GLN- und GTIN-Nummer bei EAC Zertifizierung und EAC Deklarierung

Im Bereich des internationalen Handels besteht die Tendenz Prozesse innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Dafür wurden die GLN und GTIN-Nummer eingeführt. Für die Einfuhr von Waren in das Gebiet der EAWU sowie für deren erfolgreichen Verkauf ist außerdem eine Konformitätsbestätigung erforderlich, für deren Ausstellung die Angabe der GLN und/oder GTIN erforderlich ist. In diesem Artikel geht es darum, was GLN und GTIN-Nummern sind, wozu sie dienen, welche Vorteile sie haben und welche Rolle sie bei der EAC Konformitätsbewertung spielen.

GLN-Nummer

Was ist die GLN-Nummer?

Die GLN-Nummer (Global Location Number) ist eine Globale Standortnummer oder globale Identifikationsnummer. Der internationale Sondercode wird in elektronischen Datenaustausch- und E-Commerce-Systemen verwendet. Damit wird der genaue Standort von dem Hersteller, den physischen Objekten und Funktionseinheiten bestimmt.
Die GLN-Nummer besteht aus 13 Ziffern, von denen die letzte die Prüfziffer bezeichnet. Die GLN bietet einen eindeutigen Verweis auf die Agentur oder Produktions- oder Funktionseinheit eines Unternehmens. Damit kann jede für die Lieferkette erforderliche Einheit identifiziert und eine einzige E-Commerce-Lösung zwischen Auftragnehmern erstellt werden.

Zweck der GLN-Nummer

Die GLN-Nummer hilft bei der Identifizierung von Objekten innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Diese Nummer gibt Auskunft über die Art des Objekts (z.B. Produktionsstätte, Verkaufsbüro, Firmensitz), Region, Postanschrift, Kontaktdaten und Personen, Bankangaben, Lieferbedingungen und -beschränkungen usw.

Vor allem wird die GLN-Nummer verwendet, um Informationen über folgende Objekte/Subjekte zu identifizieren:

Physischen Lokationen
Digitalen Lokationen
Juristischen Entitäten
Funktionen des Objekts

Bei dem Elektronischen Datenaustausch (EDI - Electronic Data Interchange) sind strenge Normen eingesetzt. Daher ist der elektronische Datenaustausch ohne GLN nicht möglich. Da jedes Land seine eigenen Kodierungssysteme eingeführt hat, sollte bei der Erstellung internationaler Handelsdokumente ein einheitliches Format verwendet werden. Die GLN-Nummer dient als universelles Identifikationsmittel.

Bei Papierdokumenten müssen für jede Transaktion in Verträgen und Rechnungen die Namen, Adressen und Einzelheiten der Parteien der Handelstransaktionen angegeben werden. Dies kann fehleranfällig sein und erfordert eine ständige Aktualisierung aller Arbeitsunterlagen. Im elektronischen Dokumentenfluss, insbesondere bei direkter Interaktion zwischen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), Arbeitsstationen und Informationssystemen verschiedener Geschäftspartner, reicht es aus nur die GLN-Nummer anzugeben. Damit können automatisch alle benötigten Informationen erhalten werden. Die Daten, auf die die GLN-Nummer zugreift, werden von Partnern in internen Systemen und im globalen Register gespeichert.

Mit Hilfe von der GLN-Nummer werden Objekte sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens identifiziert. Wenn ein Unternehmen einzelne Objekte in der Lieferkette identifizieren muss, wird für jedes von ihnen eine eigene GLN eingerichtet (z. B. für Verteilzentren in verschiedenen Regionen). Deswegen kann im elektronischen Dokumentenumlauf ein Verteilzentrum von einem anderen unterschieden werden.

Darüber hinaus können mit der GLN-Nummer nicht nur den Standort von Objekten, sondern auch einzelne Teile dieser Orte (z.B. Etagen, Räume, bestimmte Stellen in Regalen, Liegeplätze im Hafen usw.) bestimmt werden. Mit speziellen Komponenten müssen nicht separate GLN-Nummer verwendet werden. Eine GLN-Nummer darf für verschiedene Regale im Lager benutzt werden (in Form von GLN+x, GLN+y, GLN+z). Dies ist besonders nützlich für Bestandsmanagement- und Tracking-Lösungen.

