Die Legalisierung von Dokumenten sowie die Beglaubigung ihrer Kopien und Übersetzungen ist ein sehr spezifisches Tätigkeitsfeld, dem die meisten Menschen selten begegnen. Daher ist es ganz natürlich, dass diejenigen, die dringend Dokumente für die Verwendung im Ausland vorbereiten müssen, viele Fragen haben.
Die Situation wird durch die Tatsache verschlimmert, dass die Legalisierung von Dokumenten in vielen Ländern der Welt nicht durch ein einziges verständliches Gesetz geregelt wird, sondern durch eine Vielzahl komplexer internationaler Verträge und komplizierter Satzungen. Einige unserer Kunden, die zum ersten Mal mit diesem Problem konfrontiert sind, sind empört: „Warum ist das gleiche Dokument für die Verwendung in einem Land einfach genug zu übersetzen, für die Vorlage in einem anderen Land muss es apostilliert werden, und um es in dem dritten Land zu verwenden, muss es durch das Verfahren der konsularischen Legalisierung und sogar mit notarieller Beglaubigung erfolgen.
Deshalb haben wir uns entschlossen, kurz darüber zu sprechen, was Apostille und Beglaubigung sind, und die am häufigsten gestellten Fragen zu ihrer praktischen Anwendung zu beantworten.
Sie haben also ein Dokument. Was muss getan werden, damit es im Ausland verwendet werden kann? Früher mussten die Einwohner aller Länder ausnahmslos auf ein komplexes, langwieriges und mehrstufiges Verfahren zurückgreifen, um die Echtheit eines Dokuments in Konsulaten und Außenministerien zu bestätigen. Doch 1961 wurde das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation unterzeichnet, dem bis heute mehr als 140 Staaten und Territorien beigetreten sind.
Der Kern liegt in der Tatsache, dass alle Vertragsparteien vereinbart haben, die Dokumente der anderen anzuerkennen, wenn diese Dokumente mit einem speziellen Stempel versehen sind, der als Apostille bekannt ist. Mit anderen Worten, eine Apostille ist ein international standardisiertes Formular zum Ausfüllen von Informationen über die Rechtmäßigkeit eines Dokuments zur Vorlage im Ausland.
Aber ist eine Apostille immer nützlich und immer notwendig? Die Antwort auf diese beiden Fragen ist nein.
Es gibt mehr als zweihundert Länder und Territorien auf der Welt. Einige von ihnen sind dem Haager Übereinkommen aus verschiedenen Gründen noch nicht beigetreten. Darüber hinaus sprechen wir oft von einflussreichen Staaten, mit denen wir uns oft in verschiedenen Fragen auseinandersetzen müssen - im Zusammenhang mit Wirtschaft, Tourismus oder Bildung. Beispiel: China, Kanada und Ägypten. Für solche Länder ist es bei der Verwendung eines Dokuments im Ausland immer noch notwendig, das Verfahren der konsularischen Legalisierung zu durchlaufen.
Es gibt aber auch Länder, für die im Gegenteil nichts legalisiert werden muss. Für Dokumente aus Russland sind dies beispielsweise die ehemaligen Sowjetrepubliken sowie die Staaten, die Teil des Ostblocks waren. Zwischen ihnen wurden entsprechende Zusatzvereinbarungen getroffen. Bei der Einreichung von Dokumenten bei einer bestimmten Organisation ist es jedoch immer noch besser, Anfragen zu stellen. Es kommt manchmal vor, dass einzelne Unternehmen trotz des vereinfachten Verfahrens immer noch eine Apostille benötigen.
Und natürlich sollten Sie immer daran denken, dass bestimmte Kategorien von Dokumenten (insbesondere Handels- und Ausweisdokumente) nicht mit einer Apostille beglaubigt werden können.
Was die Beglaubigung von Dokumenten betrifft, so ist dies eine ziemlich vage Definition. So ist es unmöglich, irgendein Dokument zu beglaubigen. Wenn Sie also mit einem Abgangszeugnis oder einer Geburtsurkunde zu einem Notar gehen und ihn um eine Beglaubigung für die Verwendung im Ausland bitten, wird er Ihnen nicht helfen können.
Der Notar kann eine Kopie der Urkunde beglaubigen. Im Ausland benötigen Sie diese Beglaubigung jedoch höchstwahrscheinlich von einem Notar, der zur Tätigkeit im Land der Hinterlegung berechtigt ist. Daher müssen Sie es in Ihrem Heimatland nur mit einer Apostille beglaubigen.
Aber es gibt noch einen weiteren wichtigen Punkt, der niemals vergessen werden sollte. Unabhängig von der Art der Beglaubigung einer Urkunde – Apostille, konsularische Legalisierung oder säumige Anerkennung aufgrund einer Vereinbarung – müssen Sie diese auf jeden Fall amtlich in die Sprache des Gastlandes übersetzen. Und in diesem Bereich gibt es viel mehr Unklarheiten als bei der Legalisierung. Jeder Staat hat sein eigenes Verfahren und hat normalerweise bestimmte einzigartige Merkmale. Darüber hinaus ist dieser Bereich in einigen Ländern nicht gesetzlich geregelt, sondern durch Satzungen oder Rechtsbräuche, weshalb in jeder Organisation bei der Einreichung von Dokumenten individuell entschieden werden müssen, wie die Übersetzung durchlaufen soll. Um dieses Problem detaillierter zu behandeln, empfehlen wir Beglaubigte Übersetzung auf unserer Website zu lesen, die eine Beschreibung der amtlichen Übersetzungsverfahren in vielen Ländern enthält. Aber im Allgemeinen gibt es in den meisten Staaten entweder besonders ermächtigte, beeidigte Übersetzer, deren Übersetzung keiner zusätzlichen Beglaubigung bedarf, oder ein Notar übernimmt die Beglaubigung einer von einem diplomierten Übersetzer angefertigten Übersetzung. Aber das ist ein Thema für einen anderen Artikel.
