Aktives Risikomanagement hilft uns, unsere Strategie umzusetzen, qualitativ hochwertigen Service zu bieten und nachhaltiges Wachstum und Geschäftskontinuität sicherzustellen. Während unseres langen Weges haben wir einen konservativen und konsequenten Umgang mit Risiken verfolgt, der es uns ermöglicht, Dienstleistungen verantwortungsbewusst zu erbringen. Das Risikomanagementsystem nach ISO 31000 ist die Grundlage für fundierte risikobasierte Geschäftsentscheidungen in unserem Unternehmen.
Compliance und Risikomanagement sind wichtige Aspekte unseres Geschäfts, und in den vergangenen Jahren haben wir erhebliche Anstrengungen unternommen, um ein starkes Compliance-System aufzubauen. Dies hat uns geholfen, während der COVID-Krise Resilienz zu demonstrieren.
In unserem Unternehmen wird großer Wert darauf gelegt, ein Umfeld zu schaffen, das unsere Mitarbeiter ermutigt, sich zu äußern und das Richtige zu tun.
Finanzielle und steuerliche Risiken
Das Management finanzieller Risiken wie Marktrisiken, Kreditrisiken oder Liquiditätsrisiken ist Teil unseres ganzheitlichen Corporate-Risk-Management-Ansatzes und ermöglicht es, Risiken besser zu identifizieren und zu bewerten sowie geeignete Kontrollen und Pläne zur Risikominimierung zu entwickeln und zu bewerten. Solche Pläne zur Risikominimierung unterstützen einen soliden risikobasierten Ansatz für die Entscheidungsfindung und unsere allgemeine Unternehmensstrategie.
Finanzrisikomanagement hilft uns, Gewinne zu optimieren und mögliche finanzielle und Reputationsschäden zu mindern. Außerdem sorgt es für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Ziel des steuerlichen Risikomanagements im Rahmen unserer gesamten Geschäftsstrategie ist die Vermeidung unnötiger Steueraufwandes bei strikter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Wir arbeiten an der Umsetzung effektiver Strategien für das steuerliche Risikomanagement, die unsere Wachstumspläne an bewährten Praktiken und sich ändernden Steuergesetzen ausrichten. Wir beobachten ständig Änderungen in der Steuergesetzgebung.
Risiken der Informationssicherheit
Die Unternehmensdienstleistungsbranche ist weiterhin mit immer raffinierteren Cybersicherheitsbedrohungen konfrontiert. Wir schützen weiterhin die Interessen unserer Kunden, indem wir in technische Kontrollen investieren, um Risiken der Informationssicherheit zu verhindern, zu erkennen und darauf zu reagieren.
Unser Informationssicherheits-Managementsystem entspricht den branchenführenden Standards der Cybersicherheit.
Wir haben eine robuste Organisationsstruktur und ein Ressourcenmodell für Cybersicherheit mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten.
Ein wichtiger Teil unserer Strategie des Risikomanagements besteht darin, sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter sich der Probleme der Cybersicherheit bewusst sind und wissen, wie sie Vorfälle melden können. Wir führen regelmäßig Awareness-Kampagnen zur Informationssicherheit durch und haben ein spezielles Schulungsprogramm entwickelt.
Datenschutzrisiken
Das Vertrauen unserer Kunden und Mitarbeiter in die Art und Weise, wie wir ihre personenbezogenen Daten erfassen, verwenden und weitergeben, ist uns sehr wichtig. Deshalb arbeiten wir ständig daran, unsere Systeme, Prozesse und Kontrollen zu verbessern.
Unsere Datenschutzgrundsätze entsprechen den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bis heute sind die DSGVO-Vorschriften die strengsten der Welt. Wir halten uns an diese Prinzipien im Hinblick auf einen einheitlichen globalen Ansatz zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf hohem Niveau. Wir wenden diese Prinzipien weltweit als Mindeststandard für den Umgang mit den uns von unseren Kunden anvertrauten Informationen an, auch wenn dies in bestimmten Ländern nicht erforderlich ist.
Alle unsere Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, dass ihre Aktivitäten den Grundsätzen und Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten entsprechen.
Datenschutzrisiko-Governance
Wir verpflichten uns zu einem konservativen und konsequenten Umgang mit Risiken, einschließlich Datenschutzrisiken.
Alle unsere Mitarbeiter sind für das Risikomanagement verantwortlich. Wir führen regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass unsere Datenschutzkontrollen und -Prozesse effektiv funktionieren. Um sicherzustellen, dass sich unsere Mitarbeiter und das Management der mit dem Datenschutz verbundenen Risiken bewusst sind, führen wir jährlich Mitarbeiterschulungen durch, um sie über die wichtigsten Entwicklungen und Anforderungen auf dem Laufenden zu halten.