Mit dem Wachstum der Organisation, ihrer Expansion, der Eröffnung neuer Filialen kann eine GLN-Nummer nicht ausreichen. In diesem Fall müssen zusätzliche Nummern vergeben werden. Beispielsweise können Nummern für unterschiedliche Funktionalitäten verschiedenen Abteilungen zugeordnet werden: z.B. Fuhrpark, Zusammensetzung, Buchhaltung. Mehrere verschiedene Abteilungen eines Unternehmens können unterschiedliche GLN-Nummern verwenden. Damit kann der Partner verstehen, an welche Abteilung die Unterlagen gesendet werden müssen. Eine solche Struktur ist auch für Unternehmen relevant, deren Struktur unterschiedliche Hersteller für jede Branche verantwortlich sind.

GLN-Nummer im EAC Konformitätsbewertungsverfahren

In den letzten Jahren wurden Änderungen bezüglich der Angabe von GLN- und GTIN-Nummern bei dem Konformitätsbewertungsverfahren vorgenommen. Eines dieser Dokumente ist die Verordnung des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung und Handel Nr. 877 vom 30. Dezember 2020, die Änderungen bezüglich der Angabe der GLN-Nummer des Herstellers und der GTIN-Nummer von Produkten im EAC Deklarierungsverfahren bestimmt. Am 1. Juli 2021 wurde der Regierungsbeschluss Nr. 936, der das Verfahren für die Registrierung von EAC Deklarationen festlegt, sowie Regierungsbeschluss Nr. 935 zur Änderung der Beschluss Nr. 1856 angenommen.

Nach den Regelungen sind im Antrag auf Eintragung der EAC Deklaration bzw. bei der Eintragung der Angaben zum EAC Zertifikat in das einheitliche Register folgende Daten anzugeben:

den Namen und den Ort des Herstellers der Produkte, die Anschrift (Anschriften) des Ausübungsortes (der Ausübungsorte) der Tätigkeit zur Herstellung von Produkten, einschließlich der Angabe der globalen Lokationsnummer GLN-Nummer

Liegen keine Angaben zur GLN-Nummer vor, sind folgende Informationen anzugeben:

eine andere individuelle Kennung, die es ermöglicht, die Adresse (Adressen) des Ausübungsortes (der Ausübungsorte) der Tätigkeit zur Herstellung von Produkten aus der Liste dieser Identifikatoren automatisch zu identifizieren

Sollten es keine Informationen über die globale Lokationsnummer GLN (Global Location Number) und über eine andere individuelle Kennung vorhanden sein, sind folgende Daten anzugeben:

geographische (geozentrische) Koordinaten (Breitengrad, Längengrad) des Ausübungsortes (der Ausübungsorte) der Tätigkeit zur Herstellung von Produkten, die aus den Signalen des GLONASS (Globales Satellitennavigationssystem) bestimmt werden

Wie erhält man die GLN-Nummer?

Um eine GLN-Nummer zu erhalten, muss ein Unternehmen Mitglied im nationalen GS1-Verband werden. GS1 ist ein Netzwerk von internationalen Non-Profit-Organisation, die für die Standardisierung der Buchführung und Barcodes von Logistikeinheiten verantwortlich ist. In jedem Land gibt es offizielle Betreiber des angegebenen Verbands, die an der Prüfung von Anträgen und Dokumenten, Vergabe von GLN-Nummern beteiligt sind. Um eine GLN-Nummer zu erhalten, müssen ein Antrag ausgefüllt, ein bestimmtes Dokumentenpaket bereitgestellt und einen Mitgliedsbeitrag bezahlt werden. Abhängig von der erforderlichen Anzahl von GLN-Nummern, des Jahresumsatzes der Organisation, den erforderlichen zusätzlichen Nummern (z.B. GTIN), variiert der Preis des Mitgliedsbeitrags.

