EAC-Zertifizierung von Waren in der Eurasischen Wirtschaftsunion: Wie funktioniert der Prozess?

Was ist eine Produktzertifizierung und warum ist sie erforderlich?

Produkte, die auf dem eurasischen Markt (Armenien, Weißrussland, Kasachstan, Kirgisistan, Russland) verkauft werden, müssen für Verbraucher und Umwelt sicher sein. Um die Sicherheit von Produkten zu bestätigen, sind eine Reihe von Verfahren erforderlich, für die im landläufigen Sinne meist der Begriff „Zertifizierung“ verwendet wird, obwohl dies nicht ganz korrekt ist.

Lassen wir uns herauszufinden, was es ist, wie es funktioniert und wer es wann braucht. Es ist wichtig zu verstehen, dass während der Bereitstellung eines Produkts auf dem Markt – also ab dem Zeitpunkt, an dem das Produkt hergestellt oder in den eurasischen Markt importiert wird – absolut alle am Verkaufsprozess des Produkts Beteiligten für die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften verantwortlich sind. Das bedeutet, unabhängig davon, ob Sie Produkte herstellen, importieren oder vertreiben – Sie tragen die Verantwortung für deren Sicherheit. Diese Verantwortung kann sich nicht nur finanziell, sondern in einigen Fällen auch durch persönliche Haftung auswirken. Abhängig von der Art des Produkts wird der Prozess durch technische Vorschriften der Eurasischen Union geregelt, von denen derzeit 52 verabschiedet wurden und sich eine Reihe weiterer in der Entwicklungs-, Koordinierungs- und Annahmephase auf der Ebene der Eurasische Wirtschaftsunion befinden. Technische Vorschriften legen verbindliche Anforderungen an Produkte fest, die deren Sicherheit sowohl für den Verbraucher als auch für die Umwelt gewährleisten. Die Anforderungen der technischen Vorschriften gelten für eine Vielzahl von Produkten, von der Unterwäsche bis zum Hochgeschwindigkeitszug. Ohne EAC-Zertifikaten oder EAC-Konformitätserklärungen, die die Konformität der Produkte mit den Anforderungen der technischen Vorschriften bestätigen, ist die Einfuhr und der Verkauf von Produkten in der gesamten Eurasischen Wirtschaftsunion, zu der fünf Länder gehören: Russland, Weißrussland, Kasachstan, Armenien und Kirgisistan, verboten. Das heißt, Zertifikate und Konformitätserklärungen der Produkte mit den gesetzlichen Anforderungen werden sowohl von den Herstellern benötigt, um sie in den freien Verkehr zu überführen, von den Importeuren der Produkte, um sie zu importieren, als auch von den Endverkäufern, um sie an Verbraucher zu verkaufen.

Welche Formen der Konformitätsbestätigung von Waren gibt es?

Die Bestätigung der Produktkonformität mit den Anforderungen des Technischen Regelwerks erfolgt hauptsächlich in zwei Formen: EAC-Deklarierung und EAC-Zertifizierung. Für bestimmte Warenarten, beispielsweise Medikamente, Chemikalien oder Nahrungsergänzungsmittel, gibt es zusätzliche Formen der Konformitätsbewertung. Darüber hinaus sind einige Produkte, wie zum Beispiel Flugzeuge, Kernkraftwerke oder Waffen und Munition, innerhalb der Eurasischen Wirtschaftsunion nicht reguliert und ihre Anforderungen werden durch nationale oder Industriestandards bestimmt – was ein großes, aber separates Diskussionsthema ist. Produkte, die in keinem der technischen Regelwerke erfasst sind, unterliegen in der Regel keiner Konformitätsbestätigung und können ohne Zertifikate oder Erklärungen verkauft werden. Die EAC-Zertifizierung von Produkten wird im Allgemeinen auf Produkte angewendet, bei deren Verwendung ein potenziell hohes Risiko für Verbraucher oder die Umwelt besteht. Beispielsweise für Unterwäsche, Kindermöbel, Elektrogeräte für den Hausgebrauch oder explosionsgeschützte Geräte. Die Gruppen dieser Produkte sind in technischen Regelwerken gesondert definiert. Die EAC-Deklarierung gilt für alle anderen in technischen Regelwerken genannten Produktgruppen.

