Die Beglaubigung von Urkunden mit einer Apostille ist in vielen Fällen ein notwendiger Schritt, wenn ein Dokument im Ausland verwendet werden soll. Die Haager Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift auf einer öffentlichen Urkunde sowie die Eigenschaft, in welcher die unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels. Sie ersetzt das aufwendigere Verfahren der konsularischen Legalisation zwischen den Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens.
Manchmal wird die Erteilung einer Apostille jedoch abgelehnt. Das bedeutet nicht unbedingt, dass das Dokument nicht verwendet werden kann. Entscheidend ist zunächst, warum die Apostille verweigert wurde. Je nach Ursache kann das Problem durch die Wahl der zuständigen Behörde, eine Vorbeglaubigung, die Beschaffung eines neuen Dokuments oder eine notarielle Beglaubigung gelöst werden.
Innerhalb der EU entfällt für viele Personenstandsurkunden (Geburt, Ehe, Führungszeugnis u. a.) die Apostillepflicht nach der Verordnung (EU) 2016/1191. Auch bilaterale Abkommen können eine Apostille überflüssig machen. Prüfen Sie daher vor jedem neuen Antrag, ob sie im konkreten Fall überhaupt erforderlich ist.
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Die häufigsten Gründe für die Ablehnung einer Apostille
1. Die falsche Behörde wurde kontaktiert
In Deutschland gibt es keine einzige zentrale Apostille-Behörde für alle Dokumente. Die Zuständigkeit richtet sich unter anderem nach der Art der Urkunde und dem Bundesland, in dem sie ausgestellt wurde.
Für Urkunden des Bundes ist grundsätzlich das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) zuständig. Bei Urkunden der Bundesländer gelten dagegen unterschiedliche Zuständigkeitsregelungen. Für bestimmte Verwaltungsurkunden sind beispielsweise Ministerien, Bezirksregierungen oder andere Landesbehörden zuständig; für Urkunden von Gerichten und Notaren können die Justizministerien oder Land- bzw. Amtsgerichtspräsidenten zuständig sein.
Wurde der Antrag bei der falschen Stelle eingereicht, kann die Apostille dort nicht erteilt werden. In diesem Fall muss das Dokument bei der tatsächlich zuständigen Apostille-Behörde eingereicht werden.
Ein Kunde reichte eine bayerische Geburtsurkunde beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Berlin ein. Das BfAA ist jedoch nur für Bundesurkunden zuständig – für Personenstandsurkunden aus Bayern ist die zuständige Landesbehörde verantwortlich. Nach Einreichung bei der richtigen Behörde wurde die Apostille erteilt.
Prüfen Sie zunächst, welche Behörde für genau diese Art von Urkunde zuständig ist. Häufig kann bereits die Stelle, die das Dokument ausgestellt hat, Auskunft über die zuständige Apostille-Behörde geben.
2. Die Unterschrift des Ausstellers kann nicht bestätigt werden
Eine Apostille bestätigt unter anderem die Echtheit der Unterschrift des Ausstellers. Die zuständige Behörde muss deshalb in der Lage sein, die Unterschrift zu überprüfen.
Probleme können beispielsweise entstehen, wenn:
- die Unterschrift des zuständigen Amtsträgers nicht hinterlegt ist;
- sich der Aussteller geändert hat und die neue Unterschrift noch nicht erfasst wurde;
- eine Person unterschrieben hat, deren Zeichnungsbefugnis nicht nachgewiesen werden kann;
- die Unterschrift oder der Stempel auf dem Dokument nicht eindeutig erkennbar sind.
Auch bei einer Unterschrift mit Zusätzen wie i.A. (im Auftrag) oder i.V. (in Vertretung) kann eine zusätzliche Prüfung erforderlich sein. Eine solche Unterschrift führt jedoch nicht automatisch in jedem Fall zur Ablehnung – entscheidend sind die jeweiligen Zuständigkeits- und Prüfregeln der Apostille-Behörde.
Eine Meldebescheinigung war von einer neuen Mitarbeiterin eines kleinen Einwohnermeldeamts unterzeichnet, deren Unterschriftsprobe bei der zuständigen Behörde noch nicht hinterlegt war. Die Apostillierung wurde abgelehnt. Nach Anforderung einer neuen Ausfertigung mit bestätigter Unterschrift konnte die Apostille erteilt werden.
Was tun?
In manchen Fällen kann die ausstellende Behörde die erforderliche Unterschrift oder Zeichnungsbefugnis bestätigen. Wenn eine solche Bestätigung nicht möglich ist, kann die Beschaffung einer neuen Ausfertigung des Dokuments erforderlich sein.
