Diplome, Zertifikate und andere Bildungsdokumente, die in der Schweiz ausgestellt wurden, haben im Ausland keine rechtliche Gültigkeit. In der Praxis bedeutet dies, dass ein solches Dokument ohne Legalisierung nicht für die Zulassung zu Studiengängen auf Master- oder Doktoratsniveau oder für eine Anstellung in öffentlichen Institutionen verwendet werden kann.
Wenn Sie Ihr Schweizer Diplom in einem Land verwenden möchten, das das Haager Übereinkommen von 1961 unterzeichnet hat, kann es durch ein vereinfachtes Verfahren, das als Apostille bekannt ist, legalisiert werden.
Warum und in welchen Fällen wird eine Apostille benötigt?
Die Apostille, auch "Haager Apostille" genannt, ist ein Zertifikat, das den Ursprung eines öffentlichen Dokuments (z. B. einer Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, eines Urteils, eines Auszugs aus einem Register oder einer notariellen Beglaubigung) authentifiziert. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Autorität des Beamten, der das öffentliche Dokument unterzeichnet hat.
Kommerzielle Dokumente können nicht apostilliert werden. Wenn Sie beispielsweise ein Zertifikat über den Abschluss von Bildungsprogrammen von einem privaten Unternehmen erhalten haben, das keine Bildungszulassung hat, können Sie dieses nicht mit einer Apostille beglaubigen lassen. Nur Dokumente von zertifizierten Bildungseinrichtungen mit offizieller staatlicher Lizenz können durch das Apostillierungsverfahren legalisiert werden.
Es sollte jedoch beachtet werden, dass die Apostille den Vorgang der Dokumentenausstellung und die Echtheit der Unterschrift eines autorisierten Beamten bestätigt, jedoch keinen automatischen Zugang zu Arbeiten in spezialisierten Bereichen gewährt.
Der Apostillenstempel kann nur im Land des Ausstellungsortes des Dokuments angebracht werden. Es ist nicht möglich, dies über diplomatische oder konsularische Vertretungen zu tun. Das System der Dokumentenbeglaubigung durch Apostille in Spanien ist relativ einfach: Die Apostille wird entweder auf notariell beglaubigte Kopien von Diplomen gesetzt, die von lokalen Notaren bei der Notarkammer der autonomen Region, in der der Notar registriert ist, angefertigt werden. Oder auf das Originaldiplom, wenn die Universität das Diplom im Büro des Dekans beglaubigt. Der zweite Weg ist deutlich komplexer und teurer, jedoch gibt es für ausländische Behörden in der Regel keinen Unterschied, ob die Apostille auf der notariellen Kopie oder auf dem Original angebracht ist.
Wann ist eine Apostille nicht erforderlich?
Die meisten kommerziellen Organisationen verlangen bei der Einstellung von Mitarbeitern für Positionen, die keinen speziellen Zugang erfordern, keine Apostillierung des Diploms. Darüber hinaus muss das Diplom nicht apostilliert werden, wenn zwischen der Schweiz und einem anderen Land ein besonderes Abkommen besteht (wie zum Beispiel bei den EU-Ländern, in denen ein einheitliches Bildungssystem innerhalb der gesamten EU gilt).
Der Prozess der Apostillierung von Diplomen in der Schweiz
In der Schweiz kann der Prozess der Apostillierung eines Diploms je nach Kanton, in dem das Diplom ausgestellt wurde, variieren.
Das System zur Beglaubigung von Dokumenten mit einer Apostille in der Schweiz funktioniert folgendermaßen:
- Authentifizierung des Diploms: Zuerst muss das Diplom bei der zuständigen Schweizer Behörde zur Beglaubigung eingereicht werden. Dies kann je nach Institution entweder das kantonale Bildungsdepartement oder die Schweizerische Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK) sein.
- Übermittlung an das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA): Nachdem das Diplom von der zuständigen Schweizer Behörde authentifiziert wurde, muss es an das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) zur Apostillierung weitergeleitet werden.