Wie ist das Verfahren, um ein Zertifikat oder eine Deklaration für ein Produkt zu erhalten?

Wichtige Punkte kurz zusammengefasst:

1. Das Verfahren zur Konformitätsbewertung in Form einer Zertifizierung erfolgt unter zwingender Einbindung eines Dritten – einer akkreditierten Zertifizierungsstelle.
2. Musterprüfungen als auch ein Produktionsaudit sind die Voraussetzungen für die erfolgreiche Zertifizierung.
3. Muster werden an ein akkreditiertes Prüflabor geschickt, wo Prüflaborexperten mit speziellen Geräten die erforderlichen Tests durchführen und ihre Ergebnisse in den Prüfbericht eintragen. Auf der Grundlage der Testergebnisse, Auditergebnisse und der Überprüfung der technischen Dokumentation müssen die Experten der Zertifizierungsstelle entscheiden, ob das Produkt die Anforderungen dafür erfüllt, und dementsprechend eine Konformitätsbescheinigung ausstellen oder nicht.
4. Im Falle der EAC Deklaration erhebt der Hersteller selbst Nachweise über die Konformität des Produkts mit den Anforderungen des Technischen Regelwerks, legt selbst den Umfang der erforderlichen Prüfungen fest und führt Prüfungen entweder auf eigenen Geräten oder in einem von ihm selbst ausgewählten Prüflabor durch und kontrolliert das Qualitätsmanagementsystem in seinem Unternehmen, ohne dass eine Zertifizierungsstelle eingeschaltet werden muss, und stellt am Ende eine Konformitätserklärung aus, die mit einem eigenen Siegel und einer eigenen Unterschrift versehen ist.
5. Die Form der Konformitätsbewertung wird im Technischen Regelwerk festgelegt, und wenn für ein Produkt eine Zertifizierung vorgeschrieben ist, reicht eine EAC Deklaration nicht aus.
6. Ausgestellte Zertifikate und Konformitätserklärungen werden zusammen mit den gesammelten Nachweisen in ein öffentliches elektronisches Register eingetragen und gelten erst danach als gültig. Die Gültigkeit von Zertifikaten und Erklärungen ist in der Regel auf fünf Jahre begrenzt.
7. Ein EAC Zertifikat kann nur von einem Unternehmen mit Sitz im Hoheitsgebiet der EAWU beantragt werden. Ausländische Hersteller müssen einen bevollmächtigten Vertreter benennen, der die rechtlichen und technischen Aspekte der Zertifizierung übernimmt.

Wie starte ich den Prozess der EAC-Konformitätsbewertung?

Wenn Sie erstmals Produkte in die EAWU exportieren oder bestehende Zertifizierungen aktualisieren müssen, sollten Sie strukturiert vorgehen. Die wichtigsten Schritte sind:

1. Prüfen Sie, ob Sie die technischen Unterlagen auf Russisch und ggf. Kasachisch haben. Die Unterlagen aus früheren Projekten können nach der Aktualisierung verwendet werden. Wir bieten auch Erstellung der technischen Unterlagen oder Übersetzungen an.
2. Definieren Sie, ob Sie die Zertifizierung für fünf Jahre oder nur für ein konkretes Projekt benötigen. Das beeinflusst Kosten und Dauer der Zertifizierung.
3. Wenden Sie sich an einen Zertifizierungsberater, der Sie während des gesamten Prozesses begleiten kann. Erkundigen Sie sich dabei, mit welchen Zertifizierungsstellen zusammengearbeitet wird. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf die aktuellen Sanktionen sowie die verschärften Kontrollen gegenüber nicht vertrauenswürdigen Zertifizierungsstellen in einigen Ländern, insbesondere in Kirgisistan.
4. Wählen Sie den Antragsteller sorgfältig aus. Die Benennung eines unabhängigen Antragstellers ist sinnvoll, da es sich dabei um eine neutrale Partei handelt, die Interesse des Hersteller vertritt. Das ist vor allem dann essentiell, wen der Hersteller mehrere Kunden in der Eurasischen Union hat.

Wie wählt man eine Zertifizierungsstelle aus und was sind die Anforderungen dafür?