3. Das Dokument benötigt zunächst eine Vorbeglaubigung
Bei bestimmten Dokumenten reicht die Unterschrift des ursprünglichen Ausstellers für die Apostillierung nicht aus. Vor der Erteilung der Apostille muss das Dokument zunächst von einer anderen zuständigen Stelle vorbeglaubigt werden.
Welche Vorbeglaubigungen erforderlich sind, hängt vom Land, der Art des Dokuments und den jeweiligen nationalen Vorschriften ab.
Eine notarielle Vollmacht sollte für die Verwendung im Ausland apostilliert werden. Der Antrag wurde zurückgewiesen, weil die notarielle Urkunde zunächst vorbeglaubigt werden musste. Erst nach dieser Vorbeglaubigung konnte die zuständige Behörde die Apostille erteilen.
Was tun?
Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Apostille-Behörde, welche Vorbeglaubigung für Ihr Dokument erforderlich ist. Erst danach kann der Antrag erneut eingereicht werden.
4. Das Dokument liegt nicht in der erforderlichen Form vor
Nicht jedes Dokument kann unmittelbar apostilliert werden. Die Apostille-Konvention bezieht sich auf öffentliche Urkunden. Dazu gehören insbesondere Urkunden von Gerichten und Behörden sowie notarielle Urkunden und bestimmte amtliche Beglaubigungen.
Ein privater Vertrag, eine private Erklärung oder ein anderes privates Dokument kann daher nicht ohne Weiteres unmittelbar mit einer Apostille versehen werden. Je nach nationalem Recht kann zunächst beispielsweise die notarielle Beglaubigung einer Unterschrift erforderlich sein.
Bei elektronischen Dokumenten gelten ebenfalls besondere Regeln. Ein einfacher Ausdruck einer PDF-Datei ist nicht automatisch einer öffentlichen Originalurkunde gleichgestellt. Je nach Land können jedoch elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Apostillen ausdrücklich vorgesehen sein.
Ein Kunde legte einen privatschriftlichen Vertrag mit der Bitte um Apostillierung vor. Da es sich nicht um eine öffentliche Urkunde handelte, war eine direkte Apostillierung nicht möglich. Nach notarieller Beglaubigung der Unterschriften konnte die notarielle Urkunde anschließend apostilliert werden.
Was tun?
Prüfen Sie, ob Sie das Original, eine beglaubigte Kopie, eine notarielle Beglaubigung oder einen amtlich bestätigten Ausdruck benötigen. Entscheidend sind die Anforderungen des Staates, in dem das Dokument ausgestellt wurde.
5. Das Dokument ist beschädigt, laminiert oder enthält problematische Veränderungen
Ein Dokument muss sich in einem Zustand befinden, der eine zuverlässige Prüfung der Unterschrift, der Siegel und seiner Echtheit ermöglicht.
Probleme können beispielsweise auftreten, wenn das Dokument:
- laminiert ist;
- stark beschädigt oder eingerissen ist;
- unleserliche oder beschädigte Siegel und Unterschriften aufweist;
- nachträgliche Änderungen oder fremde Eintragungen enthält;
- durch zusätzliche Aufkleber oder Stempel in seiner ursprünglichen Form verändert wurde.
Insbesondere laminierte Dokumente können in der Praxis problematisch sein, weil die erforderlichen amtlichen Vermerke nicht ordnungsgemäß auf dem Original angebracht werden können.
Eine Kundin brachte eine laminierte Geburtsurkunde zur Apostillierung. Der amtliche Vermerk konnte nicht ordnungsgemäß auf dem Original angebracht werden, und die Echtheit von Siegel und Unterschrift war unter der Folie nicht zweifelsfrei prüfbar. Eine neue Ausfertigung beim zuständigen Standesamt löste das Problem.
Was tun?
In vielen Fällen ist es am einfachsten, bei der ausstellenden Behörde eine neue Ausfertigung oder einen Ersatz des beschädigten Dokuments zu beantragen.
6. Es wurde die falsche Dokumentenversion eingereicht
Auch ein grundsätzlich apostillierbares Dokument kann zurückgewiesen werden, wenn nicht die erforderliche Version vorgelegt wird.
Dies kann beispielsweise vorkommen, wenn:
- anstelle des geforderten Originals lediglich eine einfache Kopie eingereicht wird;
- eine beglaubigte Kopie benötigt wird, aber nur eine unbeglaubigte Kopie vorliegt;
- eine aktuelle Personenstandsurkunde verlangt wird, aber ein veraltetes Dokument vorgelegt wird;
- bei einem elektronischen Dokument lediglich ein gewöhnlicher Ausdruck eingereicht wird;
- bei Bildungsdokumenten nicht die von der zuständigen Behörde verlangte Ausfertigung verwendet wird.
Ob eine beglaubigte Kopie anstelle des Originals akzeptiert wird, hängt sowohl vom Recht des Ausstellungsstaates als auch von den Anforderungen des Staates ab, in dem das Dokument verwendet werden soll.
