Die Regierung Moldawiens hat mit einer Verordnung die Bestimmungen über das Apostillierungsverfahren geändert, die seit 2007 galten. Der entsprechende Rechtsakt ist auf der offiziellen Website der Regierung veröffentlicht.
Wie sich das Apostillierungsverfahren in Moldawien verändert hat
Die Republik Moldau ist Teilnehmer des Haager Übereinkommens zur Abschaffung der Legalisierung ausländischer amtlicher Dokumente vom 5. Oktober 1961, das ein vereinfachtes Legalisierungsverfahren durch Apostillierung festlegt. Moldawien trat dem Übereinkommen am 19. Juni 2006 bei, und am 16. März 2007 trat das Übereinkommen auf dem Gebiet der Republik in Kraft.
Deutschland erhob Einwände gegen den Beitritt Moldawiens zum Haager Übereinkommen, weshalb die Apostillierung zwischen diesen beiden Staaten nicht gilt.
2013 wurde in Moldawien ein System für elektronische Apostillen eingeführt. Die elektronische Apostille (e-Apostille) wird als PDF-Datei ausgestellt, die eine digitale Kopie des Dokuments mit Apostille enthält, beglaubigt durch die elektronische Signatur eines autorisierten Mitarbeiters.
Es gibt seit 2022 in Moldawien die Möglichkeit, Dokumente online zur Apostillierung einzureichen, sofern eine digitale Signatur vorhanden ist. Der Service wird über eine spezielle Plattform des Regierungsportals angeboten. Die Nutzung ist über mobile Signatur, elektronische Signatur oder elektronische Identifikationsmittel möglich.
Nach der Authentifizierung kann der Antragsteller seinen Antrag registrieren, ein spezielles Formular ausfüllen und eine gescannte Kopie der Dokumente hochladen, die anschließend über eine spezielle Anwendung signiert werden muss.
In Moldawien wurde später auch die Apostillierung über das Smartphone verfügbar – über die mobile App EVO. Um den Apostille-Service zu nutzen, muss der Bürger die App auf seinem Smartphone installieren und den Bereich „Staatsdienste“ aufrufen.
Hat der Antragsteller eine digitale oder mobile Signatur (EVOSign), kann er mit dem Gerät einen Antrag auf Apostillierung der Dokumente stellen und die Kopien der Dokumente anhängen.
Die Apostillierung in Moldawien ist ein sehr gefragter Service. Der Grund liegt darin, dass Rumänien Bessarabien und die Bukowina (Moldawien sowie Teile der Regionen Odessa und Czernowitz in der Ukraine) als historische Gebiete betrachtet. Denjenigen, die zwischen 1918 und 1944 in diesen Gebieten lebten, sowie ihren Nachkommen, stellt das offizielle Bukarest rumänische Pässe aus, die ein ungehindertes Leben und Arbeiten in der Europäischen Union sowie Reisen innerhalb ihres Territoriums ermöglichen.
Um jedoch den Wohnsitz in Bessarabien des Antragstellers und seine familiären Verbindungen zu den Nachkommen nachzuweisen, ist es notwendig, sich an Archive und Standesämter in Moldawien zu wenden.
Angesichts der Vielzahl von Anträgen von Betrügern, die versuchen, sich auf betrügerische Weise rumänische Pässe zu verschaffen, verlangt das offizielle Bukarest mittlerweile die obligatorische Apostillierung aller Dokumente, die für die Staatsbürgerschaft eingereicht werden. Vor diesem Hintergrund ist die Anzahl der Anträge auf Apostillen in Moldawien stark gestiegen – sowohl von Einheimischen als auch von Bürgern anderer Länder, deren Vorfahren in Bessarabien lebten.
Warum die Behörden Moldawiens die Apostillierungsbestimmungen ändern
Die Regierung Moldawiens hat die Verordnung Nr. 3 vom 14. Januar 2026 verabschiedet, mit der Änderungen an den Bestimmungen über das Apostillierungsverfahren vorgenommen wurden, die seit 2007 galten.