Die EAC-Zertifizierung ist oft mit großem finanziellen und zeitlichen Aufwand verbunden und kann ein ernstes Risiko für den Hersteller oder Importeur darstellen. Obwohl große Unternehmen über umfangreiche Erfahrung in diesem Bereich verfügen, haben selbst sie ernsthafte Schwierigkeiten, ganz zu schweigen von mittleren und kleinen Unternehmen. Dabei werden an akkreditierte Zertifizierungsstellen, Prüflabore und dort tätige Sachverständige sehr hohe Anforderungen an Kompetenzen und die notwendige Ausrüstung gestellt. Die Überwachung der Einhaltung der Anforderungen obliegt dem Federal Accreditation Service (FSA). Es kann jedoch festgestellt werden, dass es unmöglich ist, eine seriöse Zertifizierungsstelle oder ein Prüflabor allein auf der Grundlage der öffentlich zugänglichen Daten auszuwählen. Der Markt für die Konformitätsbewertung wird weiterhin von Unternehmen dominiert, die sehr skrupellose Geschäftspraktiken etabliert haben und über äußerst intransparente Geschäftsstrukturen verfügen. Die weiterhin Zertifikate ausstellen, wann immer möglich, ohne jegliche Überprüfung der Produkte zum Zwecke der eigenen Bereicherung. Was in den letzten Jahren zu mehreren großen Skandalen mit dem einmaligen Widerruf tausender ausgestellter Zertifikate geführt hat. Wird einer Zertifizierungsstelle aufgrund der Ergebnisse eines Audits die Akkreditierung entzogen, führt dies einmalig dazu, dass alle von dieser Stelle ausgestellten Zertifikate ungültig werden, und solche Fälle sind bereits mehrfach vorgekommen. Außerdem können skrupellose Zertifizierungsstellen sogenannte „Papierlabore“ nutzen, das heißt, sie verfügen über keine eigentliche Ausrüstung und sind an der Fälschung von Protokollen beteiligt. Selbst ein gewissenhafter Kunde, der alle Arbeiten korrekt ausführen wollte und sich für die Ausführung an ein großes Unternehmen wandte, kann bei solchen Zertifizierungsstellen und Prüflaboren in eine Situation geraten. Außerdem kann so etwas im ungünstigsten Moment ans Licht kommen und alles muss dringend erneuert werden und das Produkt wird aus dem Verkauf genommen. Und wenn die Umstände ungünstig sind, kann Ihnen eine hohe Geldstrafe und die Beschlagnahmung von Produkten drohen.

Für Unternehmen ist es entscheidend, nicht nur die rechtlichen Anforderungen einzuhalten, sondern auch typische Fehler bei der Vorbereitung und Durchführung zu vermeiden. Welche Punkte dabei besonders wichtig sind, erfahren Sie in unserem Beitrag Worauf muss man bei der EAC Zertifizierung achten?

Um Risiken zu reduzieren, sollten Sie jedoch Folgendes beachten:

• Eintragung in den nationalen Teil des Registers
• Empfehlungen von anderen Kunden aus derselben Branche
• Transparente Eigentümerstruktur

Bevor ein Vertrag abgeschlossen und Zahlungen geleistet werden, ist es unerlässlich, die Authentizität der Dokumente sowohl der Zertifizierungsstelle als auch des Prüflabors zu überprüfen. Es ist ratsam, dass vertragliche Vereinbarungen für die Zertifizierungsarbeiten direkt mit der Zertifizierungsstelle abgeschlossen werden, anstatt über eine unbekannte Zwischenstelle. Dies stellt sicher, dass alle Prozesse transparent und nachvollziehbar sind. Im Falle eines Vertragsabschlusses über eine Zwischenstelle und des Widerrufs eines Zertifikats durch Verschulden der Zertifizierungsstelle wird es in der Regel niemanden geben, von dem man eine Erklärung verlangen kann

Was tun, wenn das Produkt die EAC-Zertifizierung nicht bestanden hat?