Im Rahmen der Speak Up! Policy werden Mitarbeiter ermutigt, Datenschutzvorfälle direkt an die Geschäftsleitung zu melden.
Sie können mehr über unseren Schutz personenbezogener Daten lesen.
Geldwäsche- und Korruptionsrisiken
Eine wichtige Verpflichtung für unser Unternehmen besteht darin, genau zu verstehen, mit wem wir Geschäfte machen. Dies erfordert nicht nur die Identifizierung unserer Kunden, sondern auch die gründliche Überprüfung der Richtigkeit der uns zur Verfügung gestellten Informationen. Es ist wichtig zu beachten, dass alle von Kunden bereitgestellten Dokumente ordnungsgemäß erfasst und gespeichert werden.
Risikomanagement
Der spezifische Umfang unserer Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden entspricht dem Risikograd, der mit einem bestimmten Vertragspartner, einer Geschäftsbeziehung oder einer Transaktion verbunden ist. Die Einhaltung dieser Verpflichtungen kann von einer zuständigen Aufsichtsbehörde überprüft werden.
Unser Unternehmen betreibt aktives Risikomanagement im Bereich der Geldwäscheprävention und Antikorruption, um unsere Strategie umzusetzen und nachhaltiges Wachstum sowie Geschäftskontinuität sicherzustellen. Wir bemühen uns, Risiken auf der Grundlage von analytischen Daten zu steuern.
Risikomanagement besteht aus Risikoanalyse und internen Sicherheitsmaßnahmen.
Wenn wir uns nicht von der Integrität des Vertragspartners überzeugen können, sind wir nicht berechtigt, Geschäftsbeziehungen aufzunehmen oder fortzusetzen, und bestehende Geschäftsbeziehungen müssen beendet werden. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu strafrechtlichen Sanktionen führen.
Die allgemeinen Sorgfaltspflichten umfassen insbesondere:
- Die Identifizierung des Vertragspartners und der ggf. für ihn auftretenden Person
- Die Überprüfung der Vertretungsverhältnisse (Ermittlung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten, falls der Vertragspartner für einen anderen handelt)
- Die Einholung und Bewertung von Informationen über den Zweck und über die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung
- Die Abklärung, ob es sich um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt (§ 1 Abs. 12 GwG enthält eine Auflistung)
- Die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehungen, einschließlich der Transaktionen
Es ist zu beachten, dass die Identifizierung vor Aufnahme von Geschäftsbeziehungen oder vor Durchführung einer Transaktion erfolgt.
Unsere Richtlinie gegen Geldwäsche, Sanktionen, Bestechung und Korruption zielt darauf ab, die von unserem Unternehmen identifizierten Risiken angemessen zu reduzieren.
Rechtlicher Rahmen
Die Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention und zur Bekämpfung von Korruption basieren auf europäischen und nationalen Regelungen. Insbesondere richtet sich unser Unternehmen nach der Richtlinie (EU) 2015/849 – auch bekannt als vierte Geldwäscherichtlinie – sowie dem deutschen Geldwäschegesetz (GwG). Diese Regelungen dienen unserem Unternehmen als Leitlinie bei der Entwicklung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen zur Sicherstellung gesetzeskonformer und verantwortungsvoller Geschäftspraktiken.
Risikoanalyse
Unser Unternehmen führt eine fortlaufende Risikoanalyse durch, um Risiken im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu identifizieren und sie individuell für unser Geschäft zu bewerten. Dies geschieht in vier Schritten:
- Bestandsaufnahme
- Risiken erfassen und identifizieren
- Risiken kategorisieren
- Risiken gewichten
Auf der Grundlage der Risikoanalyse entwickeln wir organisatorische Maßnahmen, die dem Risikoniveau entsprechen, um auf identifizierte Gefahren angemessen reagieren zu können.
Wir dokumentieren regelmäßig die Ergebnisse der Risikoanalyse und aktualisieren sie bei Bedarf. Insbesondere dokumentieren wir:
- Die Informationen über die Durchführung und Ergebnisse von Risikobewertungen und über die Angemessenheit der daraufhin ergriffenen Maßnahmen.
- Die Untersuchungsergebnisse über außergewöhnliche Transaktionen und Entscheidungsgründe im Hinblick auf Sachverhalte, die eine Verdachtsmeldepflicht auslösen könnten.
