Beglaubigte Übersetzungen für den internationalen Urkundenverkehr

Die beglaubigten Übersetzungen ist ein notwendiger Schritt um den ausländischen Urkunden Rechtskraft zu verleihen, wenn diese vor Gericht oder anderen Behörden vorzulegen sind. Die Unterlagen müssen von einem vereidigten Übersetzer übersetzt und mit dessen Unterschrift und Stempel besiegelt werden.

Was ist eine beglaubigte Übersetzung?

Eine beglaubigte Übersetzung ist eine vollständige und korrekte Übersetzung offizieller Dokumente, die von einem vereidigten Übersetzer angefertigt wurde. Eine Übersetzung mit Beglaubigung ist durch einen Stempel und eine Unterschrift verifiziert und besitzt somit Gültigkeit bei Ämtern, Behörden, Gerichten oder anderen offiziellen Einrichtungen. Beglaubigte Übersetzungen sind oft notwendig für Auslandsaufenthalte, egal ob für Studium, Arbeit oder längeres Wohnen im Ausland.

Merkmale einer beglaubigten Übersetzung:

• Persönlicher Stempel des vereidigten Übersetzers;
• Unterschrift des Übersetzers;
• Beglaubigungsvermerk, die bestätigt, dass die Übersetzung vollständig und korrekt ist;
• Datum und Ort der Beglaubigung;
• Schnur und Siegel bei mehrseitigen Dokumenten.

Amtlich, beglaubigt, notariell – was ist der Unterschied?

Der Begriff "beglaubigte Übersetzung" und "amtliche Übersetzung" werden oft synonym verwendet und beschreiben im Wesentlichen dasselbe: eine Übersetzung, die von einem vereidigten Übersetzer erstellt und durch einen offiziellen Vermerk mit Unterschrift und Stempel als korrekt und vollständig bestätigt wird. Diese Übersetzungen haben eine amtliche Wirkung und werden von Gerichten, Behörden und anderen offiziellen Stellen akzeptiert.

Eine beglaubigte Übersetzung ist rechtlich verbindlich und muss von einem beeidigten Übersetzer erstellt werden. Eine notarielle Übersetzung gibt es in diesem Sinne nicht, man spricht eher von einer notariell beglaubigten Übersetzung. Diese ist im Sprachgebrauch zwar verbreitet, entspricht aber einer normalen beglaubigten Übersetzung, da ein Notar nicht befähigt ist, aus oder in eine Fremdsprache zu übersetzen. Eine notariell beglaubigte Übersetzung bestätigt lediglich die Unterschrift des Übersetzers durch einen Notar.

Eine beglaubigte Übersetzung wird ausschließlich von vereidigten Übersetzern erstellt, die von einem Gericht offiziell ernannt wurden. Diese Übersetzer sind befugt, Dokumente zu übersetzen und die Übersetzung mit einer Beglaubigung zu versehen. In Deutschland sind vereidigte Übersetzer in offiziellen Listen der Justizbehörden registriert.

Wer darf Übersetzungen beglaubigen?

Nur vereidigte bzw. beeidigte oder ermächtigte Übersetzer dürfen in Deutschland eine beglaubigte Übersetzung anfertigen. Diese Übersetzer wurden durch ein Landgericht oder eine entsprechende Justizbehörde offiziell ernannt und sind berechtigt, ihre Übersetzungen mit einem Bestätigungsvermerk, Stempel und Unterschrift zu versehen.

Die Ermächtigung gilt in der Regel bundesweit, sodass beglaubigte Übersetzungen eines in Bayern vereidigten Übersetzers beispielsweise auch in Nordrhein-Westfalen, Berlin oder Hamburg anerkannt werden. Dies stellt die Gleichwertigkeit und rechtliche Gültigkeit innerhalb des gesamten Bundesgebiets sicher.

Ihre Arbeit basiert auf den Dolmetscher- und Übersetzergesetzen der einzelnen Bundesländer. Diese Gesetzen legen fest, unter welchen Bedingungen eine Beeidigung erfolgen kann und welche Rechte und Pflichten damit verbunden sind. Die Bezeichnung „vereidigter Übersetzer“ ist gesetzlich geschützt. Nur Personen, die eine offizielle Beeidigung erhalten haben, dürfen diesen Titel führen und rechtsgültige Übersetzungen mit Beglaubigung erstellen.

