ausgestellt. Die Vertreter der Behörden bitten die Person, die das Dokument mit einer Apostille beglaubigt, darauf zu achten, dass die Bescheinigung ordnungsgemäß mit dem zu beglaubigenden Dokument verbunden wird.
Die Apostille ist für die Verwendung in den Staaten, die keine Vertragspartei des Haager Übereinkommens sind, nicht ausreichend. In diesem Fall gilt die konsularische Legalisation für eine öffentliche Urkunde.
Für die Erteilung der Apostille zuständige Behörden
- Außenministerium/ Ministry of Foreign Affairs
Die Behörde prüft sorgfältig, ob die Unterschriften, Stempel oder Siegel mit ihren eigenen Unterlagen übereinstimmen.
Die Apostille in Saudi-Arabien ist ein quadratischer Stempel in Arabisch oder Englisch mit der obligatorischen Überschrift „Apostille“ und einem Verweis auf das Haager Übereinkommen von 1961 in französischer Sprache (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Die Seiten der Apostille Urkunde müssen mindestens 9 Zentimeter lang sein.
Folgende Dokumente können beglaubigt werden:
- Handelsregisterauszug
- Urkunden des Personenstandes (Geburts-, Sterbe-, Heirats- und Scheidungsurkunden)
- Ausbildungsunterlagen (Zeugnisse, Atteste, Diplome)
- Gerichtsentscheidungen
- Notariell beglaubigte Kopien von Dokumenten
- Notariell beglaubigte Übersetzungen
- Sonstige notarielle Dokumente (Vollmachten, Testamente, Erklärungen)
- Handelspapiere, welche von einem staatlichen Registrationsorgan beglaubigt wurden (Satzungen, Bescheinigungen über Eintragungen, Steuerregistrierungen usw.)
Dokumenten Anforderungen für die Apostille in Saudi-Arabien
Saudi-Arabien gehört zu den 120 Ländern, die Apostille gemäß dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 anerkennen und ausstellen. Die Apostille dient als Bestätigung des offiziellen Status eines Dokuments.
Der Apostille-Prozess kann je nach Absender- und Empfängerland variieren. Um jedoch in Saudi-Arabien eine Apostille für ein Dokument zu erhalten, müssen Sie normalerweise die folgenden Schritte ausführen:
- Beschaffung des Originaldokuments für die Apostille;
- Überprüfung der Unterschrift auf dem Dokument durch die autorisierte Stelle;
- Ausstellung einer Apostille auf einem Dokument durch eine autorisierte Stelle;
- Einreichung des Dokuments zusammen mit der Apostille im Empfängerland.
Dieser Vorgang kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn er mehrere Dokumente und verschiedene Länder umfasst. Um einen reibungslosen und korrekten Apostillierungsprozess zu gewährleisten, empfehlen wir, sich von unseren Spezialisten beraten zu lassen, die mit den Anforderungen und Verfahren vertraut sind. Ihr Fachwissen kann dazu beitragen, Verzögerungen und Fehler bei der Beantragung der Apostille für Dokumente zu vermeiden.
Möglicherweise geltende Dokumentanforderungen:
- Bei dem Dokument muss es sich um ein Original oder eine beglaubigte Kopie handeln, die von der zuständigen Behörde ausgestellt wurde.
- Das Dokument sollte alle relevanten und genauen Informationen enthalten.
- Das Dokument muss in der Amtssprache des ausstellenden Landes verfasst sein oder in die Amtssprache des Landes übersetzt werden, in dem die Apostille beantragt wird.
- Die Apostille muss von der zuständigen Behörde gemäß den Vorschriften angebracht werden.
Die Apostille wird in einem einheitlichen Format ausgestellt. In Saudi-Arabien hat es die Form eines gedruckten Aufklebers mit der handschriftlichen Unterschrift eines Beamten, einem offiziellen Siegel und einem Hologramm.
In Fällen, in denen Apostillen nicht anerkannt werden, müssen Inhaber ausländischer Dokumente diese stattdessen legalisieren. Wenn jedoch das Bestimmungsland des Dokuments Apostillen anerkennt und ausstellt, ist eine Legalisierung nicht erforderlich.