Für die Verwendung in Spanien wurde ein einfacher Ausdruck einer elektronischen Meldebescheinigung eingereicht. Die zuständige Apostille-Behörde akzeptierte diesen jedoch nicht als apostillierfähige Urkunde. Nach Beschaffung einer geeigneten papiernen Ausfertigung konnte die Apostille erteilt werden.
Was tun?
Vor der erneuten Antragstellung sollte geklärt werden, welche konkrete Dokumentenversion benötigt wird.
Was ist bei privaten Dokumenten zu beachten?
Ein privater Vertrag oder eine private Erklärung ist nicht allein deshalb eine öffentliche Urkunde, weil sie für ein internationales Verfahren benötigt wird. Die Haager Apostille kann jedoch unter bestimmten Voraussetzungen auf eine amtliche Bescheinigung oder eine notarielle Beglaubigung angebracht werden. Die Konvention erfasst ausdrücklich unter anderem notarielle Urkunden und amtliche bzw. notarielle Beglaubigungen von Unterschriften auf privat unterschriebenen Dokumenten.
Deshalb kann beispielsweise bei einer privaten Vollmacht zunächst eine notarielle Beglaubigung der Unterschrift erforderlich sein. Anschließend kann die notarielle Urkunde bzw. Beglaubigung – sofern die nationalen Voraussetzungen erfüllt sind – apostilliert werden.
Was tun, wenn das Dokument grundsätzlich nicht apostilliert werden kann?
Nicht jedes Dokument fällt unter das Haager Apostille-Übereinkommen. Insbesondere sind bestimmte Dokumente vom Anwendungsbereich des Übereinkommens ausgeschlossen. Dazu gehören unter anderem Dokumente diplomatischer oder konsularischer Vertreter sowie bestimmte Verwaltungsdokumente, die sich unmittelbar auf Handels- oder Zollgeschäfte beziehen.
Außerdem kann zwischen dem Ausstellungsstaat und dem Bestimmungsstaat ein anderes internationales Abkommen gelten, das eine Apostille überflüssig macht oder ein anderes Verfahren vorsieht.
Deshalb sollte vor einer erneuten Antragstellung immer geprüft werden, ob für das konkrete Dokument und das konkrete Zielland überhaupt eine Apostille erforderlich ist. Das Auswärtige Amt weist ebenfalls darauf hin, dass je nach Verhältnis zwischen den Staaten eine Apostille, eine Legalisation oder ein anderes Verfahren erforderlich sein kann.
Was tun, wenn die Apostille wegen des Dokuments selbst abgelehnt wurde?
Wenn die Urkunde beschädigt, unleserlich, veraltet oder in einer nicht geeigneten Form ausgestellt wurde, reicht es häufig nicht aus, den Antrag einfach erneut einzureichen.
In solchen Fällen kann es erforderlich sein:
- eine neue Ausfertigung des Dokuments zu beantragen;
- eine erforderliche Vorbeglaubigung einzuholen;
- eine notarielle Beglaubigung vornehmen zu lassen;
- die richtige Version des Dokuments zu beschaffen;
- den Antrag bei der zuständigen Apostille-Behörde erneut einzureichen.
Bei älteren Personenstandsurkunden kann insbesondere die Beschaffung einer neuen Ausfertigung sinnvoll sein. Bei bestimmten alten Urkunden kann eine Apostillierung des ursprünglichen Dokuments nicht möglich sein, sodass stattdessen ein neues Dokument beantragt werden muss.
Weitere Informationen zu den Besonderheiten der Apostillierung sowjetischer Urkunden und zu den Anforderungen in den einzelnen Nachfolgestaaten der UdSSR finden Sie in unserem Beitrag „Wie apostilliert man Dokumente aus der UdSSR?“.
Die Anforderungen des Bestimmungslandes beachten
Eine weitere wichtige Unterscheidung: Die Erteilung einer Apostille und die spätere Anerkennung des Dokuments im Ausland sind zwei verschiedene Vorgänge.
Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher die unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels. Sie bestätigt jedoch nicht den Inhalt des Dokuments und bedeutet nicht automatisch, dass ein ausländisches Amt das Dokument für eine bestimmte rechtliche oder administrative Verfahren anerkennen muss.
Vor der Beantragung einer Apostille sollten daher die Anforderungen der Stelle geprüft werden, bei der das Dokument später vorgelegt werden soll. Je nach Zielland können zusätzliche Anforderungen an folgende Punkte bestehen:
- das Ausstellungsdatum des Dokuments;
- das erforderliche Original oder eine beglaubigte Kopie;
- die Übersetzung;
- die Form der Übersetzung;
- die Reihenfolge von Übersetzung und Apostillierung;
- zusätzliche Beglaubigungen.