Wichtig: Eine einfache Übersetzung durch einen nicht vereidigten Übersetzer, selbst wenn sie qualitativ hochwertig ist, hat ohne entsprechende Beglaubigung keine rechtliche Gültigkeit vor Behörden oder Gerichten.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Übersetzung beglaubigt werden muss oder welche Anforderungen erfüllt sein müssen – kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie individuell und kompetent.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wir arbeiten in mehreren europäischen Ländern mit einer Vielzahl von volldiplomierten und von einem Gericht offiziell ernannten Dolmetschern und Übersetzern und bieten Ihnen beglaubigte Übersetzungen von unterschiedlichen Urkunden an: Verträge, Handelsregisterauszüge, Gerichtsurteile, Zeugnisse und sämtliche Behördendokumente. Bei Bedarf kann eine beglaubigte Übersetzung für den Gebrauch in über 100 Ländern apostilliert oder konsularisch legalisiert werden.

Typische Fehlerquellen bei beglaubigten Übersetzungen und wie man sie vermeidet

Notarielle Übersetzungen spielen bei vielen amtlichen und rechtlichen Angelegenheiten eine zentrale Rolle. Fehlerhafte oder unvollständige Übersetzungen können zu Verzögerungen, Nachforderungen oder sogar zur Ablehnung von Anträgen führen. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Probleme und wie man sie umgehen kann:

1. Unvollständige Übersetzungen

Amtliche Dokumente müssen vollständig übersetzt werden, einschließlich aller Stempel, Siegel, Unterschriften und handschriftlichen Vermerke. Das Auslassen auch kleiner Details kann die Anerkennung der Übersetzung verhindern. Sorge dafür, dass der Übersetzer das gesamte Dokument inklusive aller formalen Elemente erfasst und übersetzt.

2. Fehler bei fachsprachlicher Terminologie

Juristische, notarielle oder technische Fachbegriffe unterscheiden sich stark je nach Land und Rechtsordnung. Ungenaue Übersetzungen können zu Missverständnissen oder rechtlichen Problemen führen. Arbeite mit Übersetzern zusammen, die über spezifische Fachkenntnisse in den jeweiligen Bereichen verfügen und idealerweise Erfahrung mit notariellen Texten haben.

3. Fehlende Beglaubigungen oder Legalisationen

Neben der Übersetzung benötigen manche Dokumente auch eine Apostille oder eine andere Form der Beglaubigung, um international anerkannt zu werden. Kläre frühzeitig, welche Beglaubigungen erforderlich sind, und plane ausreichend Zeit für deren Beschaffung ein.

4. Veraltete oder ungültige Dokumente

Nicht selten sind Dokumente nur für eine begrenzte Zeit gültig oder müssen vor der Übersetzung aktualisiert werden. Prüfe die Gültigkeit der Unterlagen vor der Übersetzung und besorge bei Bedarf aktuelle Versionen.

Bei Schmidt & Schmidt arbeiten wir ausschließlich mit qualifizierten, staatlich vereidigten Übersetzern, die mit den speziellen Anforderungen notarieller Übersetzungen bestens vertraut sind. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Dokumente korrekt und rechtsgültig übersetzen und beglaubigen zu lassen.

Was tun, wenn Ihre beglaubigte Übersetzung abgelehnt wurde?

Auch wenn eine Übersetzung von einem beeidigten Übersetzer stammt, kann es in der Praxis vorkommen, dass Behörden sie dennoch nicht akzeptieren. Das ist frustrierend – aber kein Grund zur Sorge. Schmidt & Schmidt unterstützt Sie dabei, die Situation schnell, professionell und rechtssicher zu klären. Hier zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, was Sie tun können.

1. Den Ablehnungsgrund genau klären

• Kontaktiere die zuständige Behörde per E-Mail oder Telefon;
• Notiere Ihre Name und Durchwahl Ihrer Kontaktperson;
• Fordere eine schriftliche Begründung der Ablehnung an;
• Frage gezielt nach den formalen und inhaltlichen Anforderungen, die erfüllt sein müssen.

