Millionen Bürger der ehemaligen UdSSR sehen sich mit der Notwendigkeit konfrontiert, sowjetische Geburtsurkunden mit einer Apostille versehen zu lassen. Eine universelle Lösung für alle Länder des postsowjetischen Raums gibt es jedoch nicht.
Obwohl die Dokumente während des Bestehens der UdSSR ausgestellt wurden, erfolgte die Beurkundung der Personenstandsfälle durch die Behörden der jeweiligen Unionsrepubliken — der RSFSR, der Ukrainischen SSR, der Weißrussischen SSR und anderer. Nach dem Zerfall der UdSSR gingen die Befugnisse zur Ausstellung von Zweitschriften, zur Vornahme von Änderungen und zur Anbringung der Apostille auf die Nachfolgestaaten über. Daher werden alle Fragen im Zusammenhang mit einer sowjetischen Geburtsurkunde ausschließlich in dem Land geregelt, in dessen Hoheitsgebiet das Dokument ausgestellt wurde.
Heute leben weltweit etwa 200 Millionen Menschen, die in der UdSSR geboren wurden und sowjetische Geburtsurkunden erhalten haben. Inhaber solcher Dokumente leben nicht nur in den Ländern der ehemaligen Sowjetunion, sondern auch in Israel, Deutschland, den USA, Kanada, Spanien, Italien, Großbritannien, auf Zypern und in vielen anderen Staaten.
Beschaffung von UdSSR-Dokumenten für die Apostille
Bevor eine Apostille auf einem UdSSR-Dokument angebracht wird, muss sichergestellt werden, dass es für die Legalisation geeignet ist. In vielen Fällen werden sowjetische Dokumente, die vor Jahrzehnten ausgestellt wurden, nicht für die Anbringung der Apostille akzeptiert. Der Grund dafür kann der schlechte Zustand des Vordrucks, das Fehlen erforderlicher Angaben, eine Laminierung oder der Verlust des Originals sein. In solchen Fällen ist die Beschaffung des Dokuments aus dem Land erforderlich, in dem es ausgestellt wurde.
Die Beschaffung von UdSSR-Dokumenten ist das Verfahren zur Erlangung von Zweitschriften über die Standesämter (ZAGS), Archive und andere staatliche Einrichtungen des Nachfolgestaates. Am häufigsten beschaffen die Bürger sowjetische Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden und Bildungsnachweise. Nach Erhalt der neuen Urkunde oder des Archivdokuments kann im Ausstellungsland die Apostille ausgestellt und das Dokument im Ausland zur Erlangung der Staatsbürgerschaft, zur Beantragung einer Aufenthaltserlaubnis, zur Eheschließung, zur Beschäftigung, zum Studium und für andere rechtlich bedeutsame Verfahren verwendet werden.
Warum die Apostillierung sowjetischer Dokumente keine leichte Aufgabe ist
Menschen, die in der UdSSR geboren wurden, stehen recht häufig vor der Notwendigkeit, ihre sowjetische Geburtsurkunde im Ausland zu verwenden. Wenn diese Staaten Vertragsparteien des Haager Übereinkommens von 1961 sind, muss die Urkunde zuvor durch die Anbringung einer Apostille legalisiert werden. Doch wie soll das geschehen, wenn der Staat, der die Urkunde ausgestellt hat, nicht mehr existiert?
Aussichtslose Situationen gibt es nicht. Allerdings gibt es keine für den gesamten postsowjetischen Raum einheitlichen „Rezepte". Und in einigen Fällen ist die Legalisation mit gewissen Schwierigkeiten verbunden — etwa dann, wenn Sie eine moderne Zweitschrift der Urkunde beschaffen müssen.