Leider kann es in manchen Fällen vorkommen, dass ein Produkt kein EAC-Zertifikat erhält, meist aus mehreren Gründen:

• Unvollständige oder falsche technische Dokumentation
• Es ist nicht möglich, die Lieferkette nachzuweisen
• Mängel im Qualitätsmanagementsystem, die als Ergebnis des Produktionsaudits festgestellt wurden
• Das Produkt wurde nicht getestet

Um solche Schwierigkeiten zu vermeiden, müssen Sie zunächst verantwortungsvoll mit den Geschäftsprozessen im Unternehmen umgehen. Die Bestätigung der Produktkonformität mit den gesetzlichen Anforderungen sollte nicht als „Sache an sich“ betrachtet werden, sondern vielmehr als Fortsetzung eines ganzheitlichen Produktqualitätsmanagementsystems im Unternehmen. Und wir müssen ganz von vorne beginnen – die Dokumentation aller technologischen Prozesse. Im Rahmen der Sicherstellung der Produktqualität ist es auch wichtig zu verstehen, wer Ihre Lieferanten sind und was sie Ihnen verkaufen. Wenn Sie nicht wissen, woher Sie die Komponenten und Materialien in Ihrem Lager beziehen, welche Qualität sie haben und wo sich die Dokumente befinden, werden Sie die entsprechende Zertifizierung nicht bestehen können. Es ist auch wichtig, die Verantwortlichen im Unternehmen für die Implementierung und Bereitstellung eines Qualitätsmanagementsystems zu identifizieren. Diese Mitarbeiter, angefangen beim Top-Management, müssen die erforderlichen Schulungen absolvieren, und noch besser, das Unternehmen muss ein ISO 9001-QMS-Zertifikat erhalten. Dann wird es beim Bestehen des Audits keine Schwierigkeiten geben. Sollte das Produkt im gleichen Fall die Tests nicht bestehen, gibt es mehrere Möglichkeiten: Erstens: Verlieren Sie nicht den Mut und ändern Sie den Produktionsprozess, stellen Sie sicher, dass das Produkt den Anforderungen der technischen Vorschriften entspricht, und führen Sie erneut Prüfungen durch. Zweitens werfen Sie noch einmal einen Blick auf den Anwendungsbereich dieser Produkte. Vielleicht handelt es sich hierbei nicht um Kinderspielzeug, sondern um Souvenirprodukte, die überhaupt keiner Konformitätsbestätigung unterliegen? Drittens: Wenn nichts klappt, stellen Sie die Produktion dieses Produkts ein. Schließlich ist es viel besser, einfach Geld zu verlieren, als Menschen zu töten oder zu verstümmeln und ins Gefängnis zu gehen, indem man offensichtlich gefährliche Produkte mit gefälschten Testberichten auf den Markt bringt.

Verantwortung bei Verstößen gegen Anforderungen

Der Vertrieb von Produkten ohne gültige EAC-Konformitätsbescheinigungen oder mit gefälschten bzw. unzuverlässigen Dokumentenzieht gemäß Kapitel 14 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten erhebliche Strafen nach sich. Diese können Geldbußen von bis zu zigtausend Euro umfassen, ebenso wie die Einstellung der Geschäftstätigkeit, Beschlagnahmung der Produkte und – im Falle einer Gefährdung von Leben, Gesundheit oder Umwelt – sogar strafrechtliche Konsequenzen. Einen Überblick über mögliche Sanktionen für Verstöße gegen Regeln der EAC-Zertifizierung finden Sie in unserem Fachartikel. Daher ist es von größter Wichtigkeit, die EAC-Konformitätsbewertung ernsthaft zu behandeln.

Einhaltung von EU- und US-Sanktionen im Rahmen der EAC Zertifizierung

Neben den technischen Vorschriften der Eurasischen Wirtschaftsunion (EAWU) müssen europäische und internationale Unternehmen bei der EAC Zertifizierung auch die geltenden Sanktionsbestimmungen der Europäischen Union und der Vereinigten Staaten beachten. Diese Regelungen betreffen insbesondere die Ausfuhr bestimmter Güter, den Handel mit gelisteten Personen und Unternehmen sowie die Bereitstellung technischer Dienstleistungen. Ein Verstoß kann nicht nur die Geschäftsbeziehungen gefährden, sondern auch straf- und zivilrechtliche Folgen nach sich ziehen.