Oft entstehen Ablehnungen durch kleine Formfehler – wir helfen Ihnen, solche Anforderungen korrekt zu identifizieren und zu erfüllen.

2. Die Übersetzung überarbeiten lassen

Bei formellen Beanstandungen:

• Informiere den ursprünglichen Übersetzer über die Rückmeldung der Behörde;
• Lassen Sie Ihnen eine korrigierte Version zuschicken – digital und im Original;
• Prüfe die neue Fassung sorgfältig;
• Reiche die überarbeitete Version erneut ein.

Bei inhaltlichen Mängeln:

• Stelle sicher, dass der Übersetzer alle Punkte nachvollzogen hat;
• Gegebenenfalls eine vollständige Neuübersetzung beauftragen;
• Vor dem Einreichen nochmals gründlich prüfen.

Schmidt & Schmidt bietet Ihnen dabei praktische Unterstützung: Wir übernehmen die Kommunikation mit unseren vereidigten Übersetzern und kümmern uns um die rechtssichere Überarbeitung.

3. Eine neue beglaubigte Übersetzung anfertigen lassen

Wenn die ursprüngliche Übersetzung gravierende Fehler enthält oder von einer nicht anerkannten Stelle stammt, ist eine neue Übersetzung oft der sinnvollste Weg.

• Beauftrage einen gerichtlich ermächtigten Übersetzer*in – idealerweise über Schmidt & Schmidt, wo wir ausschließlich mit qualifizierten Fachübersetzern zusammenarbeiten.
• Informiere den neuen Übersetzer über die vorangegangene Ablehnung.
• Sende die notwendigen Unterlagen in hoher Qualität (Scan oder Original).
• Drängt die Zeit? Dann nutze unseren Express-Service.
• Lies die fertige Übersetzung aufmerksam durch, bevor Sie sie erneut einreichen.

Eine Ablehnung bedeutet nicht das Ende Ihres Antrags. Mit den richtigen Maßnahmen und einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite lassen sich formale Hürden meist schnell überwinden. Schmidt & Schmidt begleitet Sie von der Analyse des Ablehnungsgrunds bis zur Einreichung einer korrekten, anerkannten Übersetzung – weltweit, digital und termingerecht. Bei uns profitieren Sie von klaren Prozessen, persönlichen Ansprechpartnern und der Erfahrung aus hunderten erfolgreich angenommenen Übersetzungen – auch bei komplexen internationalen Behördenverfahren.

Legalisierung und Apostillierung

Wenn ein offizielles Dokument im Ausland verwendet werden soll, sind in vielen Fällen zwei wichtige Schritte erforderlich: die formale Beglaubigung des Originaldokuments (durch Apostille oder konsularische Legalisierung) und eine beglaubigte Übersetzung in die jeweilige Landessprache.

Zunächst muss das Originaldokument durch die zuständige Behörde im Herkunftsland mit einer Apostille versehen oder über ein Konsulat legalisiert werden. Erst nachdem diese Echtheitsbestätigung erfolgt ist, sollte das Dokument übersetzt werden – und zwar inklusive der Apostille oder Legalisierungsvermerke. Nur so kann der Übersetzer alle Bestandteile korrekt übertragen und beglaubigen.

Diese Reihenfolge ist entscheidend, da eine beglaubigte Übersetzung stets den vollständigen Stand des Dokuments wiedergibt – einschließlich aller Stempel, Siegel und Vermerke. Eine spätere nachträgliche Apostille würde andernfalls nicht in der Übersetzung erscheinen und könnte zur Nichtanerkennung im Zielland führen.

Kosten für die beglaubigte Übersetzung

Die Kosten für die Vorbereitung der Dokumente hängen von verschiedenen Faktoren ab. Diese sind unter anderem

• der Umfang des Textes
• dessen Thematik und Komplexität
• sowie die Anzahl von Tabellen, Grafiken oder Zeichnungen

Wir finden stets ein individuelles Konzept und bieten eine Vielzahl von Zahlungsmöglichkeiten an, um den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden und Ihnen den bestmöglichen Preis anbieten zu können. Dabei legen wir großen Wert auf völlige Preistransparenz.