Am 31. Dezember 2025 ist die Sozialistische Republik Vietnam dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 beigetreten, das die Pflicht zur Legalisation ausländischer öffentlicher Urkunden aufhebt und auch als Apostille-Konvention bekannt ist. Dies geht aus einer Mitteilung auf dem offiziellen Portal der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht hervor.
Wozu wird eine Apostille benötigt
Seit dem Entstehen der ersten staatlichen Dokumente steht die Menschheit vor dem Problem, dass deren Verwendung außerhalb des Ausstellungsstaates oft schwierig ist. Ausländische Behörden akzeptieren im Ausland ausgestellte Dokumente unter Umständen nicht – sei es aus politischen Gründen oder weil ihre Echtheit nicht zuverlässig überprüft werden kann. Teilweise wurde dieses Problem durch die Verwendung von Stempeln, den Abschluss internationaler Abkommen sowie durch diplomatische und konsularische Vertretungen im Ausland gelöst.
In einer späteren Phase wurde die konsularische Legalisation zur allgemeinen Lösung für die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwendung nationaler Dokumente im Ausland. Dabei handelt es sich um ein komplexes, mehrstufiges Verfahren, bei dem das Dokument zunächst vom Außenministerium oder einer anderen zuständigen Behörde des Ausstellungsstaates bestätigt und anschließend von der Botschaft oder dem Konsulat des aufnehmenden Staates beglaubigt wird.
In vielen Fällen muss ein Dokument zunächst zertifiziert werden, und nach der Bestätigung auf nationaler Ebene ist außerdem eine offizielle Übersetzung erforderlich. Für die konsularische Legalisation müssen daher in der Regel mindestens zwei bis drei Behörden aufgesucht, Gebühren mehrfach bezahlt und das Dokument übersetzt werden (in manchen Fällen sogar zweimal). Das Verfahren ist zeitaufwendig, teuer und kompliziert.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, wurde 1961 das Haager Übereinkommen zur Abschaffung der Legalisation ausländischer öffentlicher Urkunden unterzeichnet. Nach diesem internationalen Übereinkommen reicht für die Verwendung eines Dokuments, das in einem der Vertragsstaaten ausgestellt wurde, im Hoheitsgebiet aller anderen Vertragsstaaten die Anbringung einer Apostille aus.
Eine Apostille ist eine international standardisierte Form zur Bestätigung der Echtheit und Rechtsgültigkeit eines Dokuments für die Verwendung in Staaten, die diese Form der Legalisation anerkennen. In der Regel handelt es sich dabei um einen speziellen Stempel oder ein Zertifikat. In den letzten Jahren hat sich zudem die elektronische Apostille (e-Apostille) verbreitet – ein besonderer digitaler Vermerk, der die Echtheit von elektronisch ausgestellten Dokumenten bestätigt.
Wenn ein Staat Apostillen aus einem bestimmten Land nicht anerkennen möchte, kann er gegen die Teilnahme dieses Landes an dem Übereinkommen Einspruch erheben oder eine entsprechende Erklärung abgeben. In diesem Fall findet das Apostille-Verfahren zwischen diesen Staaten keine Anwendung.
Die Apostillierung ist deutlich einfacher und praktischer als die konsularische Legalisation. Aus verschiedenen politisch-rechtlichen Gründen sind jedoch viele Staaten, darunter auch große Länder, dem Haager Übereinkommen lange Zeit nicht beigetreten. In den letzten Jahren ist weltweit jedoch ein regelrechter Boom der Apostillierung zu beobachten.
Das Übereinkommen trat im Jahr 2019 für die Kooperative Republik Guyana und die Philippinen in Kraft, im Jahr 2020 für Palau und Jamaika, im Jahr 2022 für Indonesien und Saudi-Arabien, im Jahr 2023 für Senegal, Pakistan und China, im Jahr 2024 für Ruanda und Kanada und im Jahr 2025 für Bangladesch. Algerien ist dem Übereinkommen ebenfalls beigetreten, Thailand bereitet derzeit seinen Beitritt vor.
Indonesien ist zudem zu einer Art „Botschafter“ der Apostillierung geworden. Die indonesischen Behörden werben aktiv dafür, dass Staaten, die dem Übereinkommen bislang noch nicht beigetreten sind, sich ihm anschließen.
Wie Vietnam der Apostille-Konvention beigetreten ist
Vietnam gehörte lange Zeit zu den Staaten, die dem Übereinkommen von 1961 nicht beigetreten waren. Trotz eines dynamischen Wirtschaftswachstums (Vietnam belegt weltweit Platz 25 beim BIP nach Kaufkraftparität) und einer hohen Attraktivität für ausländische Investitionen (Platz 22 weltweit) kam dort weiterhin das vergleichsweise umständliche Verfahren der konsularischen Legalisation zur Anwendung.
In den letzten Jahren entwickelte sich dieses Legalisationssystem jedoch zunehmend zu einem Hemmnis für die wirtschaftliche Entwicklung. Im Jahr 2025 schafften die vietnamesischen Behörden für Investoren bei mehreren Verwaltungsverfahren sogar die Pflicht zur Legalisation ausländischer Dokumente ab. Dennoch war eine grundlegende Lösung erforderlich.
Am 31. Dezember 2025 hat die Sozialistische Republik Vietnam schließlich ihre Beitrittsurkunde zur Apostille-Konvention hinterlegt. Verwahrstaat ist das Außenministerium der Niederlande. Einwände anderer Vertragsstaaten gegen den Beitritt Vietnams sind bislang nicht eingegangen – sie haben hierfür jedoch eine Frist von sechs Monaten.
Derzeit sind 129 Staaten Vertragsparteien des Übereinkommens von 1961. Für Vietnam tritt es am 11. September 2026 in Kraft. Bis zu diesem Zeitpunkt können ausländische Dokumente in Vietnam – mit Ausnahme einzelner Sonderfälle – nur nach vorheriger konsularischer Legalisation verwendet werden.
Als zuständige Behörde für die Apostillierung von Dokumenten in Vietnam wurde das Außenministerium bestimmt, konkret der Konsularische Dienst innerhalb der Zentrale des Außenministeriums in Hanoi sowie das Amt für auswärtige Angelegenheiten der Stadt Ho-Chi-Minh-Stadt.
Nach Einschätzung von Experten wird die Einführung der Apostille die Verwaltungsverfahren in Vietnam vereinfachen, sich positiv auf das Investitionsklima auswirken und das Leben von Menschen im Rahmen internationaler Migrationsprozesse erleichtern.
Der Beitritt zur Apostille-Konvention entspricht der Politik von Partei und Regierung zur Förderung der Verwaltungsreform, der digitalen Transformation und der internationalen Integration. Es wird erwartet, dass dies zu wesentlichen Änderungen bei den Verfahren zur Verwendung ausländischer öffentlicher Dokumente in Vietnam führt und damit die Position, das Ansehen und die Autorität Vietnams in den internationalen Rechtsbeziehungen stärkt, Empfehlungen internationaler Organisationen umsetzt und zur Verbesserung des Geschäftsumfelds, zur Steigerung der nationalen Wettbewerbsfähigkeit sowie zur Gewinnung externer Ressourcen beiträgt.
— heißt es in einer offiziellen Erklärung des vietnamesischen Justizministeriums.
Das Ministerium teilte außerdem mit, dass die zuständigen Stellen bereits an der Ausarbeitung der erforderlichen rechtlichen Grundlagen und der Infrastruktur für die Durchführung der Apostillierung in Vietnam arbeiten.
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