In Deutschland ausgestellte Hochschulabschlüsse, Zertifikate und sonstige Bildungsnachweise entfalten im Ausland keine Rechtswirkung. In der Praxis bedeutet dies, dass es ohne Legalisierung eines solchen Dokuments nicht möglich ist, ein weiterführendes Studium aufzunehmen oder eine Stelle bei einer öffentlichen Einrichtung anzutreten.
Wenn Sie Ihren deutschen Bildungsabschluss in einem Land verwenden möchten, das Vertragsstaat des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 ist, können Sie ihn in einem vereinfachten Verfahren, der sogenannten Apostille, legalisieren lassen.
Warum und in welchen Fällen wird eine Apostille benötigt?
Die Apostille, auch „Haager Apostille“ genannt, ist eine Bescheinigung, die die Herkunft einer öffentlichen Urkunde bestätigt (z. B. einer Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde, einer gerichtlichen Entscheidung, eines Registerauszugs oder einer notariellen Beglaubigung). Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Eigenschaft, in welcher die Person gehandelt hat, die die öffentliche Urkunde unterzeichnet hat.
Handelsdokumente können nicht mit einer Apostille versehen werden. Wenn Sie daher eine Bescheinigung über die Teilnahme an einem Bildungskurs von einem privaten Unternehmen erhalten haben, das über keine staatliche Bildungslizenz verfügt, können Sie diese nicht mit einer Apostille versehen lassen. Nur Dokumente staatlich anerkannter Bildungseinrichtungen mit einer offiziellen staatlichen Zulassung können im Apostilleverfahren legalisiert werden.
Dabei ist zu beachten, dass die Apostille zwar die Echtheit der Unterschrift einer befugten Amtsperson und die ordnungsgemäße Ausstellung des Dokuments bestätigt, jedoch keinen automatischen Zugang zu einer beruflichen Tätigkeit in reglementierten Bereichen gewährt.
Eine Apostille kann nur im Hoheitsgebiet des Staates angebracht werden, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Die Anbringung durch diplomatische oder konsularische Vertretungen ist nicht möglich. Das Verfahren zur Beglaubigung von Dokumenten durch eine Apostille in Spanien ist relativ einfach: Die Apostille wird entweder auf notariell beglaubigten Kopien von Abschlusszeugnissen angebracht, die bei örtlichen Notaren angefertigt werden, und zwar bei der Notarkammer der autonomen Region, in der der jeweilige Notar registriert ist.
Alternativ kann die Apostille auf dem Originaldiplom angebracht werden, wenn die Universität den Abschluss selbst in der Geschäftsstelle der zuständigen Behörde beglaubigen lässt. Der zweite Weg ist deutlich komplizierter und teurer, obwohl es für ausländische Behörden in der Regel keinen Unterschied macht, ob die Apostille auf der notariell beglaubigten Kopie oder auf dem Original angebracht ist.
Wann ist eine Apostille nicht erforderlich?
Die meisten Unternehmen verlangen bei der Einstellung von Mitarbeitern für Stellen, für die keine besonderen Zugangsvoraussetzungen gelten, keine Apostille für den Hochschulabschluss. Darüber hinaus ist eine Apostille nicht erforderlich, wenn zwischen Deutschland und einem anderen Staat besondere Regelungen gelten, wie beispielsweise innerhalb der EU, wo ein gemeinsamer Rahmen für die Anerkennung von Bildungsabschlüssen besteht.
Das Verfahren zur Ausstellung einer Apostille für Hochschulabschlüsse in Deutschland
Das Verfahren zur Beglaubigung von Dokumenten mit einer Apostille kann in Deutschland recht komplex sein. Zum einen gibt es kein einheitliches Format für Hochschulabschlusszeugnisse. Zum anderen richten sich die Voraussetzungen für die Erteilung einer Apostille für Bildungsnachweise nach den Regelungen des Bundeslandes, in dem das Abschlusszeugnis ausgestellt wurde. Daher ist es beispielsweise nicht möglich, ein in Berlin ausgestelltes Abschlusszeugnis in Köln oder München mit einer Apostille versehen zu lassen. Im Folgenden betrachten wir das Verfahren am Beispiel eines Hochschulabschlusses aus Niedersachsen.
Der erste Schritt besteht darin, das Dokument zur Vorbeglaubigung an das Studentensekretariat oder Immatrikulationsamt der Universität zu senden. Die Vorbeglaubigung dauert etwa zwei Wochen.
Der zweite Schritt besteht darin, die Apostille bei der Polizeidirektion des Landkreises in Niedersachsen einholen zu lassen, in dem sich die Universität befindet. Dies ist der zeitaufwendigste Schritt und kann mehrere Wochen oder Monate dauern. In anderen Bundesländern können andere Behörden für die Ausstellung der Apostille zuständig sein, beispielsweise Landesbehörden, Gerichte oder örtliche Dienststellen des Auswärtigen Amtes.
Die Apostille kann entweder auf dem Originaldokument oder auf einer von der Universität erneut ausgestellten beglaubigten Kopie angebracht werden. Welche Variante zulässig ist, hängt von den Anforderungen des jeweiligen Bundeslandes ab. Außerdem ist zu beachten, dass das Abschlusszeugnis und die dazugehörige Anlage in Deutschland als zwei separate Dokumente apostilliert werden. Es ist nicht möglich, das Abschlusszeugnis und die Anlage zusammenzuheften und mit einer einzigen Apostille beglaubigen zu lassen.
