Was brauchen wir – eine Apostille oder konsularische Beglaubigung? Was ist der Unterschied zwischen Apostille und konsularischer Legalisation? Warum kann ich meine Dokumente bei Reisen nach China nicht einfach mit einer Apostille versehen? Und vor allem: Wozu brauche ich das alles überhaupt?
Solche Fragen stellen sich sehr oft bei Menschen, die zum ersten Mal mit der Notwendigkeit konfrontiert sind, Dokumente für ihre Verwendung im Ausland zu beglaubigen. Warum akzeptieren ausländische Beamte unsere Dokumente nicht so wie sie sind?
Aber leider ist nicht alles so einfach. Versetzen Sie sich beispielsweise in die Lage eines Beamten aus der argentinischen Stadt Ushuaia, der einen in Chabarowsk geborenen, in Oslo promovierten und in Honiara auf den Salomonen ausgebildeten Arzt einstellen muss. Wie kann er die Echtheit einer Geburtsurkunde, eines Abschlusszeugnisses, eines Zertifikats überprüfen? Kann man von ihm verlangen, dass er weiß, wie die Originaldokumente aller Länder der Welt aussehen, von denen es heute etwa zweihundert auf der Landkarte gibt?
Anfangs wurde dieses Problem mit Hilfe der beidseitigen Beglaubigung von Urkunden gelöst, auf deren Grundlage es ein Verfahren gab, das als "konsularische Legalisation" bekannt war.
Abhängig vom jeweiligen Zustand hat dieses Verfahren bestimmte Merkmale, auf die wir etwas weiter unten eingehen werden, aber im Allgemeinen sieht es so aus:
- alle erforderlichen Unterschriften und Siegel werden auf dem Dokument angebracht;
- das Dokument wird von der konsularischen Abteilung des Außenministeriums des Landes beglaubigt, in dem es ausgestellt wurde;
- das Dokument wird im Konsulat (Konsularabteilung der Botschaft) des Staates legalisiert, in dem es verwendet werden soll;
- das Dokument wird in die Sprache des Staates übersetzt, in dem es verwendet wird.
Das Verfahren der konsularischen Legalisierung ist recht zuverlässig, hat aber zwei große Nachteile. Erstens ist es lang und kompliziert. Zweitens müssen Sie für jedes Land das Verfahren erneut durchlaufen.
1961 beschloss eine beträchtliche Anzahl von Staaten, dieses Problem zu beseitigen, indem sie das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation unterzeichneten.
Um ein Dokument auf dem Hoheitsgebiet aller Länder zu verwenden, die es unterzeichnet haben, genügt es gemäß dieser Konvention, es einmal mit einem besonderen Stempel („Apostille“) in dem Land zu beglaubigen, in dem es ausgestellt wurde. Dies vereinfacht die Aufgabe des bedingten Beamten aus Ushuaia, mit dem wir unsere Geschichte begonnen haben, erheblich. Selbst wenn er Zweifel an der Echtheit eines der Dokumente hat, muss er nicht beim Standesamt von Chabarowsk oder beim Universitätsbüro in Oslo nachfragen. Es reicht aus, die Echtheit der Apostille durch die Stelle zu überprüfen, die speziell zur Beglaubigung von Dokumenten nach dem Haager Übereinkommen befugt ist.
Vor allem aber hat die Haager Konvention das Leben nicht für Beamte, sondern für die Menschen erleichtert. Wenn Ihr Land die Konvention von 1961 ratifiziert hat, müssen Sie nicht mehr drei bis fünf Instanzen durchlaufen, um jedes Dokument zu legalisieren, und dann alles von Anfang an wiederholen, wenn das Dokument in einem anderen Land benötigt wird. Es reicht aus, einmal einen Stempel zu setzen.
Ist es wirklich so einfach und hat das Apostille-Verfahren Nachteile?
Leider gibt es Fallstricke. Erstens haben längst nicht alle Länder der Welt die Haager Konvention unterzeichnet. Sogar so große Länder wie Kanada und China verwenden das Verfahren der konsularischen Legalisierung. Zweitens sind in verschiedenen Ländern unterschiedliche Behörden für die Apostille zuständig (außerdem kommen je nach Art des Dokuments zwei oder drei pro Land vor). Drittens kann in einigen Ländern das Volumen der Dokumentenannahme begrenzt sein, und die Warteschlange für die Beglaubigung mit einer Apostille zieht sich über Monate hin. Viertens ist das Apostilleverfahren in einigen Staaten tatsächlich mehrstufig – vor der Annahme einer Urkunde kann der für die Beglaubigung zuständige Beamte verlangen, dass diese in weiteren Zwischeninstanzen beglaubigt wird. Dies gilt beispielsweise für die Vereinigten Staaten von Amerika. Fünftens wollen einzelne Staaten keine von einem bestimmten Land ausgestellten Dokumente akzeptieren. Zum Beispiel Deutschland, Österreich und Griechenland erkennt die usbekische Apostille nicht an. Deutschland und Österreich sowie Finnland - weigern sich, die Apostille aus der Philippinen anzunehmen.
Bevor Sie eine Apostille erhalten, ist es daher besser, das Verfahren auf speziellen Websites oder durch Kontaktaufnahme mit Fachleuten sorgfältig zu studieren. Dies gilt auch für konsularische Legalisierung. Die Situation damit in verschiedenen Ländern kann ziemlich verwirrend sein. Beispielsweise legalisiert London Dokumente ausschließlich mit Apostille – auch wenn Sie diese in Ländern verwenden möchten, die das Haager Übereinkommen nicht ratifiziert haben. Unter Berücksichtigung all dieser Feinheiten ist es im Allgemeinen besser, sich beraten zu lassen, um keine Zeit und kein Geld zu verschwenden.
