Was ist Mitarbeiter-Onboarding?
Das Mitarbeiter-Onboarding ist der Prozess, in dem neue Mitarbeiter mit der Organisation, Arbeitsabläufen, Personen, der Kultur und der Mission unseres Unternehmens vertraut gemacht werden.
Das Onboarding beinhaltet vor allem die Klärung administrativer Formalitäten und die Einführung neuer Mitarbeiter in ihren Arbeitsplatz, Arbeitsabläufe, das Team, Unternehmensrichtlinien und die Unternehmenskultur.
Ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding zielt darauf ab, unsere neuen Mitarbeiter mit den Werkzeugen und Methoden auszustatten, die ihnen helfen, produktive Mitglieder unseres Teams zu werden und sich in das kollektive, soziale und Arbeitsumfeld zu integrieren. Während der Einarbeitung erfahren die Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird und wie unser Unternehmen funktioniert.
Idealerweise sollte ein Mitarbeiter innerhalb von drei Monaten in allen Aspekten in unser Unternehmen integriert sein: Arbeitsabläufe, das Team und die Unternehmenskultur. Erst wenn der Mitarbeiter vollständig integriert ist, kann die Einstellung und damit auch der Einarbeitungsprozess als erfolgreich betrachtet werden.
Ziele des Onboardings:
Das Onboarding ist wichtig, weil sie dazu beiträgt, neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand zu bringen und ihre Wahrnehmung von unserem Unternehmen, seiner Kultur und seinen Werten zu prägen.
Es hat zwei Hauptziele:
- Erhöhung der Geschwindigkeit und Effizienz der Integration eines neuen Mitarbeiters in die Aktivitäten des Unternehmens
- Sicherstellung, dass der Mitarbeiter die Ziele, Aufgaben, Mission und Kultur unseres Unternehmens versteht und annimmt
Das primäre Ziel des Onboarding ist es also, die Produktivität und Motivation neuer Mitarbeiter zu erhöhen und die Loyalität zu unserem Unternehmen zu fördern. Dies hat eine positive Auswirkung auf unseren Ruf als Arbeitgeber und reduziert die Mitarbeiterfluktuation.
Ergebnisse des Mitarbeiter-Onboardings
Ein gut strukturiertes Mitarbeiter-Onboarding für neue Mitarbeiter verbessert die Mitarbeiterbindung und erhöht die Produktivität. Ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding macht unsere neuen Mitarbeiter nicht nur mit der Unternehmenskultur, ihren Verantwortlichkeiten und ihren Kollegen richtig vertraut, sondern hilft auch, dass sich neue Mitarbeiter in unserem Unternehmen wohler fühlen.
Das Mitarbeiter-Onboarding umfasst drei Hauptkomponenten, die Mitarbeiter beherrschen müssen:
- Menschen - Aufbau von zwischenmenschlichen und abteilungsübergreifenden Beziehungen innerhalb des Unternehmens
- Prozesse - Schulung neuer Mitarbeiter in den grundlegenden Regeln, Normen, Vorschriften und Richtlinien, die unser Unternehmen definieren
- Technologien - Vertraut machen der Mitarbeiter mit den von unserem Unternehmen verwendeten Technologien, Schulung neuer Mitarbeiter in ihren Arbeitsaufgaben und Einführung der erwarteten Ergebnisse
Wie bewerten wir die Ergebnisse des Mitarbeiter-Onboardings?
Der einfachste Weg, um festzustellen, ob jemand gut eingearbeitet ist, besteht darin, zu fragen, ob er seine Rolle kennt, wie Erfolg in dieser Rolle aussieht und ob er sich in der Organisation zu Hause fühlt. Wenn nicht, war das Onboarding nicht erfolgreich, und der Mitarbeiter benötigt möglicherweise weitere Unterstützung.
Erfolgreiches Onboarding hat eine Reihe von offensichtlichen Ergebnissen, die durch Mitarbeiterfeedback identifiziert werden können. Nach erfolgreiches Onboarding hat ein Mitarbeiter:
- Seine Kollegen kennengelernt
- Beziehungen zu seinem direkten Vorgesetzten aufgebaut
- Fühlt sich in der Organisation zu Hause
- Versteht seine Rolle und Arbeit
- Versteht klar seine Leistungskriterien
- Hat Zugang zu allen Ressourcen, die für eine effektive Arbeit benötigt werden
Was erwarten unsere Mitarbeiter von dem Onboarding?