- Apostillierung: Das EDA fügt dem Diplom eine Apostille hinzu, die seine Echtheit und rechtliche Gültigkeit für die Verwendung in Ländern bestätigt, die Parteien des Haager Übereinkommens zur Abschaffung der Legalisation von ausländischen öffentlichen Urkunden sind. Es ist wichtig zu beachten, dass die spezifischen Anforderungen und Verfahren zur Apostillierung je nach Bildungseinrichtung und dem vorgesehenen Verwendungszweck des Dokuments variieren können.
Erforderliche Dokumente für die Legalisierung:
- Das Originaldiplom;
- Falls erforderlich, das Original des Diplomsupplements.
Das Aussehen der Apostille in der Schweiz ist in allen Kantonen einheitlich und unterscheidet sich nur durch das kantonale Siegel.
Was ist eine Apostille?
In unserem Video erklären wir, was eine Apostille ist, warum sie benötigt wird, wie und wo sie erhältlich ist und die Geschichte der Dokumentenapostillen.
Wenn Sie eine Apostille auf einem im Ausland ausgestellten Dokument anbringen müssen, wenden Sie sich an Schmidt & Schmidt.
Wir bieten Apostille-Dienste in mehr als 100 Ländern weltweit an.
Dokumentenversand
Da in der Schweiz notarielle Kopien nur bei Vorlage des Originaldokuments erstellt werden, ist es notwendig, das Dokument direkt nach Schweiz zu senden. Die Kosten für den Kurierdienst werden nach den Tarifen der Kurierunternehmen berechnet.
Konsularische Legalisierung
Wenn Ihr Diplom in einem Land verwendet werden soll, das nicht Teil der Haager Konvention ist, wie China, die Vereinigten Arabischen Emirate oder Ägypten, muss das Dokument einer konsularischen Legalisierung unterzogen werden. Dies ist ein komplizierterer Prozess als die Apostillierung. Das Verfahren der konsularischen Legalisierung von Diplomen in der Schweiz erfolgt in mehreren Schritten:
- Beglaubigung durch die zuständige Schweizer Behörde Das Diplom muss von der entsprechenden Schweizer Behörde beglaubigt werden, wie zum Beispiel der kantonalen Bildungsabteilung oder der Schweizer Konferenz der kantonalen Bildungsminister (EDK). Es ist wichtig zu beachten, dass die spezifischen Anforderungen für die Beglaubigung je nach beteiligter Behörde variieren können und Notarisierungen, Übersetzungen und/oder andere unterstützende Dokumente erforderlich sein können.
- Einreichung beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) Nachdem das Diplom beglaubigt wurde, muss es beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) zur Zertifizierung eingereicht werden. Das EDA kann zusätzliche Dokumente oder Gebühren anfordern, und die Bearbeitungszeiten können je nach Arbeitsaufkommen und anderen Faktoren variieren.
- Beglaubigung durch die Botschaft oder das Konsulat des Ziellandes Nach der Zertifizierung durch das EDA muss das Diplom zur weiteren Beglaubigung an die Botschaft oder das Konsulat des Ziellandes übergeben werden. Die Botschaft oder das Konsulat kann einen Termin verlangen oder spezielle Dokumente anfordern, und Gebühren für die Beglaubigung können anfallen.
- Rückgabe des beglaubigten Dokuments Nachdem die Botschaft oder das Konsulat das Diplom beglaubigt hat, wird es an den Antragsteller zurückgegeben, damit es im Zielland verwendet werden kann. Der gesamte Prozess kann zeitaufwendig sein.
Es ist wichtig zu beachten, dass die spezifischen Anforderungen und Verfahren für die konsularische Legalisierung je nach Land sowie der jeweiligen Botschaft oder dem Konsulat variieren können. Außerdem kann die konsularische Legalisierung ein langwieriger und komplexer Prozess sein, weshalb ausreichend Zeit für jeden Schritt und mögliche Verzögerungen eingeplant werden sollte.