- Die Getroffenen Maßnahmen zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten
Die Aufbewahrungsfrist für diese Dokumente beträgt fünf Jahre. Sie beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die geschäftliche Beziehung, die die Verpflichtungen verursacht hat, beendet wurde. In allen anderen Fällen beginnt sie am Ende des Kalenderjahres, in dem die relevanten Informationen ermittelt wurden. Die Frist kann auf bis zu zehn Jahre verlängert werden, wenn ein längerer Zeitraum gesetzlich vorgesehen ist. Nach der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente vernichtet.
Nachhaltigkeitsrisiken
Wir verpflichten uns, sicherzustellen, dass die Dienstleistungen, die wir unseren Kunden anbieten, keine unannehmbaren Auswirkungen auf Mensch und Umwelt haben.
Wir ergreifen Maßnahmen in Bezug auf unsere Lieferanten, die es uns ermöglichen, Menschenrechtsverletzungen und Umweltrisiken zu identifizieren und zu minimieren sowie Menschenrechtsverletzungen und Umweltverpflichtungen in der Lieferkette zu verhindern, einzustellen oder deren Umfang zu reduzieren.
Bei der Schaffung und Umsetzung eines Risikomanagementsystems berücksichtigt unser Unternehmen die Interessen unserer Mitarbeiter und derjenigen, deren Interessen durch die Geschäftstätigkeit unseres Unternehmens beeinträchtigt werden können.
Wo es angemessen ist, treten wir mit Kunden in Kontakt und unterstützen sie bei der Einführung nachhaltiger Entwicklungspraktiken. Wir versuchen, keine Geschäfte mit Partnern zu machen, wenn diese nicht willens oder nicht in der Lage sind, sich an unsere Grundsätze zu halten.
Nachhaltigkeitsrisiko-Governance
Im Rahmen des Nachhaltigkeitsrisikomanagements übt unser Unternehmen Sorgfaltspflicht aus und führt regelmäßig Risikobewertungen durch, um mögliche Menschenrechtsverletzungen und Umweltrisiken sowohl direkt innerhalb der Geschäftstätigkeit unseres Unternehmens als auch bei unseren direkten Lieferanten zu identifizieren.
Identifizierte Menschenrechts- und Umweltrisiken werden anhand der folgenden Kriterien angemessen bewertet und priorisiert:
- Die Art und der Umfang der Geschäftstätigkeit des Unternehmens;
- Die Fähigkeit des Unternehmens, den unmittelbaren Verursacher von Menschenrechts- oder Umweltrisiken oder Menschenrechtsverletzungen oder Umweltverpflichtungen zu beeinflussen;
- Die erwartete Schwere der Verletzung, Umkehrbarkeit der Verletzung und Wahrscheinlichkeit von Menschenrechts- oder Umweltverpflichtungsverletzungen;
- Und abhängig von der Art der Ursache-Wirkungs-Beziehung des Unternehmens mit Menschenrechts- oder Umweltrisiken oder Verletzungen von Menschenrechts- oder Umweltverpflichtungen.
Identifizierte Risiken von Menschenrechtsverletzungen oder Umweltbedrohungen, Maßnahmen, die unser Unternehmen zur Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten und zur Einhaltung der Anforderungen an Menschenrechte und Umweltschutz ergreift, sowie die Bewertung der Auswirkungen und Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen werden kontinuierlich dokumentiert und regelmäßig der obersten Unternehmensleitung zur Kenntnis gebracht.
Die oberste Unternehmensleitung ist direkt verantwortlich für das Nachhaltigkeitsrisikomanagement und die Einhaltung der Anforderungen. Wir führen regelmäßige interne Audits durch, um sicherzustellen, dass unsere Nachhaltigkeitsrisikomanagementinstrumente effektiv funktionieren.
Zur Sensibilisierung nehmen unsere Mitarbeiter und das Management jährlich an Schulungen teil, um über wichtige Ereignisse und Anforderungen informiert zu bleiben.
Im Rahmen der Speak Up!-Politik werden Mitarbeiter und Lieferanten ermutigt, Vorfälle im Zusammenhang mit Menschenrechtsverletzungen und Umweltrisiken direkt der obersten Unternehmensleitung zu melden.
Wir überprüfen unsere Richtlinien regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie neue und aufkommende Risiken sowie Bedenken von Stakeholdern berücksichtigen. Wir sind der Meinung, dass unabhängige Zertifizierungssysteme eine wichtige Rolle bei der Risikosteuerung und Sicherstellung der Lieferkettensicherheit spielen können.