Mitarbeiter haben bestimmte Erwartungen, wenn sie einen neuen Job beginnen. Sie möchten nicht nur auf freundliche Weise begrüßt werden, sondern auch mit den Strukturen und ihren Aufgaben vertraut gemacht werden. Insbesondere möchten sie:
- Am ersten Tag das Team kennenlernen
- Ihren Vorgesetzten treffen
- Erwarten einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz und ordnungsgemäß konfigurierte Zugriffsrechte auf die Infrastruktur des Unternehmens
- Einen Mentor haben, der sie durch den Arbeitsprozess führt
- Angemessene Schulungen zu allen notwendigen Tools und Prozessen erhalten
- Regelmäßiges Feedback erhalten, um ihre Arbeit besser bewerten zu können
Phasen des Onboardings
Der Onboarding-Zeitraum beginnt, sobald ein Bewerber ein Stellenangebot annimmt. Er endet, wenn der Mitarbeiter die Arbeit, für die er eingestellt wurde, selbstständig ausführen kann.
Wir identifizieren 5 Phasen des Onboardings:
- Vor dem ersten Tag (Pre-Onboarding)
- Erster Tag (Orientierung)
- Erste Woche
- Erster Monat
- Erste 90 Tage
Pre-Onboarding
Der Kandidat hat gerade ein Angebot von unserem Unternehmen angenommen. Was sollte getan werden, um sicherzustellen, dass der erste Arbeitstag reibungslos verläuft?
- Schicken Sie eine Willkommens-E-Mail an den Mitarbeiter. Informieren Sie in dieser E-Mail den neuen Mitarbeiter über seinen ersten Arbeitstag und beantworten Sie Fragen wie "Wann soll ich anfangen?", "Wo soll ich warten?", "Soll ich das Mittagessen ins Büro mitbringen?", "Wen kann ich anrufen, wenn ich Fragen habe?", was der Dresscode des Unternehmens ist, "Was werde ich am ersten Tag tun?" und "Wer wird mein Mentor sein?"
- Informieren Sie das Team über den neuen Kollegen, seine Rolle und Verantwortlichkeiten. Dies schafft Klarheit und hilft dem Team zu verstehen, an welchen Projekten der neue Kollege beteiligt sein wird und welche Aufgaben er übernehmen wird. Die Kollegen sollten über folgendes informiert werden:
- Name, Position, Verantwortlichkeiten und Arbeitsplan des neuen Mitarbeiters
- Startdatum und -zeit
- Informationen über den direkten Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters
- Informationen über den Mentor des neuen Mitarbeiters
- Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters
- Weisen Sie einem erfahrenen Teammitglied die Rolle des Mentors für den neuen Mitarbeiter zu und bereiten Sie es auf die Interaktion mit dem neuen Mitarbeiter vor, indem Sie dessen Verantwortlichkeiten und den Anpassungsplan erläutern.
- Richten Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und gewähren Sie Zugang zu allen erforderlichen Systemen, bestellen Sie Bürozugangsschlüssel und Visitenkarten.
- Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor, der mit allem Notwendigen ausgestattet sein sollte: Computer, Telefon, Maus und Tastatur, Büromaterial. Genauso wichtig ist es, dass der Arbeitsplatz sauber und frei von Spuren früherer Mitarbeiter ist. Alle Geräte sollten mit der notwendigen Software und Updates ausgestattet sein, um keine Zeit während des ersten Arbeitstages zu verschwenden.
- Fordern Sie alle erforderlichen Unterlagen vom neuen Mitarbeiter zur Bearbeitung an, bereiten Sie den Arbeitsvertrag und die Aufträge, NDA und andere formelle Dokumente vor, um keine Zeit mit deren Bearbeitung am ersten Arbeitstag zu verschwenden.
- Es ist wichtig, Einführungsbesprechungen über Sicherheit, Brandschutz und Datenschutz usw. zu planen. Um die Schulung so schnell wie möglich zu gestalten.
