Aus verschiedenen Gründen sind rund einhundert Staaten und Hoheitsgebiete der Haager Konvention von 1961 bislang nicht beigetreten. Sie stellen weder Apostillen aus noch erkennen sie ausländische apostillierte Dokumente auf ihrem Hoheitsgebiet an. Was ist in solchen Fällen zu tun? Schmidt & Schmidt erklärt.
Was ist eine Apostille und warum wird sie benötigt?
Anfang Juli 2026 fanden zwei wichtige Ereignisse im Zusammenhang mit dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation, auch bekannt als Apostille-Übereinkommen, statt. Thailand trat dem Übereinkommen bei, während Algerien mit dessen vollständiger Umsetzung auf seinem Hoheitsgebiet begann. Diese Entwicklungen gingen mit umfangreichen Verhandlungen, Reformen und Informationskampagnen einher. Doch warum ist die Apostille so wichtig?
Wie Schmidt & Schmidt bereits erläutert hat, sah sich die Menschheit mit dem Aufkommen der ersten amtlichen Urkunden mit der Tatsache konfrontiert, dass deren Verwendung außerhalb des Ausstellungsstaates erhebliche Schwierigkeiten bereitete. Ausländische Behörden können die Anerkennung im Ausland ausgestellter Dokumente aus politischen Gründen verweigern oder schlicht deshalb, weil ihre Echtheit nicht überprüft werden kann.
Zu einem bestimmten Zeitpunkt entwickelte sich die konsularische Legalisation zur universellen Lösung für die Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung nationaler Dokumente im Ausland. Dabei handelt es sich um ein komplexes, mehrstufiges Verfahren, bei dem das Dokument zunächst vom Außenministerium oder einer anderen zuständigen Behörde des Ausstellungsstaates und anschließend vom Konsulat oder der Konsularabteilung der Botschaft des Empfangsstaates beglaubigt werden muss.
In vielen Fällen muss das Dokument zunächst beglaubigt werden, und nach der Beglaubigung auf nationaler Ebene ist eine amtliche Übersetzung anzufertigen. Dadurch erfordert die konsularische Legalisation Besuche bei mindestens zwei oder drei Behörden, die Zahlung mehrerer Gebühren sowie die Übersetzung des Dokuments selbst (in einigen Fällen sogar zweimal). Das Verfahren ist zeitaufwendig, kostspielig und kompliziert.
Um dieses Verfahren zu vereinfachen, wurde 1961 das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation unterzeichnet. Nach diesem internationalen Vertrag genügt es, für die Verwendung eines in einem Vertragsstaat des Übereinkommens ausgestellten Dokuments im Hoheitsgebiet aller anderen Vertragsstaaten eine Apostille einzuholen.
Wenn ein Staat Apostillen aus einem bestimmten Land nicht anerkennen möchte, kann er gegen den Beitritt dieses Landes zum Übereinkommen Einspruch erheben oder eine besondere Erklärung abgeben. In solchen Fällen findet das Apostilleverfahren zwischen diesen konkreten Staaten keine Anwendung.
Das Apostilleverfahren ist deutlich einfacher und komfortabler als die konsularische Legalisation. Aus verschiedenen politischen und rechtlichen Gründen verzichteten jedoch viele Staaten, darunter auch große Länder, lange Zeit auf einen Beitritt zum Haager Übereinkommen. In den letzten Jahren erlebt die Welt jedoch einen regelrechten Boom bei der Verwendung von Apostillen.
Im Jahr 2019 trat das Übereinkommen für die Kooperative Republik Guyana und die Philippinen in Kraft, 2020 für Palau und Jamaika, 2022 für Indonesien und Saudi-Arabien, 2023 für Senegal, Pakistan und China, 2024 für Ruanda und Kanada sowie 2025 für Bangladesch. Wie bereits erwähnt, ist Thailand inzwischen dem Übereinkommen beigetreten, während Algerien mit dessen Umsetzung begonnen hat.
Welche Staaten erkennen Apostillen nicht an und warum?
Weltweit gibt es mehr als zweihundert Staaten und Hoheitsgebiete, die Merkmale der Staatlichkeit aufweisen. Bislang sind jedoch nur 130 von ihnen dem Apostille-Übereinkommen beigetreten.