Legalisierung von Bildungsdokumente zur Verwendung im Ausland
Damit in Saudi-Arabien ausgestellte Bildungsdokumente wie Schulzeugnisse, Zeugnisse über Universitätsabschlüsse, Immatrikulationsbescheinigungen und andere Zeugnisse im Ausland anerkannt und gültig werden, müssen sie einem Authentifizierungsprozess durch Legalisierung unterzogen werden.
Wenn es um die Beglaubigung von Diplomen und ähnlichen Bildungsdokumenten in Saudi-Arabien geht, müssen die Antragsteller dies in der Regel über das Außenministerium tun.
Um den Prozess der Authentifizierung ausländischer Bildungsdokumente für die Verwendung in Saudi-Arabien zu vereinfachen, bietet der Saudi Arabia Cultural Attaché (SACA) jetzt außerdem eine Online-Plattform an: Mosadaqa. Dies rationalisiert die Anfangsphase der Bescheinigung, die zuvor einen persönlichen Besuch bei SACA erforderte.
Ein solcher Ansatz stellt sicher, dass Bildungsdokumente die erforderliche rechtliche Autorität besitzen, sodass sie in verschiedenen Ländern anerkannt und verwendet werden können. Obwohl es sich hierbei um allgemeine Verfahren handelt, können die genauen Anforderungen variieren. Daher ist es ratsam, die spezifischen Schritte mit den zuständigen Behörden abzustimmen.
Verfahren für die Beantragung einer Strafregisterbescheinigung
- Besuchen Sie die nächstgelegene Polizeidienststelle und reichen Sie einen Brief beim Leiter der Kriminalpolizei ein, in dem Sie den Zweck Ihrer Anfrage angeben. Zum Beispiel die Institution oder Behörde, die die Strafregisterbescheinigung anfordert.
- Wenn Sie aus Saudi-Arabien sind, bringen Sie Ihren Original-Personalausweis und ein Farbfoto (6*4 cm) mit
- Wenn Sie im Königreich registriert sind, bringen Sie Ihren Reisepass und ein Farbfoto (6*4 cm) mit
- Ihre Fingerabdrücke werden vom Identitätsprüfer genommen
- Die Empfangsbestätigung gilt als Nachweis des Antrags. Auf der Quittung ist das Datum der Abholung des Strafregisterauszuges angegeben und wird nur gegen Vorlage ausgehändigt.
- Wenn Sie die Empfangsbestätigung verlieren, muss der Polizei ein Schreiben über den Verlust vorgelegt werden, das nach erfolgreicher Identitätsprüfung ersetzt wird.
- Nur mit der Empfangsbestätigung kann der Antragsteller die Strafregisterbescheinigung erhalten
Authentifizierung Ihrer Strafregisterbescheinigung
Nachdem die Berechtigung bei dem Land, in dem das Dokument verwendet werden soll, sichergestellt wurde, muss es vom saudischen Außenministerium und von der saudischen Botschaft oder dem saudischen Konsulat im Zielland beglaubigt werden.
Um die Apostille zu erhalten, muss man das Originaldokument zusammen mit einer zu beglaubigenden Kopie und einem ausgefüllten Antragsformular einreichen. Dieses Formular muss auf Englisch ausgefüllt werden und Informationen wie Name, Adresse, gültige E-Mail-Adresse und Kontakttelefonnummer enthalten. Bitte beachten Sie, dass die Apostille nur ein Jahr gültig ist.
Konsularische Legalisierung von Dokumenten aus Saudi-Arabien zur Verwendung im Ausland
Konsularische Legalisierung ist der Prozess der Authentifizierung oder Beglaubigung eines Rechtsdokuments, damit das Rechtssystem eines fremden Landes es als mit voller Rechtswirkung anerkennt und der vom Diplomaten oder Konsular durchgeführt wird Vertretung des Landes, in dem das Dokument verwendet werden soll.