Bei der Beschaffung einer Zweitschrift wird das neue Dokument streng auf der Grundlage des im Archiv erhaltenen Personenstandseintrags und nicht auf der Grundlage des alten sowjetischen Vordrucks ausgestellt. In der Praxis weichen die Daten im Personenstandseintrag häufig von dem ab, was einst in das „grüne Büchlein" eingetragen wurde (aufgrund simpler Fehler, die von den Mitarbeitern der sowjetischen Standesämter beim handschriftlichen Ausfüllen der Dokumente gemacht wurden). Infolgedessen können sich in der modernen Zweitschrift Buchstaben in den Nachnamen, das Geburtsdatum, die Schreibweise geografischer Bezeichnungen oder die persönlichen Daten der Eltern ändern, was zu Abweichungen vom übrigen Dokumentenpaket des Antragstellers führt. Dies ist ein äußerst verbreitetes Problem, insbesondere in den ehemaligen Republiken Zentralasiens. Zusätzliche Schwierigkeiten kann auch die Tatsache verursachen, dass Zweitschriften von Dokumenten in einer Reihe von Republiken nicht mehr in russischer Sprache ausgestellt werden und Änderungen in der Schreibweise von Vor- und Nachnamen entsprechend den aktuellen nationalen Sprachnormen enthalten.
In einem Teil der postsowjetischen Staaten ist der Status von Dokumenten aus der UdSSR-Zeit eine rechtliche Lücke. In den öffentlichen Rechtsvorschriften, die das Apostillierungsverfahren regeln, ist von einem Verfahren gerade für die heute bestehenden Staaten die Rede. Dabei haben die meisten dieser Länder auf offizieller Ebene die rechtliche Verbindung zu den Republiken, die Teil der UdSSR waren, nicht eindeutig bestimmt. Gemäß Artikel 67.1 der Verfassung der Russischen Föderation ist die Russische Föderation auf ihrem Hoheitsgebiet Rechtsnachfolgerin der UdSSR. Und das Gesetz „Über die Rechtsnachfolge der Ukraine" vom 12. September 1991 erklärte die Ukraine zur Rechtsnachfolgerin der Ukrainischen SSR und teilweise zur Rechtsnachfolgerin der UdSSR. Doch solche Rechtsakte wurden nicht in allen Republiken verabschiedet. Zudem hat ein Teil von ihnen die Frage der Legalisation sowjetischer Dokumente (einschließlich Geburtsurkunden) für die Verwendung im Ausland in ihrer Gesetzgebung schlicht ausgelassen. In diesem Fall wird die Frage mithilfe nicht öffentlicher behördeninterner Anweisungen geregelt. Daher müssen die Antragsteller jedes Mal individuell Erkundigungen einziehen.
Schmidt & Schmidt hat die bestehende Praxis der Apostillierung von Geburtsurkunden aus der UdSSR-Zeit in den verschiedenen postsowjetischen Staaten zusammengetragen.
Apostille in Russland
Russland erkennt Geburtsurkunden der UdSSR auf seinem Hoheitsgebiet an. Doch die Frage ihrer Apostillierung ist recht kompliziert. In vielen Föderationssubjekten kann man sich zur Apostillierung einer UdSSR-Geburtsurkunde an die multifunktionalen Zentren für die Erbringung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen (MFZ) oder an die zentrale regionale Standesamtsstruktur (ZAGS) wenden.
Achtung: Das Justizministerium der Russischen Föderation und die regionalen Justizbehörden haben begonnen, die Apostillierung notarieller Kopien sowjetischer Urkunden massenhaft abzulehnen, wenn das Original selbst in anderen Unionsrepubliken (zum Beispiel in der Ukrainischen SSR oder der Weißrussischen SSR) ausgestellt wurde. Sie verlangen, dass das Dokument streng in dem Land beschafft und apostilliert wird, in dem die Person geboren wurde. Geben Sie kein Geld für Notare in der Russischen Föderation aus — dieses Vorgehen garantiert kein Ergebnis mehr.
Wenn Sie außerdem auf der Krim oder in anderen umstrittenen Gebieten geboren wurden, werden die europäischen Staaten und die USA eine von einem russischen Standesamt ausgestellte Zweitschrift garantiert nicht anerkennen. Auch sind die Standesämter der Russischen Föderation derzeit äußerst pingelig, was ausländische Vollmachten betrifft: Wenn ein Dokument aus Deutschland oder Israel nicht den genauen Wortlaut „mit dem Recht auf Erlangung von Zweitschriften und auf Anbringung des Apostillenstempels" enthält, werden Sie abgewiesen.