Mehrere bedeutende Staaten – darunter China, Kanada und Saudi-Arabien – sind dem Übereinkommen erst vor Kurzem beigetreten. Jahrzehntelang nutzten sie das Verfahren der konsularischen Legalisation, da bestimmte rechtliche Fragen nicht gelöst werden konnten. So hatten die kanadischen Behörden viele Jahre Schwierigkeiten, die Zuständigkeiten für die Ausstellung von Apostillen festzulegen. Selbst nach dem Beitritt zum Übereinkommen ist das kanadische Apostillesystem vergleichsweise komplex und aufwendig geblieben.
Eine Reihe von Staaten, die eine bedeutende Rolle in der Weltwirtschaft spielen, verwendet nach wie vor keine Apostillen. Eine besondere Stellung nehmen dabei die Staaten des Nahen Ostens und des asiatisch-pazifischen Raums ein, darunter:
- Vereinigte Arabische Emirate;
- Katar;
- Kuwait;
- Ägypten;
- Iran;
- Libanon;
- Malaysia.
Die Vereinigten Arabischen Emirate sind ein bedeutendes internationales Finanzzentrum und ein führender Erdölexporteur. Auch Kuwait und Katar gehören zu den wichtigsten Akteuren auf dem globalen Kohlenwasserstoffmarkt. Malaysia verfügt über ein erhebliches industrielles Potenzial, während Ägypten zu den weltweit führenden Reisezielen zählt.
Politischer Konservatismus und diplomatische Spannungen mit einigen Vertragsstaaten des Übereinkommens haben diese Länder lange Zeit daran gehindert, das Apostilleverfahren einzuführen. Die Situation könnte sich jedoch schon bald ändern. Malaysia und Ägypten führen bereits konkrete Verhandlungen über dieses Thema. Auch im Iran steht die Frage auf der politischen Agenda und ist eng mit einer möglichen Aufhebung internationaler Sanktionen verknüpft.
Auf dem amerikanischen Kontinent sind lediglich zwei Staaten – Kuba und Haiti – sowie ein abhängiges Gebiet, Grönland, dem Übereinkommen bislang nicht beigetreten. Die kubanischen Behörden, deren Staatsangehörige häufig im Ausland arbeiten und studieren, haben die Einführung des Apostillesystems bereits thematisiert, sodass eine Entscheidung in naher Zukunft möglich erscheint.
Unter den international anerkannten postsowjetischen Republiken ist Turkmenistan das einzige Land, das dem Übereinkommen bislang nicht beigetreten ist, was vor allem auf die konservative Politik seiner Behörden zurückzuführen ist.
Die größte Konzentration von Staaten, die keine Apostillen verwenden, findet sich in Afrika. Selbst bedeutende und international aktive Staaten wie Angola, Nigeria, Kenia und Tansania sind dem Übereinkommen bislang nicht beigetreten. Viele langjährige Vertragsstaaten des Übereinkommens stehen einem Beitritt afrikanischer Staaten weiterhin zurückhaltend gegenüber.
So haben beispielsweise Deutschland und Österreich in den vergangenen Jahren wiederholt Einspruch gegen den Beitritt neuer Vertragsstaaten erhoben. Daher ist es noch zu früh, Aussagen über die Beitrittsperspektiven afrikanischer Staaten zum Übereinkommen zu treffen.
Eine ähnliche Situation besteht bei Staaten, deren politische Regime schwierige Beziehungen zu zahlreichen anderen Ländern unterhalten (beispielsweise Nordkorea), die von bewaffneten Konflikten betroffen sind (Jemen und Syrien) oder mit erheblichen wirtschaftlichen Schwierigkeiten zu kämpfen haben (Papua-Neuguinea).
Nicht anerkannte und teilweise anerkannte Staaten nehmen unter den Hoheitsgebieten, die dem Haager Übereinkommen nicht beigetreten sind, eine besondere Stellung ein. Bislang ist es nur einem von ihnen – dem Kosovo – gelungen, Vertragspartei des Übereinkommens zu werden. Dies geschah aus politischen Gründen, da der Kosovo die Unterstützung vieler langjähriger westlicher Vertragsstaaten des Übereinkommens gewinnen konnte.