Übersetzung von Bildungsdokumenten
Um ein Bildungsdokument im Ausland zu verwenden, muss nach der Legalisierung eine offizielle notariell beglaubigte Übersetzung angefertigt werden. Wenn die Übersetzung von einem zertifizierten Übersetzer in der Schweiz vorgenommen wird, wird sie von den offiziellen Behörden nicht akzeptiert.
Die Übersetzung des Dokuments muss unbedingt eine Überprüfungsprozedur durchlaufen. Dies ist der Prozess, bei dem die vorbereitete Übersetzung dem Absolventen zur Überprüfung der korrekten Schreibweise des Vor- und Nachnamens, der studierten Disziplinen und der Themen der wissenschaftlichen Arbeiten gesendet wird, da bei der Übersetzung Ungenauigkeiten auftreten können.
Eine notarielle Übersetzung kann an eine apostillierte notariell beglaubigte Kopie des Dokuments angehängt werden.
Was ist konsularische Legalisierung?
In unserem Video erklären wir, was konsularische Legalisierung ist und wo man sie beantragen kann.
Was kommt als Nächstes?
Sobald Sie Ihr Diplom legalisiert und eine notariell beglaubigte Übersetzung erhalten haben, gelten Ihre Unterlagen als offiziell geeignet, um das Verfahren zur Anerkennung ausländischer Bildungsdokumente einzuleiten. In Deutschland ist je nach Bundesland und Abschlussart eine unterschiedliche Behörde zuständig, in vielen Fällen jedoch das Zentrale Prüfungsamt (ZAB) oder eine ähnliche Stelle. Dort wird Ihr Diplom geprüft und gegebenenfalls für akademische oder berufliche Zwecke anerkannt.
Was kommt als Nächstes?
Sobald Sie Ihr Diplom legalisiert und eine notariell beglaubigte Übersetzung erhalten haben, gelten Ihre Unterlagen als offiziell geeignet, um das Verfahren zur Anerkennung ausländischer Bildungsdokumente einzuleiten. In Deutschland ist je nach Bundesland und Abschlussart eine unterschiedliche Behörde zuständig, in vielen Fällen jedoch das Zentrale Prüfungsamt (ZAB) oder eine ähnliche Stelle. Dort wird Ihr Diplom geprüft und gegebenenfalls für akademische oder berufliche Zwecke anerkannt.
Wie können wir Ihnen helfen?
Wenn Sie sich außerhalb von Schweiz befinden, helfen wir Ihnen gerne bei der Apostillierung und Legalisierung von Dokumenten für die Verwendung im Ausland.
Sie können sich jederzeit an die Firma Schmidt & Schmidt wenden. Wir verfügen über umfassende Erfahrung in der Legalisierung verschiedener Dokumente und bieten alle notwendigen Dienstleistungen in diesem Bereich an, einschließlich der Anfertigung notarieller Kopien, Übersetzungen, der Vorbereitung erforderlicher Vollmachten, der Legalisierung von Dokumenten bei staatlichen Stellen und Konsulaten ausländischer Staaten sowie der Zustellung der fertigen Dokumente in die meisten Länder der Welt.
Weitere Informationen zum Verfahren der Legalisierung und Apostillierung finden Sie auf unserer Website.
Schmidt & Schmidt hilft Ihnen bei allen Fragen zur Legalisierung. Schmidt & Schmidt bietet Legalisierungsdienste in mehr als 80 Ländern weltweit an.
Sie können jederzeit Schmidt & Schmidt kontaktieren, wir haben umfangreiche Erfahrung in der Legalisierung verschiedenster Dokumente und bieten alle notwendigen Dienstleistungen in diesem Bereich an, einschließlich der Erstellung beglaubigter Kopien, Übersetzungen, der Vorbereitung der erforderlichen Vollmachten, der Legalisierung von Dokumenten vor staatlichen Behörden und ausländischen Konsulaten sowie der Zustellung der fertigen Dokumente in die meisten Länder der Welt.