Für den Apostillenstempel ist auf Geburtsurkunden sowjetischer Art kein Platz. Daher werden die Apostillen den Urkunden auf einem separaten Blatt beigeheftet.
Allerdings kann in einigen Fällen die Apostillierung sowjetischer Geburtsurkunden in der Russischen Föderation abgelehnt werden. Erstens werden für die Beglaubigung mit einer Apostille keine altersschwachen, verschmutzten oder anderweitig beschädigten Urkunden akzeptiert; zweitens wird das Standesamt keine Dokumente apostillieren, auf denen bestimmte Angaben fehlen. So wurden in einer Reihe von Regionen auf UdSSR-Geburtsurkunden die Daten der Mitarbeiter, die die Dokumente ausgestellt haben, nicht eingetragen.
Darüber hinaus werden in einzelnen Föderationssubjekten der Russischen Föderation (insbesondere im Gebiet Amur) sowjetische Geburtsurkunden für die Apostillierung grundsätzlich nicht akzeptiert.
Für den Fall, dass eine Geburtsurkunde beschädigt ist, auf ihr Angaben fehlen oder sie in einem bestimmten Föderationssubjekt der Russischen Föderation nicht beglaubigt wird, muss man sich an das Standesamt der entsprechenden Region wenden, um eine Zweitschrift moderner Art zu erhalten, und diese anschließend beim selben Standesamt oder über ein MFZ apostillieren lassen.
Eine Apostille auf den Originalen von Geburtsurkunden, die in anderen ehemaligen Unionsrepubliken ausgestellt wurden, kann in Russland nicht angebracht werden. Man kann jedoch deren notarielle Kopien apostillieren lassen. Dies erfolgt bei der Justizbehörde der entsprechenden Region.
Die Originale von Geburtsurkunden sowjetischer Art, die in den Truppenverbänden der Streitkräfte der UdSSR im Ausland (insbesondere in der DDR) ausgestellt wurden, können nicht mit einer Apostille beglaubigt werden. Es ist erforderlich, Informationen aus dem Einheitlichen Staatlichen Register der Personenstandseinträge (EGR ZAGS) anzufordern, eine Zweitschrift moderner Art auszustellen und diese dann zu apostillieren.
Apostille in Armenien
Armenien ist einer der wenigen postsowjetischen Staaten, in denen es kein Verbot der Apostillierung von Geburtsurkunden sowjetischer Art gibt. Für die Apostillierung von Geburtsurkunden ist in Armenien das Justizministerium zuständig. Seit 2021 gibt es in Armenien ein System der elektronischen Apostille.
Die elektronische Apostille in Armenien ist ein QR-Code. Seien Sie darauf vorbereitet, dass konservative Beamte in Spanien oder Italien angesichts des fehlenden „nassen" Stempels stutzig werden können; bestehen Sie daher im Justizministerium nachdrücklich auf einem beglaubigten Papierausdruck.
Apostille in Aserbaidschan
In Aserbaidschan ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Sie müssen sich an das zuständige Standesamt (ZAGS) wenden (über das zentralisierte System für staatliche Dienstleistungen mittels der ASAN-xidmət-Zentren oder direkt), eine moderne Zweitschrift der Urkunde beschaffen und diese anschließend beim Justizministerium mit einer Apostille beglaubigen lassen (die Dokumente können auch über die ASAN-xidmət-Zentren eingereicht werden).
Bei der Ausstellung einer Zweitschrift ersetzt das Standesamt den sowjetischen Namen einer Stadt (zum Beispiel Kirowabad) automatisch durch den modernen Namen (Gəncə). Wenn der alte Name irgendwo in Ihrer Dokumentenkette (Schulzeugnisse, Pässe) auftaucht, entsteht eine schwerwiegende rechtliche Sackgasse.
Apostille in Belarus
In Belarus werden seit 2022 keine Apostillen mehr auf den Originalen von Geburtsurkunden sowjetischer Art angebracht. Wer in der Weißrussischen SSR geboren wurde, muss eine Zweitschrift moderner Art beschaffen, die anschließend beim Außenministerium apostilliert wird.
