Die Beglaubigung von Urkunden mit der Apostille ist ein in vielen Situationen alternativloses Verfahren. Es muss bestanden werden, um Dokumente im Ausland auf dem Hoheitsgebiet von Staaten zu verwenden, die das Haager Übereinkommen von 1961 ratifiziert haben. Aber leider kommt es manchmal vor, dass die autorisierten Behörden die Apostille ablehnen. Die Situation ist unangenehm, aber meistens lösbar. Was kann man also in diesem Fall tun?
Zunächst sollte man den eigentlichen Grund für die Ablehnung verstehen.
Einige Dokumente unterliegen grundsätzlich nicht der Apostille – zum Beispiel Handels-, Zoll- und Ausweisdokumente. Wenn Sie keine Apostille erhalten haben, gibt es keinen Grund zur Panik. Auf dem Territorium aller Länder, in denen das Haager Übereinkommen in Kraft ist, sind sie sich seiner Anforderungen bewusst und werden das Fehlen der Apostille höchstwahrscheinlich mit Verständnis behandeln.
Außerdem kann das Dokument in einem unbrauchbaren Zustand sein: Laminiert, schäbig, zerrissen, mit unscharfen Siegeln und Unterschriften. In Russland geschieht dies manchmal mit Urkunden aus der Zeit der UdSSR (insbesondere den vom Standesamt ausgestellten). In einer solchen Situation wird die Apostille wahrscheinlich erst ausgestellt, nachdem Sie das Dokument erneut beschafft haben.
Wenn das Dokument jedoch dem Land, in dem es ausgestellt wurde, nicht zur Verfügung gestellt werden kann, kann leider höchstwahrscheinlich nichts unternommen werden, und es ist notwendig, das Verfahren zur Beschaffung des Dokuments durchzuführen. Dies gilt auch für Fälle, in denen der Behörde Fotokopien von Dokumenten anstelle ihrer Originale zur Verfügung gestellt wurden.
In vielen Ländern sind verschiedene Regierungsbehörden für die Apostillierung verschiedener Arten von Dokumenten verantwortlich. Beispielsweise kann die Staatsverwaltung in den Vereinigten Staaten nur auf lokaler Ebene ausgestellte Dokumente mit einer Apostille versehen, aber was Dokumente föderaler Strukturen betrifft, müssen sie vom Außenministerium oder dem Sekretariat der Bundesjustiz kontaktiert werden. Wenn Sie sich an die falsche Behörde gewendet haben, müssen Sie Ihre Dokumente erneut bei der Behörde einreichen, die dafür zuständig ist.
In vielen Ländern muss das Dokument vor der Apostillierung in den mit seiner Ausstellung verbundenen Strukturen vorbeglaubigt werden. Zum Beispiel ein Schulzeugnis - im örtlichen Bildungsministerium, ein ärztliches Attest - im Gesundheitsministerium und so weiter. Wenn Sie dies nicht tun, wird Ihnen das Dokument höchstwahrscheinlich ohne Apostille zurückgeschickt. Aber das Problem ist auch lösbar. Es reicht aus, die erforderlichen Unterschriften und Stempel anzubringen.
Schlimmer noch, wenn die zur Beglaubigung mit Apostille befugte Behörde keine Antwort auf eine Anfrage bezüglich der Echtheit der Unterschrift oder des Siegels auf dem Dokument von der Organisation erhalten kann, die es ausgestellt hat (in einigen Ländern ist dies erforderlich). Problematisch kann auch ein Dokument sein, das von einer Person unterzeichnet wurde, die dazu formal nicht berechtigt war. In beiden Fällen ist es notwendig, die Urkunden neu beschaffen zu lassen.
Darüber hinaus kann ein Brief mit einem Dokument unterwegs oder zwischen anderen Dokumenten in einer Behörde verloren gehen. In diesem Fall besteht die einzige Lösung darin, Ihr Dokument erneut zu erhalten.
Wenn das Dokument jedoch in gutem Zustand ist, aber Korrekturen darauf vorhanden sind, können Sie das Problem möglicherweise lösen, indem Sie die Person, die es Ihnen ausgestellt hat, bitten, eine Markierung wie “für die Richtigkeit” anzubringen.
Nun, im Allgemeinen treten Probleme mit der Apostille viel seltener auf, wenn dieser Prozess Fachleuten anvertraut wird, die sich ständig damit befassen.