Selbst bedeutende Hoheitsgebiete wie Taiwan, Nordzypern, Abchasien, Südossetien und Transnistrien bleiben jedoch weiterhin außerhalb des Anwendungsbereichs des Übereinkommens und werden ihm aufgrund der politischen Haltung der Mehrheit seiner Vertragsstaaten auf absehbare Zeit voraussichtlich nicht beitreten. Für verschiedene quasistaatliche Gebilde sind die Aussichten noch geringer.
Wie können Dokumente legalisiert werden, wenn ein Staat nicht Vertragspartei des Apostille-Übereinkommens ist?
Ist mindestens einer der beteiligten Staaten (entweder der Staat, der das Dokument ausgestellt hat, oder der Staat, in dem das Dokument verwendet werden soll) nicht Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens, muss das Dokument das Verfahren der konsularischen Legalisation durchlaufen.
Die konsularische Legalisation ist das Verfahren zur Bestätigung der Echtheit oder Rechtsgültigkeit eines Dokuments, damit es von der Rechtsordnung eines anderen Staates als rechtsgültig anerkannt wird. Das Verfahren wird von der diplomatischen Vertretung oder dem Konsulat des Staates durchgeführt, in dem das Dokument verwendet werden soll.
Im Vergleich zum Apostilleverfahren ist die konsularische Legalisation komplexer, zeitaufwendiger und kostspieliger. Während eine Apostille in der Regel in einem einzigen Schritt erteilt wird, erfordert die konsularische Legalisation mehrere vorherige Beglaubigungen, bevor die öffentliche Urkunde von der Botschaft oder dem Konsulat des Bestimmungsstaates legalisiert werden kann.
In der Regel muss das Dokument vor der Einreichung bei der Botschaft in die Amtssprache des Bestimmungsstaates übersetzt werden. Die jeweilige diplomatische Vertretung legt das konkrete Legalisationsverfahren fest.
In einigen Fällen muss das Dokument vor der konsularischen Legalisation zusätzlich von der Behörde beglaubigt werden, die es ursprünglich ausgestellt hat.
In den meisten Staaten wird die konsularische Legalisation von der Konsularabteilung des Außenministeriums durchgeführt, dies ist jedoch nicht immer der Fall. Je nach Staat können diese Befugnisse einer anderen Behörde übertragen sein. So ist beispielsweise in Kuba das Justizministerium für die Legalisation zuständig.
Die größten Schwierigkeiten entstehen, wenn ein Dokument von einem nicht anerkannten oder teilweise anerkannten Staat oder in einem umstrittenen Hoheitsgebiet ausgestellt wurde. In solchen Fällen muss die Frage individuell im Einzelfall gelöst werden.
So stellen die moldauischen Behörden ausnahmsweise Apostillen für „neutrale“ Diplome (also solche ohne staatliche Hoheitszeichen) aus, die von der Transnistrischen Moldauischen Republik ausgestellt wurden. Ebenso stellt Georgien bestimmte Personenstandsurkunden für Einwohner Südossetiens und Abchasiens erneut aus (sofern die entsprechenden Einträge in den georgischen Archiven vorhanden sind), sodass diese Dokumente anschließend mit einer Apostille versehen werden können.
Taiwan unterhält über besondere Vertretungen halboffizielle diplomatische Beziehungen zu einer Reihe von Staaten, wodurch ein dem Verfahren der konsularischen Legalisation ähnlicher Vorgang möglich ist.
In den meisten Fällen lässt sich eine Möglichkeit finden, ein bestimmtes Dokument im Ausland zu verwenden.
Was ist eine Apostille?
Was ist eine Apostille? Warum brauche ich eine Apostille? Wie bekomme ich eine Apostille? - Unser Video erklärt Ihnen alles, was Sie über die Apostille wissen wollen. Wenn Sie eine ausländische Urkunde durch eine Apostille legalisieren möchten, steht Ihnen Schmidt & Schmidt immer bei! Wir bieten Apostille-Service in mehr als 100 Ländern weltweit an.
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