Die Hauptfalle ist das Dekret Nr. 278. Nach seiner Verabschiedung wurde es unmöglich, eine Vollmacht in einem belarussischen Konsulat im Ausland auszustellen — ein von einem ausländischen Notar ausgestelltes Dokument wird innerhalb von Belarus vom Standesamt (ZAGS) nicht mehr anerkannt. Die einzige Möglichkeit, eine Zweitschrift aus der Ferne zu beschaffen, besteht darin, dass Sie noch eine alte Vollmacht besitzen, die vor Ihrer Ausreise auf dem Hoheitsgebiet von Belarus ausgestellt wurde.
Bürger von Belarus können die Apostille entweder persönlich oder mittels einer notariellen Vollmacht anbringen lassen, die von einem belarussischen Notar ausgestellt wurde.
Da Vertreter der belarussischen Opposition, die im Ausland leben, eine Reise nach Belarus fürchten, erlauben einige Länder (darunter Polen) belarussischen Bürgern halboffiziell (über ein System von „Schreiben"), sowjetische Geburtsurkunden ohne Apostille zu verwenden. Doch diese Praxis ist unbeständig. Ständig entstehen Streitfälle bei der Einreichung solcher Dokumente.
Apostille in Estland
In Estland ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Sie müssen persönlich, per E-Mail oder über ein spezielles Portal beim Standesamt (ZAGS) eine „Bescheinigung über ein Familienereignis" beantragen. In Estland werden Standesamtsdokumente von Notaren apostilliert.
Archivbescheinigungen und Zweitschriften werden ausschließlich in den Amtssprachen (Lettisch, Litauisch, Estnisch) oder auf speziellen mehrsprachigen CIEC-Vordrucken (für die EU) ausgestellt. Eine Übersetzung ins Russische innerhalb dieser Länder für die spätere Verwendung in Auftrag zu geben, ist sinnlos — sie muss im Zielland erneut angefertigt werden.
Apostille in Georgien
In Georgien ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Sie müssen eine Zweitschrift über das System für staatliche Dienstleistungen (das Haus der Justiz) beantragen. Die Apostille kann über dieselbe Behörde angebracht werden.
Wenn Sie während der Sowjetzeit auf dem Gebiet von Abchasien oder Südossetien geboren wurden, kann Ihnen das Haus der Justiz Georgiens keine Zweitschrift ausstellen, da die Archive nicht zugänglich sind. In diesem Fall ist eine Legalisation nur über eine langwierige gerichtliche Feststellung der Geburtstatsache möglich.
Apostille in Kasachstan
In Kasachstan ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Sie müssen eine Zweitschrift der Geburtsurkunde moderner Art über die staatliche Korporation „Regierung für die Bürger" (Zentren für Bürgerdienste — ZON) beantragen. Die Apostille kann über dieselbe Behörde angebracht werden.
Um einen Antrag auf eine Zweitschrift über ein ZON oder das eGov-Portal einzureichen, muss ein Nichtansässiger zunächst aus der Ferne eine kasachische IIN (individuelle Identifikationsnummer) erlangen. Ohne diese digitale Nummer nimmt das System den Antrag Ihres Vertreters schlicht nicht an.
Apostille in Kirgisistan
In Kirgisistan ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Diese Regelung ist offiziell in öffentlichen Rechtsvorschriften verankert.
Sie müssen eine Zweitschrift der Geburtsurkunde moderner Art über die App Tunduk beantragen und dabei entweder die Zustellung oder die persönliche Abholung des Dokuments wählen. In Kirgisistan werden Geburtsurkunden vom Justizministerium apostilliert.
Die Einreichung aus der Ferne über Tunduk funktioniert nur für diejenigen einwandfrei, deren Daten aus der Sowjetzeit bereits digitalisiert und in das Einheitliche Staatliche Bevölkerungsregister eingetragen wurden. Wenn es keinen Eintrag in der Datenbank gibt, muss Ihre bevollmächtigte Person persönlich zum Standesamt (ZAGS) gehen und die Papierarchive durchsuchen.