GTIN-Nummer

Die GTIN-Nummer (Global Trade Item Number) ist die Nummer eines bestimmten Produkts in der internationalen Produktdatenbank. Die GTIN-Nummer ermöglicht eine weltweit eindeutige Identifizierung des Produktes.

Besonderheiten der GTIN-Nummer

GTIN-Nummer enthält keine Informationen zum Produkt
GTIN-Nummer dient der eindeutigen Identifizierung von Waren in jedem Land der Welt und kann keiner anderen Ware zugeordnet werden. Die Verwaltung der GTIN-Nummer in jedem Land obliegt der Organisation GS1
GTIN-Nummer hat eine klare Struktur. Sie ist nach bestimmten Regeln aufgebaut. Je nach Verwendungszweck des Produkts kann diesem eine GTIN-Nummer mit 8, 12, 13 oder 14 Stellen zugewiesen werden
GTIN-Nummer wird gemäß den Standardregeln als Barcode zugestellt

Arten der GTIN-Nummer

Die Länge der GTIN-Nummer hängt von der Art des Produkts und dem Land, in dem es verkauft wird, ab. Hier sind die Arten von GTIN-Nummer, die am meisten verwendet werden:

UPC oder GTIN-12 (in Nordamerika) - 12-stellige Nummer. Achtstellige UPC-E-Kennungen müssen in 12-stellige UPC-A umgewandelt werden
EAN oder GTIN-13 (in Europa) - 13-stellige Nummer
JAN oder GTIN-13 (in Japan) - 8 oder 13 Ziffern
ISBN (für Bücher) - 13-stellige Nummer. Wenn Sie nur eine ISBN-10-Kennung haben, müssen Sie diese in das ISBN-13-Format konvertieren
ITF-14 oder GTIN-14 (für Multipacks) - 14-stellige Nummer

Verwendung von GTIN-Nummern

GTIN-Nummer im Handel

Für den Verkauf eines Produkts oder dessen Annahme ist ein Mittel zur automatischen Identifizierung des Produkts erforderlich. Dafür wird ein Barcode verwendet, damit alle Prozesse schnell und ohne Personalfehler ablaufen.

Globaler Barcode GTIN-Nummer ist genau dafür verwendet, um eine einzige Datenbank mit Barcodes für die ganze Welt zu erstellen.

GTIN-Nummer und obligatorische Produktkennzeichnung

Seit 2019 führt die Russische Föderation die obligatorische Kennzeichnung bestimmter Warengruppen im System “Tschestnij Znak” (“ehrliches Zeichen”) ein. Einer der Schritte bei der Kennzeichnung von Waren ist die Zuweisung einer GTIN-Nummer. Ohne GTIN-Code ist es nicht möglich, Waren zu kennzeichnen und dementsprechend in das Gebiet der EAWU auszuführen.

Wenn die Produkte einer obligatorischen Produktkennzeichnung unterliegen, ist folgendes zu beachten:

die Produkte, die einer obligatorischen Produktkennzeichnung unterliegen, dürfen nicht ohne GTIN-Nummer verkauft werden. Wenn die Nummer vom Unternehmen generiert wird, eignet er sich für die interne Buchhaltung des Unternehmens, jedoch nicht für das Inverkehrbringen von Produkten
Die Nummer werden von GS1 vergeben. Die Organisation stellt sicher, dass jedem Artikel, der mit einer GTIN in den Verkauf geht, ein eindeutiger Code zugewiesen wird
Die Global Trade Item Number sieht in allen Branchen gleich aus. Die GTIN-Nummern für Milchprodukte, Arzneimittel, Schuhe oder andere Produkte basiert auf dem gleichen Prinzip. Um Informationen zu einem Produkt zu erhalten, wird keine spezielle Ausrüstung benötigt. Die Nummer wird von einem handelsüblichen Scanner in einem Smartphone gelesen oder auf speziellen
Webseiten Zahlen eingegeben