- Es wäre nicht überflüssig, ein Willkommenspaket für den Mitarbeiter vorzubereiten, das einen praktischen Tagesplaner, eine Tasse für Getränke, firmeneigene Kleidung usw. enthält.
Erster Tag
In dieser wichtigen Phase der Anpassung sollte der Mitarbeiter so viele Informationen wie möglich über seinen neuen Arbeitsplatz erhalten. Ebenso wichtig ist es, dass der erste Tag für den Mitarbeiter so angenehm wie möglich ist, da der erste Eindruck zählt und zukünftige berufliche Beziehungen prägt.
Der erste Tag umfasst eine Führung durch das Büro, das Kennenlernen von Kollegen und Vorgesetzten. Dem Mitarbeiter sollte vermittelt werden, dass er jederzeit mit jedem sprechen und Fragen stellen kann. Für eine erfolgreiche Anpassung am ersten Tag sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Der direkte Vorgesetzte sollte den Mitarbeiter am Eingang des Büros treffen und ihn unbedingt begrüßen.
- Nach der Begrüßung sollte der Plan für den anstehenden Tag mit dem Mitarbeiter besprochen werden.
- Der nächste Schritt ist eine Büroführung. Zeigen Sie die Küche, wie die Kaffeemaschine funktioniert, wo sich die Toiletten befinden, stellen Sie die Büros der Kollegen vor, zeigen Sie die Besprechungsräume, den Drucker, den Aktenvernichter usw.
- Das Kennenlernen der Kollegen. Hier stellen wir den neuen Mitarbeiter allen im Unternehmen vor, in der Regel während der Büroführung.
- Später am Tag wird der Mitarbeiter in den 90-Tage-Anpassungsplan, den Schulungsplan, den Mentor, den direkten Vorgesetzten und die Teammitglieder, mit denen er zusammenarbeiten wird, eingeführt.
- Unternehmenspräsentation. Diese Präsentation wird von den Gründern des Unternehmens gehalten und befasst sich hauptsächlich mit der Funktionsweise des Unternehmens in Bezug auf Teams und Rollen sowie der Unternehmenskultur. Wenn ein Willkommenspaket bereitgestellt wird, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um es zu übergeben. Auch hier sollten Visitenkarten ausgehändigt werden.
- Formale Dokumente bearbeiten. Am ersten Tag sollten alle formalen Dokumente unterschrieben werden, einschließlich des Arbeitsvertrags, der Arbeitsanweisung, der NDA, der Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten, Unterlagen über die materielle Verantwortung, Dokumente im Zusammenhang mit medizinischer und Rentenversorgung, Gehaltsabrechnung und Steuerberechnung.
- Am ersten Tag sollte ein grundlegendes Sicherheits- und Brandschutz-Briefing für den Mitarbeiter durchgeführt werden, bei dem gezeigt wird, wo sich Feuerausgänge, Feuerlöscher usw. befinden.
- Zeigen Sie dem Mitarbeiter seinen neuen Arbeitsplatz, geben Sie ihm die Passwörter für den Computer, die E-Mail, das WLAN, richten Sie eine E-Mail-Signatur ein, zeigen Sie ihm, wie der Drucker und der Scanner sowie der firmeninterne Messenger verwendet werden. Schulungen zur Nutzung spezieller Programme, ERP und andere, werden am ersten Tag nicht durchgeführt.
- Am Ende des Arbeitstages ist es wichtig, dass der Manager ein kurzes und informelles Gespräch mit dem Mitarbeiter über seine Eindrücke vom ersten Tag führt.
Erste Woche
- Stellen Sie dem Mitarbeiter während der ersten Woche alle Teammitglieder vor, die am Tag der Führung nicht im Büro waren, und halten Sie persönliche Meetings mit Abteilungsleitern und Kollegen, mit denen der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird.
- Machen Sie ein Foto des Mitarbeiters für die Veröffentlichung auf der Website, bereiten Sie Informationen über den Mitarbeiter vor und veröffentlichen Sie sie. Dies ist wichtig für remote Kollegen, Kunden und Partner. Fügen Sie den Mitarbeiter auch dem Geburtstagskalender hinzu, um nichts zu verpassen.