Wenn die Anforderungen des Bestimmungslandes nicht berücksichtigt werden, garantiert auch eine ordnungsgemäß erteilte Apostille nicht die spätere Anerkennung des Dokuments.
Was tun, wenn die Apostille abgelehnt wurde?
Wenn die zuständige Behörde die Apostille verweigert, sollte zunächst der konkrete Ablehnungsgrund geklärt werden. In vielen Fällen handelt es sich nicht um ein endgültiges Hindernis.
Je nach Situation kann die Lösung darin bestehen, die zuständige Behörde zu kontaktieren, eine Vorbeglaubigung einzuholen, eine notarielle Beglaubigung vorzunehmen, eine neue Ausfertigung des Dokuments zu beschaffen oder den Antrag bei der richtigen Apostille-Behörde erneut einzureichen.
Wenn die Ursache der Ablehnung unklar ist, kann es sinnvoll sein, die Urkunde zunächst von einem spezialisierten Dienstleister prüfen zu lassen. So lässt sich häufig feststellen, ob das vorhandene Dokument apostilliert werden kann oder ob zunächst eine neue Urkunde bzw. eine zusätzliche Beglaubigung erforderlich ist.
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Wie können wir Ihnen helfen?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Apostillierung und Legalisation von Dokumenten zur Verwendung im Ausland. Wenn die Erteilung einer Apostille abgelehnt wurde oder Sie unsicher sind, ob Ihr Dokument die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt, können Sie sich jederzeit an Schmidt & Schmidt wenden. Wir prüfen die vorliegenden Unterlagen, klären die zuständige Behörde und unterstützen Sie bei der Beschaffung neuer Dokumente, erforderlichen Vorbeglaubigungen, notariellen Beglaubigungen, Übersetzungen sowie der anschließenden Apostillierung oder Legalisation. Dank unserer langjährigen Erfahrung können wir Sie auch dann unterstützen, wenn die Beschaffung oder Legalisierung eines Dokuments besondere Schwierigkeiten bereitet.
FAQ: Ablehnung einer Apostille
Grundsätzlich ist die Ablehnung eine Verwaltungsentscheidung, gegen die je nach Behörde und Bundesland Rechtsmittel möglich sein können. In der Praxis ist es jedoch meist schneller und einfacher, den Ablehnungsgrund zu beheben — etwa durch eine Vorbeglaubigung, eine neue Ausfertigung oder die Einreichung bei der zuständigen Stelle — als ein förmliches Rechtsmittelverfahren zu führen.
Das hängt vom Ablehnungsgrund ab. Ist lediglich die Einreichung bei der richtigen Behörde erforderlich, kann die Apostille oft innerhalb weniger Tage erteilt werden. Muss eine neue Personenstandsurkunde beschafft werden, sind je nach Standesamt in der Regel ein bis drei Wochen einzuplanen. Bei erforderlichen Vorbeglaubigungen oder notariellen Beglaubigungen kommen weitere Bearbeitungszeiten hinzu.
Nein, das Dokument selbst bleibt gültig. Für die Apostillierung ist eine Laminierung jedoch häufig ein Hindernis, weil der amtliche Vermerk nicht ordnungsgemäß auf dem Original angebracht werden kann und die Echtheit von Siegel und Unterschrift unter der Folie nicht zuverlässig prüfbar ist. In solchen Fällen ist meist eine neue Ausfertigung bei der ausstellenden Behörde erforderlich.
Eine einfache Kopie ist keine öffentliche Urkunde und kann daher in der Regel nicht direkt apostilliert werden. Möglich ist jedoch die Apostillierung einer notariell oder behördlich beglaubigten Kopie. Ob die beglaubigte Kopie im Zielstaat anerkannt wird oder ob dort das Original verlangt wird, hängt von den Anforderungen der jeweiligen ausländischen Stelle ab.
Die Gebühr für die Apostille selbst liegt in Deutschland je nach zuständiger Behörde und Bundesland meist zwischen 15 und 30 Euro pro Urkunde. Hinzu können Kosten für eine neue Ausfertigung des Dokuments, notarielle Beglaubigungen, Vorbeglaubigungen sowie gegebenenfalls Übersetzungen kommen. Die genauen Beträge richten sich nach der Gebührenordnung der jeweiligen Behörde.
Die Apostille wird ausschließlich in den Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens anerkannt. Für Staaten, die dem Übereinkommen nicht beigetreten sind oder die Anwendung im Verhältnis zu Deutschland ablehnen, ist stattdessen eine konsularische Legalisation erforderlich. Zudem bedeutet eine erteilte Apostille nicht automatisch, dass die ausländische Behörde das Dokument inhaltlich anerkennt — die konkreten Anforderungen des Bestimmungslandes sollten