Vorteile von GTIN-Nummern

Die GTIN-Nummer wird in 135 Ländern weltweit verwendet, da sie den Warenverkehr und die dazugehörigen elektronischen Dokumente zwischen den Teilnehmern der Lieferkette vereinfacht. Darüber hinaus ist jeder Artikel auf allen Verpackungsstufen eindeutig gekennzeichnet. Es gibt folgende Vorteile der GTIN-Nummer:

Die GTIN-Nummern sind für alle Branchen geeignet
Die GTIN-Nummern sind weltweit einzigartig. GS1 Organisation garantiert, dass jeder Artikelnummer eine eindeutige Nummer zugeordnet wird. Es gibt 111 Vertretungen in verschiedenen Ländern, die Nummern generieren und Informationen in das allgemeine Register eingeben
Die GTIN-Nummern sind vor Fehlern geschützt. Die GTIN-Nummer haben eine feste Länge und ein einfaches Zahlenformat. Die Nummer ist leicht in der globalen Datenbank nachzuverfolgen. Damit wird die Nummer korrekt geschrieben und gelesen
Die GTIN-Nummern sind für alle Teilnehmer der Lieferkette geeignet. Der Markeninhaber weist dem Produkt eine Nummer zu. Aber dann kann sie von internen Benutzern und allen Handelspartnern verwendet werden. Eine Nummer kann für eine Reihe identischer Produkte verwendet werden
Die GTIN-Nummern werden für die automatisierte Datenerfassung verwendet. Die internationale GTIN-Nummer wird nicht nur in Form eines Barcodes auf Waren aufgebracht. Es wird als Teil von DataMatrix-Codes oder RFID-Tags eingegeben. Die Nummern können in einer Produktion oder einem Lager schnell gescannt werden und dem Eigentümer Informationen darüber vermitteln, wo sich die Waren befinden

GTIN-Nummer im EAC Konformitätsbewertungsverfahren

Nach den vorstehenden Regelungen sind im Antrag auf Eintragung der EAC Deklaration bzw. bei der Eintragung der Angaben zum EAC Zertifikat in das einheitliche Register folgende Daten anzugeben:

Global Trade Item Number (GTIN) (falls vorhanden, nach Wahl des Antragstellers)

Das heißt, wenn das Produkt im System “Tschestnij Znak” (“ehrliches Zeichen”) nicht kennzeichnungspflichtig ist, ist die Angabe der GTIN-Nummer bei der EAC Deklaration oder EAC Zertifizierung des Produkts optional und erfolgt nach Wahl des Antragstellers.

Wie wird die GTIN-Nummer erhalten?

Um eine GTIN-Nummer zu erhalten, muss ein Unternehmen Mitglied im nationalen GS1-Verband werden. GS1 ist ein Netzwerk von internationalen Not-for-Profit-Organisation, die für die Standardisierung der Buchführung und Barcodes von Logistikeinheiten verantwortlich ist. In jedem Land gibt es offizielle Betreiber des angegebenen Verbands, die an der Prüfung von Anträgen und Dokumenten, Vergabe von GTIN-Nummern beteiligt sind. Um eine GTIN-Nummer zu erhalten, müssen ein Antrag ausgefüllt, ein bestimmtes Dokumentenpaket bereitgestellt und einen Mitgliedsbeitrag bezahlt werden. Abhängig von der erforderlichen Anzahl von GTIN-Nummern, des Jahresumsatzes der Organisation, den erforderlichen zusätzlichen Nummern (z.B. GLN), variiert der Preis des Mitgliedsbeitrags.

Die GLN- und GTIN-Nummern wurden dafür eingeführt, um die Arbeit innerhalb von Organisationen sowie beim Verkauf von Waren zu vereinheitlichen und zu erleichtern. Ihr Einsatz kann dazu beitragen, menschliche Fehler zu vermeiden, die Prozesse des Waren- und Datenaustauschs reibungsloser und schneller zu gestalten sowie Absatzmärkte zu erweitern und neue Kunden zu gewinnen.