Die konsularische Legalisierung ist komplexer, zeitaufwändiger und kostspieliger als das einfachere Apostilleverfahren. Die konsularische Legalisierung erfordert mehrere Vorbeglaubigungen, bevor eine öffentliche Urkunde bei der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes beglaubigt werden kann.
Dieses Verfahren ist erforderlich, wenn das Zielland die Apostillebeglaubigung nicht anerkannt oder akzeptiert. Man muss das Originaldokument zusammen mit allen erforderlichen Kopien oder Belegen bei der jeweiligen Konsularstelle einreichen. Die Konsularbeamten prüfen das Dokument, überprüfen seine Echtheit und bringen ihr Siegel oder ihren Stempel an, um seine Gültigkeit zu bestätigen.
Konsularische Legalisation von deutschen Urkunde zur Verwendung in Saudi Arabien
Im Legalisationsverfahren ist in der Regel zunächst die Vorbeglaubigung der Urkunde durch Behörden des Ausstellungsstaats erforderlich. Sollen deutsche öffentliche Urkunden im Ausland verwendet werden, so gibt es hierfür die Möglichkeit einer konsularischen Legalisation der Urkunde. Dies gilt nicht, wenn die Legalisation durch eine völkerrechtliche Vereinbarung ausgeschlossen und ggf. durch eine Apostille ersetzt wird. Ob eine konsularische Legalisation erforderlich ist, erfahren Sie von der ausländischen Stelle, bei der die deutsche Urkunde vorgelegt werden soll. Die konsularische Legalisation wird von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des betreffenden ausländischen Staates in Deutschland vorgenommen. In den deutschen Bundesländern ist dafür die Zuständigkeit unterschiedlich geregelt.
Das Legalisationsverfahren der deutschen Dokumente zur Verwendung in Saudi Arabien:
- Beglaubigte Übersetzung auf Arabisch oder Englisch
- Notarielle Beglaubigung der Übersetzung
- Vorbeglaubigung von der zuständigen Behörde:
vom Bundesverwaltungsamt Köln (BVA) sind vorzuglaubigen: Herstellererklärungen, Handelsregisterauszüge, Vollmachten, Verträge, Analysen-Zertifikate, Gesundheitszeugnisse, Dioxin-Zertifikate, Heirats- und Scheidungsurkunden, Geburts- und Sterbeurkunden, sowie Halal-Zertifikate. Veterinärbescheinigung, Genußtauglichkeits-Bescheinigungen.
Von der IHK sind vorzuglaubigen: Handelsrechnungen, Ursprungszeugnisse, SASO-Zertifikate, Verpackungslisten und Versicherungspolicen - Konsularische Legalisation durch die Botschaft Saudi Arabien in Deutschland
Die Hauptunterschiede zwischen einer Apostille und einer konsularischen Legalisation von Dokumenten
Das gemeinsame Merkmal von Apostille und konsularischer Legalisierung besteht darin, dass sie ein offizielles Dokument zur Vorlage bei Institutionen in einem anderen Land beglaubigen. Es gibt jedoch viele Unterschiede.
| Apostille | Konsularische Legalisierung | |
|---|---|---|
| Rechtswirkung | Kann in allen Ländern verwendet werden, die dem Haager Übereinkommen zur vereinfachten Legalisierung von Urkunden beigetreten sind. | Verwendung zwischen Staaten, von denen einer oder beide nicht Mitglied des Haager Übereinkommens sind oder wenn einer der Vertragsstaaten gegen den Beitritt des anderen protestiert hat. |
| Schwierigkeit | Mäßig. Um eine Apostille zu erhalten, wenden Sie sich an die zuständige Apostillebehörde des Herkunftsstaates des Dokuments. | Hoch. Für die konsularische Legalisierung müssen verschiedene inländische Behörden und eine diplomatische Vertretung des Bestimmungsstaates beteiligt sein. |
| Vorzertifizierung | Normalerweise nicht erforderlich. | Ist obligatorisch. |
| Beglaubigung bei der Botschaft des Bestimmungsstaates im Herkunftsstaat des Dokuments | Es ist nicht erforderlich, das Konsulat des Ziellandes zu kontaktieren. | Ist der letzte Schritt der Legalisierung. |