Apostille in Lettland
In Lettland ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Sie müssen eine Zweitschrift der Geburtsurkunde moderner Art über das Portal für staatliche Dienstleistungen oder die Standesämter (ZAGS) beantragen. In Lettland werden Urkunden von vereidigten Notaren apostilliert.
Archivbescheinigungen und Zweitschriften werden ausschließlich in den Amtssprachen (Lettisch, Litauisch, Estnisch) oder auf speziellen mehrsprachigen CIEC-Vordrucken (für die EU) ausgestellt. Eine Übersetzung ins Russische innerhalb dieser Länder für die spätere Verwendung in Auftrag zu geben, ist sinnlos — sie muss im Zielland erneut angefertigt werden.
Apostille in Litauen
In Litauen ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Sie müssen eine besondere Bescheinigung (einen Auszug aus dem Standesamtsregister) beantragen. In Litauen werden Geburtsbescheinigungen von Notariaten apostilliert.
Archivbescheinigungen und Zweitschriften werden ausschließlich in den Amtssprachen (Lettisch, Litauisch, Estnisch) oder auf speziellen mehrsprachigen CIEC-Vordrucken (für die EU) ausgestellt. Eine Übersetzung ins Russische innerhalb dieser Länder für die spätere Verwendung in Auftrag zu geben, ist sinnlos — sie muss im Zielland erneut angefertigt werden.
Apostille in Moldau
In Moldau ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Auf regulatorischer Ebene hat die Republik ein Verbot der Apostillierung von Standesamtsdokumenten festgelegt, die vor 2008 ausgestellt wurden. Sie müssen eine Zweitschrift der Urkunde moderner Art beim Standesamt (ZAGS) Ihres Wohnorts, bei der Hauptverwaltung des Standesamts oder über das Portal für staatliche Dienstleistungen beantragen. In Moldau werden Geburtsurkunden vom Justizministerium über einen speziellen elektronischen Apostillendienst apostilliert.
Ein besonderes Problem ist Transnistrien. In der PMR ausgestellte Dokumente werden nirgendwo auf der Welt anerkannt. Wer dort geboren wurde, muss ein „Transformationsverfahren" durchlaufen — die Geburtstatsache in Chișinău bestätigen lassen, eine moldauische Zweitschrift beschaffen und diese dann apostillieren lassen.
Apostille in Tadschikistan
In Tadschikistan ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Sie müssen eine Zweitschrift der Geburtsurkunde moderner Art beim Standesamt (ZAGS) beantragen. In Tadschikistan wird die Geburtsurkunde vom Justizministerium apostilliert.
Das Hauptproblem ist hier die Erhaltung der sowjetischen Archive. Eine enorme Zahl von Einträgen aus den 1970er- und 1980er-Jahren ist verloren gegangen oder mit haarsträubenden Fehlern in den Nachnamen ausgefüllt worden, weshalb die Beschaffung einer Zweitschrift über das Standesamt oft in die Notwendigkeit einer manuellen Suche nach Dokumenten in den behördlichen Archiven mündet.
Konsularische Legalisation in Turkmenistan
Turkmenistan ist keine Vertragspartei des Haager Übereinkommens von 1961, daher findet das Apostillierungsverfahren auf seinem Hoheitsgebiet keine Anwendung. Um eine Geburtsurkunde zu legalisieren, müssen Sie sich an das Außenministerium und anschließend an das Konsulat (die Konsularabteilung der Botschaft) des Staates wenden, in dem das Dokument verwendet werden soll. Was die Möglichkeit der Legalisation einer Urkunde sowjetischer Art betrifft, so finden sich im Internet widersprüchliche Angaben. Es gibt Hinweise auf eine konsularische Legalisation sowjetischer Urkunden, doch ist es gleichwohl zuverlässiger, eine Zweitschrift über die Standesämter zu beschaffen.
Apostille in der Ukraine
Seit 2023 akzeptiert die Ukraine offiziell keine UdSSR-Dokumente mehr für die Apostillierung, einschließlich Geburtsurkunden. Sie müssen eine Zweitschrift der Geburtsurkunde moderner Art beim Standesamt (ZAGS) beantragen. In der Ukraine werden Geburtsurkunden von den Standesämtern oder Notaren für die Apostillierung angenommen.
