Wer gerade erst in den Außenhandel einsteigt, sieht sich oft mit einem unerwarteten Problem konfrontiert - der Unmöglichkeit, Handelsdokumente für die Verwendung im Ausland durch die Apostille oder die konsularische Legalisierung zu beglaubigen. In den meisten Fällen akzeptieren die Behörden nicht einmal einen Vertrag, einen Kaufvertrag, eine Rechnung, eine Preisliste, einen Prüfbericht, eine Packliste oder ein ähnliches Dokument zur Beglaubigung durch eine Apostille. Was kann man tun, wenn die Geschäftspartner die Vorlage amtlich beglaubigter Unterlagen erwarten?
Dafür gibt es eine Lösung. Schmidt & Schmidt verfügt über langjährige Erfahrung in der Legalisierung und Apostillierung von Urkunden auf der ganzen Welt. Zu den Handelsdokumenten gehören folgende Dokumenten:
- Handelsregisterauszüge
- Grundbuchauszüge
- Rechnungen
- Kontoauszüge
- Wertpapier-Kaufverträge
In den meisten Ländern kann dieses Problem über die Industrie- und Handelskammern gelöst werden. Es gibt jedoch eine Reihe von Feinheiten, auf die Sie achten sollten, um Zeit und Geld zu sparen.
Erstens akzeptieren einige Konsulate keine Dokumente ohne einen Stempel der zuständigen Abteilung des Außenministeriums Ihres Landes (dies ist vor allem bei chinesischen Konsulaten häufig der Fall).
Zweitens gibt es bestimmte Kategorien von Handelsdokumenten, die auf offiziellen Briefköpfen der Regierung ausgestellt werden. In einigen Fällen können diese noch mit einer Apostille beglaubigt oder zur konsularischen Legalisierung angenommen werden. Deshalb ist es besser, vor Beginn des Verfahrens zu klären, was genau benötigt wird.
Drittens: Selbst wenn ein Dokument über die Industrie- und Handelskammer beglaubigt werden muss, gibt es je nach Land unterschiedliche Verfahren. In den Niederlanden beispielsweise muss höchstwahrscheinlich ein weiteres Verfahren nach der Industrie- und Handelskammer durchgeführt werden.
Die Beamten der IHK verlangen oft, dass das Dokument in die Sprache des Empfängerlandes übersetzt wird, bevor Sie es einreichen. Es ist jedoch nicht sicher, dass diese Übersetzung das Konsulat und Ihre Geschäftspartner im Ausland zufrieden stellt. Sie können verlangen, dass das Dokument von einem beim Konsulat akkreditierten Übersetzer oder sogar von einem vereidigten Übersetzer am Empfangsort übersetzt wird. Auch dies muss im Voraus geklärt werden.
Wenn Sie viel Zeit haben und bereit sind, alle notwendigen Behörden mehrmals zu durchlaufen, können Sie versuchen, das Handelsdokument selbst zu legalisieren. Aber wenn Sie es eilig haben und andere Dinge zu tun haben, ist es besser, wenn Sie den Vorgang Profis überlassen.