Für die Legalisierung erforderliche Dokumente:
- Das Original des Abschlusszeugnisses;
- gegebenenfalls die Originalanlage zum Abschlusszeugnis.
Das Erscheinungsbild der Apostille ist in Deutschland nicht einheitlich, sondern hängt von der zuständigen Landesbehörde und dem jeweiligen Bundesland ab.
Was ist eine Apostille?
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Versand der Dokumente
Da wir das Originaldokument in Deutschland benötigen, muss es direkt nach Deutschland geschickt werden. Die Kosten für einen solchen Kurierdienst richten sich nach den Tarifen des jeweiligen Anbieters.
Die fertig bearbeiteten Dokumente können weltweit per Kurier zugestellt werden.
Konsularische Legalisation
Wenn Ihr Abschlusszeugnis in einem Land verwendet werden soll, das nicht Vertragsstaat des Haager Übereinkommens ist, beispielsweise in China, den Vereinigten Arabischen Emiraten oder Ägypten, muss das Dokument konsularisch legalisiert werden. Dieses Verfahren ist aufwendiger als die Erteilung einer Apostille.
Das Verfahren zur konsularischen Legalisation deutscher Hochschulabschlusszeugnisse ist ebenso wie das Apostilleverfahren recht komplex. Dabei sind sowohl die Anforderungen der zuständigen Behörden des Bundeslandes, in dem das Abschlusszeugnis ausgestellt wurde, als auch die Vorgaben des Konsulats des Landes zu beachten, in dem das Dokument verwendet werden soll. Betrachten wir das Verfahren am Beispiel eines Hochschulabschlusses aus Bayern, der in Katar verwendet werden soll.
Der erste Schritt besteht darin, das Abschlusszeugnis an die zuständige Behörde in Bayern zu senden, in deren Zuständigkeitsbereich sich die Universität befindet. Dort bringt ein befugter Mitarbeiter einen speziellen Vorbeglaubigungsvermerk an. Dieser Schritt kann mehrere Wochen bis mehrere Monate dauern.
Der zweite Schritt besteht darin, das Dokument zur Überbeglaubigung an das Auswärtige Amt der Bundesrepublik Deutschland zu senden. Dieser Schritt kann sechs Wochen bis mehrere Monate in Anspruch nehmen.
Der dritte Schritt ist die Beglaubigung durch die Botschaft des Bestimmungslandes (Katar). In der Regel dauert dieser Schritt je nach den Vorgaben der Botschaft fünf bis 15 Werktage.
Der erste Schritt erfolgt in dem Bundesland, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Im zweiten Schritt wird das Dokument durch das Auswärtige Amt überbeglaubigt. Der dritte Schritt findet in der Regel in Berlin statt, wo sich die Botschaft befindet.
Bitte beachten Sie außerdem, dass sich die Anzahl der Verfahrensschritte je nach den Anforderungen des jeweiligen Bundeslandes und der Botschaft erhöhen kann. Unter Umständen ist zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung in die von der Botschaft verlangte Sprache erforderlich. In anderen Fällen muss das Dokument zunächst von einer weiteren zuständigen Landesbehörde vorbeglaubigt werden.
Zu beachten ist, dass auf dem Beglaubigungsvermerk des Auswärtigen Amtes das Bestimmungsland des Dokuments angegeben sein muss. Es ist nicht möglich, ein Abschlusszeugnis mit einem einzigen Beglaubigungsvermerk des Auswärtigen Amtes gleichzeitig für mehrere Länder legalisieren zu lassen.
Übersetzung von Bildungsnachweisen
Um einen Bildungsnachweis im Ausland verwenden zu können, muss nach der Legalisierung eine amtlich beglaubigte Übersetzung angefertigt werden. Wird die Übersetzung von einem vereidigten Übersetzer in Spanien angefertigt, erkennen die zuständigen Behörden diese nicht an.
Die Übersetzung des Dokuments muss unbedingt einem Prüfungsverfahren unterzogen werden. Dabei wird die angefertigte Übersetzung an den Absolventen geschickt, damit dieser die korrekte Schreibweise des Vor- und Nachnamens, der belegten Fächer und der Themen wissenschaftlicher Arbeiten überprüfen kann, da bei der Übersetzung Ungenauigkeiten auftreten können.
Die Übersetzung eines Dokuments muss stets überprüft werden. Dazu wird die angefertigte Übersetzung an den Absolventen geschickt, damit dieser die korrekte Schreibweise des Vor- und Nachnamens, der belegten Fächer und der Themen wissenschaftlicher Arbeiten kontrollieren kann, da Übersetzungsfehler auftreten können.
Gegebenenfalls muss die beglaubigte Übersetzung zusammen mit einer apostillierten notariell beglaubigten Kopie des Dokuments eingereicht werden.
Was ist konsularische Legalisation?
In unserem Video erzählen wir, was konsularische Legalisation ist, und wo man sie beantragen kann. Außerdem berichten wir von den geschichtlichen Hintergründen, und wodurch sich die konsularische Legalisation von der Apostille unterscheidet.
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Sie können sich jederzeit an Schmidt & Schmidt wenden. Wir verfügen über umfangreiche Erfahrung mit der Legalisierung verschiedenster Dokumente und bieten alle hierfür erforderlichen Dienstleistungen an. Dazu gehören die Anfertigung notariell beglaubigter Kopien, Übersetzungen, die Erstellung der erforderlichen Vollmachten, die Legalisierung von Dokumenten bei staatlichen Behörden und ausländischen Konsulaten sowie die Zustellung der fertig bearbeiteten Dokumente in die meisten Länder der Welt.