- Geben Sie dem Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien zur Kenntnisnahme. Führen Sie Briefings zum Schutz personenbezogener Daten, Regeln für externe und interne Kommunikation, Compliance, Qualitätskontrolle, Regeln für die Interaktion mit Lieferanten durch und informieren Sie ihn über den Plan für bevorstehende Schulungsseminare.
- Stellen Sie dem Mitarbeiter Vorlagen für interne Dokumente zur Verfügung - Urlaubsanträge, Auslagenersatz, Krankheitsurlaub - und führen Sie ein Briefing über die Regeln für die Bearbeitung aller Verfahren durch.
- Zusammen mit dem Mentor sollte in der ersten Woche eine Schulung zur Nutzung der internen Systeme des Unternehmens, wie ERP und andere, durchgeführt werden.
- Für die ersten drei Monate sollte ein Schulungsplan und Kontrollmeetings mit dem neuen Mitarbeiter vereinbart werden. Während der Anpassungszeit sollten diese Treffen mindestens einmal im Monat stattfinden, im ersten Monat - wöchentlich.
- Am Ende der ersten Woche, halten Sie ein persönliches Treffen mit dem Mitarbeiter ab und besprechen Sie den Anpassungsprozess. Als Kontrollfragen können Sie eine Liste der Aufgaben für die erste Woche verwenden.
Erster Monat
Der erste Monat der Einarbeitungszeit ist dem Kennenlernen neuer Kollegen, der Einführung in Aufgaben, Technologien und Organisation sowie der Zielsetzung gewidmet.
Während des ersten Treffens mit dem Vorgesetzten ist es notwendig, die Ziele und den Schulungs- und Entwicklungsplan des neuen Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens abzustimmen.
Bis zum Ende des ersten Monats sollte der Mitarbeiter die Regeln für die Nutzung der wichtigsten Systeme im Unternehmen, die Grundlagen der Kommunikation und die wichtigsten Richtlinien beherrschen und im Allgemeinen in der Lage sein, unter Anleitung eines Mentors an der Umsetzung von Projekten teilzunehmen.
Es ist wichtig, regelmäßig gemeinsame Treffen mit dem Mitarbeiter, seinem Mentor oder Vorgesetzten abzuhalten, um den Fortschritt der Anpassung zu verfolgen und rechtzeitig die Probleme und Bedürfnisse des neuen Mitarbeiters zu erkennen, sowie ihnen Feedback zu geben.
Erste 90 Tage
Der Anpassungsprozess des Mitarbeiters sollte im Allgemeinen bis zum Ende des dritten Monats abgeschlossen sein. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte der Mitarbeiter alle drei Anpassungskomponenten gemeistert haben:
- Der Mitarbeiter sollte zwischenmenschliche und abteilungsübergreifende Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufbauen. Sie sollten ihre Vorgesetzten und Kollegen kennen und mit der Organisationsstruktur des Unternehmens vertraut sein.
- Alle Unternehmensrichtlinien, Normen und Vorschriften beherrschen sowie die Unternehmensziele und -werte teilen.
- Vertraut sein mit den Arbeitsverantwortlichkeiten, die erwarteten Ergebnisse verstehen und alle notwendigen Werkzeuge und Fähigkeiten besitzen, um Aufgaben selbstständig auszuführen.
Es ist notwendig, ein gemeinsames abschließendes "Anpassungs"-Treffen mit dem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten oder Mentor durchzuführen und die Ergebnisse des Mitarbeiters und den Anpassungsprozess zu bewerten. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter, der Mentor, der Vorgesetzte und das Unternehmen die gesetzten Ziele erreicht haben und entwickeln Sie bei Bedarf Maßnahmen zur Behebung von Mängeln.
Natürlich sind die ersten drei Monate nicht das Ende der Entwicklung eines Mitarbeiters in unserem Unternehmen. Der Prozess der Entwicklung, Schulung und Wachstum der Mitarbeiter sollte kontinuierlich sein.
Wir bieten unseren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Qualifikationen auf eine für sie bequeme Weise zu erwerben und zu verbessern. Wir bieten Schulungen vor Ort weltweit an. Wir arbeiten daran, sicherzustellen, dass jeder die für die Arbeit heute und morgen erforderlichen Fähigkeiten besitzt.