Besonders kritisch ist die Situation bei Exporten nach Russland und Belarus. Infolge der geopolitischen Lage wurden seit 2014 zahlreiche Embargos und restriktive Maßnahmen erlassen, die sich direkt auf die Zertifizierungsverfahren auswirken können. So ist es möglich, dass Prüfstellen oder Geschäftspartner in den betroffenen Ländern auf Sanktionslisten stehen und eine Zusammenarbeit rechtlich unzulässig wäre. Unternehmen müssen deshalb nicht nur die technischen Regelwerke, sondern auch die aktuellen Sanktionslisten der EU und der USA sorgfältig prüfen.

Ein weiteres Risiko besteht, wenn die Lieferung aufgrund von Sanktionsverstößen blockiert wird. Selbst eine formal korrekte Konformitätsbewertung bietet in diesem Fall keine Rechtssicherheit. Daher ist eine enge Abstimmung zwischen Compliance-Abteilungen, Exportkontrollbeauftragten und Zertifizierungspartnern unerlässlich, um rechtliche Konflikte zu vermeiden und die Lieferketten abzusichern.

Unternehmen, die ihre Produkte erfolgreich nach Kasachstan, Russland oder andere EAWU-Mitgliedsstaaten exportieren möchten, sollten sich nicht nur auf die Einhaltung der technischen Vorschriften konzentrieren, sondern auch eine umfassende Sanktions-Compliance sicherstellen. Dies betrifft sowohl die Prüfung der Endverwendung als auch die Auswahl geeigneter bevollmächtigter Vertreter und Partner vor Ort.

Schmidt & Schmidt bietet hierfür ein rechtssicheres Lösungskonzept über Kasachstan. Als Mitgliedsstaat der EAWU ist Kasachstan berechtigt, EAC Zertifikate und EAC Deklarationen auszustellen. Durch unsere Büros vor Ort stellen wir sicher, dass alle Zertifizierungsprozesse im Einklang mit den europäischen und amerikanischen Sanktionsregelungen durchgeführt werden und unsere Kunden dennoch Zugang zum EAWU-Markt erhalten.

Ausführliche Informationen zu den aktuellen Entwicklungen finden Sie in unserem Artikel EAC Zertifizierung inmitten von EU- und US-Sanktionen gegen Russland und Belarus.

Fazit

1. Egal, ob Sie Produkte herstellen, importieren oder einfach im eigenen Geschäft oder online über Drittanbieterdienste verkaufen – Sie sind nicht nur für die Verfügbarkeit von Dokumenten verantwortlich, die die Konformität bestätigen (Zertifikate und Deklarationen), sondern auch für diese Regelkonformität selbst.
2. Es ist notwendig, äußerst verantwortungsvoll mit dem Papierkram umzugehen und nicht zu versuchen, „Abstriche zu machen“. Dies kann sowohl zur Beschlagnahmung des Produkts selbst als auch zu schwerwiegenden Problemen bis hin zur strafrechtlichen Haftung führen.
3. Die Konformitätsbestätigung ist nicht nur ein formelles Verfahren, sondern Teil der Geschäftsprozesse. Nur wenn Sie die Verfügbarkeit und Echtheit der Dokumente Ihrer Lieferanten in allen Phasen überwachen und Produktionsprozesse dokumentieren, können Sie Ihren eigenen Schutz gewährleisten und sicher sein, dass Sie dies tun keine Schwierigkeiten mit der Konformitätsbewertung haben.
4. Bei der Auswahl der Auftragnehmer ist bei der Erstellung der Dokumentation äußerste Vorsicht geboten, es gibt eine große Anzahl skrupelloser Akteure auf dem Markt. Vorsicht ist vor allem bei denen geboten, die offen reduzierte Preise anbieten, eine aggressive Werbekampagne betreiben oder versuchen, Verträge über unseriöse Briefkastenfirmen abzuschließen. Überprüfen Sie alle Dokumente akkreditierter Stellen und Labore und lesen Sie die Bewertungen.

Zertifizierung beim Export nach Russland, Kasachstan und EAWU

Die Zertifizierung und Zulassung für den eurasischen Markt ist ein komplexer Prozess, der sowohl ein tiefgreifendes Fachwissen zu eurasischen Normen und Anforderungen, als auch Erfahrung bei der Interaktion mit staatlichen Institutionen erfordert. Wir arbeiten ausschließlich mit akkreditierten Zertifizierungsstellen und organisieren den ganzen Zertifizierungsablauf direkt.