Am 25. März 2025 erlässt das französische Justizministerium eine Verordnung zur Einrichtung der „Nationalen Datenbank öffentlicher Unterschriften“ – ein System zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Apostillenreform.
Worum geht es bei der Apostillereform in Frankreich?
Wie Schmidt & Schmidt bereits berichtet, wird die Apostillierung von Dokumenten derzeit von 34 regionalen Berufungsgerichten durchgeführt. Allerdings können die Gerichte nur Dokumente beglaubigen, die in ihrem Zuständigkeitsbereich ausgestellt wurden. Für Dokumente, die von Bundesbehörden stammen, ist das Berufungsgericht in Paris zuständig.
Die Reform des Apostille-Verfahrens wurde bereits 2020 angestoßen. Ziel ist es, die zentrale Rolle im Apostillierungsprozess auf Notare zu übertragen. Die französischen Behörden versprechen sich davon eine Vereinfachung und Modernisierung des Legalisierungsverfahrens.
Ursprünglich war die Übertragung der Zuständigkeit auf Notare für September 2023 geplant, wurde jedoch aus organisatorischen Gründen verschoben. Schließlich wurde beschlossen, die Reform der Apostillierung am 1. Mai 2025 und der konsularischen Legalisierung am 1. September in Kraft zu setzen.
Ab diesem Zeitpunkt werden 15 Notariate offiziell autorisierte Stellen für die Apostillierung von Dokumenten sein. Die Kommunen Frankreichs haben dem Obersten Notariatsrat bereits Kontaktinformationen zur Weiterleitung von Unterschriften- und Stempelmustern der zuständigen Amtspersonen übermittelt.
Was ist die Datenbank öffentlicher Unterschriften?
Das Justizministerium hat dem Obersten Notariatsrat offiziell die Verantwortung für die Verwaltung der Unterschriften-Datenbank übertragen. Diese Datenbank dient zur Überprüfung der Echtheit von Unterschriften und Stempeln sowie zur Bestätigung der Amtsstellung zum Zeitpunkt der Dokumentenunterzeichnung.
In der Datenbank werden folgende Informationen über Amtsträger gespeichert:
- Vorname, Nachname und Amt der unterzeichnenden Person;
- dienstliche E-Mail-Adresse;
- zuständige Behörde;
- Datum, ab dem die Person zur Unterzeichnung berechtigt war;
- Datum, ab dem das Unterzeichnungsrecht erloschen ist;
- eigenhändige Unterschrift;
- Stempel oder Siegel, mit dem die Unterschrift versehen ist;
- im Fall von Gerichtsvollziehern, die öffentliche Urkunden unterzeichnen – eine berufliche Kennnummer.
Zugriff auf die Datenbank haben:
- Vertreter der Behörden, die öffentliche Urkunden ausstellen;
- Apostillierungsstellen sowie bevollmächtigte Agenten, die Anträge bearbeiten.
Die personenbezogenen Daten werden für fünf Jahre nach dem Erlöschen der Unterzeichnungsberechtigung in der aktiven Datenbank gespeichert. Danach werden sie für weitere fünf Jahre in einem Zwischenarchiv aufbewahrt und anschließend gelöscht. Eine Ausnahme gilt für Personen, die Diplome unterzeichnet haben – deren Daten bleiben 45 Jahre im Zwischenarchiv gespeichert.
Fragen zum Zugang zu den Daten bestimmter Mitarbeiter sowie zur Berichtigung der Daten fallen in den Zuständigkeitsbereich des Obersten Notariatsrats. Jede Änderung in der Datenbank wird unter Angabe der Person, die die Änderung vorgenommen hat, und des genauen Zeitpunkts protokolliert. Diese Protokolldaten werden sechs Monate lang gespeichert.
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