Für Bürger Russlands oder Personen, die Grenzübertrittsstempel Russlands/Belarus' in ihrem Pass haben, ist die Beschaffung von Zweitschriften derzeit praktisch blockiert. Jegliche in Russland oder in russischen Konsulaten im Ausland ausgestellten Vollmachten werden von den ukrainischen Behörden grundsätzlich nicht anerkannt — das Dokument muss streng von einem europäischen Notar ausgestellt werden und eine Apostille tragen.
Apostille in Usbekistan
In Usbekistan ist es nicht möglich, das Original einer Geburtsurkunde sowjetischer Art zu apostillieren. Sie müssen eine Zweitschrift der Geburtsurkunde moderner Art beim Standesamt (ZAGS) beantragen. In Usbekistan wird die Geburtsurkunde von den territorialen Justizbehörden apostilliert.
Abgesehen davon, dass die sowjetischen Archive oft verloren gegangen oder fehlerhaft ausgefüllt sind, gibt es hier eine haarsträubende Tücke mit dem Verschwinden des Vatersnamens. In das Feld „Vorname" schreibt man Ihnen etwa Artur, während das Feld „Vatersname" auf dem neuen Vordruck einfach leer gelassen werden kann. Wenn diese apostillierte Zweitschrift in Deutschland oder Israel ankommt, wird der Beamte sagen: „In Ihrer alten sowjetischen Kopie sind Sie Artur Borissowitsch, hier aber einfach nur Artur. Das sind zwei verschiedene Personen." Man muss dann eine zusätzliche Bescheinigung darüber beibringen, dass es sich um ein und denselben Bürger handelt.
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Übersetzung einer Geburtsurkunde
Bei der Verwendung einer Geburtsurkunde im Ausland ist in der Regel eine offizielle Übersetzung erforderlich — eine notarielle, beeidigte oder beglaubigte, je nach den gesetzlichen Anforderungen des Ziellandes.
Die Übersetzung einer Geburtsurkunde erfordert besondere Sorgfalt: Vornamen, Nachnamen und geografische Bezeichnungen müssen exakt und in Übereinstimmung mit den im Zielland anerkannten Transliterationsstandards wiedergegeben werden. Um Ungenauigkeiten zu vermeiden, durchläuft die erstellte Übersetzung ein Verfahren des Abgleichs mit dem Original.
Je nach den Anforderungen der annehmenden Stelle kann die offizielle Übersetzung dem apostillierten Original oder einer notariellen Kopie der Urkunde beigeheftet werden.
Versand von Dokumenten aus postsowjetischen Staaten
Wenn Sie außerhalb des Landes leben, in dem die Geburtsurkunde ausgestellt wurde, ist es realistisch, eine Zweitschrift und eine Apostille aus der Ferne zu erlangen. Trotz der schwierigen internationalen Lage ist der Versand von Dokumenten aus den meisten postsowjetischen Staaten möglich, wenngleich er bei einigen Zielen in mehreren Etappen erfolgt.
Spezialisierte Unternehmen übernehmen den gesamten Zyklus: die Anforderung einer Zweitschrift bei den Standesämtern (ZAGS), die Apostillierung, die Übersetzung und die Zustellung der fertigen Dokumente in das Wohnsitzland des Antragstellers.
Wie können wir Ihnen helfen?
Wenn Sie sich außerhalb des Landes befinden, in dem Ihre sowjetische Geburtsurkunde ausgestellt wurde, ist Schmidt & Schmidt bereit, den gesamten Prozess der Legalisation des Dokuments zu übernehmen.
Wir bieten das gesamte Leistungsspektrum: die Erlangung einer Zweitschrift der Urkunde bei den Standesämtern, die Apostillierung, die notarielle Übersetzung, bei Bedarf die konsularische Legalisation sowie die Zustellung der fertigen Dokumente in die meisten Länder der Welt.
Näheres zum Verfahren der Legalisation und Apostillierung können Sie auf unserer Website lesen.