Die grundlegendste Neuerung besteht darin, dass die Behörden Moldawiens keine Standesamtsurkunden mehr apostillieren werden, die vor dem 8. Februar 2008 ausgestellt wurden, mit Ausnahme von Sterbeurkunden. Zuvor wurden alle Standesamtsdokumente, die ab 1998 ausgestellt wurden, mit einer Apostille versehen.
Die Behörden begründeten diese Entscheidung damit, dass die Standesamtsurkunden und deren Duplikate bis 2008 manuell ausgefüllt wurden, was das Risiko unbegründeter Eingriffe in deren Inhalt nach der Ausstellung erhöht. Die Form der Standesamtsdokumente wurde ab 2008 sicherer gestaltet.
Darüber hinaus wurden in vielen Dokumenten Ende der 1990er bis Anfang der 2000er Jahre Eigennamen gemäß den Bestimmungen der Regierungsverordnung Nr. 523/1996 geschrieben, die später wegen fehlender klarer und detaillierter Regeln zur Transliteration aufgehoben wurde. Daher verstoßen die Standesamtsdokumente aus diesem Zeitraum gegen die heute geltenden Rechtschreibnormen.
Dies führt zu zahlreichen Abweichungen von anderen Dokumenten und macht grundsätzlich die Bestätigung der Ausstellung der Urkunden unmöglich. Dies betrifft nicht nur die Eigentümer der Dokumente, sondern auch die Personen, die sie unterschrieben haben. Abweichungen bei der Schreibweise von Vor- und Nachnamen erschweren die Echtheitsprüfung durch Datenabgleich erheblich. Um dieses Problem in Einzelfällen zu lösen, war sogar die Durchführung einer graphologischen Untersuchung erforderlich.
Das konkrete Datum, der 8. Februar 2008, wurde gewählt, weil an diesem Tag der Standesamtsdienst als staatliche Einrichtung mit dem Status einer juristischen Person gegründet wurde (zunächst unterstellt dem Ministerium für Informationsentwicklung und anschließend dem Justizministerium). Ab diesem Datum wurden eine Reihe technischer Maßnahmen zur Buchführung und Kontrolle sowie zur Nutzung von Informationsressourcen im Prozess der Ausstellung von Standesamtsdokumenten eingeführt.
Darüber hinaus wird seit diesem Tag ein fortschrittlicheres Verfahren zur Nutzung von Computertechnologien in der Tätigkeit der lokalen Verwaltungsbehörden angewendet, das das manuelle Ausfüllen von Formularen für Standesamtsdokumente ausschließt.
Nach Ansicht der Beamten wird die Verschiebung des Datums die rechtliche Klarheit erhöhen und dazu beitragen, die Anzahl „problematischer“ Situationen zu verringern, in denen Bürger die Beglaubigung von Urkunden verweigert bekommen oder auf Schwierigkeiten stoßen, sie im Ausland anerkennen zu lassen.
Inhaber von Standesamtsurkunden, die vor dem 8. Februar 2008 ausgestellt wurden, müssen diese vor der Apostillierung nun durch Dokumente der aktuellen Form ersetzen, die allen neuesten gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Darüber hinaus wurden in die Bestimmungen eine Reihe wichtiger technischer Klarstellungen aufgenommen. So wurde unter anderem der Name der Behörde von „Ministerium für auswärtige Angelegenheiten und europäische Integration“ auf „Ministerium für auswärtige Angelegenheiten“ geändert. Die Behörde selbst wird nun seltener erwähnt – obwohl sie formal zu den für Apostillen zuständigen Behörden zählt, sind praktisch alle Aufgaben zur Beglaubigung von Dokumenten mit Apostille in Moldawien auf die Agentur für Rechtsinformations- und Technologieressourcen des Justizministeriums übergegangen, die ihre Befugnisse über die Agentur für staatliche Dienstleistungen ausübt.
Nach Ansicht der Verfasser der Änderungen wird der neue Text der Bestimmungen zur institutionellen Genauigkeit beitragen und die effektive Anwendung des Haager Übereinkommens fördern.
Außerdem wurden die Bestimmungen um Hinweise auf das Verfahren der elektronischen Apostillierung ergänzt, das bereits nach Inkrafttreten der vorherigen Fassung eingeführt wurde.
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